Comprensión de la Circular A-122 : Eliminar el Miedo a las Normas y los Reglamentos del Gobierno de los Estados Unidos Quito, Ecuador del 13 al 16 de octubre de 2009

Circular A-122 de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB) – Información General  Establece principios para determinar el costo de donaciones, contratos y otros acuerdos entre el gobierno de los Estados Unidos (USG) y las organizaciones sin fines de lucro  Reemplaza principios emitidos por agencias individuales  “PEDIR PERMISO” y evitar ‘PEDIR PERDÓN’.

¿Qué políticas son requeridas por el USG? USG Políticas y procedimientos País anfitrión Leyes y reglamentos 1.Circular A-122 – Principios de costos - ONG (costos permitidos en comparación con los costos no permitidos) 2.Circular A110 y 22 CFR 226 – Pautas administrativas para las ONG 3.Pautas de auditoría (¿cuándo se requiere una auditoría de USAID?) 1.Leyes Laborales 2.Informes financieros e IVA 3.Estado de exención de impuestos Precedencia 1.Políticas financieras y Manual de procedimientos 2.Política de adquisiciones 3.Política de ética en el lugar de trabajo 4.Política de viajes (Gastos reales / viáticos, etc.) 5.Manual del empleado Políticas organizacionales

Anexo A de A-122. Principios generales  Dos conceptos primordiales:  “Participación justa” – La asignación de costos es justa y no discrimina entre fuentes donantes  Coherencia  Tres requisitos – Los costos deben ser:  Permitidos  Razonables  Asignables

Principio general de A-122 “Permitido”  Para ser permitido, un costo debe ser:  a. Razonable y asignable  b. Conforme a las limitaciones o exclusiones de la concesión, como el tipo o importe del costo – Circular A-122 y disposiciones obligatorias:  c. Consistente con las políticas del destinatario/sub destinatario que se aplican a las actividades financiadas a nivel federal y a otras actividades financiadas  d. Tratamiento sistemático acordado  e. Conforme a los Procedimientos de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP)  f. No incluido como un costo ni utilizado para cumplir con el requisito de costo compartido en cualquier otro programa financiado a nivel federal (no doble cargo’)  g. Adecuadamente documentado

PyR respecto a la documentación adecuada La práctica perfecciona  El inventario de suministros para una capacitación próxima se está acabando y no queda tiempo para esperar el envío de los materiales del vendedor aprobado. Para evitar posponer el programa de capacitación, el Director del Proyecto compró los materiales en una tienda local utilizando fondos personales por un total de US$ La tienda local le proporcionó un recibo que detallaba el costo total únicamente.  ¿Recibirá un reembolso? ¿Por qué o por qué no? ¿Cuáles son los requisitos para obtener un reembolso?

PyR respecto a la documentación adecuada La práctica perfecciona 1.La competencia puede ser un requisito (según la política de la organización) 2.La emergencia no fue por causas externas, sino debido a una mala planificación 3.Los recibos/ las facturas detallados son requeridos en todo momento para obtener un reembolso 4.Las compras no autorizadas no se reembolsan

Documentación Admisible – adecuada  Pagos –Facturas originales únicamente, que expliquen quién, cuándo, dónde, por qué, cuánto, etc. (cotizaciones, declaraciones, facturas proforma no aceptables) –Planillas de control de horas para los salarios  Los adelantos (para viajes y talleres) no son gastos –Los recibos y las facturas que son conciliadas son los gastos y, por lo tanto, se debe dar cuenta de los adelantos  Recibos –Recibos originales que sólo incluyan el importe pagado, la fecha de pago y la descripción de los bienes o servicios recibidos (traducidos al inglés, de ser necesario)  Ingreso –Recibo – es mejor tenerlo por triplicado

Principio general de A-122 “Razonable” Un costo es razonable si:  Es realizado por una persona prudente en la gestión de negocios  Es “común y necesario” para el funcionamiento de la organización o la ejecución de la donación  Cumple con las restricciones o requisitos impuestos por: –prácticas comerciales responsables y generalmente aceptadas –negociación sincera –reglamentos gubernamentales –los términos y las condiciones de la concesión  Razonable en índole y cantidad – Política de competencia (tres cotizaciones, etc.)

Principio general de A-122 “Asignable”  Un costo es asignable a un objetivo de costo particular (por ejemplo una donación, un proyecto, etc.) si cumple con 2 pruebas: >1. Es tratado sistemáticamente con otros costos incurridos para el mismo propósito, y >2a.Es incurrido específicamente para la donación, o >2b.Beneficia a la donación y a otro trabajo, y puede ser distribuido en proporción razonable para los beneficios recibidos, o >2c.Es necesario para el funcionamiento de la organización, aunque no se pueda demostrar una relación directa con un objetivo de costo específico >Y debe respetar todas las limitaciones de la donación

A-122: Artículos de costo seleccionados  Anexo B de A-122: –Provee principios para determinar la permisibilidad de 56 artículos de costo. –Se aplica para los costos directos e indirectos.  Si no se menciona un artículo específico, no significa que el costo no esté permitido. –La determinación se basará en el tratamiento para un artículo de costo similar o relacionado.

Ejercicio grupal  Permitido  No Permitido  Aprobación previa

A-122 (1): Costos de publicidad y relaciones públicas  Costos de publicidad --- costos permitidos cuando –Se requiere la contratación de personal para la ejecución del convenio –Adquisición de bienes y servicios para la ejecución del convenio –Disposición de saldos o material sobrante adquirido para el convenio  Costo de relaciones públicas --- costos permitidos –Costos específicamente requeridos por concesiones patrocinadas –Costos de comunicación con el público o la prensa, relacionados con actividades o logros que resultan de la ejecución de la concesión –Costos de comunicaciones para mantener al público informado en las cuestiones de opinión pública (avisos de concesiones, etc.)  Específicamente no permitidos –Eventos para recaudar fondos p. ej.: costos de exposición, salarios de los empleados involucrados en el armado de las exhibiciones/demostraciones –Artículos promocionales p. ej.: Obsequios y regalos –Actividades sólo para promocionar la organización

A-122 (4): Costos de auditorías  Auditoría requerida por USAID (A-133) – Permitida  Otros costos de auditoría – Permitidos como costo directo con la aprobación previa de USAID

A-122 (7): Compensación por servicios personales  La compensación incluye, pero no se limita, a salarios, sueldos, incentivos, beneficios adicionales, pensiones, pago por dificultad extrema, etc.  El costo está permitido en la medida que: 1.Sea razonable 2.Cumpla con la política establecida de la organización que se aplica sistemáticamente a las actividades federales y no federales  Los cargos por salarios (costos directos e indirectos) se basarán en las nóminas y los informes de actividad del personal documentados (planillas de control de horas), aprobados por el funcionario responsable de la organización

A-122 (8): Compensación por servicios personales  Sólo el personal y los asesores especificados en el presupuesto aprobado (por nombre o puesto) pueden cargarse al proyecto; cualquier otro cargo necesita una autorización por escrito  Los archivos del personal se guardan en un lugar seguro  Se debe contar con una Política organizacional de administración de recursos humanos

A-122 (11): Depreciación y asignación de uso  Ambos basados en el costo de adquisición o en el valor justo del mercado del lugar donde fue donado  El cálculo de la depreciación excluirá: –El costo del terreno –La parte del costo de construcción o equipos cubiertos por el Gobierno de Estados Unidos –La parte del costo de construcción o equipos contribuido por las ONG como costo compartido  El método de depreciación debe reflejar el patrón de consumo –Cuando no hay evidencia clara – depreciación lineal

A-122 (15): Equipos y otros gastos de capital  Definición de equipo (USG): –El equipo es propiedad “No consumible” que tiene una vida útil de más de 1 año y un costo de adquisición => US$5.000  Aprobación previa –Todo equipo de capital > US$5.000 incluido en el presupuesto con unidad, costo y precio total –Cuando está incluido en el presupuesto es aprobado – el equipo de capital es considerado aprobado en unidad e importe –Si durante el año determina que necesita otro equipo de capital con un costo> US$5.000, DEBE obtener su aprobación antes de la compra – incluso cuando hay dinero suficiente en el presupuesto >Cuando son aprobados, los gastos de capital serán cargados en el período de gastos de capital incurridos

A-122 (19): Gastos de vivienda y personales Vivienda (depreciación, mantenimiento, servicios, muebles, alquiler, etc.), asignaciones para la vivienda y gastos personales para los funcionarios y empleados de la organización están permitidos como costos directos cuando: 1.Son necesarios para la ejecución de la concesión, y 2.Son aprobados por la agencia donante – APROBACIÓN PREVIA

A-122 (28): Materiales y suministros  Sólo los materiales y suministros que realmente se usan para la ejecución de una concesión federal pueden cargarse como un costo directo.

A-122 (41): Publicación e impresión No permitido como costo directo sin la aprobación previa de la Agencia que otorga la concesión.

A-122 (44): Costos de reclutamiento de personal  Permitidos, en la medida en que se incurra en los costos conforme a un programa de contratación bien administrado  Pueden incluir los siguientes costos –Avisos de búsqueda de ayuda – no deben ser a color ni de un tamaño excesivo –Los costos de viaje de los candidatos para las entrevistas

A-122 (55): Costos de viaje  Permitidos cuando son atribuibles a un trabajo específico de un convenio, o cuando se incurren en el curso normal de la administración. –Pueden cargarse en base a los gastos reales, por día, por millas o una combinación de éstas, siempre que el método cumpla con lo normalmente permitido por la organización y que se aplique a todo el viaje y no sólo a algunos días de éste –Los cargos directos para los viajes al exterior requieren de la aprobación previa de USAID (p. ej. a través de un presupuesto aprobado que identifica a cada viaje al exterior por separado) – APROBACIÓN PREVIA –No permitido –viajes en avión en primera clase o en clase ejecutiva

A-122(56): Sindicos  Los costos de viaje y viáticos de los síndicos (y directores) están permitidos  Sujetos a las políticas y restricciones de viaje mencionadas anteriormente (55)

A-122: Gastos no permitidos y no reembolsables  (1) Ciertos tipo de publicidad y promoción que sólo promocionan a la ONG –Eventos para la recaudación de fondos –Artículos promocionales p. ej.: obsequios y regalos –Actividades que sólo promocionan a la organización  (2) Bebidas alcohólicas  (3) Cuentas incobrables (entre ellas, pérdidas por cuentas/reclamos sin cobrar)  (7) Parte de los costos del automóvil proporcionado por la organización, relacionados con el uso personal del empleado, siempre y cuando se obtenga la APROBACIÓN PREVIA de USAID  (8) Gastos imprevistos y disposiciones realizadas para eventos - acontecimientos que no se pueden predecir  (14) Costos de entretenimiento – costos de entretenimientos y actividades sociales, y costos directamente relacionados con ello (p. ej.: entradas para espectáculos, eventos deportivos, comidas, alojamiento, etc.)

A-122: Gastos no permitidos y no reembolsables  (16) Multas y sanciones – por no cumplir con las leyes y los reglamentos (p. ej.: pagos atrasados del impuesto sobre la renta, seguro social, etc.)  (23) Interés sobre el capital tomado en prestado  (31) Costos de la organización, como tarifas para registros en el país  (45) Costos personales relacionados con la reubicación, entre ellos, los costos de adquisición de un nueva vivienda, las pérdidas por la venta de una casa anterior, pagos continuos de hipoteca de una casa vendida y los impuestos relacionados con los costos de reubicación reembolsables  (48) Costos de venta y comercialización de productos y servicios de la organización

A-122: Aprobación previa Definición de Aprobación previa Asegurar la autorización previa de la agencia que otorga la donación para incurrir gastos en aquellos artículos que requieren de la aprobación previa, según lo establecido en la Circular. 1.Generalmente se realiza por escrito. 2.Si un artículo que requiere de la aprobación previa es especificado en el presupuesto de una concesión, la aprobación del presupuesto constituye la aprobación de ese costo.

A-122: Se requiere la aprobación previa » Costos de publicación e impresión (41) » Viajes internacionales (55) Cada viaje al exterior aprobado » Horas extras (7), excepto en emergencias, funciones indirectas (p. ej: Contaduría/Administración) y cuando se realizan pruebas (p. ej.: pruebas de laboratorio) » Equipos y otros gastos de capital (15) » Gastos de vivienda y personales (19) » Costos para ayudar al participante (34), tales como estipendios, gastos diarios, viáticos, etc. » Costos previos a la concesión (38)