GRUPO NOROESTE Consulting Informático & Formación Presentación

GRUPO NOROESTE GRUPO NOROESTE nace en 1996 como empresa dedicada a la consultoría, formación y al desarrollo de soluciones informáticas de índole gráfica, gráfico-alfanuméricas y alfanuméricas, teniendo como objetivo primordial el dotar a nuestros clientes de las soluciones mas óptimas y rentables al mejor precio del mercado. Presentación

ABBIberdrola AENAIntergraph.- Madrid, Barcelona, Bilbao Alcatel - MadridMercedes Benz - Vitoria Amsterdam Airport SchipholNorcontrol - Madrid, Coruña Ayuntamiento de La CoruñaOBRASCON Ayuntamiento de Las RozasOpel Araguás Ayuntamiento de LeganésR.T.V.A. - Sevilla Ayuntamiento de ManzanaresR.T.V.E. - Madrid BAYERRenfe - Madrid IZARREPSOL Central Nuclear Vandellòs ROCA CEPSA RUGOMA - Madrid Cristalería Española - Avilés SEAT Diputación de La Coruña SENER - Madrid Dragados SEPES - Madrid EDSShell España. Madrid Ejercito del Aire CECAF - MadridTécnicas reunidas FASA RENAULT - ValladolidTelefónica - Madrid FCCTEXACO

Introducción a los Sistemas de Gestión Documental Manuel Calderay Director Comercial Presentación Una invitación a la reflexión...

La Problemática El volumen de documentos en una empresa CRECE por minutos. 1.Nuevas Facturas, presupuestos, faxes, cartas, informes, etc, son generados por la propia empresa. 2.Nuevas Facturas, faxes, cartas, informes, etc, son recibidos desde clientes, proveedores, contratas y otros. 3.¿Dónde he de guardar la información de la empresa?, ¿con qué criterios?

La Problemática El tiempo empleado en la búsqueda de documentos es un COSTE ALTO que se debe evitar. 1.¿Cuántas horas empleamos buscando documentos sobre los montones de nuestra mesa, en las carpetas o cajas en el mueble de archivos,...? 2.¿Cuántas horas empleamos solicitando documentos a terceros? ¿Y cuánto emplean ellos? ¿Y cuándo me los harán llegar? ¿Y mientras qué hago...? 3.La factura está mal. Tengo que buscar el presupuesto y el albarán...¿dónde está el comercial?¿Y el repartidor?

La Problemática El tiempo empleado en la búsqueda de documentos es un COSTE ALTO que se debe evitar. 3.Pero... ¿Y si ni siquiera sé donde puede estar un documento determinado ó quién lo tiene? 4.¿Y si ni siquiera sé que existe?

La Problemática El tiempo empleado en la búsqueda de documentos es un COSTE ALTO que se debe evitar. 5.¿Cuántas horas empleamos buscando documentos en el explorador de Windows ®, y cuántos tengo que abrir hasta encontrar el que busco...? 6.¿Y si fue borrado...?

La Problemática El tiempo empleado en la búsqueda de documentos es un COSTE ALTO que se debe evitar. 7.¿Todo el expediente está en la oficina de Barcelona...? ¿Haber si nos lo pueden enviar...? 8.Tendré que volver a la oficina para buscarlo...

La Problemática Unicidad y veracidad de la información. 1.¿Éste presupuesto es el definitivo? ¿Cuál de estos tres documentos es el que se le envió al cliente...? 2.Entonces ¿todos tienen este documento, en todos los ordenadores? ¿Y seguro que es el mismo en todos?

La Problemática Seguridad en la documentación. 1.De hacer copia de seguridad, ¿estará toda la información,...? ¿Entonces, hay que hacer copia de seguridad de todos y cada uno de los ordenadores de la empresa? 2.¿Y si se estropea el ordenador de.... ?

La Problemática Seguridad y privilegios en la documentación. 1.¿Quién ha cogido el balance que estaba en mi mesa...? 2.¿Si esto es confidencial, que hace en manos de.... ? 3.¿Por qué ellos tienen acceso a la lista de facturas? 4.¿Quién ha modificado este documento...?

La Problemática 1.El volumen de documentos en una empresa CRECE por minutos. 2.El tiempo empleado en la búsqueda de documentos es un COSTE ALTO que se debe evitar. 3.Unicidad y veracidad de la información. 4.Seguridad en la documentación. 5.Seguridad y privilegios en la documentación. Resumen

Soluciones Sistemas de Gestión Documental Estructura básica 1 BD METADATOS SOFTWARE SGD FACTURA: 23/ SL CC Ref Cantidad Concepto Inporte Qw 1 bshg shg Jhd 3 kjkjg kjg PLANTILLA

Soluciones Sistemas de Gestión Documental Estructura básica 2 BD + ALMACEN DOCUMENTAL SOFTWARE SGD DOCUMENTO ORIGINAL

Soluciones Sistemas de Gestión Documental Estructura básica 3 BD SOFTWARE SGD DOCUMENTO ORIGINAL ALMACEN DE DOCUMENTOS

Soluciones Sistemas de Gestión Documental Tipología 1.WEB VS. LAN. Soluciones Híbridas. 2.Workflow VS. Organizadores. 3.Programables VS. Autoconfigurables. 4.Otras herramientas (OCR’s,...)

Soluciones Sistemas de Gestión Documental ¿Qué ganamos? 1.Seguridad limitando el tipo de acceso según perfiles de usuario y grupos. 2.El ahorro de tiempo y satisfacción en la empresa. 3.Unicidad y autenticidad de la información. 4.Visualización y/o edición de documentos por bloques. 5.Seguridad de la totalidad de la información en las copias de seguridad.

Soluciones Sistemas de Gestión Documental ¿Qué ganamos? 6.Permitir a clientes el acceso a su documentación relativa. 7.Permitir a la contratas y proveedores el acceso a la documentación de fabricación, distribución, manuales, etc. 8.Acceder a la documentación de la empresa desde cualquier parte del mundo. 9.Mejora en innovación tecnológica. Satisfacción y conectividad de la documentación en la empresa.

Soluciones Sistemas de Gestión Documental Cómo elegir un SGD 1.¿Tengo el suficiente volumen de documentos como para necesitar un SGD? 2.¿Se están ralentizando las acciones en mi empresa por desorganización documental? 3.¿Se necesita un control de seguridad de acceso a la documentación? 4.¿Se necesita WORKFLOW o control en el ciclo de vida de un documento?

Soluciones 5.¿Que tipo de documentos se usan en mi empresa? 6.¿Necesito copia en papel de la documentación electrónica? 7.¿Debo permitir que los documentos puedan ser modificados por otros usuarios o solo debo dejar que los puedan ver? 8.¿Cómo debo establecer mi DATAWAREHOUSE? Cómo elegir un SGD Sistemas de Gestión Documental

Soluciones 1.Realizar una consultoría previa. 2.Elegir el software que más se adapte a las necesidades y objetivos preliminares resultantes de la consultoría. 3.Planificar la puesta en marcha. 4.Alimentar el sistema como norma de empresa. Cómo elegir un SGD Sistemas de Gestión Documental

Soluciones Sistemas de Gestión Documental Cuánto INVERTIR 1.Se determina por la consultoría. 2.Estudio del retorno de inversión. 3.Establecimiento de las fases de implantación y amortización. 4.Cuándo parar.

Soluciones Sistemas de Gestión Documental GRUPO NOROESTE

Soluciones

Gracias Preguntas y respuestas

Gracias Busque, compare y si “no lo encuentra”... adquiera su SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL