Instructivo para el Procedimiento de Importaciones VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA División de Administración de Bienes y Servicios Sección de Compras y Administración de Bienes 2005

OBJETIVO Presentar a la comunidad Universitaria, los procedimientos relacionados con las importaciones para la Universidad del valle.

CONTENIDO Pág. Solicitud de Importación 4 Solicitud de Factura Proforma 5 Trámite con Agente Aduanero 6 Elaboración y tramite del Registro de Disponibilidad Presupuestal 7 Trámite de Licencia de Importación 8 Exoneración de IVA por aportes de Colciencias 10 Pago a Proveedores 12 Impresión de Orden Contractual de Importación 14 Pago al Agente de Aduanas 15 Recepción del bien 16 Ajustes al Valor de nacionalización 19 Confirmación de Legalización del Bien 20

1. Realizar solicitud de Importación Jefe Unidad Ordenador de Gasto Autoriza Solicitud de Importación. Diligenciar Formato de solicitud de importaciones (Ver anexo), junto con reporte técnico y cotizaciones Operario Unidad Operario Unidad Envía Solicitud de Importación, CDP y Cotización a la Sección de Compras y Administración de Bienes. Si importación es > a 200 SMMLV, adjunta Formato de Estudio y Convivencia Elabora y tramita Certificado de Disponibilidad Presupuestal

2. Solicitud de Factura Proforma La Factura Proforma debe ir a nombre de la Universidad del Valle Funcionario Compras Funcionario Compras Verifica Solicitud en el Formato Registra datos para solicitar Factura Proforma Funcionario Compras Envía Solicitud de Factura Proforma al Proveedor Proveedor Funcionario Compras Envía Factura Proforma a Sección de Compras y Administración de Bienes Ingresa información de la Proforma (días de entrega, garantía, seguros, valor, medidas aproximadas de peso, volumen, cantidad)

3.Tramite con Agente Aduanero Si el peso del bien es mayor a 26 Kg o el costo supera los US $1000, se realizan las actividades de nacionalización de los bienes. Funcionario Compras Agente de Aduanas Genera Solicitud para preliquidación (Costos por tramites del Agente de Aduanas) anexa y envía comunicación de solicitud al Agente. Envía preliquidación (Costo Aproximado del valor del tramite de nacionalización) Funcionario Compras Ingresa Datos al Sistema de la preliquidación (gastos de nacionalización, derechos arancelarios, etc)

4. Elaboración y tramite del Registro de Disponibilidad Presupuestal Funcionario Compras Operario Unidad - Funcionario Compras Envía información de la preforma y de la preliquidación al operario de la Unidad solicitante Elaborar y tramitar los Registro de Disponibilidad Presupuestal que correspondan (Agente de Aduanas y Proveedor) Funcionario Compras Completar preliquidación (Costo de Nacionalización) y orden contractual de importación con los números de los Registros Presupuéstales

5. Tramite de Licencia de Importación (1/2) Tramite de licencia de Importación (Sólo para bienes mayores a US$1.000 y peso mayor a 26 Kg Funcionario Compras Agente Aduanero Envía Solicitud de Licencia de Importación Envía Borrador de la Licencia de Importación Jefe Sección de Compras y Administracion de Bienes Agente Aduanero Corrige Borrador y envía para firma de la Sección de Compras y Administración de Bienes Revisa y aprueba borrador

5. Tramite de Licencia de Importación (2/2) Jefe Sección de Compras y Administracion de Bienes Agente Aduanero Firma el original de la Licencia de importación Tramita y obtiene la Licencia de Importación. Envía a la Sección de Compras y Administración de Bienes. Funcionario Compras Ingresa fecha, numero e información de la Licencia al sistema.

6. Exención de IVA por aporte de COLCIENCIAS (1/2) Funcionario Compras Funcionario Compras Imprime solicitud y anexa comunicación a COLCIENCIAS Genera solicitud de exoneración de IVA Funcionario Compras Rector Envía Solicitud a COLCIENCIAS Firma Solicitud

6. Exención de IVA por aporte de COLCIENCIAS (2/2) Funcionario Compras Funcionario Compras Recibe notificación de COLCIENCIAS informando sobre la Resolución de exención de IVA Envía notificación firmada por el Rector a la Oficina de la Universidad del Valle en Bogota, para realizar tramite pertinente ante COLCIENCIAS. Asesor Univalle Bogota Funcionario Compras Reclama Resolución de COLCIENCIAS donde se especifica exoneración de IVA. Envía a la Sección de Compras y Administración de Bienes. Registra número de Resolución, número de licencia de importación y valor del bien en en us$

7. Pago a Proveedores (1/2) Funcionario Compras Funcionario Compras Ingresa los datos del proveedor en SABS Imprime Solicitud y anexa al Registro Presupuestal Funcionario Compras Existe solicitud de carta de crédito?? Si No Funcionario Compras Funcionario Compras Elabora Solicitud a la Sección de Pagaduría y anexa CDP. Firma Jefe Sección de Compras y Administración de Bienes Elabora y tramita solicitud de pago en Interfinanzas)

7. Pago a Proveedores (2/2) Funcionario Compras Profesional Presupuesto Entrega información a la Sección de Presupuesto Revisa Documentos y registra la información Profesional Presupuesto Profesional Pagaduría Entrega Documentos a la Sección de Pagaduría Realiza los tramites para el traslado Bancario Profesional Pagaduría Envía confirmación del traslado (Swift) a la Sección de Compras y Administración de Bienes

8. Impresión de la Orden Contractual de Importación Funcionario Compras Funcionario Compras Verifica el Pago al Proveedor Imprime Orden Contractual de Importación Jefe Sección de Compras y Administracion de Bienes Funcionario Compras Envía Orden Contractual de Importación al proveedor, con información del giro, o carta de crédito e instrucciones de envío y de uso, con la autorización del Jefe de la Sección de Compras y Administración de Bienes Envía Comunicación al Proveedor con la confirmación de la transferencia para enviar artículos

9. Pago al Agente de Aduanas Funcionario Compras - Operario Unidad Funcionario Compras / Operario Unidad Elabora presolicitud de pago en SABS. Elabora Solicitud de pago en Interfinanzas Profesional Pagaduria Tramita el Pago al Agente de Aduanas

10. Recepción del Bien (1/3) Funcionario Compras Funcionario Compras Recibe notificación de la entrada del bien en el Deposito Aduanero Notifica al Agente Aduanero de la entrada del bien (información enviada por el deposito) Agente Aduanero Tramita nacionalización de mercancía

10. Recepción del Bien (2/3) Agente Aduanero Funcionario Compras Entrega a la Sección de Compras y Administración de Bienes, los bienes importados. Recibe la factura del Agente, factores de nacionalización y los bienes recibidos Funcionario Compras Funcionario Compras Confronta la factura con la orden contractual de importación realizada Confronta y asigna cantidades y precios reales

10. Recepción del Bien (3/3) Funcionario Compras Empleado Unidad Asigna y envía el bien a la persona solicitante Recibe y acepta el bien adquirido Funcionario Compras Ejecuta el procedimiento de registro y marcado del bien.

11 Ajustes al valor de nacionalización En caso de que el cobro sea mayor (con base en las facturas) al valor inicial pagado, realizar el ajuste y trámite al Registro de Disponibilidad Presupuestal. En el caso de haber reembolso, se genera el documento para reembolso por parte del Funcionario de Compras. Funcionario Compras Funcionario Compras Realiza y tramita la solicitud de pago, si el cobro es mayor al pagado, se realiza el procedimiento de “Pago al Agente de Aduanas” Informa a la dependencia si hay reembolso por parte del Agente de Aduanas, para realizar los correspondientes ajustes presupuéstales Operario Dependencia Realiza Ajustes

12. Confirmación de Legalización del Bien Funcionario Compras Ingresa información de los pagos reales realizados, costos de transporte, IVA y aranceles Funcionario Compras Envía comunicación a las Secciones de Contabilidad y Pagaduría, con la información de la importación, anexando documentos soportes

Para tener en cuenta: Al momento de Elaborar el Presupuesto de Importación: En el caso de bienes a ser importados directamente por la Universidad (pago directo a proveedor en el exterior), se debe tener en cuenta que el valor del bien o bienes debe ser liquidado a una Tasa Representativa de Mercado o Tasa de Cambio con incremento de porcentaje de aproximadamente 2% para prever el cambios en la Tasa. En el caso de bienes menores a US$1000, el término INCOTERM de negociación es CIP y se debe también adicionar al presupuesto un porcentaje fijo del 26% por gastos de nacionalización. En el caso de bienes mayores a US$1000, el término INCOTERM de negociación es CPT y se debe adicionar al presupuesto un porcentaje entre el 18% y el 26% por gastos de nacionalización.

Para tener en cuenta: Al momento de Elaborar el Presupuesto de Importación: Para ambos casos se debe adicionar un valor de U$40 dólares para cubrir pagos adicionales por concepto de gastos de envío de mensajes y comisiones bancarias, que se generan cuando tramitan pagos al exterior por importaciones. Por aparte del presupuesto de importación se debe prever los costos de las instalaciones locativas, aditamentos, mantenimiento y puesta a punto de los equipos para la puesta de funcionamiento.

Para tener en cuenta: Al Realizar Pagos al Exterior en Divisas La factura proforma debe estar a nombre de la Universidad del valle y no a nombre del profesor que hace la gestión. La solicitud de pago debe llegar a la Sección de Presupuesto con el VoBo de la Oficina de Compras y Administración de Bienes y Servicios. La Dependencia debe indicar claramente los datos de transferencia. Dichos datos debe ser: Nombre de la cuenta Nombre del Banco Número de la Cuenta Código IBAN, SWIFT, ABA (según sea el caso) Dirección de Banco Ciudad, País

Para tener en cuenta: Al Realizar Pagos al Exterior en Divisas Debe especificarse claramente las condiciones de despacho, por ejemplo: a la confirmación de pago, 10 – 15 días, etc. Cuando un pedido llega al extranjero mediante correo, este llega con una guía aérea, dicha guía aérea debe ser entregado junto con la factura y el informe de recepción a la Sección de Tesorería, con el fin de dar cumplimiento a la circular externa CDIN-31 de junio 6 de 2000, que estableció la obligación de los importadores. El no cumplimiento causa sanción en cabeza del representante Legal del Importador.

Para tener en cuenta: Al Realizar Pagos de Servicios en Divisas En el caso de matriculas académicas en el exterior de los profesores de la Universidad, deberán enviar a la Sección de Tesorería el comprobante o constancia que expide dicha universidad después de realizar el pago En el caso de cuotas de afiliación o sostenimiento a organismos internacionales, uso de bases de datos, basta con que la Dependencia firme la Solicitud de Pago en el campo de “Recibido a satisfacción” o enviar a la Sección de Tesorería un Cumplido

Para tener en cuenta: Al Realizar Pagos de Servicios en Divisas Cuando se pagan inscripción a cursos, deberán enviar a la Sección de Tesorería copia de la constancia de asistencia al curso, expedido por la Entidad que presto el Servicio. Cuando son servicio de suscripción a revistas o documentos, se deberá incluir en la factura los números incluidos en la suscripción y posteriormente la Dependencia deberá enviar periódicamente y cada que llegue la revista una constancia que indique el número recibido y el número de Solicitud de Pago con el que se realizo dicha suscripción. Así mismo se recuerda que dichas revistas deben estar catalogadas por la Biblioteca Mario Carvajal, así no estén disponibles en la Biblioteca, sino en la Facultad.

Para tener en cuenta: En el caso de Ingresos por concepto de Divisas Cuando alguna dependencia de la universidad firme algún contrato con un Organismo Internacional, deberá llevar copia de dicho contrato a la Sección de Tesorería con el fin de ser reportado al Banco de la republica. Cuando no existe contrato se debe informar a la Sección de Tesorería claramente el concepto del ingreso para así mismo reportarlo a las dependencias de Vigilancia y Control.

ANEXOS

Formato de Solicitud de Importaciones

Anotaciones

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA División de Administración de Bienes y Servicios Sección de Compras y Administración de Bienes Tel. 321 22 11 - 3391709 compras@univalle.edu.co