Plataforma de los Portales e Intranets de Centros del Departamento de Educación Formación Diciembre de 2013

1 Se ha definido la plataforma base sobre la que cada centro podrá construir su Intranet y su Portal Web. La Plataforma está formada por diferentes módulos que facilitan la personalización de las Intranets y del Portal Web a la casuística de cada centro. Además la plataforma proporcionará unas comunidades base sobre las que empezar a trabajar : Intranets corporativas del centro Intranet Docente Intranet PAS Intranet del Alumnado Grupos de trabajo. Portal Web Introducción

2 Gestión de Portales Gestión de las comunidades que tiene un centro. Gestión de las páginas o menús que forman una comunidad. Personalización de la información en base a grupos de usuarios y roles. Configuración del tipo de información o servicio que muestra cada página de una comunidad. Personalización del diseño gráfico de una comunidad basada en las líneas definidas en la plataforma. Configuración del modo de presentación de la información dentro de una página. Descripción Plataforma Componentes de la Plataforma

Gestión de Contenidos Facilita la administración de los contenidos que aparecerán publicados en las Intranets o Portales Web. Para esto proporciona mecanismos para el mantenimiento de la información a través de la tipología de contenidos definida. 3 Descripción Plataforma Componentes de la Plataforma  Información Textual  Procesos  Noticias  Enlace  Eventos  FAQ  Cursos  Multimedia  Imágenes (banners, gifs animados)  Avisos y Alarmas  Formación

4 Gestión Documental El gestor documental servirá como repositorio único de la documentación con la que se trabaja en la plataforma. En la plataforma existirá: Un espacio de trabajo para cada centro. Este espacio permitirá compartir documentación entre las personas que trabajan en el centro. Un espacio de trabajo común que permitirá compartir documentación entre el Departamento de Educación y los centros. * Espacio de trabajo = carpeta de archivos Descripción Plataforma Componentes de la Plataforma

5 Herramientas de Colaboración Proporcionarán mecanismos de comunicación entre las personas del centro. En cualquier sección podrán habilitarse espacios de comunicación bidireccional donde la persona que navega por la plataforma, previa identificación, puede contribuir con información, aprovechando el conocimiento individual y convirtiéndolo en conocimiento colectivo. Las herramientas que se proporcionan son: Foros Blogs Wikis Tablón de anuncios Descripción Plataforma Componentes de la Plataforma

6 Foros Herramienta reservada para la discusión y compartición de ideas de los diferentes usuarios y usuarias que forman una comunidad. Facilita la conversación y la puesta en común de conocimientos. Algunos ejemplos de uso: En los grupos de trabajo que realizan una labor en torno a un proyecto podrán utilizar los foros como herramienta para compartir ideas y definir las siguientes líneas de trabajo. En la Intranet del Alumnado para que los propios alumnos puedan compartir experiencias en el desarrollo de prácticas o becas. Descripción Plataforma Componentes de la Plataforma

7 Blogs Serán espacios donde una o varias personas pueden publicar artículos. Potenciará la participación activa, ya que los visitantes de un blog podrán escribir sus comentarios estableciéndose así un diálogo entre diferentes personas. Algunos ejemplos de uso: En los grupos de trabajo que realizan una labor en torno a un proyecto podrán utilizar los blogs para publicar el avance que se está llevando a cabo en el proyecto. Un centro en su portal público puede ofrecer un bloque corporativo en el que publicar las diferentes actividades y trabajos que se realizan. Descripción Plataforma Componentes de la Plataforma

8 Wikis Permiten la generación de información basada en un árbol de artículos editado de manera conjunta por las personas autorizadas, distribuyendo la generación de contenido entre varias personas. Uno de los ejemplos más claro de uso en la plataforma es para generar toda la información relativa a un proyecto que se está llevando a cabo en un grupo de trabajo. Descripción Plataforma Componentes de la Plataforma

9 Búsqueda de Información Una de los principales objetivos que se persigue al implantar la plataforma es facilitar a los usuarios y usuarias la localización de información. Para esto se proporcionan diferentes buscadores: Buscador general de texto libre. Hará una búsqueda tanto en contenidos, documentos como colaboraciones que las personas realizan en los espacios de colaboración. Buscador específico de documentos. Buscador específico sobre foros o blogs. Descripción Plataforma Componentes de la Plataforma

10 Gestión de Formularios y Solicitudes Permitirá la creación de formularios Web para ser publicados en las Intranets. Existen dos usos diferentes: A través de enlaces publicados en contenidos de la Web o la Intranet se podrá acceder a los formularios Web que solicitan información y que facilitan el contacto con el centro. A través de una aplicación, los gestores del centro, podrán diseñar nuevos formularios Web, así como gestionar las solicitudes que se reciben a través de estos formularios. Descripción Plataforma Componentes de la Plataforma

11 Plataforma Multimedia Permitirá la distribución y publicación de contenidos multimedia en streaming. Para ello existe una herramientas de administración de los contenidos. Existen dos usos diferentes: Sitio Web en el cual los usuario pueden subir y compartir videos. A través de un portlet, los gestores, podrán integrar los videos subidos a la plataforma multimedia. Descripción Plataforma Componentes de la Plataforma

12 Plataforma e-learning Plataforma de aprendizaje que, además de poder utilizarse para la enseñanza a distancia, es una herramienta importante para complementar la educación presencial. Permitirá crear y gestionar formación Espacios donde un centro, gestiona recursos educativos proporcionados por expertos y organiza el acceso a esos recursos para los estudiantes. Además permite la comunicación entre todos los implicados (alumnado y profesorado). Descripción Plataforma Componentes de la Plataforma

13 Índice Gestor Documental Introducción Acceso Gestor Documental Web Client Espacios de trabajo Contenido Integración con Microsoft Office Integración Documento con Otros Sistemas Modelo de Contenidos Control de versiones Check-In/Check-out Seguridad Acciones y Reglas Flujo de trabajo Búsquedas

14 Introducción – Alfresco I Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo. Documentos ofimáticas, presentaciones, imágenes, xml,multimedia... Gestión del ciclo de vida de los contenidos Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar Facilita el trabajo colaborativo Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, ‘Social Computing’ Provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y estándares

15 Introducción – Alfresco II DM (Gestión Documental Colaborativa) Objetivo: facilitar el trabajo diario Estructura flexible, orientado a la colaboración RM (Gestión de Registros) Objetivo: depósito seguro para los documentos relevantes. Rigurosos controles de conservación, estructura muy rígida de acuerdo a leyes/regulaciones y a las políticas de una organización. IM (Gestión de Imágenes) Objetivo: transformar papel en imágenes y metadatos Digitalización y extracción automática de datos WCM (Web Content Management) Objetivo: crear, gestionar y publicar contenido en web Workflows de publicación, control de versiones y entornos. IM

16 Acceso Gestor Documental Login WebClient url de acceso: Cliente WebDav Software de conexión vía WebDAV (por ejemplo CloudSafe, NetDrive, Filezilla…). Permitirá manejar nuestro repositorio con facilidad como si sería una unidad de red. … url de acceso:

17 Acceso Gestor Documental Unidad de Red Desde un explorador de windows, pulsamos en “Conectar a unidad de red” Seleccionamos unidad de red En la caja de texto introducimos Checkeamos la opción de “conectar a unidad al iniciar sesión” Pulsamos en “Finalizar”, introducimos usuario y contraseña de Alfresco. Intranet Porltet de Listado de Documentos: Permite mostrar un listado de documentos de un espacio del getor documental configurado previamente. Portlet Buscador de Documentos: Permite buscar documentos tanto dentro del espacio del centro como dentro del espacio del Departamento. Portlet Gestión de usuarios y grupos. Permite configurar los usuarios y grupos del gestor documental desde la intranet. Extensión Editor de textos enriquecido: Permite enlazar documentos subidos al gestor documental.

18 Web client

19 Espacios de Trabajo Es una carpeta Contiene ficheros y sub-espacios Organizado por jerarquías Aspectos/ Propiedades Metadatos Permisos Reglas

20 Se puede usar una plantilla de espacio creada o que nos han proporcionado para acelerar la creación de un nuevo espacio y además asegurar la consistencia de los espacios creados de esta forma. Para ello tenemos dos opciones: 1. Seleccionar la estructura del espacio que queremos tener como plantilla creada dentro del Data Dictionary/Space Templates. Espacios de Trabajo – Definición Estructuras y Espacios I

21 Para crear un espacio con la plantilla de espacio: Menú Crear/Asistente avanzado de espacios Seleccionamos el radio “usando un modelo” En el combo se selecciona el modelo del que se quiere partir. Espacios de Trabajo – Definición Estructuras y Espacios II

22 2. Seleccionar una estructura de nuestro espacio como plantilla para crear otros espacios. Para crear un espacio con la plantilla de espacio: Menú Crear/Asistente avanzado de espacios Seleccionamos el radio “ Basado en un espacio existente” En el link se selecciona el espacio plantilla y se pulsa en el icono. Espacios de Trabajo – Definición Estructuras y Espacios I

23 Espacios de Trabajo - Ejercicio Crear un Espacio Crear una plantilla de Espacio Crear un Espacio utilizando la plantilla creada anteriormente.

24 Contenido Contenido es lo que está dentro de una carpeta Información estructurada o no estructurada Múltiples formatos Propiedades (metadatos) Contenidos relacionados

25 Contenido – Crear y Editar Contenido HTML o texto creado “on-line” Cargar y descargar contenido Carpeta de Red compartida Plug-in dentro de aplicaciones Microsoft Office y OpenOffice

26 Contenido – Crear Enlaces a Contenidos Tipo especial de fichero que referencia a otro fichero Similar a los enlaces simbólicos de Unix Solo contiene un path simbólico al contenido almacenado en algún otro lugar del repositorio de Alfresco Pasos para crear un enlace a Contenido Identificar el contenido y hacer clic en “copiar” El documento se añade al Portapapeles Posicionarse en el espacio en el cual se desea crear el link Hacer clic en “Pegar como Enlace”

27 Contenidos - Ejercicio Crear un Contenido Crear un enlace a ese contenido desde otro espacio

28 Integración con Microsoft Office Navegar Espacios Check-In / Check-Out Crear / Editar Versionado Transformaciones Propiedades Búsquedas Crear Espacios Tareas Flujo de Trabajo

29 Integración Documento con Otros Sistemas (Blogs, Web…) Montar url del contenido: argarDocumento?uid=XXX Donde XXX es el uid del contenido que queremos integrar.

30 Modelo de Contenidos El modelo de contenido es una parte importante de Alfresco, sin ella este sería poco más que un sistema de ficheros. Alguna de la información básica que el modelo de contenido proporciona son: Los tipos de datos fundamentales y su almacenamiento en la base de datos. Sin el modelo de contenido Alfresco no conocería la diferencia entre una cadena y una fecha. Los tipos de datos de alto nivel como content y folder así como los tipos de contenido personalizados. Los aspectos originales de Alfresco como auditable o clasiflicable y los aspectos personalizado Propiedades(o metadatos) propios a cada tipo de contenido. Restricciones de cada propiedad, como que los valores de cierta propiedad deban coincidir con cierto patrón o que deban de provenir de una lista de posibles valores. Como indexar los contenidos para búsquedas. Relaciones entre los tipos de contenidos.

31 Modelo de Contenidos - Metadatos Propiedades asociadas al contenido Datos estructurados, que describen las características del contenido Elementos predefinidos que representan atributos específicos del contenido Son almacenadas en base de datos y pueden ser buscadas usando la búsqueda avanzada

32 Modelo de Contenidos – Nuevo Metadato Se pueden añadir de dos formas: De forma dinámica añadir la propiedad y el comportamiento mediante aspectos Extender el Modelo de datos y definir nuevas propiedades para el tipo de contenido.

33 Modelo de Contenidos – Nuevo Metadato mediante aspectos I Pasos a seguir para añadir el aspecto Versionable: Posicionarse en el espacio correspondiente Hacer clic en “Gestionar Reglas de contenido” Creamos Regla En la pantalla de condición seleccionamos “Todos los objetos” En Acción seleccionamos “Agregar Aspecto” añadimos el aspecto “Versionable”.

34 Modelo de Contenidos – Nuevo Metadato mediante aspectos II Aspectos disponibles en el repositorio de Alfreco: Se puede clasificar: Habilita la catalogación Dublin core: Añade propiedades como Publisher, Contributor, Subject… Que se puede enviar por correo: Añade propiedad data Se puede hacer versiones: Habilita versionado. alias: Añade propiedad alias. Se puede hacer cumplir con: Añade propiedad “Quitar luego”. Se puede resumir: Añade propiedad “Summary”. Se puede hacer versiones: Habilita el versionado. Transformable en modelo: Habilita la vista con plantilla. Validez: Añade las propiedades “Effectivity from” y “Effectivity to” Taggable: Habilita la opción de etiquetar.

35 Se aplican reglas a espacios. Compuestas por eventos, condiciones y acciones. Las reglas se desencadenan por los eventos: Inbound (nuevo) Outbound (contenido borrado/movido) Update (modificado) Reglas filtradas por condiciones Se aplica la acción u acciones a la regla. Acciones y Reglas - Reglas

Algunos ejemplos de Acciones: Agregar o eliminar aspectos Mover / copiar Crear transformaciones Manipulación de imágenes Notificaciones Acciones repetitivas o obligatorios se lanzan automáticamente a través del motor de reglas. 36 Acciones y Reglas - Acciones

37 Control de Versiones Permite un historial de las versiones anteriores del contenido Se activa Individualmente Tipo de contenido Regla Global Por defecto se crea un versión nueva cada vez que se guarda un cambio Se almacenan los cambios al documento/contenido Por defecto siempre se trabaja con la última versión

38 Check-In / Check-Out Utilizando la opción de versionado, se aseguran que todos los cambios realizados a un contenido son guardados Puede pasar que dos personas intenten modificar un mismo contenido a la vez Para evitar estas situaciones Alfresco proporciona la utilidad de Check-In / Check-Out Mientras un usuario ha realizado Check-In el resto solo pueden acceder al contenido en modo lectura

39 Seguridad: Roles, permisos y usuarios I Se recomienda realizar la gestión de permisos vía grupos de usuario en lugar de usuarios. Alfresco utiliza roles para determinar que puede hacer o no un usuario. Un rol es el papel que juega un usuario en un determinado espacio, es decir, los privilegios que posee para realizar acciones dentro de ese espacio.

40 Seguridad: Roles, permisos y usuarios II Más detalle en: roles-permissions.html roles-permissions.html Inicialmente Alfresco presenta 5 roles que se muestran en la siguiente tabla: Un usuario puede tener varios roles en un espacio determinado. Un usuario puede tener varios roles en un espacio determinado. El rol que tiene un usuario en un espacio se propaga a los espacios que cuelgan de él, a no ser que se indique lo contrario en la gestión de usuarios de los espacios descendientes. El rol que tiene un usuario en un espacio se propaga a los espacios que cuelgan de él, a no ser que se indique lo contrario en la gestión de usuarios de los espacios descendientes.

41 Seguridad: Roles, permisos y usuarios III Opción “Gestionar Usuarios del Espacio”, dentro de la opción de Más acciones en la vista de detalle de un espacio. En la siguiente captura se puede observar la pantalla de gestión de usuarios del espacio “Documentos”:

42 Flujos de Trabajo Alfresco incluye dos tipos de Flujos de trabajo Simple Avanzado Flujo de Trabajo simple: Basado en el movimiento de contenidos entre espacios Cada definición de flujo de trabajo se basa en un único estado Para tener múltiples estados se realizan múltiples definiciones de flujo de trabajo.

43 Flujos de Trabajo Avanzados Limitaciones de los Flujos de Trabajo Simples No permite crear flujo de trabajo multi-estado Restringidos a una o dos condiciones de salida(aprobar/rechazar) No se pueden definir flujos de trabajo paralelos No se tiene control sobre las acciones o asignaciones Utiliza JBPM Con JBPM Alfresco soporta tareas orientadas a procesos complejos

44 Catalogación – Categorías y Etiquetas Categorías La catalogación ayuda a clasificar la información. En Alfresco todos los contenidos pueden ser enlazados a una o más categorías. A su vez una categoría puede tener sub-categorías.

45 Catalogación – Categorías y Etiquetas Etiquetas Una etiqueta es un nombre clave, una palabra, o cualquier cadena alfanumérica que podemos asociar al documento. Las etiquetas no son exclusivas de los documentos. No existen unos valores predeterminados sino que el usuario puede añadir las palabras clave que crea oportunas para identificar el documento al que se está refiriendo

46 Búsqueda Avanzada Búsqueda compuesta por contenidos y/o metadatos. Por contenido (texto libre) o Búsqueda de las palabras dentro del texto (múltiples formatos) o Ranking determinado por número de ocurrencias. Índices de metadatos Categorías Propiedades Rango de Fechas Guardar búsquedas

47 OpenSearch Soporta OpenSearch que sirve para compartir los resultados de búsqueda vía HTTP. Permite incorporar a Alfresco como motor de búsqueda en los navegadores de los usuarios y que puedan lanzar búsqueda estilo “Google” Otros usos es la integración con sistemas externos.