Alberto Galofré Instituto de Dirección y Gestión Pública de ESADE

Para qué es necesario el control de gestión oEl modelo incrementalista basado en más servicios, mayor presión fiscal está en crisis oCrisis del modelo. 2 megatendencias: çIncremento de la eficiencia, como reacción a la crisis fiscal çMejora de la calidad, como respuesta a la expansión de la demanda social oLas grandes orientaciones postburocráticas (agilizar,flexibilizar, medir costes y resultados, aproximarse al ciudadano/cliente, competir) demandan sistemas de control adecuados oEl mundo local es un escenario privilegiado en la eclosión de nuevos sistemas de gestión pública

Definir el control de gestión oEl control de gestión es un proceso mediante el cual los principales responsables operacionales se aseguran de que los recursos puestos a su disposición son obtenidos y utilizados de la forma más eficaz y eficiente para conseguir los objetivos a corto plazo que ha fijado la organización en el marco de su estrategia de más largo alcance. (R. N. Anthony) oSistema de información cuantitativo, dinámico y estable, disponible para el conjunto de la organización, orientado a identificar la posición, dar soporte a la fijación de objetivos y permitir la evaluación de resultados oConjunto de información que se pone a disposición de la dirección de manera permanente, dirigida a facilitar el desarrollo de las estrategias, la gestión y la toma de decisiones, para el logro de los objetivos de la institución oConjunto de procesos de recogida y utilización de información que tiene por finalidad seguir y dirigir la evolución de la organización a todos los niveles

El control de gestión no debe confundirse con otras herramientas oLa memoria o el informe de gestión oLas auditorias de gestión oEl análisis de políticas públicas oLas distintas evaluaciones (diseño, implantación, resultados,…)

El control de gestión se fundamenta En una necesidad: oLa de los directivos que necesitan elementos objetivos que les permitan tomar decisiones en un entorno lleno de incertezas En una certeza oSolo se puede pilotar correctamente aquello que se conoce porque se ha revisado y medido.

El control de gestión se basa en un sistema de información El control de gestión es una función que se apoya en un sistema de información global y coherente oMuestra la evolución oIndica la situación actual oAyuda a prevenir el futuro El control de gestión ha de ser una herramienta de apoyo para la toma de decisiones

Características de los sistemas de información Algunas condiciones básicas para su elaboración: oFocalizado en los puntos esenciales oIntegrar los datos para facilitar la visión global oFacilitar las informaciones actualizadas oUn coste razonable en la obtención de datos oAdecuado al nivel de responsabilidades

Los sistemas de información Objetivo de un sistema de información oFacilitar la toma de decisiones Un sistema de información es un instrumento para oEl control de gestión en un sentido amplio Un sistema de información se plasma mediante oUn cuadro de mando Por lo tanto, el control de gestión requiere el desarrollo de un sistema de información que se plasma en un cuadro de mando

¿Qué es un cuadro de mando? Un cuadro de mando es un instrumento que recoge de forma sintética y sistematizada la información relevante sobre la gestión, la realización de actuaciones y el logro de objetivos, de una organización, con la finalidad de ser usada por los directivos, especialmente, en la toma de decisiones. oUn cuadro de mando es, por lo tanto, un instrumento de gestión orientado a facilitar la acción. Forma parte de un sistema de información y está concebido como una herramienta de pilotaje de la organización. oEl soporte de la información puede ser, por ejemplo, un documento escrito o una aplicación informática. oCada cuadro de mando es exclusivo, en la medida en que está diseñado para un puesto de trabajo determinado, normalmente directivo.

¿Para que sirve un cuadro de mando? Un cuadro de mando puede tener distintas utilidades, pero conviene destacar aquellas que proporciona a sus usuarios más inmediatos, los directivos oMejora su proceso de toma de decisiones y les facilita conseguir los resultados deseados oSistematiza los controles de la organización oFacilita la comunicación, tanto ascendente como descendente oIntroduce procesos de planificación en aquellos casos en que no están muy desarrollados oAyuda a comprender el carácter interdepartamental de la Acción de Gobierno oFacilita el conocimiento rápido y sintético de los aspectos esenciales de la organización oSirve de instrumento de dialogo con los colaboradores

Las partes de un cuadro de mando El sistema de información para los responsables de los Departamentos deberá tener, normalmente, tres componentes: 1. Seguimiento de los objetivos anuales Son la concreción anual de las previsiones del Plan de Actuación Municipal Es necesario que estén priorizados para destacar aquellos que son más relevantes Cuando están desarrollados en fases –plan de acción- es mejor, ya que con ello se facilita su posterior aplicación y también el necesario control. 2. Seguimiento de los indicadores de actividad Solo con los indicadores debería ser posible el realizar el seguimiento de las actividades que realizan habitualmente dentro de cada programa y unidad de planificación. Estos indicadores no deben confundirse con los posibles indicadores de los objetivos del componente anterior, aunque algunos puedan coincidir. Del total de indicadores han de identificarse los más representativos que formaran parte de la memoria anual. 3. Seguimiento de los recursos Se trata, en primer lugar, de los recursos presupuestarios y en el caso de áreas de actividad importantes de los recursos humanos y materiales disponibles.

Cuestiones importantes en un cuadro de mando Algunas de las cuestiones a tener en cuenta son: 1. Los proveedores de la información Son la las personas o los sistemas de donde se obtienen los datos con los que se alimenta el cuadro de mando 2. La forma de presentación Amigable, clara y fácil de comprender: ilustraciones, gráficos colores,.. 3. Las herramientas de soporte Es normal que un cuadro de mando esté soportado en alguna herramienta informática que facilite su gestión 4. La periodicidad de los reporting Entre mensual y trimestral suele ser lo más habitual 5. Evitar el exceso de datos y números Hay que recordar que el exceso de información desinforma

EL INFORME DE GESTIÓN Entendemos el informe de gestión como un documento básicamente de uso interno, que no presenta lo que hemos hecho (actividades más relevantes llevadas a cabo) i apunta lo que queremos hacer en un futuro. ¿Para que sirve? - Para hacer más transparente la gestión - Para presentar un balance global de resultados - Para facilitar la comparación con otras unidades equivalentes ¿Cómo ha de ser? - Fácil de comprender y visualmente agradable - Con datos concretos que han de estar acompañados de un breve comentario explicativo. ¿Cuál ha de ser su contenido? El contenido o índice general debería ser el mismo en todos los informes departamentales de una misma organización