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Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010 LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 2ª Sesión formativa Entidades participantes: Coordinadora Aragonesa de.

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Presentación del tema: "Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010 LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 2ª Sesión formativa Entidades participantes: Coordinadora Aragonesa de."— Transcripción de la presentación:

1 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 2ª Sesión formativa Entidades participantes: Coordinadora Aragonesa de Voluntariado Federación Aragonesa de Solidaridad de febrero de 2010 PROYECTO PLANES ESTRAT É GICOS REDES ARAG Ó N

2 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Preparación Proceso. Decisión de Inicio. Comité de Planificación Definición de Involucrados y de su participación Calendario Análisis de involucrados o grupos de interés Valores /Ideario Misión Análisis Externo (el entorno) Amenazas y Oportunidades Análisis Interno Fortalezas y Debilidades Visión Formulación Estrategias Seguimiento Comunicación Implantación DAFO Fase I Fase IIFase III Fase IV Fase V Histórico Grupos internos Grupos externos Adaptación de

3 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Refrescando el DAFO Las decisiones institucionales La visión Las alternativas estratégicas (análisis CAME) Factores críticos de éxito El sistema de seguimiento y evaluación La comunicación y difusión del Plan Estratégico La redacción del Plan Estratégico Los planes operativos CONTENIDO

4 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN REFRESCANDO EL D.A.F.O.

5 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN El análisis DAFO es una herramienta utilizada para realizar un diagnóstico organizativo y del entorno que afecta a una organización ANÁLISIS D.A.F.O. El análisis DAFO sirve para identificar los puntos críticos que una entidad debe tener en cuenta a la hora de formular estrategias de cara a los próximos años

6 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN CONFIGURACIÓN DE LA MATRIZ DAFO ANÁLISIS DEL ENTORNO ANÁLISIS INTERNO A MENAZAS Condicionantes cuya influencia sobre la organización habrá que mitigar o reducir O PORTUNIDADES Elementos que ofrecen potencialidades y que pueden marcar la dirección a seguir F ORTALEZAS Los elementos facilitadores y palancas para avanzar D EBILIDADES Los elementos a corregir

7 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN ANÁLISIS INTERNO Historia Evolución actividad Usuarios Estructura-Actividad Empleados Alianzas y colaboraciones Financiero ANÁLISIS EXTERNO Necesidades y expectativas Informe del entorno Elaboración D.A.F.O. ANÁLISIS D.A.F.O. …¿qué vamos a hacer? Ideas fuerza Vamos a clasificar los puntos críticos que hemos identificado en el análisis

8 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN DEBILIDAD La financiación DEBILIDAD Excesiva dependencia de la financiación pública en la modalidad de subvención NO SI

9 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN

10 DEBILIDADES (Organización-análisis internoFORTALEZAS (Organización-análisis interno) 1.- RECURSOS HUMANOS - Carencia de gestión de Recursos Humanos - Formación específica y actual - Escasa formación especializada del Equipo de xx - Falta de personal técnico - Falta de planes de desarrollo adecuados 1.- EQUIPO TÉCNICO - Dentro del Equipo existe una buena relación y buena comunicación - Unión y sentido de pertenencia a la entidad por parte de los trabajadores y voluntarios - Compañerismo - Buena disposición de los técnicos - Equipo unido con ganas de trabajar y crecer - Buena relación entre los voluntarios, trinitarios y técnicos - Técnicos jóvenes y con ganas de aprender 2.- FAMILIA TRINITARIA - Dirección trinitaria cambiante (Dependencia de Capítulos Provinciales…) - Pocos trinitarios se identifican y sienten suya la Fundación 2.- VOLUNTARIADO - Voluntariado variado y con ganas de trabajar - Voluntariado comprometido 3.- DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD (calidad del servicio) - Falta de evaluación: hace falta evaluar cada proceso y mantener una evaluación periódica - Falta de delimitación del trabajo - Falta de personal técnico - Falta de personal en los programas - Falta de especialización en los servicios y programas - Falta de itinerarios de inserción social respetando los procesos personales: trabajo con la persona de forma integral; trabajo en un proyecto de vida de los beneficiarios; trabajo y apoyo psicosocial… - Programas muy diversos - No se tiene en cuenta la planificación acordada ni sus herramientas - Falta de reinserción 3.- FAMILIA TRINITARIA - La Familia Trinitaria aporta muchos activos y recursos humanos - Formar parte de un organismo más amplio para darnos a conocer mediante la página web, revistas de los trinitarios, cofradías, colegios… - Apoyo personal y económico 4.- GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN - Necesidad de crear un departamento económico que gestione a nivel global - Área de gestión muy débiles - Falta de planificación: es necesario clarificar los proyectos de futuro en las delegaciones - Desconocimiento de las necesidades sociales - Falta de herramientas de gestión - Falta de un sistema de calidad - Poca interrelación entre los delegados, directores y técnicos 4.- DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES - Capacidad de escucha y adaptación - Confianza del Patronato en el trabajo de los técnicos - Objetivos claros 5.- FINANCIACIÓN - Financiación inestable - Excesiva dependencia de subvenciones - Escasez o falta de iniciativa en la autofinanciación - Falta de formación en nuevas líneas de financiación 5.- FINANCIACIÓN - Diversificación de fuentes de financiación - Diversificación del campo de trabajo por la diferencia de perfiles de nuestros beneficiarios (reclusos, exreclusos, sin techo, inmigrantes…) - Apoyo económico de la Familia Trinitaria 6.- IDENTIDAD CORPORATIVA (visibilidad, sentido de pertenencia…) - Poca atención a socios colaboradores - Poca presencia en redes y Ong´s - Falta sensibilización y dar a conocer la labor que realizamos - Pocos trinitarios se identifican y sienten suya la Fundación. 6.- IDENTIDAD CORPORATIVA - Reputación positiva en el entorno

11 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN OPORTUNIDAD (Entorno-análisis externo)AMENAZAS (Entorno-análisis externo) 1.- RESPONDEMOS A NECESIDADES SOCIALES - Recurso bien definido y escaso - Necesidad de este recurso ante la Administración Pública - Aumento de usuarios 1.- MICROAMENAZAS - Variabilidad del perfil de los beneficiarios - Aumento de usuarios - Los beneficiarios son población dinámica - Falta de reinserción - Dirección trinitaria cambiante: Capítulo Provincial - Rechazo social de los usuarios 2.- APOYO - Confianza de las Administraciones Públicas en nuestra labor - Coordinación con otras instituciones locales - Afecto y apoyo que genera la Orden y sus símbolos - Apoyo de personas públicas y conocidas 2.- MACROAMENAZAS - No adaptación de nuestros Centros a la legislación vigente - Cambio continuo de la legislación - Dependencia de la política social para las subvenciones - Crisis económica 3.- FORMACIÓN - Recursos del entorno respecto a la formación social de cara a estrategias de futuro 4.- FINANCIACIÓN - Posibilidad de conciertos, convenios con entidades públicas y privadas

12 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Refrescando el DAFO Las decisiones institucionales La visión Las alternativas estratégicas (análisis CAME) Factores críticos de éxito El sistema de seguimiento y evaluación La comunicación y difusión del Plan Estratégico La redacción del Plan Estratégico Los planes operativos CONTENIDO

13 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN LAS DECISIONES INSTITUCIONALES: LA VISIÓN

14 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN ¿CUÁL QUEREMOS QUE SEA EL RESULTADO? ¿Cómo queremos que sea el futuro de nuestra organización? (visión interna) ¿Cómo queremos que sea la nueva realidad tras nuestra intervención? (visión externa) ¿Cuál es nuestra VISIÓN?

15 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN La visión es una imagen futura, ambiciosa pero realista, de los logros de la organización al haber alcanzado con éxito su MISIÓN ¿Qué es la visión? ¿Qué debe responder? La visión debe … Breve y clara descripción de cómo el mundo mejoraría si la organización alcanza todas sus metas y objetivos ¿Cómo sería la sociedad o el mundo si la organización es exitosa en todo lo que se propone alcanzar? ¿Cómo queremos que sea nuestra organización en el futuro? Ser desarrollada con la participación de todos los stakeholders y ser comprendida por todos Tener un horizonte de 5-10 años Ser corta, preferiblemente limitarse a una sola frase Expresar objetivos realistas y alcanzables Inspirar entusiasmo y motivar Originarse de necesidades locales ¿Por dónde comienzo? Preguntar a los miembros de la organización, voluntarios y usuarios cómo creer que se pueden cambiar las cosas beneficiando a los usuarios, a la sociedad y al mundo en general Crear un listado de palabras, frases o ideas que identifiquen a la organización Buscar un lenguaje y conceptos que cuenten con el apoyo de todos

16 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN …resumiendo La VISION describe la imagen que la organización quiere tener en el futuro, es la declaración del tipo de organización en la que deseamos convertirnos. La visión planteada debe ser realista, conjugar los valores y la cultura organizacional de la institución y propiciar la motivación personal y profesional de las personas de la organización. Tiene que comprenderse fácilmente y a su vez ser reconocida y compartida por las personas de la organización. La visión es revisable periódicamente.

17 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Para entender claramente la ambición de la ONG, es recomendable comenzar por la articulación de una VISIÓN interna El reto es escribir una visión lo suficientemente grandiosa como para inspirar y motivar a alcanzarla, pero a la vez lo suficientemente realista como para que todos crean que se puede lograr Visión Interna Descripción de la organización cuando está operando de la manera más eficientemente posible Visión Externa Declaración que describa cómo el mundo mejorará o cambiará si la organización alcanza sus objetivos

18 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN EJEMPLO DE VISIÓN Ser una asociación reconocida y distinguida en nuestra comunidad por el desarrollo de acciones que promueven la integración social y la normalización y que presta servicios integrales y de calidad, para la satisfacción de las necesidades de las personas con discapacidad intelectual y sus familias. Aspiramos a que la Fundación se consolide como entidad de referencia en materia de accesibilidad en comunicación, de forma que preparemos y consolidemos una sociedad en la que se incremente el bienestar social y la igualdad de oportunidades, sin discriminaciones por discapacidad entre su ciudadanía.

19 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PRÁCTICA Definir la VISIÓN de la organización

20 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Check-list para evaluar la VISIÓN CUESTIONES A RESPONDERSINO ¿Expresa una situación imaginaria pero poco realista desde donde estamos y que no puede ser alcanzada? x ¿Expresa una necesidad de la sociedad? x ¿Es esta una visión consensuada entre los miembros de los órganos de gobiernos y de las personas de la organización en general? X ¿Es una visión futura de la organización? X ¿Es una visión futura para la actividad objetivo de la organización? x ¿En ella se fundamenta la misión? x

21 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN LAS DECISIONES INSTITUCIONALES: Las alternativas estratégicas (objetivos estratégicos) - El Análisis CAME -

22 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Retos principales del proceso de reflexión y definición de alternativas estratégicas –Confrontar a un sector sin fines de lucro en cuanto al reto de alinear la misión con la viabilidad financiera –Poder tomar decisiones consensuadas que tengan el apoyo no sólo de los líderes, sino de todos los miembros de la organización –Poder regresar a análisis anteriores y profundizar sobre ellos, inclusive revisar la misión nuevamente en caso de ser necesario

23 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Se derivan de los puntos críticos identificados en el diagnóstico. Es habitual que surjan de la reconversión de un problema o situación negativa. Deben ser: –Concretas y bien definidas –Breves –Claras (no grandilocuentes, genéricos, abstractos...) –Medibles (¡luego tendremos que evaluarlos!!) –Alcanzables (¡¡realismo, realismo, realismo...!!) –Coherentes con la identidad corporativa –Orientados a cambiar situaciones –Consensuados (todo lo posible dentro de la organización) Definición de alternativas estratégicas

24 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN

25 Metodología propuesta Los EJES o LÍNEAS ESTRATÉGICAS vendrán determinados por los temas o aspectos que hemos identificado en el DAFO, normalmente en las debilidades. Para cada EJE o LÍNEA ESTRATÉGICA estableceremos un OBJETIVO GENERAL.

26 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN La norma general es que para cada DEBILIDAD y FORTALEZA vamos a proponer una alternativa estratégica ( OBJETIVOS ESPECÍFICOS ), teniendo presenten las OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno Metodología propuesta

27 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Metodología propuesta EJES o LÍNEAS ESTRATÉGICAS OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECÍFICO 1 OBJETIVO ESPECÍFICO 2 OBJETIVO ESPECÍFICO 3 Calificación del Tipo de Estrategia (Análisis CAME)

28 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN potencialidades riesgos desafíoslimitaciones

29 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PRÁCTICA Definir OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

30 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Ejemplo

31 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

32 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Factores críticos del éxito (FCE): Conjunto de obstáculos que deben ser superados en su totalidad dentro de la entidad para poder alcanzar con éxito la misión organizacional. Estos factores no pueden eliminarse pero sí pueden superarse si se realizan los procesos y actividades de forma correcta.

33 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN CARACTERÍSTICAS DE LOS FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Facilita el cumplimiento de la misión de la organización. Fomenta el trabajo en equipo y el compromiso de los miembros de la organización. Trabaja la capacidad de los miembros de la organización para identificar las barreras o riesgos, reales o potenciales, para lograr la misión. Se analizan los procesos o actividades que deben ser mejorados o puestos en marcha para superar esas barreras o riesgos.

34 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN ¿Qué debe ocurrir para tener éxito en la Misión? -¿Qué factores son determinantes para ese éxito? -¿Qué haría que la Misión fracasara? -¿Qué factores son necesarios para el desarrollo de la entidad? -¿Qué cosas deberían evitarse? -¿Cómo y por qué han fracasado otras iniciativas similares? -¿Cómo puede afectar el entorno? CÓMO IDENTIFICAR LOS FCE preguntas a dar respuesta

35 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PRÁCTICA Definir FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO ÁREA O PROCESO RELACIONADO Necesitamos actualizar nuestra aplicación informática de gestión antes de Navidad Servicios Tecnológicos (contratación de servicios) Tenemos que aumentar en número de usuarios en un 10% al final de año. Área de Gestión de Socios

36 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Refrescando el DAFO Las decisiones institucionales La visión Las alternativas estratégicas (análisis CAME) Factores críticos de éxito Plan de seguimiento y evaluación La comunicación y difusión del Plan Estratégico La redacción del Plan Estratégico Los planes operativos CONTENIDO

37 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PLAN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

38 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PLAN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN …ideas fuerza DEBEMOS ESTABLECER UN MECANISMO PARA MEDIR CÓMO SE IMPLANTA, EJECUTA O DESARROLLA LA ESTRATEGIA DEFINIDA ESTE MECANISMO SE BASA EN EL USO DE INDICADORES QUE REFLEJEN OBJETIVAMENTE Y FIELMENTE LA SITUACIÓN PARA UNA BUENA CONCRECIÓN EN LOS INDICADORES A UTILIZAR ES IMPORTANTE: Que los objetivos específicos sean cuantificables Cuantificar los resultados esperados EN LA REDACCIÓN DEL PLAN YA TIENEN QUE QUEDAR CLAROS LOS INDICADORES QUE VOY A UTILIZAR

39 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN CONCEPTO DE INDICADOR Datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la situación actual o evolución del desempeño de una tarea, una actividad, un proceso, un objetivo estratégico… Ayudan a diagnosticar la situación, a realizar una evaluación del desempeño. Es decir, se trata de elementos o variables que está previsto controlar (registrar, medir, analizar, evaluar, interpretar…) y que van a permitir tomar decisiones sobre determinados aspectos de un proceso, una actividad, una tarea, o aspectos más globales de la organización como los objetivos estratégicos. Por lo tanto elementos imprescindibles para la evaluación, el análisis y la mejora. Reclamaciones e Incidencias Absentismo laboral Producción mensual (horas prestadas de asesoramiento jurídico) Usuarios atendidos Satisfacción del servicio recibido Repercusión mediática de la actividad de la organización Solvencia económica (liquidez, endeudamiento, rentabilidad financiera…) …

40 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES TRASCENDENCIA Simbolizan una actividad importante y crítica Miden algo importante y relevante Deben ser relevantes en la toma de decisiones OPORTUNIDAD La medición debe realizarse para utilizar la información que proporciona en el momento adecuado. ECONOMÍA El beneficio de su uso es mayor que la inversión en su obtención Son fáciles de establecer, mantener y utilizar FIABILIDAD Son comparables en el tiempo por lo que deben permitir conocer tendencias Son compatibles con otros indicadores y están integrados en el sistema. PRECISIÓN La medida obtenida refleja fielmente la realidad de la variable Proporcionan fiabilidad y confianza a sus usuarios Son cuantificables y medibles

41 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN TIPOS DE INDICADORES Según el aspecto que miden Según la perspectiva de negocio Según los objetivos o líneas estratégicas Indicadores de rendimiento Indicadores de percepción Horas medias de formación impartidas por alumno Número de usuarios atendidos Número medio de horas por asesoramiento realizado Porcentaje de absentismo laboral Nivel de satisfacción con el servicio recibido Clima laboral Valoración de planes de formación Financiera Cliente/Usuario Procesos Aprendizaje y crecimiento Rentabilidad, facturación, beneficios, etc Calidad percibida, satisfacción del usuario Tiempos, satisfacción cliente interno, productividad, etc. Selección, desarrollo profesional y personal, clima laboral, etc. Financiera Cliente/Usuario Procesos Aprendizaje y crecimiento Actividad Financieros RRHH Gestión Un criterio general para clasificar indicadores es hacerlo de acuerdo a los objetivos o líneas estratégicas establecidas en la organización, ya que esto nos permitirá realizar un análisis y seguimiento de nuestra estrategia de forma más inmediata y clara

42 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Destinatarios de la información Definición de responsabilidades Fuentes de información Forma de cálculo PROCESO DE CREACIÓN Y DISEÑO DE INDICADORES Denominación Pregunta clave ¿Quiénes son los destinatarios de la información? ¿Qué queremos obtener, calcular o medir? ¿Cómo y cuándo se calcula? ¿Dónde y cómo se obtiene la información? ¿Quién es responsable de realizar cada una de las tareas necesarias? Aspectos a tener en cuenta Existen dos alternativas a la hora de considerar la información y los destinatarios de ésta: Confeccionar un único Cuadro de Mando o definir cuadros específicos en función de cada destinatario Tienen que ser indicadores que aporten valor Es conveniente realizar una descripción detallada donde se explique lo que queremos medir y por qué Hay que evitar ser redundantes midiendo lo mismo de diferentes formas Identificaremos las variables necesarias y definiremos el algoritmo y la periodicidad de cálculo del indicador Tendremos que realizar las especificaciones necesarias para evitar dudas o distintas interpretaciones Debemos definir dónde y cómo se obtiene la información necesaria para poder realizar los cálculos anteriores Es necesario dejar perfectamente claro quién es responsable de realizar cada una de las tareas necesarias: Recogida o captación de la información, cálculo, análisis y creación del Cuadro de Mando

43 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Una vez definidos los indicadores, es preciso escoger una forma de representación adecuada para cada uno Existen diversas posibilidades que dependen principalmente de la persona o personas destinatarias de la Información, en concreto de: Su implicación en la actividad analizada De sus conocimiento técnicos De su disponibilidad de tiempo Del grado de información que se quiere dar Una vez analizado cada indicador desde este punto de vista, elegiremos cómo queremos representarlo, pudiéndose combinar varias formas. Algunas de las más utilizadas son: Tabla cifrada Gráfico de líneas (valores parciales o acumulados) Gráfico de barras o gráfico radial Gráfico de sectores Colores, símbolos, dibujos, etc.

44 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN

45 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN

46 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN CUADRO DE MANDO vs INDICADORES Cuadro de Mando Permiten realizar una presentación adecuada de la información Evidencian necesidades y facilitan la toma de decisiones, tanto preventivas como correctivas Permiten una gestión global de la organización Informan a los grupos de interés Hacen comprensible y despliegan la visión y la estrategia en toda la organización Comunican la estrategia a toda la organización Alinean los objetivos personales y de los diferentes programas y servicios con la estrategia global de la organización Indicadores Simbolizan una actividad importante y crítica Miden algo importante y relevante Son cuantificables y medibles El beneficio de su uso es mayor que la inversión en su obtención Son comparables en el tiempo por lo que deben permitir conocer tendencias Proporcionan fiabilidad y confianza a sus usuarios Son fáciles de establecer, mantener y utilizar Son compatibles con otros indicadores y están integrados en el sistema Datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso, una actividad o una tarea y que por lo tanto son imprescindibles para su evaluación y análisis Herramienta que recoge un amplio conjunto de indicadores que permiten conocer cómo evoluciona la visión, estrategia, resultados, actividad y gestión de una organización Definición Característica s 12

47 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN ELABORACIÓN CUADRO DE MANDO INTEGRAL Decidir quiénes son los destinatarios de la información Clasificar los indicadores seleccionados Presentar la información imprescindible de manera sencilla, resumida y eficaz Destacar aspectos relevantes Destacar parámetros que no evolucionan según lo previsto (alarmas) Simplificar y facilitar su presentación a través de gráficos, tablas, colores, tendencias, dibujos, etc. Unificar y homogeneizar su elaboración entre los distintos departamentos y áreas Factores claves de éxito en la confección del Cuadro de Mandos

48 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN

49 Refrescando el DAFO Las decisiones institucionales La visión Las alternativas estratégicas (análisis CAME) Factores críticos de éxito Caso práctico Plan de seguimiento y evaluación La comunicación y difusión del Plan Estratégico La redacción del Plan Estratégico Los planes operativos CONTENIDO

50 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PLAN DE COMUNICACIÓN

51 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PLAN DE COMUNICACIÓN …ideas fuerza DEBEMOS ESTABLECER UN PLAN PARA COMUNICAR Y DESPLEGAR LA ESTRATEGIA DEFINIDA TENDREMOS QUE DAR RESPUESTA A LAS SIGUIENTES PREGUNTAS: QUÉ queremos comunicar A QUIÉN queremos comunicar CÓMO queremos comunicar CUÁNDO queremos comunicar LA COMUNICACIÓN Y SOCIALIZACIÓN ES UN ELEMENTO BÁSICO Y NECESARIO EN LA REDACCIÓN DEL PLAN TIENE QUE QUEDAR CLARO EL PLAN DE COMUNICACIÓN QUE VOY A UTILIZAR

52 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN ¿A quiénes y cómo se debe comunicar el Plan Estratégico?

53 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Refrescando el DAFO Las decisiones institucionales La visión Las alternativas estratégicas (análisis CAME) Factores críticos de éxito Caso práctico Plan de seguimiento y evaluación La comunicación y difusión del Plan Estratégico La redacción del Plan Estratégico Los planes operativos CONTENIDO

54 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

55 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Desarrollar un proceso de revisión Definir los temas e información a incluir Identificar al escritor o escritores del plan FASES Una o dos personas serán más eficientes que un grupo más extenso Lo importante no es realmente quién lo escribe, sino que documente con precisión las decisiones tomadas Lo ideal es que la persona designada haya sido elegida desde el comienzo del proceso Definir el responsable o responsables de revisión del plan Difundir el borrador entre miembros clave para sus opiniones Definir horizontes de tiempo: Feedback de los implicados (1 ó 2 semanas máximo) Borrador final Las revisiones deberían ser de pequeños detalles: añadir/quitar detalle, revisar formatos, redacción… Mientras más conciso y ordenado, más probabilidad de ser utilizado y de servir de guía en las operaciones de la ONG El pilar fundamental del Plan Estratégico son: Los objetivos estratégicos de programas y administrativos La misión, visión y valores LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

56 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN CARACTERÍSTICAS Debe ser un documento COMPLETO, CLARO y CONCISO Fácil de COMUNICAR y COMPRENDER Versátil pues debe ser útil tanto para su DESARROLLO y SEGUIMIENTO como para su COMUNICACIÓN - también es un instrumento para la comunicación – LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

57 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Entidad PLAN ESTRATÉGICO XX Índice 1.Presentación 2.Introducción 3.Identidad corporativa 4.Líneas y Objetivos estratégicos 5.Sistema de seguimiento y evaluación 6.Plan de Comunicación y Difusión 7.Cronograma de implantación 8.ANEXOS A.1 Planificación del proceso de elaboración del Plan Estratégico A.2 Análisis interno A.3 Análisis externo A.4 D.A.F.O. … LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

58 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PROPUESTA DE CONTENIDOS: Información Institucional 1.Presentación, se trata de una declaración institucional sobre la argumentación, pertinencia, necesidad, objetivos… que han motivado la elaboración de un Plan Estratégico. Debe ser elaborada por el máximo responsable de la organización. 2.Introducción, se recoge un resumen del trabajo planteado y realizado, describiendo brevemente la metodología utilizada, los planteamientos y criterios de partida, los contenidos de este documento y aquellos aspectos que se considere importante destacar. 3.Identidad corporativa, se define la misión, visión, valores y principios como origen y razón de ser de la estrategia. Además se podrán recoger en este apartado las políticas y criterios institucionales que se hayan definido. Esta es la cúspide de la pirámide de la organización, de tal forma que toda la estrategia y la operativa deben desarrollar y estar alineadas con esta identidad corporativa. Incluso en este apartado cabe un reseña de los antecedentes históricos de la organización. LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

59 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PROPUESTA DE CONTENIDOS: Concreción de la estrategia 4.Líneas y Objetivos estratégicos, el modelo de matriz es un esquema muy eficaz para entender y ver las relaciones existentes. Deberá contener los Ejes o Líneas Estratégicos, el Objetivo General de cada uno, los Objetivos Específicos y los Resultados Esperados (cuantificando la magnitud del cambio y el tiempo) LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

60 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN ¿Cómo deben escribirse la Líneas o Ejes y los Objetivos Estratégicos? Los objetivos deben ser escritos de manera que puedan ser controlados META: Contribuir a la calidad de vida de los enfermos de SIDA OBJETIVO: Que el 50% de los enfermos de SIDA de Madrid reciban su dosis de medicamento diario Requisitos que deben cumplir los objetivos estratégicos en el Plan Precisos Medibles Con horizonte de tiempo determinado Ejemplos PROPUESTA DE CONTENIDOS: Concreción de la estrategia

61 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Forma estándar de escribir los objetivos estratégicos Verbo que denota la dirección del cambio Área del cambio Usuario/colectivo objetivo Magnitud del cambio Espacio/horizonte de tiempo Reducir el desempleo entre los estudiantes recién graduados de forma que el 75% tenga empleo a tiempo completo antes de cumplir 6 meses de graduados PROPUESTA DE CONTENIDOS: Concreción de la estrategia

62 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PROPUESTA DE CONTENIDOS: Instrumentos para la implantación 5.Sistema de seguimiento y evaluación, además de la matriz ya vista para el seguimiento y la evaluación habrá que definir elementos como: Periodicidad del seguimiento Responsables de su elaboración Destinatarios de la información Sistema de difusión y distribución Estructura y contenido del Cuadro de Mando Integral Presentación de la información: cómo identificar alarmas, tablas, gráficos, comentarios de análisis… LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

63 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PROPUESTA DE CONTENIDOS: Instrumentos para la implantación 6.Plan de Comunicación, comenzar con una argumentación sobre la necesidad y conveniencia de dar difusión al Plan Estratégico. Los elementos básicos a definir en este apartado son: Destinatario Información a suministrar, ya que dependiendo del destinatario podemos considerar enviar más o menos información Cómo se va a distribuir la información, canal de distribución Cuándo Una buena herramienta es una tabla del modo siguiente: LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

64 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN PROPUESTA DE CONTENIDOS: Instrumentos para la implantación 7.Cronograma de implantación, por cada Objetivo Específico y Resultado Esperado identificar y concretar el plazo de implantación dentro del periodo del Plan Estratégico. Una herramienta útil y fácil de utilizar y de interpretar es un Diagrama de Gant. LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

65 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Refrescando el DAFO Las decisiones institucionales La visión Las alternativas estratégicas (análisis CAME) Factores críticos de éxito Caso práctico Plan de seguimiento y evaluación La comunicación y difusión del Plan Estratégico La redacción del Plan Estratégico Los planes operativos CONTENIDO

66 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN LOS PLANES OPERATIVOS

67 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN V fase LA IMPLANTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO Comunicación interna y socialización: Participación e implicación de todas y todos. Implementación del Plan Estratégico Elaboración de planes operativos anuales: Generales Áreas, programas, zonas… Seguimiento y evaluación (CMI). Evaluación y corrección de los planes anuales. LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

68 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Conexión entre lo estratégico y operativo En nivel estratégico En nivel operativo tiempo Plan Estratégico Plan operativo 1 Plan operativo 2 Plan operativo 3 Adaptación de LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

69 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Planes Operativos Actuaciones CONTINGENCIAS Contexto Interno y Externo Plan Estratégico Aprobación del Plan y difusión Implantación DAFO 2º Año 1º Año Cuadro de Mando Resistencia o Barrera al Cambio Pensamiento Estratégico

70 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Limitaciones de la Planificación Estratégica NO es la panacea ni una medicina milagrosa. NO es un substituto del liderazgo. NO siempre es recomendable: Tiempo y recursos no siempre disponibles. Problemas muy urgentes que requieren toda la concentración y esfuerzos. No existen las personas clave para liderar y conducir el proceso Líderes muy carismáticos (intuición, más que procesos formalizados de planificación). La planificación estratégica es una herramienta al servicio de la organización LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

71 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Beneficios de la Planificación Estratégica Proceso de aprendizaje organizativo Abre el camino al pensamiento y la reflexión sobre quienes somos, lo que hacemos y hacia dónde vamos Ayuda a planificar y superar etapas de cambio (no soluciona problemas). Aporta mucha claridad a la organización y es una buena oportunidad para mejorar la comunicación interna Ayuda a dirigir y a tomar decisiones LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA

72 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN La clave del éxito: las personas Si quieres construir un barco, no empieces por buscar madera, cortar tablas o distribuir el trabajo, sino que primero has de evocar en los hombres el anhelo de mar libre y ancho Antoine de Saint-Exupery

73 Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN Gracias por vuestra atención vuestra constancia, vuestra actitud, vuestro alineamiento y vuestra capacidad… …es la garantía de vuestro éxito


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