Curso de Capacitación en Organización de Archivos 2014 ESPACIO PARA IMAGEN 2014

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

1.- OBJETIVO GENERAL Al finalizar el curso, el participante distinguirá los conceptos fundamentales de la archivística para llevar a cabo la organización y destino final de los documentos generados en la Unidad Administrativa a la cual se encuentre adscrito.

2.- OBJETIVOS ESPECÍFICO El participante aplicará los métodos archivísticos adecuados para la organización y manejo de los documentos y expedientes de archivo en apego a la Ley Federal de Archivos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Mejorar la Organización y clasificación de los documentos que se generan en cada una de las Unidades Administrativas. Realizar Transferencias primarias al Archivo de Concentración.

3.- INTRODUCCIÓN Los archivos constituyen el medio que permitirá el acceso a la información pública gubernamental y auspiciará la rendición de cuentas, por lo que es indispensable que los documentos estén organizados y conservados bajo criterios uniformes de tal manera que permitan su localización expedita, disponibilidad e integridad.

ARCHIVO Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades. Archivo administrativo actualizado: Aquél que permite la correcta administración de documentos en posesión de los poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial, de los Órganos Constitucionales Autónomos de los tres Órdenes de Gobierno.

DOCUMENTO DE ARCHIVO El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en que se encuentren.

DOCUMENTO DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA Documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos. Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato: vales de fotocopias, minutarios, registros de visitantes, listados de envíos diversos, facturas de correspondencia de entrada y salida, tarjetas de asistencia, etc. No son documentos estructurados en relación a un asunto. Su vigencia administrativa es inmediata o no más de un año. No son transferidos al Archivo de Concentración. Su baja debe darse de manera inmediata al término de su utilidad.

DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO Documentos constituidos por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contiene para apoyo de las tareas asignadas. Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información, no son originales, se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias y fotocopias que sirven de control. Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas. Por lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen y solo se conservan aquellos por su valor de información. No se transfieren al Archivo de Concentración. Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos.

EXPURGO Consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, durante su formación, previo a su transferencia al archivo de concentración. Conviene realizarlo inmediatamente después de cerrarse el trámite (expediente) para evitar la acumulación innecesaria de papeles en los archivos de la oficina. Si no se hiciera en ese momento, se deberá realizar en la fase de preparación de la transferencia de los expedientes al Archivo de concentración.

ÚNICAMENTE EXPURGO (DOCUMENTOS CARÉNTES DE VALOR DOCUMENTAL)

Normatividad aplicable en Materia de Archivos Artículo 6 Constitucional.- “Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados” Toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo federal, estatal y municipal, es pública y sólo podrá ser reservada temporalmente por razones de interés público en los términos que fijen las leyes. En la interpretación de este derecho deberá prevalecer el principio de máxima publicidad. La información que se refiere a la vida privada y los datos personales será protegida en los términos y con las excepciones que fijen las leyes. Toda persona, sin necesidad de acreditar interés alguno o justificar su utilización, tendrá acceso gratuito a la información pública, a sus datos personales o a la rectificación de éstos.

LEY FEDERAL DE ARCHIVOS (DOF 23/01/2012) Artículo 1. El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal. Artículo 2. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL Artículo 4 fracción V Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos. Artículo 32 El IFAI en coordinación con el AGN, elaborarán los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de los archivos de las Dependencias y Entidades.

REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL Artículo 43.- Cuando la especialidad de la información así lo requiera, los Comités de Información, establecerán criterios específicos para la organización y conservación de archivos de las dependencias, mismos que deberán publicarse en el sitio de internet de las Dependencias, dentro de los 10 días hábiles siguientes a que se emitan. Artículo 44.- Todo documentos en posesión de las Dependencias formará parte de un Sistema de Archivos que deberá contener al menos los procesos para registro y captura, descripción, subgrupo, expediente, archivo, preservación uso y disposición final entre otros. Artículo 45.- Elaboración de la Guía Simple de Archivos, su actualización anual y publicación con el fin de facilitar el acceso a la información pública.

MANUAL ADMINISTRATIVO DE APLICACIÓN GENERAL EN LAS MATERIAS DE TRANSPARENCIA Y ARCHIVOS En las unidades administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, se deben establecer procedimientos específicos para la clasificación, organización, uso, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio en sus archivos, que permitan cumplir con las políticas de transferencia y acceso a la información pública gubernamental.

Disposiciones emitidas en los Lineamientos LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL Disposiciones emitidas en los Lineamientos Conceptos generales. Control de gestión (archivo de trámite, concentración e histórico). Instrumentos de consulta y control archivístico De los documentos electrónicos. Transitorios (designación de responsables, obligaciones).

6.- INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO Cuadro General de Clasificación Archivística. Catálogo de Disposición Documental. Guía Simple de Archivos.

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada Dependencia o Entidad. CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN SECCIÓN COMÚN 1C LEGISLACIÓN 1C.1 DISPOSICIONES LEGALES EN MATERIA   1C.2 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE LEGISLACIÓN 1C.3 LEYES 1C.4 CÓDIGOS 1C.5 CONVENIOS Y TRATADOS INTERNACIONALES 1C.6 DECRETOS 1C.7 REGLAMENTOS 1C.8 ACUERDOS GENERALES 1C.9 CIRCULARES 1C.10 INSTRUMENTOS JURÍDICOS CONSENSUALES (CONVENIOS, BASES DE COLABORACIÓN, ACUERDOS, ETC.) 1C.11 RESOLUCIONES 1C.12 COMPILACIONES JURÍDICAS 1C.13 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN (PUBLICACIONES EN EL) 1C.14 NORMAS OFICIALES MEXICANAS * 1C.15 COMITÉS Y SUBCOMITÉS DE NORMALIZACIÓN * EXPEDIENTE SOBRE EL DESARROLLO DE UNA NORMA OFICIAL MEXICANA

ESTRUCTURA DEL CGCA Fondo.- conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica Sección.- cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones (funciones) de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables Serie.- división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN E INFORMÁTICA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES COORDINACIÓN DE ARCHIVOS ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS I D E N T I F I C A C I Ó N Fondo: Servicio Nacional de Sanidad, Inocuidad y Calidad Agroalimentaria Responsable del Archivo: Cargo: Domicilio: Teléfono: Correo electrónico: Fecha: C O N T E X T O Unidad Administrativa: Área de procedencia del archivo: Sección:   VOLÚMEN SERIE DOCUMENTAL FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD UBICACIÓN FÍSICA

CARACTERÍSTICAS DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS Descripción de series documentales La relación de los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico La dirección, teléfono y correo electrónico de los responsables El nombre y cargo del responsable.

5.- QUIÉNES INTERVIENEN EN LA ORGANIZACIÓN Comité de Información Área Coordinadora de Archivos Responsable de Archivo de Trámite (en cada Unidad Administrativa) Responsable del Archivo de Concentración Responsable del Archivo Histórico

¿Como vamos a organizar los documentos? Archivo de trámite: documentos de uso cotidiano se encuentra en las oficinas. Archivo de concentración: documentos que se entregaron a la Unidad responsable de las administración de documentos y pueden ser consultados esporádicamente. Archivo histórico: si cuenta con un valor testimonial, evidencial o informativo.

CÓMO VAMOS A ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS Importancia Uso Alta Activo Trámite Concentración Semiactivos Media Histórico Trascendente Permanente

FUNCIONES PRINCIPALES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS Establecimiento de criterios específicos. (en apoyo del Comité de Información) Elaborar procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información, así como los instrumentos de consulta Coordinar las acciones de los archivos de trámite Coordinar las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos Capacitación Asesoría

PRINCIPALES FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE ARCHIVO DE TRÁMITE Integrar los expedientes de archivo. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial. Coadyuvar con la Coordinación de Archivos en la elaboración de los instrumentos de consulta. Elaborar los inventarios de transferencia primaria.

Funciones del Responsable del Archivo de Concentración Concentra y custodia los expedientes de las unidades administrativas hasta el término del tiempo de vigencia documental. Gestiona ante el Archivo General de la Nación (AGN) y la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP) las autorizaciones de bajas documentales. Realiza los préstamos de expedientes a las Áreas Administrativas generadoras de los mismos. Asesora en materia archivística y transferencias al Archivo de Concentración. Identifica y clasifica el acervo histórico de la Dependencia.

VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES ADMINISTRATIVOS Actividades rutinarias Documentales de la Institución. CONTABLE/FISCAL Registro de relaciones Con la Hacienda Pública. LEGALES Registro de trámites Jurídicos. Oficios administrativos; Personal, oficinas, Memorandos. Impuestos, ventas, Finanzas, contabilidad, estados financieros, Créditos hipotecarios, Manifestación de bienes. Propiedad, laborales, Escrituras, bienes, Leyes, decretos, Acuerdos.

Transferencia Primaria Transferencia Primaria.- Es la operación de trasladar los expedientes cuyo trámite ha terminado o su consulta es muy esporádica, al archivo de concentración, mientras prescribe el término de su vigencia. Transferencia Secundaria.- Procedimiento por el cual, la documentación pasa del archivo de concentración al archivo histórico, previa selección y valoración documental, para su conservación permanente.

TRANSFERENCIA PRIMARIA ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN TRANSFERENCIA PRIMARIA

Ciclo vital de los documentos Fase activa Fase Semiactiva Fase Inactiva Valores primarios (Vigencia documental) (Administrativo, legal o contable) Transferencia Primaria Archivo de concentración Transferencia Secundaria Archivo Histórico Muestreo Valores Secundarios (testimonial, evidencial Informativo) Eliminación (Baja documental Archivo de tramite

BAJA DOCUMENTAL Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contengan valores históricos.

BAJAS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO DE BAJA INVENTARIOS DOCUMENTALES PARA BAJA OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA (A.G.N., S.H.C.P.) BAJA DOCUMENTAL AUTORIZADA FICHA TÉCNICA Y DECLARATORIA DE PREVALORACIÓN

PROCEDIMIENTO DONACIÓN DONACIÓN A CONALITEG PROCEDIMIENTO DONACIÓN INCORPORACIÓN ALMACENARIA DESECHO DE PAPEL ACTA DE BAJA DOCUMENTAL (A.G.N., S.H.C.P.) SOLICITUD DE RECOLECCIÓN A CONALITEG ENTREGA DE DESECHO DE PAPEL A CONALITEG SOMETER DONACIÓN A COMITÉ DE BIENES MUEBLES DICTAMEN DE NO UTILIDAD Y LISTADO DE BIENES

ENTREGA DE DESECHO DE PAPEL ARCHIVO A CONALITEG

CONCLUSIONES La organización de expedientes y archivos, garantiza el acceso a la información. La conformación de expedientes se debe llevar a cabo con base en las funciones y atribuciones de cada unidad administrativa. Aprovechamiento de espacios físicos al contar con archivos organizados. Cumplimiento al Programa para un Gobierno Cercano y Moderno. Cumplimiento a la normatividad en la materia.

Archivo de Concentración

Archivo de Concentración

El PGCM y las Bases de Colaboración Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018 Programas transversales Igualdad Programas Sectoriales Objetivos Productividad Gobierno Cercano y Moderno Procesos Programas presupuestarios PBR Sistemas Estructura Normatividad interna Transparencia, acceso a la información y participación ciudadana Archivos Programa de inversión Optimización de recursos y contrataciones públicas Sistema de control Bases de Colaboración

POR SU ATENCIÓN GRACIAS

Lic. Carlos A. Islas González carlos.islas@senasica.gob.mx Ext 54793