GIDT-PTI-RCA / OPLAN / VIMEP / ODISC OP5 - GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL Andrés Ernesto Salinas Duarte Bogotá, diciembre 19 de 2014.

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1 GIDT-PTI-RCA / OPLAN / VIMEP / ODISC OP5 - GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL Andrés Ernesto Salinas Duarte Bogotá, diciembre 19 de 2014

2 PROYECTO 7. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Cumplimiento – 100% RESULTADOS: Definición de 10 indicadores para la construcción del Cuadro de Mando Integral - CMI del Modelo de Inteligencia de Negocios de la UNAD. Identificando los indicadores estratégicos o de impacto que midan la gestión de la UNAD. 6 indicadores relacionados con las Responsabilidades Sustantivas de la UNAD y 4 indicadores estratégicos adicionales.

3 Documentación del Modelo de Inteligencia de Negocios de la UNAD, abarcando Contexto, definición de objetivos, niveles, ventajas de la implementación, arquitectura del modelo, productos de la aplicación de BI, Metodología de Planificación Estadística, entre otros. Implementación de la metodología de Planificación Estadística Institucional desarrollada por el DANE para la identificación de productores y usuarios de la información estadística de la UNAD. Desarrollo de un sistema que convierte los datos de RCA en consultas dinámicas en tiempo real con graficas para la consulta de información académica a los directivos de la institución. PROYECTO 7. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL Sistema Integrado de Información Cumplimiento – 50%

4 PROYECTO 7. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL Programa de Gestión Documental Cumplimiento – 100% Desarrollar la estrategia del programa de Gestión Documental Física y Electrónica en la universidad de acuerdo con la política cero papel, cumpliendo con los requerimientos del Archivo General de la Nación y Gobierno en Línea, en relación al seguimiento y actualización. Actividades Parametrización 4 fases implementación Gestor Documental. Actualización del INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL Capacitación a funcionarios públicos y contratistas de la institución relación a todo el procedimiento de Gestión Documental Se dio aplicabilidad del Programa de Gestión Documental FÍSICO Y ELECTRÓNICO verificable con las visitas de inspección ocular (PRESENTACIÓN SIGEDO) Se Realizaron 33 visitas de Inspección Ocular al cumplimiento de las acciones de mejora propuestas en el SSAM. FI-GQ-GCMU-004-015 V. 001-17-04-2013

5 PROYECTO 7. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL Diplomado Gestión Documental Cumplimiento – 100% Puesta en marcha del Diplomado: Gerencia en Gestión de Documentos y Administración de Archivos, con el fin de fortalecer las alternativas de sostenibilidad financiera de la UNAD. Actividades Diseño y puesta en marcha del diplomado Promoción y divulgación de la oferta académica del diplomado al público en general a nivel nacional Segundo semestre se realizo la Primera cohorte del Diplomado FI-GQ-GCMU-004-015 V. 001-17-04-2013

6 META %ESTRATEGIAALCANCEEVIDENCIA COMUNICACIÓN DIGITAL 100Activación de la estrategia comunicacional por medio de Google adwords SEM (Search Engine Marketing) Generó un alcance para: 9500 prospectos. Cubrimiento nacional y acceso desde cualquier dispositivo móvil. Participación de directores de zona. POLITICA DE COMUNICACIÓN PUBLICA 100Formalización del documento versión sobre Política de Comunicación Publica UNAD Estamentos Institucionales UNAD Cliente externo ( estudiantes, Instituciones publicas privadas) Comunicación organizacional Comunicación informativa Medios de comunicación http://sgeneral.unad.edu.co/images/d ocumentos/resoluciones/2014/resoluc ion_5342_politica_de_comunicacion_p ublica.pdf ARCHIVO AUDIOVISUAL 90Adaptación de recurso tecnológico con incorporación de una SAN. En proceso. Almacenamiento digital de productos terminados audiovisuales producidos por la institución. CANAL UNAD 100Distribución de contenidos vía streaming un resultado atribuido a la producción televisiva y audiovisual institucional. Se supera la meta con 202 contenidos incorporados Así mismo, se incorpora contenido audiovisual en el canal institucional de Youtube. https://www.youtube.com/user/unive rsidadunad http://canal.unad.edu.co/ Proyecto 7. Gestión de la información y del conocimiento institucional

7 META %ESTRATEGIAALCANCEEVIDENCIA COMUNICACIÓN INFORMATIVA 100Información y comunicación distribuida por UNAD Noticias TV, RUV Noticias y Boletín Virtual Unadista. Estamentos Institucionales UNAD estudiantes, Instituciones publicas privadas. 591 publicaciones para boletín virtual, 13 Unad Noticias TV y 40 RUV Noticias. PROYECTOS ESPECIALES- 100Diseño, desarrollo, e implementación de APPs,, Tótem Informativo, realidad aumentada, juegos interactivos y plataforma CAVI, logra poner a disposición de los usuarios la aplicabilidad de 24 APPs para celulares y tablets. Acceso instantáneo a contenidos RADIO UNAD VIRTUAL 100comunicación organizacional, informativa de y promocional divulgación de la cultura y la educación orientada hacia la comunidad Unadista y el público en general Alcance nacional e internacional para afianzar el conocimiento, la formación, la información, y el esparcimiento. Participación de las zonas el motor de sostenibilidad en cuanto a contenidos y conformación de nuevas audiencias. http://ruv.unad.edu.co/ TELEVISION ABIERTA 100Emisión de programas televisivos por señal institucional y zoom canal universitario. Educación y Desarrollo, Con Olor a Región y Ciencia y Tecnología 124 emisiones realizadas a nivel nacional por televisión abierta para el público en general y a nivel internacional por streaming. http://www.senalinstitucional.gov.co/micrositio/educaci%C3%B 3n-y-desarrollo http://www.senalinstitucional.gov.co/micrositio/con-olor- regi%C3%B3n http://www.zoomcanal.com.co/ Proyecto 7. Gestión de la información y del conocimiento institucional http://noticias.unad.edu.co/ http://ruv.unad.edu.co/index.php/informativ o/ruv-noticias https://www.yo...v=4-8BRJ5ZLCw http://academia.unad.edu.co/es tudiantes/servicios/aplicaciones -para-moviles http://canal.unad.edu.co/movil

8 META %ESTRATEGIAALCANCEEVIDENCIA AREA WEB CONFERENCE 100Implementación del nuevo sistema web conferfence para dinamizar la comunicación organizacional e informativa. 1920 servicios activados asociados con eventos de orden académico y administrativo. Alcance del sistema para ser usado en dispositivos móviles. https://docs.google.com/a/unad.edu.co/spread sheet/ccc?key=0AqUV8t9sYzL4dGowUjNiaUpJQ zJubXU4emZqb2REUHc&usp=drive_web#gid=5 PORTAL INSTITUCIONAL 100Implementación del portal institucional UNAD para consulta en dispositivos móviles. En la actualidad cualquier usuario que quiera consultar información de la UNAD puede adquirirla a través de celulares o tablets. Mas de 1900 productos asociados con diseño grafico para comunicación visual. Implementación de portal UNAD Florida. 425 contenidos informativos para el portal institucional en ingles www.unad.edu.co www.unad.us http://en.unad.edu.co/ Proyecto 7. Gestión de la información y del conocimiento institucional

9 PROYECTO 8. BUEN GOBIERNO 2013 Dieciocho (18) buenas prácticas registradas Se autorizó el uso de firma digital mediante resolución; Se implementó firma digital por medio de Token P12; Se adquirió el servidor de la aplicación web para la firma digital de Certicámaras; Se implementó el sistema e-título y Diploma Digital. Se llevó a cabo el registro de 5 aplicaciones y 60 registros de propiedad intelectual de la UNAD en la Dirección Nacional de Derechos de Autor. Se llevó a cabo un 25% de avance en la implementación de mecanismos motivacionales preventivos que generen en los servidores públicos alta calidad en el desempeño de sus funciones. Se generó el código de ética, el cual no alcanzó a ser formalmente aprobado. Se avanzó en un 65% en la generación estrategias para minimizar los riesgos o debilidades en la aplicación de los procesos de conformidad con las conductas objeto de actuación disciplinaria. 2014 Sistema de firma digital con estampa cronológica y sistemas SSL para ingreso y transmisión de datos seguros desde la página web de la UNAD. Se llevó a cabo el registro de 67 registros de propiedad intelectual de la UNAD en la Dirección Nacional de Derechos de Autor. Se llevó a cabo un 100% de cumplimiento en la implementación de campañas motivacionales preventivas que generen en los servidores públicos alta calidad en el desempeño de sus funciones. Se dio un 100% de cumplimiento en la Identificación de conductas mas reiteradas que generan el inicio de actuaciones disciplinarias con el fin verificar y/o proponer acciones de mejora de parte de las Dependencias involucradas.

10 PROYECTO 8. BUEN GOBIERNO Microfilmación Series documentales de conciliaciones Bancarias, Declaraciones Tributarias, Registros Académicos y registros de Alumnos Graduados de los años 2005 a 2010 GRAN TOTAL 1. 050.231 Imágenes Proyectadas 300.000 realizadas 312.731 imágenes A 31/12/2013 103.170 Digitalización Realizar la Digitalización de los Actos Administrativos del Archivo Central Histórico de los años 2002 a 2011 Realizados a 2013 72.573 Proyectado 2002 a 2011 realizado 2002 a 2014 Total 209.882 A la fecha 282.455 En promedio de 3 folios por imagen o registro

11 Estrategia Gobierno en Línea – Manual GEL 3.1 2013 Cumplimiento de un 70% de Manual GEL 3.1, fortaleciendo la UNAD en temas de Gobierno Electrónico. Se ajustó el funcionamiento del portal institucional, acorde con las políticas de gobierno en línea Manual GEL 3.1. Se llevaron a cabo las fases de capacitación, Planeación, Transición y monitoreo de la adopción de protocolo IPv6 en 11 sedes de la UNAD. 2014 Cumplimiento de un 89% promedio de los 6 componentes de Manual GEL 3,1, fortaleciendo la UNAD en temas de Gobierno Electrónico: (Institucionalización GEL, IPV6, SGSI, GreenIT, Caracterización de Usuarios, Espacios para interacción, Trámites y servicios en Línea, Uso de Medios Electrónicos, Construcción Participativa, entre otros (Cluster 37%/VIMEP 19%/GIDT 27%/SGRAL 11%/THUM 4%). Se ajustó el funcionamiento de la totalidad de portales institucionales en zonas, acorde con las políticas de gobierno en línea GEL Manual 3.1 cumpliendo con el 100% (VIMEP/NODOS). Se llevaron a cabo las fases de Capacitación, Planeación e inicio de Transición de la adopción de protocolo IPv6 en 5 sedes de la UNAD en un 83% (Pitalito, Pasto, Duitama, Cartagena, Santa Marta). PROYECTO 8. BUEN GOBIERNO

12 - Renovar el contrato Marco de Conectividad (100%) PROYECTO 9. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN Y TECNOLOGÍA

13 - Logros Renovación Contrato Marco de Conectividad PROYECTO 9. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN Y TECNOLOGÍA

14 - Incorporar mediante la modalidad de arrendamiento Leasing (75%) PROYECTO 9. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN Y TECNOLOGÍA

15 - Integrar en el proceso de aprendizaje un sistema de Proctoring 21 Centros(100%) PROYECTO 9. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN Y TECNOLOGÍA

16 Se adjudico el contrato de licenciamiento de software para la UNAD que incluye Microsoft, Adobe, Webconference y demás licencias necesarias para la operación. 100% Renovar las herramientas de licenciamiento de software para la operación Campus Virtual y Actividades institucionales Se realizó la compra instalación y configuración del equipo Checkpoint DDoS Protector Appliance 1006 en el NAP de las Americas en Miami. 65% Implementar un sistema de detección de intrusos IDS Fortalecimiento de la PTI mediante la adquisición y puesta en funcionamiento de Blade, Switch, Licenciamiento de software para detección de vulnerabilidades WEB y de servidores. 70% Actualizar Infraestructura tecnológica NAP Se llevo a cabo la adjudicación del contrato de repuestos a través del cual se realiza el mantenimientos de equipos y capacitación tecnológica 100 % Realizar contrato de mantenimiento para fortalecer el sistema de equipos de cómputo, comunicaciones, audio y webconference PROYECTO 9. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN Y TECNOLOGÍA

17 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE LOS LOGROS OP5  88,1 % PR7  86 % PR8  95,5 % PR9  84,9%

18 METAS NO LOGRADAS PR7 Identificar, definir y proponer 10 indicadores estratégicos para la construcción del Cuadro de Mando Integral - CMI del Modelo de Inteligencia de Negocios de la UNAD - Zonas Lograr el 10% de efectividad de la estrategia de comunicación digital segundo periodo PR8 Avanzar en la articulación para una UNAD más eficiente, transparente y participativa, por medio de la implementación del Manual GEL 3.1 teniendo en cuenta la complejidad de las principales metas planteadas, principalmente las relacionadas con Gobierno en Línea en cuanto a implementación de cadenas de trámites, IPv6 y SGSI. Adoptar el protocolo IPV6 en la red LAN y WAN en 5 centros de la UNAD. PR9 Implementar un sistema de administración de Back Up Implementar mejoras en al menos 4 centros de la UNAD

19 CONCLUSIONES Y PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO PARA EL 2015 Realizar el desarrollo y pruebas piloto de la aplicación del Sistema de Información Gerencial, para que permita la interacción de variables institucionales y generación automática de indicadores que permita la toma de decisiones Adelantar acciones preventivas tendientes a la disminución de conductas reiteradas que afecten el normal funcionamiento de la Universidad, así como los procesos disciplinarios existentes y a los que se deba dar apertura en el año 2015 con ocasión a la afectación al deber funcional. Articular la UNAD a los nuevos lineamientos GEL para seguir fortaleciendo y avanzando en la Gobernabilidad a partir del aprovechamiento de las TIC. La consolidación de metas que contribuyen al perfeccionamiento del plan de desarrollo en lo que refiere a la infraestructura de comunicación y tecnología, deben estar alineadas con las vigencias de los contratos de tecnología existentes, en pro que el desarrollo de estos no se haga a destiempo.

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