UNIDAD III FACTORES IMPORTANTES DE LA COBRANZA

Presentación del tema: "UNIDAD III FACTORES IMPORTANTES DE LA COBRANZA"— Transcripción de la presentación:

1 UNIDAD III FACTORES IMPORTANTES DE LA COBRANZA
Expositores: José Daniel Acevedo Vega Esmeralda rocha Perla Zúñiga

2 INTRODUCCION En una gestión de cobranzas, el contacto, la comunicación y el entorno de negocio, producen información que debe ser bien administrada y rápidamente canalizada para producir efectividad en cada acción que se asume. Para llevar a cabo una eficiente gestión de cobranzas nosotros como empresa debemos considerar algunos factores entre los cuales se encuentra la evaluación crediticia previa, que consiste en verificar en entidades de riesgo la situación de los clientes a los cuales se les otorgará crédito; asimismo se asumen una serie de riesgos y responsabilidades compartidas.

3 Por que es importante la cobranza ?
Ventas y cobranzas son los dos pulmones que oxigenan y dan vida a una empresa. La venta a crédito se hace realmente, cuando la cuenta se acaba de pagar. Los negocios se mueven a través de la rotación de su capital. Esta rotación de capital es el número de veces que el dinero se invierte y se recupera. En realidad de verdad y en teoría, la cobranza no deberá existir. En efecto: si todos los clientes, a quienes se les ha otorgado crédito, cumplieran oportunamente con el compromiso de pagar, no será necesario cobrar. La realidad es muy diferente: son numerosos los casos en que las cuentas son dejadas de pagar unas veces por circunstancias ajenas al cliente, otras por culpa de este y otras, en fin. por la honestidad de algunos. En todos estos casos se hace necesaria la cobranza. La cobranza es una de las funciones de la administración de la cartera y siempre que este se haga en la debida forma y que el crédito sea concedido en debida forma, la cobranza será menos necesaria y en algunos casos absolutamente inútil.

4 Apartados 3.1. Relaciones humanas 3.2. Clasificación de deudores
3.3. Motivos para el pago. 3.4. Frases de cobranza Efectos del crédito de orden externo: Factores de orden interno:

5 3.1. Relaciones humanas LA COBRANZA SIEMPRE SERA UNA ACTIVIDAD DE COMUNICACIÓN Y PERSUASION ENTRE PERSONAS LOS EXITOS O FRACASOS DE LA GESTION, SOLO DEPENDERA DE LA MANERA COMO LOS CLASICOS CONCEPTOS SON APLICADOS POR LOS QUE REALIZAN LA GESTION

6 3.1. Relaciones humanas CALIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DEL PERSONAL DE COBRANZA El Cobrador no es un elemento mas de Dpto. de Créditos y Cobranzas, es uno de los engranajes que pone en marcha el sistema económico de la empresa. Es a través de su gestión con la que se cierra en definitiva el ciclo de la venta y con la que así mismo se competa el ciclo de negocio. Con un breve análisis a lo arriba expuesto, podemos comprender cuál es hoy en día el verdadero rol del cobrador y que importancia tiene para la empresa su actividad. El buen cobrador debe desarrollar ciertas habilidades y técnicas orientadas a mejorar su nivel profesional y perfomance dentro de la empresa. Nunca debe olvidarse que una buena cobranza dará mas seguridad a la gestión administrativa de la empresa comercial, especialmente de aquellas cuya función principal es vender exclusivamente a plazos. A continuación se presentan los principales aspectos que debe considerar para ejercer una adecuada gestión de cobranza:

7 CONOCIMIENTO DE SI MISMO
Apariencia personal. La voz. Vocabulario. Actitudes. Habilidades mental. Aptitudes para la cobranza. Conocimiento técnico de al cobranza.

8 CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO O NEGOCIO
Trayectoria de la empresa. Políticas de cobranza. Procesos de producción, materias primas, insumos y usos del producto. Competencia.

9 CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
Deseo de sentirse tranquilo. Deseo de beneficio económico. Deseo de imitar. Deseo de sobresalir. Deseo de seguridad Dentro del contexto del manejo de los Recursos Humanos, requiere especial atención el personal de Cobranza, ya que al igual que el de Ventas, su capacitación y entrenamiento deberá ser permanente como lo veremos más adelante. Es que si bien es cierto que el cobrador acapara nuestra atención en cuanto a calificar al personal de cobranza no nos olvidemos del resto de personas que deben realizar eficazmente su labor para que la función del cobro responda a los requerimientos de la empresa.

10 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA COBRANZA
Riesgo en la gestión del cliente. Posibilidad de quiebra del cliente. Registrar las acciones del cobro. FORMA DE SER Y COMPORTAMIENTO DEL CLIENTE Negociador. Comprensivo. Sereno. Objetivo.

11 3.2. Clasificación de deudores
La clasificación del deudor está determinada principalmente por su capacidad de pago, definida por el flujo de fondos y el grado de cumplimiento de sus obligaciones. Si un deudor es responsable de varios tipos de créditos con una misma empresa, la clasificación estará basada en la categoría de mayor riesgo. En caso que la responsabilidad del deudor en dos o más empresas financieras incluyen obligaciones que consideradas individualmente resulten con distintas clasificaciones, el deudor será clasificado a la categoría de mayor riesgo que le haya sido asignada por cualquiera de las empresas cuyas deudas representen mas del 20% en el sistema, considerándose para dicho efecto la última información disponible en la central de riesgo.

12 Clasificación Cada deudor que es responsable de uno o varios tipos de créditos será clasificado de acuerdo a las siguientes categorías: categoría Normal ( 0 ):es capaz de atender holgadamente todos sus compromisos financieros, es decir, que presenta una situación financiera líquida, bajo nivel de endeudamiento patrimonial categoría con problemas Potenciales (1):el deudor puede atender la totalidad de sus obligaciones financieras categoría Deficiente ( 2 ):tiene problemas para atender normalmente la totalidad de sus compromisos financieros. En este caso el deudor presenta una situación financiera débil y un nivel de flujo de fondos que no le permite atender el pago de la totalidad del capital y de los intereses de las deudas categoría Dudoso ( 3 ):es altamente improbable que el deudor pueda atender a la totalidad de sus compromisos financieros. El deudor no puede pagar ni capital ni intereses, presentando una situación financiera crítica y muy alto nivel de endeudamiento, con incumplimientos mayores a 120 días y que no exceden de 365 días categoría Pérdida ( 4 ):las deudas son consideradas incobrables pese a que pueda existir un valor de recuperación bajo en el futuro. El deudor ha suspendido sus pagos, siendo posible que incumpla eventuales acuerdos de reestructuración Para determina la clasificación en éste tipo de crédito deberá considerarse fundamentalmente el análisis del flujo de fondos del deudor. Adicionalmente la empresa del sistema financiero considerará si el deudor tiene créditos vencidos y/o en cobranza judicial en la empresa y en otras empresas del sistema, así como la posición de la actividad económica del deudor y la competitividad de la misma, lo que en suma determinará las siguientes categorías:

13 3.3. Motivos para el pago TODAS LAS CUENTAS SON COBRABLES
El Secreto de un buen gestor esta en poder determinar cuanto recurso invertir para hacer efectiva una acción y aceptar sin pasiones, ni remordimientos, el momento de transferir sus gestiones a otra instancia para hacer mas productiva, efectiva y eficaz el cobro

14 ENEMIGO DECLARADO EN LA COBRANZA EXISTE UN ENEMIGO DECLARADO Y NO CABE MAS DECIR QUE ES: EL TIEMPO EL LE ESTARA ACOMPAÑANDO EN CADA ACCION QUE TOME Y SERA SOLO SU DECISION SI LO POTENCIALIZA PARA HACERLO UN ALIADO DE SU GESTION O DEJA QUE NOS SAQUE VENTAJA.

15 3.3. Motivos para el pago. Causas de que las cuentas no se paguen a su vencimiento. El acreedor para determinar por que un cliente no cumple con sus pagos utilizando: Registro de compras y pagos en la cuenta individual del cliente. Revisando el archivo de crédito del cliente y manteniendo reuniones personales con los mismos. A través de la información proporcionada por los agentes de ventas. Intercambiando información y mediante discusiones entre grupos de comerciantes.

16 Clientes que mal interpretan las condiciones de crédito en forma no intencional.
Para clientes con esta característica, es recomendable el envío de un recordatorio de que la cuenta se ha vencido. Si el cliente a menudo incurre en incumplimiento por esta causa, el acreedor debe esforzarse en hacerle notar la importancia de cumplir con sus deudas puntualmente. Actualmente, los correos electrónicos, telefax y teléfonos celulares permiten una mayor efectividad en la comunicación entre acreedores y deudores. Clientes que pasan por alto la fecha de pago de sus cuentas por negligencia o por métodos de trabajo deficientes. A este grupo pertenecen particularmente los minoristas, cuando la deuda que tiene con determinado acreedor es por una cantidad relativamente reducida de dinero, generalmente no la pagan y la retienen con la intención de cancelarla posteriormente conjuntamente con otro pago más importante. Esto ocasiona serios problemas en los departamentos de contabilidad y de crédito del acreedor. Para este tipo de clientes es recomendable escribirle una carta explicando las dificultades que ocasionan sus hábitos de pago. No obstante resulta difícil hacer que el cliente abandone su costumbre de hacer los pagos, y debe este hecho siempre tenerse presente como una de las experiencias del trabajo de crédito que no se pueda evitar.

17 Clientes que se toman un tiempo mayor del establecido para pagar sus obligaciones.
Esta clase agrupa los clientes que a pesar de su honestidad endeudan por montos que escasamente puedan ser cubiertos por su capital de trabajo, entonces ante cualquier circunstancia que haga bajar sus finanzas, comienzan a tener dificultades para efectuar sus pagos a pesar de sus buenas intenciones de hacerlos. Este hecho es posible que se presente con mucho más frecuencia en el crédito de consumidores que en el crédito comercial. Clientes que contraen deudas por encima de su capacidad de pago. Corresponde a este grupo aquellos clientes a los cuales se les concede un descuento según las condiciones de la venta, por pagar en un lapso de tiempo previamente estipulado, transcurrido ese período, y si el cliente no hace la cancelación respectiva pierde el derecho al descuento por pronto pago. Sin embargo muchos deudores, que pagan después de pasado el período de descuento, envían sus pagos como si hubiesen obtenido el descuento. A este tipo de deudores no debe permitírseles que incurran en este hecho tomar las cantidades que paguen (habiendo perdido el descuento) como abono a cuenta y dejar la cantidad no pagada como cuenta por cobrar y asimismo hacerle la notificación correspondiente de la cantidad por él adeudada. Clientes que se atribuyen descuentos que no se han ganado. A este tipo de clientes podrían aplicárseles métodos agresivos de cobranza, utilizando los servicios de bufetes abogados, utilizando letras de cambio, o procedimientos judiciales convenientes. Clientes insolventes o que están al borde de la insolvencia. Clientes que intencionalmente cometen fraude.

18 Clientes que descuidan las fechas de vencimiento por lo reducido de la deuda.
Los clientes pertenecientes a este grupo cumplen a tiempo con sus obligaciones cuando la fecha de vencimiento de éstas coincide con el auge de temporada de su propio negocio. En caso de que estos períodos no coincidan hacen esperar al acreedor. Regularmente, esto es a causa de que las ocasiones en que declinan las ventas (casos de ventas estacionales o de temporada) se ocasiona un déficit de capital de trabajo. En vista de que con este tipo de deudas es relativamente fácil entender la situación se usa, generalmente, una política de cobranzas, aunque no agresiva, que trate de presionar en una forma sistemática el proceso de cobro; de esta manera el deudor no se sentirá resentido de la forma en la cual se le reclama el cumplimiento de su obligación. Clientes que generalmente pagan sus deudas a tiempo, pero que ocasionalmente se atrasan. En ocasiones suelen presentarse hechos imprevistos tales como huelgas, desastres naturales (terremotos, inundaciones), incendios o cualquier otro suceso que afecte la buena voluntad de pago de un cliente y le impida cumplir con sus obligaciones. En estos casos, la política de cobro debe ser relativamente indulgente. El acreedor debe esperar durante un lapso de tiempo razonable a que el deudor se recupere de la mala situación que le ha causado la incapacidad temporal para hacer sus pagos.

19 Clientes con incapacidad temporal para pagar.
Los clientes de este grupo se caracterizan por forzar demasiado sus negocios para cubrir sus gastos personales o son compradores y cobradores deficientes de tal manera que reducen en exceso su capital de trabajo disponible. Para este tipo de deudores se sugiere una política agresiva de cobro, aún corriendo el riesgo de perderlos como clientes. Clientes que habitualmente se atrasan. Los clientes pertenecientes a esta clasificación abusan de los plazos de pago debido a que no se les ha aplicado una política firme de cobranza y se aprovechan de la oportunidad para atrasar sus cuentas intencionalmente. Esto lo hacen con la finalidad de financiar sus operaciones con dinero del acreedor por resultarles más ventajoso que utilizar su propio dinero. A este tipo de clientes debe aplicarse una política de cobro agresiva, aunque se corra el riesgo de incomodarlos. También utilizando una política de alerta y cobranza enérgicas, acosándolos constantemente puede convertirlos en clientes de una puntualidad, si no exacta, por lo menos aceptable.

20 3.4. Frases de cobranza Frase que utilizan algunos Cobradores
Porqué no es recomendable su uso Frase sugerida para usar en su lugar Llamo para ver si pueden pagar 2 facturas Es una acción pasiva. Sin ganas. Deja en el cliente el poder de decisión. El Cobrador pierde autoridad. Estimado cliente, hay dos facturas pendientes de pago. Estas son las número 34 y 35 por un monto de $7000. Le llamo para acordar la fecha de pago … Necesito que paguen lo más pronto posible. No se establece plazo. Deja en poder del cliente definir una fecha. Falta energía y motivación. Estimado cliente le llamo por la factura que venció el día 25 de este mes, necesito saber si ya hicieron el pago o bien establecer la fecha para el pago con el fin de que no pase del día 30 … Le llamo porque tengo tres facturitas al cobro La palabra facturita es incorrecta. Suena disminuida. Sin ganas. No le da categoría al negocio. Estimado cliente tengo tres facturas pendientes de pago. Las mismas son … Le llamo porque su cuenta esta con un atraso de más de 10 mil dólares. Necesito que lleguemos a un arreglo de pago. Aquí lo incorrecto es iniciar ofreciendo un arreglo de pago. La idea del cobrador es hacer la cobranza total. El arreglo es la opción B, en la negociación. Estimado cliente tengo el registro de un atraso en su cuenta por $10000, le llamo para coordinar el pago de la misma, así que me pongo a sus ordenes para determinar la fecha para el pago … Mi hermano … le llamo por las facturas pendientes de pago … Decir mi hermano es ser demasiado confianzudo. No genera seriedad al proceso de cobro. Puede que el cliente se aproveche de eso. Estimado cliente le llamo por las facturas que están pendientes de pago …

21 Pautas para fijar las políticas de crédito
Estas dependen de las circunstancias sociales y políticas del país y del sector empresarial, de la situación financiera, la competencia, etc. No significa con lo anterior que la formulación de una política se algo vago, etéreo o difuso, estas decisiones deben ser precisas y obedecer a situaciones y circunstancias concretas. El primer objetivo que debe inspirar toda política de cobranza debe ser que no sea necesario cobrar, pero naturalmente es muy difícil que se logre sin embargo este objetivo será satisfecho en mayor o menor grado según los que la empresa esté haciendo para este fin. Como segundo objetivo debe tenerse en cuenta que la empresa otorgue el máximo de crédito con una rápida, segura y económica recuperación. Para el logro de estos objetivos, fa empresa debe trazarse políticas de cobranza, basadas en normas que además de ser realizables, sean adaptables a las circunstancias. En casos de especial complejidad la administración Superior adoptar� la nueva forma de llevar tal caso que puede ser tan variante, como lo es la actividad de una sociedad organizada.

22 Las políticas de cobranza deben ser:
A una política de venta dura se debe practicar una política de cobro suave y viceversa, lo cual lógicamente es entendible ya que si somos exigentes tanto para conceder el crédito tanto para cobrarlo perderemos la clientela. Se debe revisar frecuentemente, especialmente cuando crece el nivel de cartera, lo cual puede ser una política deficiente. Las políticas de cobranza deben ser: Claras. Flexibles. Dinámicas. Uniformes.

23 Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros que permitan determinar que se debe hacer en cada caso. Deben estar orientadas a establecer un equilibrio entre gastos de gestión de cobranzas y los resultados de la misma., es decir evitar perdidas por cuentas incobrables y buscar la mayor rotación Posible de la cartera para evitar una inversión en cuentas por cobrar que produzca efectos negativos debido a su morosidad. Toda política de cobro incide en las ventas

24 CONCLUSION En una cobranza efectiva, el tiempo no es tu mejor amigo, hay que reaccionar inteligente y planificadamente para obtener resultados de éxito en la misma.  Nada puede dar resultado en su vida, sin que antes no exista actitud, visualización y un lenguaje apropiado que acompañen su gestión.  No inicie nunca el cobro de una cuenta si que antes usted esté organizado y preparado para ello.