MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA UNIDAD DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA Y ARCHIVO I SEMESTRE 2012 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN- SGC ATENCION AL CIUDADANO.

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1 MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA UNIDAD DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA Y ARCHIVO I SEMESTRE 2012 INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN- SGC ATENCION AL CIUDADANO EN PLATAFORMA MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA

2 1.- Generalidades La medición de indicadores y evidencias del servicio, han permitido a la Unidad de Administración Documentaria y Archivo, optimizar las actividades que realiza. Se tiene mayor orden de los registros, así como mejor tiempo de atención a los usuarios externos e internos, para la recepción de documentos y en la derivación rápida de los documentos ingresados por Mesa de Partes; también se ha logrado reducir el porcentaje de nuestros “Productos no Conformes”.

3 MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA Análisis de los indicadores Durante el Primer Semestre del año 2012, la Mesa de Partes de la Corporación Municipal, ha recibido un total de 17,830 documentos. Los indicadores reflejan un resultado positivo en la atención y esta condición se ha mantenido mes a mes. Se ha realizado una rotación de los operadores de Mesa de Partes; de manera que, actualmente, los tres servidores se encuentren igualmente aptos para la atender la recepción de documentos.

4 MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA Indicadores MetaEneroFebreroMarzoAbrilMayoJunio % Ciudadanos Satisfechos90.00%100%97.10%100% % Tiempos de espera deficientes e inaceptables 6.00%0.90%0.30%0.60%0.55%1.77%0.45% % Turnos Abandonados3.00%0.33%0.26%0.36%0.25%0.06%0.26% % Productos no Conformes4.00%0.36%0.35%0.26%0.04%0.20%0.13% Quejas o Sugerencias90.00%100% MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA 2.- RESULTADO Y ANALISIS DE INDICADORES

5 MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA 3.- SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS SAM 01-2012: Se detectó el registro de expedientes en el Sist. de Trámite sin grabar el “domicilio fiscal”. Sin embargo, no es factible para el operador de Mesa de Partes culminar el registro de un documento, si falta un dato de la ficha de producto, el problema se originó en la solicitud generada en otro módulo. No debe permitirse grabar un registro, sin datos completos. SAM: 04-2012: Se detectó en más de una ocasión que el documento denominado “Resumen de Inspecciones”, que diariamente se remite por correo a los aseguradores, no registraba información real: Mesa de Partes no exhibía “folletería” por no contar con repositorios de acrílico y el operador de la ventanilla 11, no contaba con una silla que respondiera a las características de la Plataforma; sin embargo, el “resumen de inspecciones” omitió reflejar esta situación, por más de dos semanas.

6 MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA 4.- RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA. - A pesar de haberse modificado el formato de encuesta y/o el levantamiento de información, el Indicador correspondiente a la “Satisfacción del Ciudadano”, continúa arrojando una satisfacción continua del 100%; por lo que se sugiere cambiar la forma y/u horas de realizar la encuesta. - Designar un suplente para la atención del módulo de quejas, en ausencia del titular. - Iniciar capacitación de Aseguradores suplentes. - Implementar la medición del indicador “tiempo de atención” de los operadores.

7 MUNICIPALIDAD DE SAN BORJA GRACIAS..!!