CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO - SGI REDISEÑO DOCUMENTACIÓN DEL SGI BOLETÍN TÉCNICO N° 6 Noviembre 09 de El Sistema de Gestión Integrado– SGI tiene su soporte en la documentación, por lo que ésta tiene una importancia vital en el logro de la calidad, entendida como la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía y demás partes interesadas. La documentación (física o electrónica) es el soporte del sistema, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la Contraloría Municipal de Villavicencio como organización, sino toda la información que permite el desarrollo los procesos y la toma de decisiones. ¿ Cómo se está rediseñando la documentación del Sistema? Durante el proyecto de implementación del Sistema de Gestión integrado basado en la NTCGP 1000: 2009 y el MECI 2014, se está rediseñado toda la documentación necesaria para cumplir con los requisitos del Sistema, para lo cual se ha seguido la siguiente secuencia lógica: Mapa de proceso ACTIVIDAD DOCUMENTO Caracterizaciones Objetivo y políticas del SGI Procedimientos, instructivos, manuales, formatos Manual del Sistema – Matriz de indicadores Mapa de riesgos

1 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO - SGI DISEÑO DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA BOLETÍN TÉCNICO N° 6 Noviembre 09 de 2015 ¿ Cuál es la estructura documental del SGI, una vez este completamente diseñado? Los documentos del sistema guardan la siguiente estructura piramidal Manual del SGI: describe el sistema de gestión adoptado por la Contraloría Municipal de Villavicencio, como se diseñó y como se mantiene para asegurar que los productos y servicios prestados cumplan con los requisitos de Calidad. Caracterizaciones de los Procesos: documento que describe las actividades principales en el ciclo PHVA Procedimientos: describen detalladamente cómo se realizan las actividades de cada proceso. Formatos, instructivos, planes y demás registros: documentos que proporcionan evidencia del cumplimiento de un requisito y/o realización de una actividad. La documentación es útil para: 1.Lograr un correcto desempeño del SGI: Lo que no está escrito no se hace. 2.Evaluar el SGI: a través de la evidencia de la realización de actividades. 3.Ser punto de referencia y mantenimiento de las mejoras alcanzadas. 4.Proporcionar evidencia que se han definido los procesos, procedimientos y registros. 5.Lograr la comunicación adecuada dentro de la organización. 6.Facilitar las auditorias del SGI. El tamaño de la documentación es responsabilidad de cada entidad de acuerdo con la priorización que dé a sus procesos; en todo caso se deben documentar los procesos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le permitan asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos, es decir, como mínimo, los misionales. En el caso de los procedimientos, es importante tener en cuenta no documentar lo que ya está escrito en otros documentos como reglamentos, manuales y normatividad especifica, tal es el caso de los procedimientos de contratación, los cuales están establecidos dentro del manual de contratación.