TEMA 11 La carta comercial

Introducción 11.1 La carta comercial 11.2 Los soportes físicos de la carta comercial 11.3 Estructura de la carta comercial 11.4 Estilo de las cartas comerciales 11.5 Clasificación de las cartas comerciales 11.6 Registro de correspondencia y documentación 11.7 Fases del registro de la entrada y salida de correo 11.8 Sistema de anotación en los libros de registro 11.9 Personalización de cartas y sobres 11.10 Confidencialidad en la información escrita

11.1 LA CARTA COMERCIAL La carta comercial es el sistema de comunicación escrita más utilizado por las empresas para iniciar, mantener y aumentar su actividad económica. Se deben tener en cuenta las siguientes condiciones: Evitar las faltas de ortografía Tratar los temas de forma independiente Utilizar un vocabulario amplio Huir del empleo excesivo del gerundio Evitar los pleonasmos No cometer cacofonía No abusar de formulismos

11.2 Los soportes físicos de la carta comercial Se usará un sobre rectangular cuyas medidas son 110x 220mm. Para situar correctamente la dirección del destinatario, se divide por la mitad mediante dos líneas imaginarias a lo largo y ancho. Cuadrante para los datos del remitente Zona de franqueo Forma correcta de colocar el sello y la firma Forma incorrecta de colocar el sello y la firma Cuadrante para los datos del destinatario

11.3 Estructura de la carta comercial La carta comercial se divide en 3 partes: Inicio Membrete: Razón social, apellidos, dirección postal completa, calle, numero, letra, código postal ,población de quien escribe la carta. Destinatario: Razón social, si se trata de una empresa, o el nombre comercial, o el nombre y los apellidos o ambos si es una persona física a quien va dirigida la carta comercial. Referencia Asunto Fecha

11.3 Estructura de la carta comercial Contenido: Saludo: Es la fórmula de cortesía dirigida al destinatario. Texto: Se trata del tema que origina la carta comercial. Final Despedida: Atentamente, Reciban un cordial saludo, les saluda atentamente. Antefirma: Figura la razón social de la empresa. HIERROS Y ACEROS S.A MANUFACTURAS S.L El Gerente El jefe de Ventas

11.3 Estructura de la carta comercial Final: Firma: METALSAL El jefe de Compras Fdo: Braulio Rivas Pou Anexo: Apartado que se utiliza cuando se adjunten a la carta comercial otros documentos o escritos. Posdata: Espacio reservado para incluir algún dato omitido en el texto de la carta.

11.4 Estilos de las cartas comerciales Se caracteriza por su extrema sencillez, comodidad y rapidez en el mecanografiado debido la distribución de las partes. Estilo moderno Igual que el estilo moderno, excepto en la despedida, antefirma y firma que se sitúa desde el centro de la carta hacia su margen derecho. Estilo moderno modificado En este estilo se utiliza la sangría de las fórmula del saludo y en cada uno de los párrafos o puntos y aparte que se escriba. Son mas fáciles de leer y apariencia mas agradable. Estilo profesional Nace en el marco de las actuales relaciones mercantiles, en las cuales son cruciales la rapidez de comunicación y la simplificación de los temas. Estilo evolucionado

11.5 Clasificación de las cartas comerciales A) Cartas de pedido: Es la carta comercial que escribe el cliente a un proveedor o proveedores para recabar información sobre los artículos que elaboran con el motivo de realizar un posterior pedido. De solicitud de información Se originan , en primer contacto, cuando la empresa cliente, una ves recibida y valorada la información que solicitó , formula el pedido en firme al proveedor seleccionado. Del pedido en firme: Son las cartas que emite el proveedor o vendedor al cliente comunicándole la aprobación del pedido formulado por éste. De aceptación del pedido

11.5 Clasificación de las cartas comerciales A) Cartas de pedido Estas cartas se han redactar, cuando así proceda, de tal forma que el cliente no se sienta ofendido para que no afecte a futuras relaciones comerciales De denegación del pedido Es la clase de cartas que envía el proveedor a los clientes adjuntando el documento o documentos motivo por la venta: factura comercial, letras de cambio…. Del cobro en firme:

11.5 Clasificación de las cartas comerciales B) Cartas de reclamación Tipo de carta que sirve para que el cliente ponga en conocimiento del proveedor alguna incidencia o anomalía detectada en el pedido servido: calidad, cantidad, envió equivocado de determinados artículos… De reclamación del pedido Estas se confeccionan cuando el deudor no ha cumplido con las condiciones de pago pactadas en el pedido. Su redacción ha de ser breve, mostrando firmeza por parte del reclamante para cobrar las deudas impagada, pero sin olvidar cierto grado de colaboración para alcanzar una solución satisfactoria. De reclamación del impagado

11.5 Clasificación de las cartas comerciales C) Cartas de ámbito general Cartas e entidades de crédito Cartas a compañías de seguros Cartas contables Cartas de informes personales

11.6 Registro de correspondencia y documentación El registro de la correspondencia, asi como de los diversos documentos que reciben y expiden las empresas y organismos oficiales), está respaldado, para las primeras, por la propia racionalización y organización del trabajo administrativo; y, para los segundos, por la obligatoriedad marcada en la ley. Estos registros se hacen mediante anotaciones en los denominados libros de registro. Aunque estos libros difieren según los fabricantes, en el fondo son muy parecidos debido a que lo que persiguen estos libros es ofrecer una pequeña referencia o descripción de la correspondencia o documentos recibidos expedidos, que se anotan cronológicamente. A causa de los avances tecnológicos que han experimentado los sistemas de comunicación, ya no solamente hacen falta libros que sirvan para registrar correspondencia postal, sino libros que han sido ampliados para llevar el registro de fax y del correo electrónico recibido y enviado.

11.6 Registro de correspondencia y documentación Los libros de registros se dividirán atendiendo al volumen de la correspondencia: Cuando tengamos un pequeño volumen de correspondencia y/o comunicaciones: Libro de entrada/Salida de correspondencia. Si la correspondencia es mayor dividiremos los libros de registro en Entrada y Salida. Cuando el volumen es considerable se recomienda la siguiente división: Libro entrada Libro salida Faxes recibidos Faxes expedidos. Registro de correo electrónico.

11.7 Fases del registro de la entrada y salida del correo Recepción/control: Fase en la que se recibe el correo o se acude a los buzones de las compañías. Registro: Se anota en el libro de registro de entrada el correo recibido, en sus diferentes clases. Correo recibido: -Correo postal -Fax -Correo electrónico. Apertura/lectura Se abre el corre recibido y se lee para conocer su contenido y obrar en consecuencia. Archivo Dependiendo del sistema de custodia de cada empresa, se envían copia o copias a la fase siguiente. Distribución Se hacen llegar el documento a la persona o departamento interesado, bien el original o una copia Comprobación/ordenación Se comprueban los anexos que pudieran tener la carta. Proceso general de recepción del correo en una empresa

11.7 Fases del registro de la entrada y salida del correo Ordenación Cuando la secretaría recibe el correo que debe expedirse, lo lee comprobando todos sus extremos Franqueo/ salida Se franqueará correctamente el correo, separando el franqueo normal, certificado, urgente, paquete. Registro Concluida la anterior fase, La secretaria anotara en los libros de salida los documentos pertinentes Para el correo que se envía: -Para el correo postal -Para el fax -Para el correo electrónico Plegado/ensobrado Se prepara la correspondencia para introducirla en sobres, cuidando muchos las coincidencias de las direcciones. Proceso general de salida del correo

11.8 Sistema de anotación en los libros de registro Se emplean dos sistemas: Manual: El documento que se va a registrar se valida de forma manuscrita. Primero se coloca la correspondencia que se va a registrar por orden, agrupándola por tipos. A continuación se toma como referencia el último número de registro anotado en el libro de que se trate, para utilizar el número correlativo para el próximo registro, y sucesivos. La validad del registro se lleva a cabo estampando el correspondiente sello fechador, que por regla general, contendrá los siguientes datos: Departamento, sección o unidad Si se trata de una entrada o salida. Número de registro Fecha de registro del asiento.

11.8 Sistema de anotación en los libros de registro. Informatizado: La validad de la documentación, así como la anotación de los asientos en los libros correspondientes, se lleva a cabo en una sola operación de toma de datos. En cuanto a su validación de la documentación se hace por impresora y constara como mínimo de: Unidad u organismo administrativo que registra. Ministerio, Autonomía o Corporación local al que pertenece. Número correlativo en la serie Fecha y hora de entrada y salida

11.9 Personalización de cartas y sobres Cuando haya que redactar uno debe procurar ponerse en el lugar del destinatario, adaptarse a su psicología y utilizar un vocabulario acorde con su formación y cultura. En el sobre se pondrán los mismo datos del destinatario que figuran en el apartado de inicio de la carta. Si se usa ordenador para la confección de carta comerciales, las señas o datos del destinatario que escribamos en la propia carta volverán a aparecer impresas en los sobres sin tener que volver a escribirlas. En el supuesto de que en la carta no aparezca las señas del destinatario , se acuda a los programas de emisión de etiquetas, que son de gran utilidad a la hora de imprimir direcciones autoadhesivas.

11.10 Confidencialidad en la información escrita Se analizará la confidencialidad de la información desde tres vertientes: ENTRE DOS PERSONAS PARTICULARES O PRIVADAS El secreto de confidencialidad de la carta está amparado por la ley, la violacíón de este secreto está penado. EN LAS RELACIONES EMPRESARIALES En las relaciones empresariales la confidencialidad viene otorgada por su sistema jerárquico, así como por la responsabilidad y grado de confianza dado por los jefes a los subordinados. DESTRUCCION CONFIDENCIAL En nuestro país no existe legislación al respecto, no obstante existen empresas dedicadas a la recogida y destrucción de documentos. También conviene indicar que las empresas están obligados por ley a garantizar y proteger el tratamiento de los datos personales de las personas físicas.