PASOS PREVIOS A LA PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES Obtención de saldos de: Las cuentas colectivas del Mayor General (registro homogéneo por excelencia) Las cuentas individuales de los Mayores Auxiliares. Aplicación de mecanismos de control (correctivos - de salida)

MECANISMOS DE CONTROL (1) CONSIDERACIONES GENERALES (1): Durante el desarrollo de la UNIDAD III se dijo que: La aplicación de mecanismos de control es una tarea que debe ser realizada en periodos acordes con la movilidad de los recursos que se controlan; En los mismos tiempos se deberá además: determinar los ajustes que pudiesen originarse de tareas mencionadas; registrar dichos ajustes en el Diario General; Proceder a su mayorización y la obtención de los nuevos saldos ajustados.

MECANISMOS DE CONTROL (2) CONSIDERACIONES GENERALES (2): Anualmente de procederá además a: Aplicar criterios de medición y valuación, conforme las normas contables legales y profesionales vigentes; y a Determinar los ajustes que pudiesen originarse de dichos criterios; su registración en el Diario General; su pase al Mayor General y la obtención de los nuevos saldos ajustados.

MECANISMOS DE CONTROL DE FIN DE EJERCICIO (1) Verificación de la exactitud aritmética del proceso de registración por Partida Doble: Verificación: igualdad entre las sumas de los DÉBITOS y la suma de los CRÉDITOS de todas las cuentas del Mayor General: BALANCE DE SUMAS del Mayor General Verificación: igualdad entre las sumas de los saldos deudores y la suma de los saldos acreedores de la cuentas del mayor general: BALANCE DE SALDOS del Mayor General Verificación: igualdad entre la suma de los saldos de las cuentas individuales que integran los Mayores Auxiliares con el saldo de la cuenta colectiva pertinente del Mayor General: BALANCE DE SALDOS de Mayores Auxiliares.

MECANISMOS DE CONTROL DE FIN DE EJERCICIO (2) Comparación de los saldos contables con los informados por terceros ajenos al ente: CONCILIACIONES. Comparación de los saldos contables de bienes físicos con los resultantes de recuentos físicos: INVENTARIOS FÍSICOS. Análisis de las partidas componentes de los saldos contables y evaluación de su razonabilidad: DEPURACIÓN DE CRÉDITOS; PREVISIÓN PARA INCOBRABILIDADES; NO COMPENSABILIDAD DE PÁRTIDAS NO RELACIONADAS. DEVENGAMIENTOS - DIFERIMIENTOS CONTINGENCIAS

ELEMENTOS DE CONTROL INVENTARIOS FÍSICOS: CONCILIACIONES: Arqueo Caja Moneda Extranjera Documentos a cobrar Títulos y acciones Depósitos a Plazo Fijo Recuentos Físicos: Bienes de cambio Bienes de uso Inversiones en bienes muebles e inmuebles Títulos representativos de Intangibles CONCILIACIONES: Bancos: Cuentas corrientes Cajas de ahorro Clientes Proveedores OTROS ELEMENTOS DE CONTROL: Contratos Títulos de Propiedad Listado de remuneraciones Carpetas de impuestos

Derivaciones de la aplicación de los mecanismos de control AJUSTES destinados a lograr que la información contable refleje con la mayor precisión posible la realidad económica del ente.

o PRE-BALANCE u HOJA DE TRABAJO A tales efectos se inicia, en forma manual o electrónica (utilizando una planilla de cálculo como la del utilitario Excel) a partir de los saldos sin ajustar - la confección del CUADRO CONSTRUCTIVO o PRE-BALANCE u HOJA DE TRABAJO que ilustra, en su expresión más acabada de diez columnas y en un mismo lugar: Las relaciones y el flujo de datos que se da entre: el Balance de Saldos no ajustados; los ajustes propuestos; el Balance de Saldos ajustados; y los Estados Contables Básicos (Estado de Situación Patrimonial y Estado de Resultados) basados en el Balance de Saldos ajustados.

CUADRO CONSTRUCTIVO (1) El Cuadro Constructivo es un “ campo de saldos”, en el cual las cuentas del mayor se ajustan, se balancean y se disponen en el formato de estados contables. Se confecciona: Al final de un periodo anual; Antes de formalizar los asientos de ajuste en los registros contables. Cuando fuese necesario, en periodos menores (periodos intermedio).

CUADRO CONSTRUCTIVO (2) TECNICAS PARA SU CONFECCION (1) Confección manual (1): 1) Se diagrama una planilla que contenga: Una (1) columna destinada al listado de todas las cuentas del Mayor General; Dos (2)columnas - una para el DEBE y otra para el HABER - para cada uno de los siguientes conceptos: saldos sin ajustar; ajustes; ajustados; saldos deudores y acreedores del Estado de Situación Patrimonial; y saldos deudores y acreedores del Estado de Resultados.

CUADRO CONSTRUCTIVO (3) TECNICAS PARA SU CONFECCION (2) Confección manual (2): 2) Se vuelcan en las columnas destinas al efecto: todas las cuentas del Mayor General; los saldos sin ajustar; los ajustes; los saldos ajustados obtenidos haciendo incidir los ajustes de cada cuenta en el saldo sin ajustar de la misma. los saldos deudores y acreedores ajustados que correspondan al Estado de Situación Patrimonial; y los saldos deudores y acreedores ajustados que correspondan al Estado de Resultados.

CUADRO CONSTRUCTIVO (4) TECNICAS PARA SU CONFECCION (3) Confección manual (3): 3) Se totalizan todas las columnas, verificando: la igualdad de las sumas de los saldos deudores y acreedores sin ajustar; la igualdad de las sumas de los ajustes deudores y acreedores; la igualdad de las sumas de los saldos deudores y acreedores ajustados. la igualdad de las diferencias que surjan entre: las sumas de los saldos deudores (Activo) y acreedores (Pasivo y Patrimonio Neto) del Estado de Situación Patrimonial; y las sumas de los saldos deudores (Gatos y Pérdidas) y acreedores (Ingresos y Ganancias) del Estado de Resultados.

CUADRO CONSTRUCTIVO (5) TECNICAS PARA SU CONFECCION (4) Confección manual (4): 4) Considerando que: las diferencias (iguales entre sí) que surjan entre: las sumas de los saldos deudores y acreedores del Estado de Situación Patrimonial; y las sumas de los saldos deudores y acreedores del Estado de Resultados; indican el resultado del periodo: Ganancia o Pérdida; se vuelcan a renglón seguido a efectos de igualar ambas columnas. 5) Obtenido el resultado del periodo: Ganancia o Pérdida, se está ya en posición de confeccionar el ASIENTO DE REFUNDICIÓN DE RESULTADOS.

CUADRO CONSTRUCTIVO (6) TECNICAS PARA SU CONFECCION (5) Confección por medios electrónicos (utilizando un utilitario - Excel) ((1) 1) Se diagrama una planilla que contenga: Una (1) columna destinada al listado de todas las cuentas del Mayor General; Dos (2)columnas - una para el DEBE y otra para el HABER - para cada uno de los siguientes conceptos: saldos sin ajustar; ajustes; ajustados; saldos deudores y acreedores del Estado de Situación Patrimonial; y saldos deudores y acreedores del Estado de Resultados.

CUADRO CONSTRUCTIVO (7) TECNICAS PARA SU CONFECCION (6) Confección por medios electrónicos (utilizando un utilitario - Excel) (2) 2) Se vuelcan en las columnas destinadas al efecto: todas las cuentas del Mayor General; los saldos sin ajustar; los ajustes; 3) La computadora calcula el resto de las columnas y completa el Cuadro Constructivo.

ERRORES POSIBLES EN EL PROCESAMIENTO MANUAL Cuando el procesamiento es manual, la falta de coincidencia en la suma de saldos deudores y acreedores puede ser indicio de errores: en la preparación del BALANCE DE SALDOS: Omisión del saldo de alguna cuenta. Transcripción errónea de un saldo. Asignación a un saldo de un signo equivocado. Errores de sumas. en las sumas del Mayor General. en la mayorización de algún asiento del Diario (omisión o mayorización errónea). en la registración de algún asiento en el Diario (sin coincidencia entre importes deudores y acreedores).

HABRÁ QUE TENER ESPECIALMENTE EN CUENTA QUE: La coincidencia en la suma de saldos deudores y acreedores, no necesariamente es pauta de de inexistencia de errores, no garantiza el contenido de los asientos de diario, ni prueba la calidad de la mayorización. Por ejemplo, pueden haberse cometido errores como lo siguientes: Pase de un asiento de Diario a una cuenta del Mayor General equivocada. Omisión o duplicación de mayorización de un asiento de Diario.

COMBINACIONES DE NEGOCIOS (FUSIONES): OTRAS APLICACIONES IGUALMENTE SIGNIFICATIVAS QUE JUSTIFICAN LA CONFECCIÓN DEL CUADRO CONSTRUCTIVO PLANEAMIENTO. Dada la facilidad de su elaboración a través de la hoja de cálculo electrónica, el Cuadro Constructivo puede construirse con facilidad y mostrar rápida y eficientemente el efecto de eventos o transacciones que se estima afectarán los estados contables. COMBINACIONES DE NEGOCIOS (FUSIONES): a efectos de volcar los ajustes necesarios para determinar el valor corriente de los activos y pasivos.

ASIENTO DE REFUNDICIÓN (1) Objetivo: Registrar contablemente el RESULTADO DEL EJERCICIO (y determinarlo). Cancelar todas las cuentas de ingresos, gastos, ganancias y pérdidas a los efectos de permitir nuevas acumulaciones en el periodo siguiente.

ASIENTO DE REFUNDICIÓN (2) Si el resultado del ejercicio es una GANANCIA: Ventas Comisiones ganadas Intereses ganados etc. a Costo de ventas a Gastos de administración a Gastos de comercialización a etc. a Resultado no asignado

ASIENTO DE REFUNDICIÓN (3) Si el resultado del ejercicio es una PERDIDA: Ventas Comisiones ganadas Intereses ganados etc. Resultado no asignado a Costo de ventas a Gastos de administración a Gastos de comercialización a etc.

Si el resultado del ejercicio es una GANANCIA: ASIENTO DE CIERRE (1) Si el resultado del ejercicio es una GANANCIA: Proveedores Préstamos Bancarios etc. Resultado no asignado a Caja a Banco xx Cta.Cte a Mercaderías a Inmuebles a etc.

Si el resultado del ejercicio es una PERDIDA: ASIENTO DE CIERRE (2) Si el resultado del ejercicio es una PERDIDA: Proveedores Préstamos Bancarios etc. a Caja a Banco xx Cta.Cte a Mercaderías a Inmuebles a etc. a Resultado no asignado

CONCLUSIONES CUADRO CONSTRUCTIVO Es una herramienta de trabajo. Su confección no es ni legal ni contablemente obligatoria. No es un paso formal en el proceso contable. No es un registro contable formal. No reemplaza la registración contable de los ajustes. No constituye en sí mismo un Balance General ni un Estado de Resultados, ni los reemplaza. Su ejecución implica un proceso , no un instante. Su utilidad para el control numérico existe solo en los casos en que se utilizan medios de registración no electrónicos. En un sistema contable computadorizado resulta útil como base para la confección de los asientos de ajuste y para la preparación de informes contables de uso interno.

Permite: visualizar todas las cuentas que deben ser ajustadas. ver los efectos de los asientos de ajuste sin ingresarlos realmente en los registros contables, lo cual facilita: la corrección de errores; el ajuste de estimaciones. prever los estados financieros antes del desarrollo de su presentación final. Es útil para el PLANEAMIENTO y para el desarrollo de ciertas operaciones como el caso de las combinaciones de negocios

CONCLUSIONES ASIENTOS DE REFUNDICIÓN Y CIERRE El asiento de refundición es un asiento NECESARIO, que debe registrarse al cierre del periodo anual a los efectos de: determinar y registrar el resultado del ejercicio y permitir la acumulación de los resultados del ejercicio económico siguiente. No poseen la misma cualidad, los asientos de cierre y apertura, dado que no implican aportes a la calidad de la información contable.