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SAYCOM ? (Sistema de Administración Y COntrol de Mantenimiento)

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Presentación del tema: "SAYCOM ? (Sistema de Administración Y COntrol de Mantenimiento)"— Transcripción de la presentación:

1 SAYCOM ? (Sistema de Administración Y COntrol de Mantenimiento)

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. FLUJOGRAMA DE MANTENIMIENTO 3. MODELO CONCEPTUAL REQUISICIÓN 4. INGRESO AL APLICATIVO INGRESO AL APLICATIVO 5. COORD. DE MANTENIMIENTO O ENCARGADO EN LA REGIONAL. COORD. DE MANTENIMIENTO O ENCARGADO EN LA REGIONAL 6. JEFE NAL. DE MANTENIMIENTO O ANALISTA NAL. DE MANTENIMIENTO. JEFE NAL. DE MANTENIMIENTO O ANALISTA NAL. DE MANTENIMIENTO 7. ANALISTA NACIONAL DE COMPRAS. ANALISTA NACIONAL DE COMPRAS 8. ENCARGADO DE ALMACÉN GENERAL. ENCARGADO DE ALMACÉN GENERAL

3 1. Objetivo Controlar los costos de mantenimiento y prestar un buen servicio a la operación.

4 2. Flujograma de requisiciones

5 2. Flujograma de compras

6 3. MODELO CONCEPTUAL REQUISICIÓN  REQUISICIÓN: Documento por el cual se relaciona la solicitud de repuestos para el mantenimiento de un vehículo.  CONSECUTIVO: Numero Automático asignado a los Documentos. Los dos primeros números son el consecutivo y los dos últimos la Regional que genera el documento eje. 13-01 Consecutivo 13 de la regional Bogota 01

7 4. Procedimiento. Ingreso al Aplicativo. En nuestra Intranet ubicamos la pestaña de Mantenimiento. Seleccionamos la opción “SAYCOM” (Sistema de Administración Y COntrol de Mantenimiento”. Digitamos el Usuario y el Password asignados.

8 5. COORD. DE MANTENIMIENTO REGIONAL O ENCARGADO. (Realiza la requisición de repuestos)

9 1. “CREAR REQUISICIÓN REPUESTOS”: Click en la Opción “Crear requisición repuestos: Digita el nombre Completo y el numero del cedula del Funcionario Responsable del trabajo. Opción 1 Digita el numero de la Orden de Trabajo Opción 2 Digita la placa Automáticamente el Sistema le mostrara la información del Vehículo (Línea y Modelo).

10 Selecciona el Item al cual se le solicitaran los repuestos El Sistema le informa cuantos repuestos se encuentran asociados al ITEM. Y los muestra en el desplegable

11 1. Selecciona el Repuesto 3. Click en Adicionar ítem.. 2. Digita la Cantidad de elementos 1.1 Selección del Repuesto cuando se encuentra dentro de los repuestos Sugeridos:

12 1.2 Selección del Repuesto cuando NO se encuentra dentro de los repuestos Sugeridos: 2. Digita una parte del nombre de repuesto. 3. Click “Buscar” 4. Selecciona el Repuesto 6. Click en Adicionar ítem.. 1. Debe tener Seleccionado el ITEM” al cual va a adicionar el repuesto a Buscar 5. Digita la Cantidad de elementos

13 Pasa a estado “creada” se envia correo automatico al Jefe Nal de Mtto. Realiza el proceso de selección del repuesto y se da Click en “adicionar Item” por cada repuesto que se va a solicitar Click en Grabar Click en Aceptar

14 1.3 Opción de Eliminar un repuesto Adicionado Click “Aceptar” Selecciona el Repuesto que desea Eliminar de la Requisición y “Cick” en “Eliminar“

15 6. JEFE NAL. DE MANTENIMIENTO O ANALISTA NAL. DE MANTENIMIENTO. (autorizan los repuestos de las requisiciones realizadas)

16 1. AUTORIZACIÓN REQUISICIÓN. Al ingresar al aplicativo el Sistema le Filtrara las requisiciones que se encuentran creadas. Click sobre el Numero del Consecutivo de la Requisición que se va a aprobar

17 1. AUTORIZACIÓN REQUISICIÓN. Valida las Cantidades de repuestos Solicitadas Click “Aprobar Repuestos” Se verifican las cantidades de Repuestos que se van a aprobar de acuerdo a la necesidad de la reparación Click “Aceptar”

18 1. PANEL DE CONSULTA. Cuando existe Inventario Pasa a estado “Inventario Disponible” y pasan al Almacen para su alistamiento y Despacho. Cuando No existe inventario Pasa a estado “En compras” se envia correo automático al Jefe de Compras. Se puede realizar la consulta de las requisiciones por los siguientes Filtros. Regional Estado Placa Click “Buscar”.

19 7. ANALISTA NACIONAL DE COMPRAS. Cotiza analiza y realiza la compra de los repuestos requeridos.

20 1. COMPRA DE REPUESTOS Al ingresar al aplicativo el Sistema le Filtrara las requisiciones que se encuentran para proceso de compras. Click sobre el consecutivo de la requisición que va a gestionar Click para seleccionar los proveedores que se invitaran a Cotizar (2 )

21 2. Click “Grabar proveedores” 1. Se selecciona el proveedor o Proveedores Click para ingresar los valores de las Cotizaciones Recibidas (2 ) El Sistema envia un correo automático solicitando la cotización al Proveedor seleccionado de los repuestos requeridos..

22 1. Digita el Valor de la de la Cotización antes de IVA 2. Selecciona el almacén donde será entregado el Repuesto 3. Click “Grabar Cotización” 1. Generar Ordenes de Compra en Formato (FCOMP03) 2. Aceptar

23 En esta pestaña el Sistema le mostrara cuantas Ordenes de Compra están pendientes por entregar de los proveedores 1. PANEL DE SEGUIMIENTO.

24 8. ENCARGADO DE ALMACÉN REGIONAL. Recibe los repuestos del proveedor Entrega los repuestos al taller Realiza el traslado de repuestos entre reg. Controla la devolución de repuestos usados.

25 8.1.1 “ENTRADAS AL ALMACÉN” PROVEEDOR LOCAL E INGRESO AL INVENTARIO 1. Click “Entradas almacén Reg.). 2. Selecciona el Proveedor 3. Click “Buscar Ordenes compra”. 1. Se puede realizar la Búsqueda de las Ordenes pendientes por el estado 2. Click “Buscar ordenes compra”

26 Click “Sobre el numero de la Orden Que se va a recibir” 2. Se confirma la cantidad de elementos a recibir 1. Se digita el Documento con el que se reciben los repuestos 3. Click “Recibir orden compra” 8.1.2 “ENTRADAS AL ALMACÉN” PROVEEDOR LOCAL E INGRESO AL INVENTARIO

27 Click “Aceptar” Click “Sobre el Numero de la Entrada al Almacén para Imprimirla” 8.1.2 “ENTRADAS AL ALMACÉN” PROVEEDOR LOCAL E INGRESO AL INVENTARIO

28 Se imprime el documento de entrada del Almacén (FCOMP07)Firma El responsable del almacén “Quien recibe el repuestos” 8.1.3 “ENTRADAS AL ALMACÉN” PROVEEDOR LOCAL E INGRESO AL INVENTARIO

29 8.2 SALIDA DEL ALMACÉN”. 1. Click “Salida de Almacén). 2. Click “Buscar Se Selecciona la Orden de traslado que se va a recibir “Click” (Opcional) Se Puede realizar la búsqueda por el numero de placa del Vehículo.

30 1. Confirma el nombre del funcionario quien recibirá los repuestos 2. Confirma la cantidad de repuestos a entregar 8.2 “SALIDA DEL ALMACÉN”

31 1. Confirma la cantidad de repuestos a recibir 2. Selecciona el motivo de cambio del repuesto 3. Click “ Recibir devolución de repuestos” 4. Click “Aceptar” 5.Click “Aceptar” 8.2.1 “SALIDA DEL ALMACÉN” RECEPCIÓN DEL REPUESTO USADO.

32 6. Click “ Generar Salida” 8.2.2 “SALIDA DEL ALMACÉN”. 7.Click “Aceptar”

33 “Click” sobre el numero de la Salida que se va a imprimir Se imprime el documento de Salida del Almacén (FMANT13) Se hace Firmar del funcionario como “acuse de recibido” 8.3 “SALIDA DEL ALMACÉN”

34 8.3 ENTRADA AL ALMACÉN “RECIBIR ORDEN DE TRASLADO” “TRASLADO DE ALMACÉN GENERAL O REGIONAL”. 1. Click “Recibir orden de traslado). 2. Click “Buscar Se Selecciona la Orden de traslado que se va a recibir “Click”

35 1. Se confirma la cantidad de elementos a recibir 2. Click “Recibir orden de traslado” Click “Aceptar”

36 Selecciona “Ordenes de traslado” 2. Click “Crear orden de traslado” 1. Se confirma el numero de repuestos a trasladar. 8.4 SALIDA DEL ALMACÉN POR TRASLADO “ORDEN DE TRASLADO” TRASLADO PARA ALMACÉN GENERAL O REGIONAL.

37 se digita el numero de la Guía del despacho Click “Aceptar” Click “Crear Orden de Traslado”

38 4.EJERCICIO PRACTICO Finalizando la capacitación se habrá realizado un ciclo completo en el aplicativo El éxito de proyecto depende del compromiso de sus integrantes.


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