Del 27 de Septiembre del 2010 Agenda… Ciclo de Vida del Documento Deducciones y Retenciones Proceso de Compra Menor ¿Qué es Ejecución del Gasto? Subsistemas del SIAFI – Contabilidad Registros y Combinaciones Modificaciones a la Ejecución del Gasto F-07 Usuarios que Intervienen Procedimientos de Ejecución y Tipo de Registros Clasificadores para la Ejecución del Gasto Tipos de Ejecución

Subsistemas del SIAFI SIAFI SIGADE Compras y Contrataciones Otros Sistemas Interfaz

Subsistema de Contabilidad

Es una serie de procesos que permite a las Instituciones realizar compras, contrataciones y otros gastos. Controlados tanto por las asignaciones presupuestarias como por la Cuota de compromiso. ¿QUE ES LA EJECUCIÓN DEL GASTO?

PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DEL GASTO

TIPOS DE REGISTROS Precompromiso El registro del precompromiso es un acto de administración interna, útil para dejar constancia, certificar o verificar la disponibilidad de créditos presupuestarios y efectuar la reserva de los mismos al inicio de un trámite de gastos, de una compra o de una contratación. El precompromiso no constituye un momento contable, es un registro presupuestario auxiliar de la administración de créditos para las Gerencias Administrativas y Unidades Ejecutoras. No incide en la contabilidad general porque no modifica la composición del patrimonio. Ej..Al efectuarse la solicitud de compra.

Compromiso El compromiso es un registro presupuestario, no afecta a la contabilidad general porque no modifica la composición del patrimonio. Es un acto de administración interna, útil para dejar constancia, certificar o verificar la disponibilidad de créditos presupuestarios y el uso de los mismos. Cuando se registra el compromiso, el sistema verifica que exista una operación de precompromiso anterior relacionada con éste, y saldo disponible de crédito presupuestario y cuota de compromiso, por lo que disminuye el saldo disponible de crédito presupuestario y también el de cuota de compromiso. Ej. Al emitirse la orden de compra o contrato TIPOS DE REGISTROS

Devengado El surgimiento de una obligación de pago inmediata o diferida por la recepción de bienes y servicios. La conversión de partidas de Ejecución Presupuestaria a Cuentas de Contabilidad se inicia en esta etapa, ya que el registro del devengado produce automáticamente el asiento de partida doble por el devengado en la contabilidad general. Ej. Al recibo de las facturas conforme a lo contratado TIPOS DE REGISTROS

Pagado El registro de este momento permitirá conocer el grado de cumplimiento de compromisos contraídos como obligaciones, saldos disponibles en bancos, órdenes de transferencia, cheques u oficios emitidos, entregados y pagados. El sistema efectúa lo siguiente:  Verifica, en el momento de la generación de medio de pago, la disponibilidad de cuota de pago y la disponibilidad en el libro Caja o en el libro Banco.  Registra la ejecución presupuestaria en el momento del pagado.  Registra el débito en el libro Caja o Banco y en la libreta, si se utiliza la operatoria de cuenta única, y  Genera automáticamente el asiento de partida doble para la imputación indicada en el formulario F-01 “Ejecución de Gastos” TIPOS DE REGISTROS

PRIORIZACION DE PAGOS PAGOS COMPRAS FACTURACION Proceso de Compra Menor

Proceso de Compras Cotizaciones Adjudicación Orden de Compra o Contrato Compromiso Precompromiso Solicitud de Compra Proceso de Compra Menor COMPRAS

Partida Doble Devengado Aprobado COMPRAS Y EJECUCION DEL GASTO Recepción conforme Factura Devengado Firmado FACTURACION

PRIORIZACION DE PAGOS PAGOS COMPRAS FACTURACION Proceso de Compra Menor

Tipos de Registro y sus Diferentes Combinaciones PrecompromisoCompromisoDevengado

¿QUIÉNES USUARIOS INTERVIENEN? Pre-compromiso Compromiso Devengado Cambio de Imputación USUARIO Elabora y Verifica CONTADOR O JEFE Aprueba GERENTE ADMINISTRATIVO Firma Momento del Gasto Usuario

EFECTO SEGÚN MOMENTO Presupuestario Financiero (Cuota de Compromiso) Contable Precompromiso Compromiso Devengado Regularización Momento Efecto

 CLASIFICADORES NECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN DEL GASTO

Clase de GastoGrupos y subgrupos de Gasto 1. Servicios Personales Grupo Servicios Personales 2. Servicios Profesionales y Técnicos Subgrupo Servicios Profesionales 3. Bienes y Servicios Grupo Servicios No Personales, a excepción del: Subgrupo Servicios Profesionales y Subgrupo Pasajes y Viáticos Grupo Materiales y Suministros 4. Bienes de Uso Grupo Bienes Capitalizables, a excepción del subgrupo Construcciones Subgrupo Construcciones 6. Deuda Pública Grupo Servicio de la Deuda Pública 7. Transferencias Grupo Transferencias 8. Otros Grupo Activos Financieros Grupo Otros Gastos 9.Pasajes y ViáticosGrupo Pasajes y Viáticos CLASES DE GASTOS / OBJETO DE GASTO

FUENTES INTERNAS Código DescripciónCódigoDescripción 11Tesoro nacional14Donaciones Internas 12 Fondos Propios15Tesoro Municipal 13Crédito Interno16Apoyo Presupuestario FUENTES EXTERNAS 21 Crédito externo26MDRI 22 Donaciones Externas27 Alivio de la Deuda – Club de Paris 23 Apoyo Presupuestario28Cuenta del Milenio 25 Otros Fondos29Alivio de la Deuda –HIPC FUENTES DE FINANCIAMIENTO DE APORTES 31Aporte Interno32Aporte Externo FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Clase de GastoCuentas contables 1. Anticipos Ej = Anticipos de Fondos Rotatorios 11351=Anticipos a Proveedores y Contratistas, etc. 2. Servicios de la Deuda11364= Anticipos del Servicio de la Deuda Pública 3. Devoluciones 6494= Devolución de Ingresos 2131= Fondos de Terceros Recibidos en Garantía, etc. 4. Otros6491= Sentencias Judiciales, etc. 5.Gastos Pagados por Adelantado 1161=Gastos Pagados por Adelantado CLASES DE GASTOS SIN IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA

COMO CLASIFICAR LA INFORMACIÓN PARA SU INGRESO EN SIAFI? Unidad Ejecutora Fuente de Financiamiento Clase de Gasto Organismo Financiador Libreta Pagadora

TIPO DE CARGA DE FORMULARIO F-01  Una Fuente Los formularios F-01 solamente pueden hacer referencia a una fuente de financiamiento.  Multifuente /Multi-Unidad Ejecutora El sistema permite hacer una carga de varias fuentes de financiamiento o unidades ejecutoras, generando documentos F-01 independientes.

TIPO DE EJECUCIÓN Pago del Servicio de la Deuda Externa Pago del Servicio de la Deuda Interna

Por Institución y Gerencia Administrativa De acuerdo al momento (Precompromiso, Compromiso, Devengado) Tipo de documento (Original o Modificación por medio de una secuencia) NUMERACIÓN DE DOCUMENTOS

El sistema asigna numeración automáticamente: Precompromiso Compromiso Devengado Sin Imputación Presupuestaria Secuencia Ejemplo: NUMERACION DE FORMULARIOS

FIRMADO Firmar F-01 Devengado Gerente Administrativo APROBADO Aprobar Contador GA Usuario GA Eliminar VERIFICADO Verificar Des Verif i car ELABORADO Crear Modificar CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

 Disponibilidad de asignación presupuestaria  Saldo de Cuota de Compromiso  Devengado menor o igual al Compromiso  Beneficiario de Devengado igual al Compromiso  Beneficiario de pago igual al Devengado  Depósito previo a la Reversión de Pago CONTROLES IMPLÍCITOS EN EL SISTEMA

Modificaciones a la Ejecución del Gasto Formulario F- 07

TIPOS DE MODIFICACIONES

CIP SIP Uso del F-07 según tipo de Formulario Original Tipo de Formulario F-01 Tipo de Formulario F-07

SIP CIP Formulario F-07 Cambio de Imputación Excepción Tipo de Formulario F-07 Tipo de Formulario F-01

Tipo de Formulario F-07 (Modificaciones) según el Registro PrecompromisoCompromisoDevengadoPagado Devengado SIP (Pagado) Aumento Disminución Corrección Reversión Cambio de Imputación Registro Modificación AUTOMATICO

Descripción de Formulario F-07 CIP

APROBADO Aprobar Eliminar VERIFICADO Verificar Usuario GA Des Verificar ELABORADO Crear Modificar Contador GA Ciclo de Vida del Documento F-07

Otras Modificaciones a la Ejecución del Gasto Reversión de Cambio de Imputación Solo afectará al F-07 de Cambio de Imputación, dejando pendiente de legalizar F-01 SIP Original.

AUMENTO / DISMINUCION El aumento/ disminución significará incrementar o disminuir parcialmente los importes de las imputaciones presupuestarias de un documento original. Estas modificaciones podrán presentarse en los siguientes tipos de transacciones: 1)Procesos de compras 2) Operaciones en moneda extranjera

CORRECCION La corrección significará la modificación de cuentas contables o la estructura programática de la imputación del registro consolidado Sin modificar el beneficiario y con el nuevo objeto del gasto asociado a la misma clase de gasto, en los momentos de precompromiso y/o compromiso y/o devengado y/o pagado presupuestario.

Cambio de Imputación  Se utiliza para cambiar un registro sin imputación presupuestaria a imputaciones del registro del precompromiso, compromiso, devengado y pagado sin que exista cambio en el movimiento de fondos. Es decir es la herramienta utilizada para legalizar los pagos hechos extrapresupuestariamente. IMPORTANTE  No se modifica el beneficiario.  El cambio de imputación podrá efectuarse por el importe total o una parte del mismo.

REVERSION  La reversión significará la anulación del registro consolidado, se realiza por errores o cambios en las decisiones de las Gerencias Administrativas y/o devoluciones de recursos no utilizados.  Los montos correspondientes se consideran cantidades negativas respecto del registro consolidado, para lo cual se registrarán en el F- 07 con signo negativo.  En ningún caso la reversión modificará el registro del Beneficiario.

PRECOMPROMISO Y COMPROMISO SIMULTÁNEOS  El registro del precompromiso y compromiso simultáneos se dará en los casos en que haya necesidad de afectar preventivamente un crédito presupuestario por un concepto determinado. Este es el caso del registro del servicio de la deuda.  Cuando se registre el precompromiso y compromiso el sistema verificará que exista crédito presupuestario disponible y cuota de compromiso.  El registro del precompromiso y compromiso simultáneos disminuirá los créditos presupuestarios aprobados por Ley, sin afectar la contabilidad, además de afectar el saldo de la cuota de compromiso.

 El registro del compromiso y devengado simultáneos, se dará en los casos en que exista un registro de precompromiso y se presente una factura para su pago por un concepto determinado, por ejemplo el registro de pasajes.  En estos casos el sistema opera del siguiente modo:  Verifica que exista registro de precompromiso por el un importe mayor o igual al del compromiso y devengado,  Verifica saldo disponible de cuota de compromiso para la imputación contenida en el documento,  Registra la ejecución presupuestaria en los momentos de compromiso y devengado,  Disminuye el saldo de cuota de compromiso  Genera automáticamente el asiento de partida doble de devengado en la contabilidad general y  Permite contar con información actualizada del nivel de deuda flotante, al comparar este monto con el de los pagos efectuados. COMPROMISO Y DEVENGADO SIMULTÁNEOS

 El precompromiso, compromiso y devengado simultáneos, registra la ejecución presupuestaria en los tres momentos al mismo tiempo, debido a que existen operaciones de las que se toma conocimiento cuando se reciben las facturas por el gasto realizado, sin contar con registro previo del compromiso ni solicitud de gastos. (Ejemplo: energía eléctrica, agua, teléfono, etc.)  En estos casos el sistema efectúa lo siguiente:  Verifica que exista saldo de crédito y cuota de compromiso disponible para la imputación contenida en el documento,  Confirma la ejecución del presupuesto y disminuirá saldo de cuota de compromiso,  Genera automáticamente el asiento de partida doble de devengado en la contabilidad general PRECOMPROMISO COMPROMISO Y DEVENGADO SIMULTÁNEOS

Ejecución en Especie  Corresponde al tipo de registro de recursos sin movimiento de fondos, es decir no tiene expresión en el libro Banco, debido a que configura una compensación entre ingresos y gastos.  Esta se utiliza para el registro de pagos o donaciones en especie, se elabora de manera simultanea a la ejecución de ingresos.

Ejecución Deuda Externa y Deuda Interna  Esta se utiliza para el registro y pago del servicio de la Deuda tanto Externa como Interna.

Ejecución Normal  Esta se utiliza para el registro de gastos que se realizan a través de Transferencia Bancaria u otro medio de pago al proveedor o servidor publico.

Ejecución por Diferencial Cambiario  Debido a que en el SIAFI se pueden elaborar documentos de gasto en diferentes monedas, el sistema realiza un ajuste de manera automática por la (s) diferencias encontradas en el tipo de cambio registrado en los diferentes registros o momentos del gasto y el pago del documento.