REVISION DEL ESTADO DEL ARTE, ALTERNATIVAS Y TENDENCIAS: ILS

29Junio – 17 octubre 2012 Fase 1- preliminar: recolección de información Análisis de la información técnica recopilada en el framework sobre ILS, estudio de planeación estratégica y resultado de consultorías. Generación de un cronograma de trabajo. Revisión de procesos y procedimientos en isolucion. Diseño y aplicación de encuestas a funcionarios para determinar el conocimiento que se posee del sistema unicornio/simphony. Búsqueda de proveedores del ILS en el mercado nacional.

Fase 2 - Análisis de tendencias y definición de funcionalidades Analizar el estado del arte de los ILS a nivel nacional e internacional. Construcción de las funcionalidades mínimas (nivel técnico y funcional) con las que debería cumplir el ILS que necesita la Biblioteca Nacional. LiberalConservadora Software privativo (Sirsi, Exlibris, OCLC, etc) Solución mixta Software libre (EverGreen, koha) Desarrollo a la medida desde 0

Temas de interés en la consulta de información 1.Sistemas integrados basados y pensados como ambientes distribuidos, los cuales son la etapa actual de la evolución de la computación. 2.Sistemas con capacidad de interactuar e intercambiar información con otros sistemas, utilizando tecnologías como Webservices, xml, entre otras. 3.Sistemas orientados al servicio, teniendo en cuenta plataformas colaborativas, de intercambio de ideas, redes sociales, integración, etc. 4.Sistemas que permitan colaboración y opciones de búsqueda y recuperación integrada, gestión de información, opacs avanzados centrados en el usuario, administración de recursos electrónicos y digitales. 5.Base de datos estándar, que permitan un acceso fácil y con los niveles de seguridad adecuados. Que tenga posibilidades de replicación, recuperación, optimización de tablas, creación de índices, etc. 6.Tendencias actuales de migración de productos y servicios hacia la nube, Cloud Computing (SaaS, IasS, PaaA), y tendencias de uso de ILS en bibliotecas nacionales. 7.Gestión integrada de procesos y servicios 8.Tecnologías y estándares en auge: URL persistente, OAI-PMH, DublinCore, SOA 9.Iniciativas sobre uso de código abierto para ILS. 10.Integración con sistemas de búsqueda federados: ResearchPro, Biznar, Ebsco, entre otros.

Temas específicos Gestión de documentos digitales y nacidos en digital, en especial sobre los mecanismos para su organización, preservación y derechos de autor. Nuevas formas de tecnología para la automatización y almacenamiento de información y gestión bibliotecaria.

Fase 3 – Proveedores Presentaciones y Demos Evaluación y uso de las diferentes soluciones ofrecidas por los proveedores seleccionados en la etapa inicial. SIRSI DYNIX EX LIBRIS OCLC Uso ILS en Bibliotecas Nacionales Trayectoria de empresas Mercado de automatización en bibliotecas

Fase 4 - Evaluación de costos Estudio de precios con los proveedores identificados a partir de los requerimientos funcionales desarrollados en la fase 2.

RESULTADOS Fase 1: 1.Encuesta : 11 a 13 de julio de 2012 GrupoCantidad de personas Selección y adquisición3 Procesos técnicos22 Colecciones y servicios12 Sistemas1 Conservación4 Biblioteca digital1 Centro de documentación Musical 1 Red Nacional de Bibliotecas Públicas 1 TOTAL45 17 preguntas Parte 1: I. Conocimiento del ILS Parte 2: Procesos del grupo apoyados por el ILS

Conclusiones sobre el conocimiento del ILS Existen deficiencias en la capacitación al sistema Unicornio, esto se corrobora en la necesidad del 80% de los encuestados de recibir más capacitaciones, y en la identificación de los módulos, los cuales en muchos casos no coinciden con los que realmente tiene el sistema en la Biblioteca Nacional de Colombia. Confusiones al denominar los módulos de localización o búsqueda de información o biblioteca digital. Se encuentra que la mayoría de las personas se limita a aprender exclusivamente los módulos en los que se basa su trabajo, y se desconoce el por qué no se ha dado una capacitación general sobre todas las bondades del sistema. Llama la atención ver que hay una pequeña cantidad de personas (20%) que manifiestan nunca haber recibido una capacitación o inducción en el sistema, de ahí que surja la inquietud de conocer cómo hacen estas personas para ser efectivas en su trabajo sin esta capacitación. Sin embargo, cuando se pregunta sobre la necesidad de una capacitación, se ve que el 80% de las personas indica que si la necesita en tanto que el 20% restante siente que no necesita aprender más. Se encuentra que la mayoría de los usuarios del sistema se encuentran entre los grupos de Colecciones y servicios y Procesos técnicos, siendo estos últimos los que aparentemente conocen mejor el sistema y han recibido mayor capacitación.

Conclusiones sobre los procesos apoyados por el ILS Encuestados del Grupo de Procesos Técnicos valoran positivamente el ILS; sin embargo en general hay una confusión en cuanto a lo que es el Sistema y lo que representa la base de datos bibliográfica. Los errores en la base de datos se confunden como errores del ILS. La mayor insatisfacción está en los encuestados de los Grupos de Colecciones, Servicios y Conservación. Sin embargo, la insatisfacción en general se ve especialmente en el desconocimiento de los módulos.

Al presentarse fallos en el sistema: el 48,8% de las personas lo reporta para buscar una solución, pero cerca del 37,7% de las personas opta en algún momento, o siempre, por realizar planes de contingencia. ¿Por qué las medidas alternas como la base de datos Winisis en el CDM? Esto podría deberse a varias hipótesis: No hay confianza plena en el soporte técnico. No hay suficientes personas para dar soporte técnico. Los funcionarios no solicitan soporte por pereza o alguna otra razón. Los funcionarios consideran que el actual ILS no cumple con ciertas expectativas y prefieren suplirlas con soluciones locales. Fallos que no pertenecen directamente al funcionamiento del ILS: caída del sistema, indizado de la base de datos, errores en la catalogación, caída del internet y URL rotas. A pesar de los fallos reportados, se ve que un alto porcentaje de las veces (51%) el soporte siempre logra solucionar los problemas y un muy bajo porcentaje considera que nunca lo soluciona. A pesar que el 28,8% de los encuestados considera que no siempre se logra dar solución a los fallos, de todos modos es un porcentaje alto de respuestas efectivas. Conclusiones sobre los procesos apoyados por el ILS

Lo que más agrada del ILS: facilidad de uso, la forma de recuperar y visualizar información, versatilidad en las funciones, la rapidez, la robustez, la confiabilidad y la eficiencia. Lo que menos agrada del ILS: generación de reportes, la indización de la base de datos que obliga a no mostrar los cambios en tiempo real y la complejidad en la edición de registros bibliográficos. Comunicación con otros sistemas, la no representación de los proveedores en Colombia, lo que limita el soporte técnico. Conclusiones sobre los procesos apoyados por el ILS

Las funciones que actualmente el ILS no cumple: Gestión del depósito legal voluntario Confiabilidad en la migración de datos Interoperabilidad con otros sistemas y con biblioteca digital Que permita realizar fácilmente reportes y estadísticas Ayudas fáciles de entender y en español Préstamo de material Visor integrado para ver los recursos digitales Buen diseño gráfico Un módulo de usuarios que incluya hasta la foto Que permita comunicarse mejor a las diferentes áreas Interfaz que permita conocer el formato del documento sin tener que desplegar cada registro Normalización y limpieza de errores en registros bibliográficos Transparencia para procesos de integración Conclusiones sobre los procesos apoyados por el ILS

Para los encuestados, un ILS ideal debe cumplir con: Facilidad de uso, accesibilidad y diseño fácil de entender y personalizar, eestándares de catalogación y comunicación (interoperabilidad) internacionales, ggestión de recursos electrónicos y con visores propios para su visualización, eescalable y actualizado, reportes de estadísticas, rreportes de bibliografías para los usuarios, búsqueda eficiente de información claridad y facilidad para ingresar la información bibliográfica, ddisponibilidad de uso 24/7 sin que el sistema se caiga, rrepresentación y soporte en el país, servicios web 2.0, que sea integral para todas las áreas de la biblioteca De estas características ideales sólo el 40% de los encuestados considera que el ILS los cumple, lo cual es un porcentaje bajo, ya que no supera ni la mitad de la muestra; esto contrasta con el 35,5% que afirma que no lo cumple, y el 24,4% que no supo o no respondió a esta pregunta. El 93,2% de las personas encuestadas cree que el actual ILS si ha servido para la automatización de los procesos de la Biblioteca, pero se requieren nuevos desarrollos, utilizarlo en su máxima capacidad y así mejorar la integración eficiente de todas las áreas y sus flujos de trabajo. Conclusiones sobre los procesos apoyados por el ILS

2. Puntos de interés que superen las deficiencias del actual ILS Sobre el ILS - contexto: *Desde 1999 contamos con un sistema: datos bibliográficos y de colecciones y registro de usuarios. Posee módulos: control bibliográfico, autoridades, consulta y solicitudes, catálogo avanzado- OPAC, licencia webCat y Gateway, licencias smartport, licencias administrativas. Costo de implementación de $ / a hoy: $ *Cuenta con soporte técnico web. *Ha migrado dos veces de plataforma. *No tiene definida la administración: Procesos Técnicos – 2009-a la fecha: Área de Sistemas. *Adquisición de herramienta 2010 : Director Station – Aún sin implementar y usar.

Sobre la base de datos: Errores no corregidos desde la migración inicial Reportes de inconsistencias: Sobre el servicio de circulación y préstamo: Nunca ha estado automatizado Sobre las nuevas funcionalidades para cumplir con la misión: Depósito legal electrónico Biblioteca digital: gestión de recursos Preservación digital

RESULTADOS Fase 2: Sábana de requerimientos +Documento elaborado por G. Selección /funcionalidades para Depósito legal electrónico. +Documento Grupo Colecciones y Servicios. +Revisión y corrección de la sábana por parte de todos los grupos de trabajo.

Trayectoria de la empresa. Cantidad de entidades que hacen uso de sus soluciones: Bibliotecas Nacionales. Cantidad de productos comerciales posicionados en el mercado. Reconocimiento, renombre, marca Lanzamiento de productos que apuntan a innovación tecnológicas y necesidades de entornos digitales. Representación y soporte. Sistema integrado. Cuentan con las características técnicas y funcionales mínimas requeridas para administración de bibliotecas. Disponibilidad de información del proveedor y sus productos, y facilidad de establecimiento de comunicación por diferentes medios. RESULTADOS Fase 2: Ficha información general

Videoconferencias Conferencias en vivo Demos SIRSI DYNIX EX LIBRIS OCLC BARATZ RESULTADOS Fase 3: 31 julio – 20 septiembre Demo OCLC: documento de evaluación.

Fase 4 - Evaluación de costos SIRSI DYNIX – EXLIBRIS - OCLC