Detección y prevención del Fraude Ocupacional ©2013 Manuel Roldán, CPA Manuel Roldán Alvarez, CPA Auditor Forense

El problema del Fraude en las organizaciones Un 75% de todos los fraudes cometidos contra una empresa son perpetrados por su propio personal. Más del 50% de todas las actividades fraudulentas se detectan por casualidad, un 20% son descubiertas por los auditores, un 10% gracias a una gestión diligente y el resto como resultado de sistemas financieros normales, en lugar de medidas de control específicas antifraude. http://www.ci-pinkerton.com/spanFraud.html La respuesta a este fenómeno: buenas prácticas de negocios, administración del riesgo y el control antifraudes ©2013 Manuel Roldán, CPA

Prevención y Detección: Método visual Concepto: Atención sobre el comportamiento del funcionario, en el ámbito profesional y privado No es un problema de la auditoría, se debe capacitar y obligar a los supervisores a aplicar este procedimiento y reportar las anomalías Señales de alerta: comportamientos observables que apuntan hacia la existencia de un ilícito Ejemplos de señales de alerta: cambios en el comportamiento, rumores, mejora en la condición económica, no tomar vacaciones, trabajo excesivo a deshoras. ©2013 Manuel Roldán, CPA

Prevención y Detección: método documental Examen de expedientes de trámites en los que participa el funcionario Examen de condiciones de atribución de autorizaciones que tienen los empleados y que pueden permitir un fraude Atención de denuncias ciudadanas en el sector público Mejoras en los sistemas de control interno para detectar indicadores de fraude: Indicadores: parámetros cuantitativos que permitan establecer existencia de irregularidades que deben investigarse (Ej. Aumento inusual en el costo de la mercadería vendida o en el monto pagado en planillas) Tipologías: formas específicas en que se lleva a cabo el fraude en la organización: pagos múltiples de gastos, “jineteo”, empleados fantasmas, etc. ©2013 Manuel Roldán, CPA

Prevención y Detección: métodos analíticos_riesgo de fraude Transacciones inusuales, especialmente cerca de fin de año, que tienen un efecto importante sobre utilidades. Transacciones o tratamientos contables complejos. Transacciones con partes relacionadas. Pagos por servicios (por ejemplo, a abogados, consultores o agentes) que parecen excesivos en relación con el servicio proporcionado. Registros inadecuados, por ejemplo, archivos incompletos, excesivos ajustes a libros y cuentas, transacciones no registradas de acuerdo a los procedimientos normales y cuentas de control fuera de balance. Documentación inadecuada de transacciones, como falta de la autorización apropiada, documentos soporte no disponibles y alteración a documentos (cualesquier de estos problemas de documentación cobran mayor importancia cuando se refieren a grandes transacciones o transacciones insólitas). Un excesivo número de diferencias entre los registros de contabilidad y confirmaciones de terceras partes, evidencia conflictiva de auditoría y cambios inexplicables en los porcentajes de operación. Respuestas evasivas o irrazonables por parte de la administración a las averiguaciones de auditoría. ©2013 Manuel Roldán, CPA

Prevención y Detección: métodos analíticos_Análisis referenciales Concepto: análisis que tienen como finalidad detectar comportamientos del funcionario a fuera de las normas usuales: Determinar las tendencias y secuencias de las decisiones de un departamento administrativo sobre un periodo Comparar estas tendencias con las de otros departamentos similares (locales, regionales, nacionales) Comparar las variaciones de decisiones de un funcionario con las tendencias de su departamento Aplicar para otros aspectos (trabajo fuera de horario, vacaciones, licencias, etc.) ©2013 Manuel Roldán, CPA

Recomendaciones para implementar un plan antifraude en su empresa Detección de fraudes proactivo   La organización debe establecer un proceso para detectar, investigar y resolver fraudes potencialmente importantes, que incluya pruebas de detección de fraude proactivo que están específicamente diseñadas para detectar los fraudes potencialmente importantes identificados en la evaluación del riesgo de fraude de la organización. Controles a nivel de proceso y reingeniería de los procesos con enfoque antifraude Fortalecer los procesos de negocios para reducir los riesgos de fraude, en lugar de establecer controles adicionales sobre los procesos existentes: algunos riesgos de fraude relacionados con la recepción de fondos pueden ser eliminados o reducidos en gran medida al centralizar esa función o al tercerizar en un banco dichos procesamientos, donde los controles más fuertes pueden estar más disponibles. Controles anti fraude de entorno de nivel de ambiente Tener un énfasis fuerte en la creación de un entorno de trabajo que promueve el comportamiento ético, que evite las irregularidades y alienta a todos los empleados a denunciar cualquier infractor conocido o sospechoso ©2013 Manuel Roldán, CPA

Recomendaciones para implementar un plan antifraude en su empresa Construir y mantener actualizados perfiles de fraudes potenciales Revisar periódicamente datos de transacciones para rastrear posibles indicadores de fraude Communique la actividad de monitoreo a través de toda la organización Proveea a los mandos medios una notificación inmediata cuando ha ocurrido un fraude, con reportes para corregir los procesos Corrija cualquier control que haya permito un fraude Reevalúe su perfil del control antifraude. ©2013 Manuel Roldán, CPA

Resumen del papel de la auditoria interna en el contexto del plan antifraude Enfoque proactivo versus enfoque reactivo Disponer de referenciales conocidos y utilizables: Señales de Alerta, Indicadores, Tipologías. Control eficaz y real de las actividades de cada funcionario, prospectiva y retrospectivamente Análisis de los comportamientos del funcionario sospechoso de actos irregulares, dentro de la gestión de sus funciones : establecer las actuaciones contrarias a lo normal o exigido, poner en evidencia las pruebas indiciarias y materiales. Colocar un método de tratamiento de los expedientes de gestiones (manuales de procedimientos) para poner en evidencia las desviaciones de comportamientos. Declaraciones y control de la situación financiera y patrimonial del empleado. ©2013 Manuel Roldán, CPA

Gracias por su atención ©2013 Manuel Roldán, CPA Manuel Roldán Alvarez, CPA Auditor Forense Tels: 22722543/85823597 Email: rolma58@gmail.com Skype: mroldan9