Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de CONSULTAS FRECUENTES PLANTEADAS EN EL ÁMBITO EDUCATIVO Javier Sempere Samaniego Coordinador de Proyectos Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Introducción  Fichero informatizado o manual estructurado  Principio de calidad  Derecho de información  Principio del consentimiento  Cesión de datos personales  Derechos ARCO  Medidas de seguridad

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Fichero (I)  ¿Quién es el responsable del fichero de las UPES?  Art. 3. d) LOPD y art. 7 LPDCM “persona física, jurídica u órgano administrativo que decide sobre el uso, contenido y finalidad del tratamiento”  Art LOE atribuye está función a la Administración Educativa  Art Real Decreto 696/95 equipos de orientación realizan la evaluación psicopedagógica  Solución: el responsable del fichero serán los equipos o departamentos de orientación

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Fichero (II)  ¿Quién debe crear el fichero de las UPES o de los Departamentos de Orientación? ¿Cómo crearlo?  Art. 20 de la LOPD  Procedimiento descrito en el Decreto 99/02 CM  ¡El fichero debe estar creado con carácter previo a la recogida de los datos personales!  Solución: mediante una disposición de carácter general (orden) de la Consejería de Educación

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Principio de calidad (I)  ¿Qué datos se pueden almacenar en el fichero de las UPES o de los Departamentos de Orientación?  La evaluación psicopedagógica reunirá información:  Del alumno (discapacidad o sobredotación, historia educativa)  Del contexto escolar (análisis de intervención educativa, relaciones en el grupo)  Del contexto familiar (familia, entorno, expectativas de los padres)  Solución: aquellos que sean adecuados, exactos y pertinentes para su finalidad (normativa específica de las UPES)

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Principio de calidad (II)  ¿Quién puede acceder y tratar los datos?  Habrá que diferenciar dos momentos:  la documentación de la evaluación psicopedagógica  el informe psicopedagógico y el dictamen de escolarización que se incorporan al expediente académico  los datos de uno y otro no serán los mismos  Solución: al primero acceden el departamento de orientación u orientador; al segundo los profesionales del Centro y la Comisión de Escolarización

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Principio de calidad (III)  ¿Puede solicitar una Consejería un informe social para valorar una beca u otorgar una plaza en un centro de verano?  Principio de finalidad: los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidas  Solución: sí, siempre y cuando la orden que regule la beca o el proceso de adjudicación de la plaza lo haya establecido como requisito

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Principio de calidad (IV)  ¿Puede la Mesa Local sobre Absentismo solicitar un informe social?  Principio de finalidad  Mesa Local de Absentismo están representados los orientadores  Funciones de esta Mesa: crear un espacio socioeducativo que permita paliar las carencias y necesidades detectadas en el proceso de escolarización y de incorporación social  Solución: sí, se considera una finalidad compatible, sobretodo teniendo en cuenta el Programa Marco de Prevención y Control del Absentismo Escolar

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Principio de calidad (V)  ¿Puede utilizarse el dato del teléfono móvil de los alumnos, padres o profesores para enviar mensajes SMS con información educativa del Centro correspondiente?  Recomendación 3/2008 de la APDCM sobre servicios electrónicos  En consonancia con la Ley 11/2007 de Servicios de Administración Electrónica  Solución: sí, siempre y cuando se recabe el dato del teléfono, se de el consentimiento y se informe en los términos del art. 5 LOPD

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Derecho de información  ¿Hay que cumplir con este derecho cuando se recaben los datos de carácter personal?  Art.5 de la LOPD: quién es el responsable del fichero, finalidad del tratamiento, cesiones, derechos ARCO  Solución: Sí, a los padres si el alumno tiene menos de 14 años; al alumno si tiene más de 14 años (RDLOP); incluyendo una cláusula a tal efecto

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Principio del consentimiento  ¿Es necesario el consentimiento del alumno para tratar su datos personales?  DA 23 de la LO 2/2006: “la incorporación a un centro de un alumno supondrá el consentimiento para el tratamiento de sus datos”  Para los datos de salud la LOPD exige el consentimiento expreso o de una Ley  Solución: no será necesario el consentimiento del alumno salvo para los datos de salud, que habrá que recabar el consentimiento de los padres

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cesiones (I)  ¿Pueden intercambiarse información los Equipos de Orientación y los Equipos de Salud Mental?  Para ceder datos es necesario el consentimiento  Excepción: art LOPD  Si son datos de salud, consentimiento expreso  Art. 7.6 LOPD “podrán ser objeto de tratamiento cuando resulte necesario para la prevención o diagnóstico médico, o prestación sanitaria”  Solución: Sí, sin consentimiento expreso siempre y cuando se cumpla el art. 7.6 LOPD

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cesiones (II)  ¿Debe un Centro Educativo entregar copia de un expediente al Defensor del Pueblo? ¿Y al Defensor del Menor?  11.2 LOPD habilita las cesiones al Defensor del Pueblo, Ministerio Fiscal, Jueces o Tribunales, Tribunal de Cuentas  Defensor del Menor habrá que analizar sus competencias  Ley 5/1996 del DM le atribuye competencias para supervisar la actuación de las AAPP de la CM y de entidades privadas con servicios a la infancia  Solución: Sí se pueden ceder sin consentimiento. Además, la Ley 5/1996 establece un deber de colaboración en sus investigaciones e inspecciones

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cesiones (III)  ¿Puede la Policía Local acceder a los datos obrantes en las UPES o Departamentos de Orientación?  22.2 LOPD cesiones a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado por razones de seguridad pública o represión de infracciones penales  Ley 2/1986 de Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado “todo tienen el deber de prestar colaboración”  DA 5 LO 4/2000 de Extranjería  Solución: sí, pero la petición debe ser motivada para que no haya una cesión ilimitada

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cesiones (IV)  ¿Puede un profesor acceder al expediente académico de un alumno?  El acceso debe tener una finalidad académica  Esta finalidad debe ser compatible con la declarada en el fichero  Los profesores no deben acceder de forma indiscriminada, sino cada profesor a los datos de sus alumnos  Solución: en el documento de seguridad se tiene que reflejar las personas que pueden acceder y a qué parte del fichero

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cesiones (V)  ¿Pueden comunicarse las notas de todos los alumnos con sus nombres entre los miembros del Consejo Escolar para analizar sus dificultades específicas?  Podría ser contrario al art. 4 LOPD  Sería una cesión excesiva  No es necesario que se repartan las de todos  Solución: que se comuniquen sólo los de aquellos que tengan dificultades específicas; además, se pueden comunicar de forma disociada

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cesiones (VI)  ¿Las calificaciones de los alumnos pueden publicarse en Internet?  No es procedimiento de concurrencia competitiva  Hay que aplicar el principio de mérito y capacidad  La LOE 2/06 no contiene ninguna referencia al respecto; la LOU 6/01 sí permite la publicación  Solución: se pueden publicar pero usando espacios restringidos; la información deberá cancelarse pasado un tiempo

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cesiones (VII)  ¿Qué datos de los profesores pueden entregarse a los representantes sindicales?  La copia básica del contrato, excepto el DNI, domicilio y estado civil  Información sobre sanciones muy graves  El correo electrónico: STS 281/05, sin perjuicio del ejercicio del derecho de oposición  Solución: En los casos previstos en la Ley –EETT y Prevención de Riesgos Laborales; Recomendación 1/2006 de la APDCM sobre cesión de datos personales a los representantes sindicales

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cesiones (VIII)  ¿Puede publicarse en el tablón del Departamento de un IES el horario de un profesor incluyendo su dirección, DNI, fecha de nacimiento, antigüedad y número de registro de personal? ¿Y sus faltas de asistencia?  Principio de calidad: son datos excesivos  Tampoco se debería publicar la causa de la no asistencia  Solución: sólo se deben publicar los datos de nombre y profesor y aquellos relativos a la elección de horarios que establece la normativa académica (categoría, antigüedad)

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cesiones (IX)  ¿Pueden cederse datos de alumnos inmigrantes para realizar un seguimiento de vacunación de la población residente en la Comunidad de Madrid?  La LOSCM establece la prevención de los riesgos para la salud, la vigilancia sanitaria y la realización de estudios epidemiológicos  También lo recoge en los mismos términos la Ley General de Sanidad  Solución: Se trata de una cesión habilita por ley, si bien los datos personales no podrán ser usados para otra finalidad

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Derechos ARCO (I)  ¿Se puede acceder a través de un representante a la documentación de un alumno que obre en las UPES?  El acceso lo tienen quien ostente la patria potestad  Si los padres están separados, accederá el que ostente la patria potestad  La Ley 30/1992 regula el acceso a través de un representante  Solución: Sí, siempre y cuando se acredite esa representación por cualquier medio válido en Derecho

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Derechos ARCO (II)  ¿Tienen los padres acceso a toda la documentación?  Es un supuesto similar al acceso a la historia clínica  Se puede aplicar supletoriamente la Ley 41/2002 en lo referente a las anotaciones subjectivas  Solución: Pueden acceder a todo excepto a las anotaciones subjetivas de los profesionales; la APDCM recomienda que no se hagan estas anotaciones

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Derechos ARCO (III)  ¿Se pueden cancelar las referencias a las clases de apoyo recibidas?  cuando dejen de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recabados  serán conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables, o en las relaciones contractuales  la cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las AAPP, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento; cumplido el citado plazo deberá procederse a la supresión  Solución: no pueden ser cancelados mientras dure el proceso de escolarización

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Derechos ARCO (IV)  ¿Pueden oponerse los adjudicatarios de plazas de educación de adultos en los Centros Penitenciarios a que su nombre y apellidos aparezcan en el BOCM?  Derecho de oposición: LOPD y RDLOP  Siempre que exista un motivo legítimo y fundado  Solución: por razones de seguridad pueden oponerse; la convocatoria debería hacer referencia a esta posibilidad

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Medidas de seguridad  ¿Son obligatorias las medidas de seguridad para los ficheros no informatizados o manuales?  El RDLOP ha introducido las medidas de seguridad para estos ficheros  Ya estaban referenciadas en la Recomendación 2/04 sobre historias clínicas no informatizadas y Recomendación 1/05 sobre historias sociales no informatizadas de la APDCM  El plazo de la DT2ª del RDLOP –abril 2010 nivel alto-  Solución: no sólo son obligatorias, sino que con el “papel” hay que tener una mayor diligencia  ¡Recuerda: que esto te puede pasar..!

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Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cuestiones de actualidad (I)  ¿Tomar fotografías de alumnos en Centros Escolares vulnera la LOPD?  La LO 1/1982 establece que el derecho a la imagen puede limitarse por los usos sociales  Habrá que tener en cuenta si la toma de fotografía se excede o no de la costumbre  Cuestión distinta es si se pueden publicar esas fotos en Internet  Solución: habría que estar al uso social si bien para publicar las fotos en Internet es necesario el consentimiento de los fotografiados

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cuestiones de actualidad (II)  ¿Puede un IES publicar en la página web del Centro el nombre de los profesores y el horario de atención a los padres?  Recomendación 2/08 sobre publicación de datos personales en Boletines y en Webs  Es una cesión indiscriminada ya que cualquiera puede acceder a la Web  Solución: será necesario el consentimiento previo de los profesores para la publicación; podría publicarse de forma disociada

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cuestiones de actualidad (III)  ¿Se puede publicar en Internet el directorio de nombres y datos profesionales de contacto de todo el personal de un Centro Educativo?  Es una cesión indiscriminada al igual que el caso anterior  Las RPT no son públicas; sí se pueden publicar de forma disociada  Pueden publicarse excepcionalmente los cargos de responsabilidad  Solución: se podría publicar en un espacio restringido con acceso mediante contraseña y número de usuario

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cuestiones de actualidad (IV)  ¿Se puede utilizar la huella de los alumnos para controlar su presencia?  La huella, ¿Es un dato identificativo o especialmente protegido?  La APDCM exige al responsable del fichero un informe de proporcionalidad que justifique el uso de la huella  El Tribunal Supremo ha admitido el uso de la huella para el control horario de los empleados públicos  Solución: la APDCM no admite el uso de la huella para controlar el horario de los alumnos

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de Cuestiones de actualidad (V)  ¿Existe alguna obligación para instalar cámaras de seguridad en los IES?  Instrucción 1/07 de la APDCM sobre uso de cámaras  Crear e inscribir el fichero  La APDCM exige un informe de proporcionalidad  Se debe informar del art. 5 de la LOPD

Jornada para los Servicios de la Unidad de Programas Educativos, 19 de mayo de ¡Muchas gracias por su atención!