MATERIA SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA SIAMsc.Lic Cristina Lia1.

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1 MATERIA SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA SIAMsc.Lic Cristina Lia1

2  Antiguamente, quien tenía información tenía poder. Hoy tiene poder quien educa a los demás" SIAMsc.Lic Cristina Lia2

3 La naturaleza de la Sociedad, del Trabajo y de las Empresas esta cambiando con mucha rapidez. El conocimiento de los Gerentes se convierte obsoleto, por dos fenómenos a considerar : La competencia y Tecnología Cada año se genera millones de datos nuevos ( documentos, noticias. Los Gerentes de hoy día reciben variedad de datos. Las sociedades modernas están orientadas a la tecnología. Hay Mayor cultura en computación SIA Tema 1Msc.Lic Cristina Lia3

4 Progresos en las telecomunicaciones. Aparición y transformación de microcomputadoras A medida que va aumentando la cantidad y la velocidad con que la información se pone al servicio de los gerentes. El flujo de la información debe ser más selectivo. Contando con un SISTEMA DE INFORMACION que suministren información generada dentro de la empresa y del ambiente. SIAMsc.Lic Cristina Lia4

5 Gerardo García indica:  La Sociedad del Conocimiento nos lleva a conocer tres pasos :  la Sociedad de la Información, la Sociedad del Aprendizaje y la Sociedad del Conocimiento.  Los dos primeros escalones están relacionados con el crecimiento; el tercero con el desarrollo. SIAMsc.Lic Cristina Lia5

6  La capacidad de capitalizar las tecnologías actuales.  El desarrollo de aplicaciones capaces de potenciar tales infraestructuras,  La conceptualización y diseño de los flujos informativos como salidas en forma de nuevos productos y servicios.  Incluye la gestión de la información y el desarrollo de herramientas que puedan manipular los contenidos sobre un amplio sistema de redes. SIAMsc.Lic Cristina Lia6

7 El nivel de desarrollo no se mide por el impacto de las tecnologías, sino que se desplaza cada vez más hacia el impacto de los contenidos de lo que se sabe. En ella es fundamental el uso y acceso a la información. SIAMsc.Lic Cristina Lia7

8  En la década de los noventa el mundo de la tecnología de información y de las telecomunicaciones experimentó un gran paso de avance con la consolidación de la Internet y los servicios y facilidades ésta proporciona. SIAMsc.Lic Cristina Lia8

9  Las posibilidades de producción y expansión de la información a gran velocidad parece no tener limites.  Los cambios acelerados en las tecnologías de la Información y de las Telecomunicaciones facilitan el acceso a gran cantidad de información que debe ser gestionada.  SIAMsc.Lic Cristina Lia9

10 Internet ofrece:  Disponibilidad de consulta ilimitada.  Facilidad de intercambio de información y conocimiento.  Adquirir documentación actualizada para la toma de decisiones. Permite el acceso e interacción directa con: o Gran cantidad de bases de datos de cualquier tema, o Foros o grupos de discusión de temas diversos. o Comunicación por correo electrónico. o Comunicación personal instantánea (chat) o Bibliotecas virtuales. Publicaciones o Documentos de texto, imágenes, sonido e imágenes en movimiento SIAMsc.Lic Cristina Lia10

11  Cualquier negocio debe manejar correctamente la información tal como maneja los demás recursos.  Se necesita comprender que hay costos asociados con la obtención, distribución, seguridad, almacenamiento, y recuperación de toda la información.  Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor, esta no es gratis, y su uso es estratégico para posicionar la competitividad de un negocio. SIAMsc.Lic Cristina Lia11

12 Un Sistema de Información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir capturar, procesar, almacenar y distribuir L a información para apoyar L a información para apoyar la Toma de Decisiones y la Toma de Decisiones y el control en una institución el control en una institución SIAMsc.Lic Cristina Lia12

13 INFORMACION La Información : Es el conjunto de signos significativos que repercuten en el comportamiento o que impulsan la acción. Es el conjunto de datos organizados que reducen la incertidumbre en el momento de tomar decisiones. DATOS Los Datos: Son cadenas de caracteres o patrones sin interpretación. Los datos organizados y analizados para su interpretación es Información e influyen en el Gerente. TOMA DE DECISIONES La falta de Información La falta de actualización en la información, por parte de los gerentes de empresa Provoca una equivocada, inoportuna, o inadecuada TOMA DE DECISION. Corriendo riesgos. SIAMsc.Lic Cristina Lia13

14 La información consiste en estímulos, que en forma de signos, desencadenan el comportamiento. Los signos afectan los cinco sentidos. El lenguaje ofrece una organización de signos visuales y auditivos que transmiten SIAMsc.Lic Cristina Lia14

15 Finalidad: El propósito básico es informar, evaluar, convencer u organizar la información. Modo y formato: El hombre recibe la mayor parte de la información en formatos de material verbal o documentos. Las máquinas la reciben en el formato de patrones de energía, cintas, tarjetas e incluso en forma escrita. Redundancia/eficiencia: La redundancia es el exceso de información transmitida por unidad de datos. SIAMsc.Lic Cristina Lia15

16 Velocidad: La velocidad de transmisión o recepción de información es el tiempo que uno se tarda en entender un problema en particular. Frecuencia: La frecuencia con que se transmite o recibe información repercute en su valor. Determinística o probabilística: La información determinística supone que existe un solo valor. Si la información es probabilística, se da un conjunto de resultados posible. SIAMsc.Lic Cristina Lia16

17 Costo: Es necesario evaluar constantemente el valor de la información y su costo. Valor: Depende mucho de otras características: modo, velocidad, frecuencia, características determinísticas, confiabilidad y validez. Confiabilidad y precisión: Es más caro obtener una gran precisión y confiabilidad que bajos valores de ambas. Exactitud: Mide la aproximación de la informacion-veracidad Validez: Es una medida del grado en que la información representa lo que pretende representar. Actualidad: Designa la antigüedad de la información. Densidad: Es el “volumen de información” presente en un informe o mensaje. SIAMsc.Lic Cristina Lia17

18  Estado estable o dinámico: La información que no varía con el tiempo pertenece a la categoría de estado estable. La que varía con el tiempo es la información con características dinámicas (entradas y salidas de computadora).  Lineal o no lineal: Cuando la información es una función lineal de alguna variable, es el caso de las ventas o cobranzas consecutivas de un cliente. Un ejemplo de información no lineal son los pronósticos de ventas que aumentan a un determinada tasa al año.  Continua o discreta: Casi toda la información es discreta. Es decir que se reciben informes en períodos separados de tiempo. SIAMsc.Lic Cristina Lia18

19  Cuatro formas de investigar el AMBIENTE Observación No Dirigida: En la búsqueda no hay un objetivo especifico. Observación Condicionada: Se concentra la atención en algo identificado. Búsqueda Informal: Búsqueda activa, dirigida y con poco estructurada. Búsqueda Formal: Método que sigue un plan establecido tendiente a obtener información especifica o relacionada a algo. SIAMsc.Lic Cristina Lia19

20  El Sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo: deben considerarse varios aspectos : Identificación de los usuarios y de sus necesidades Selección de datos para almacenamiento y recuperación Obtención de datos Tipos de almacenamiento Método de Clasificación Procedimientos de recuperación Conservar perfiles de intereses de los usuarios Interpretación de datos Difusión de información Actualización de los archivos de almacenamiento SIAMsc.Lic Cristina Lia20

21  Proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren los resultados de la empresa.  Ayudar a los gerentes en la planificación, control y toma de decisiones.  Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable. SIAMsc.Lic Cristina Lia21

22  Incrementar la productividad personal y operacional.  Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada y que no se base solamente en la intuición la toma de decisiones  Procesar las operaciones diarias ( rapidez y precisión)  Ayudar a la colaboración en el trabajo  Comercio Electrónico  Aprendizaje organizacional SIAMsc.Lic Cristina Lia22

23 SIA Tema 2Msc.Lic Cristina Lia23 Funciones de un Sistema de Información Tres actividades producen la información que la institucion requiere para la Toma de Decision ENTRADA - INSUMO - ALMACENAMIENTO: ENTRADA - INSUMO - ALMACENAMIENTO: La captura o recolección de datos internos proviene dentro de la institución o datos externos proviene de su entorno para procesarlos en un sistema de información. PROCESO: PROCESO: Corresponde a la actividad realizada por las personas y equipos que integran el Sistema de Información, a través de Interpretar, Controlar, Organizar, Seleccionar la información SALIDAD - PRODUCTO: SALIDAD - PRODUCTO: La distribución de información procesada a las personas o en las actividades en donde será utilizada; representada por informes periódicos, análisis, tendencias, gráficos, proyecciones, reporte. para apoyar a las decisiones de lo gerentes dentro del proceso de planificación y control. RETROALIMENTACION: RETROALIMENTACION: Resultado o respuesta del proceso a los miembros de la institucion, forma de evaluar la entrada.

24 SIAMsc.Lic Cristina Lia24 MEDIO AMBIENTE CLIENTESPROVEEDORES ACCIONISTAS ENTIDADES REGLAMEN- TADORAS COMPETIDORES SISTEMAS DE INFORMACIÓN ENTRADA INSUMO PROCESO Clasificar Ordenar Calcular SALIDA O PRODUCTO RETROALIMENTACIÓN INSTITUCIÓN FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Un sistema de información contiene datos sobre la institución y su entorno Tres actividades básicas: Entrada; procesamiento y el producto que producen la información necesaria para las instituciones. La retroalimentación que es el producto regresado a personas o actividades apropiadas en la institución para evaluar y afinar el insumo.

25  No se cuenta con la información necesaria para tomar decisiones  Se recibe tarde la información  No se cuenta con recursos adecuados que permitan captar, filtrar, socializar y procesar información.  Problemas de Seguridad de la información  Problemas con el acceso a la información  Se recibe una gran cantidad de datos e información innecesaria SIAMsc.Lic Cristina Lia25

26  No se cuenta con fuentes de información confiable  Personal no esta capacitado ni motivado para utilizar la información en beneficio de la empresa  No se utiliza la información que se dispone  Los medios que se utilizan para transmitir información no son los adecuados  Existen áreas que manejan diferentes programas y sistemas informáticos que no son compatibles. SIAMsc.Lic Cristina Lia26

27  El reto estratégico de los negocios  El reto de la globalización  El reto de la inversión en los sistemas de información.  El reto de la responsabilidad y la ética SIAMsc.Lic Cristina Lia27

28 SIAMsc.Lic Cristina Lia28 DIFERENCIA ENTRE LAS COMPUTADORAS Y LOS SISTEMAS DE INFORMACION Las computadoras y sus programas relativos a software son los fundamentos técnicos, las herramientas y los materiales de los modernos SISTEMAS DE INFORMACION. Las computadoras son el equipo para almacenar y procesar la información. Los programas de computadora o Software son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlan el procesamiento por medio de la computadora. Ejemplo.: si construimos una casa con martillos,madera, materias, clavos,ladrillos entre otros estos por separado no hacen una casa. La arquitectura el diseño, la construcción, la decoración exterior son también para la construcción de una casa. Por lo tanto: Las computadoras, programas son el martillo, ladrillos, etc. pero sólos no producen la información que una organización requiere. Para comprender los sistemas de información se debe entender el problema, el motivo por el cual fueron diseñados(arquitectura) Los administradores deben combinar el conocimiento sobre computadoras con el de los Sistemas de Información.

29 SIAMsc.Lic Cristina Lia29 LOS SISTEMAS DE INFORMACION DESDE LOS NEGOCIOS Y LA ADMINISTRACION Desde el punto de vista de los negocios, un sistema de información es un solución de organización y administración basada en la tecnología de información por retos que surgen del medio ambiente. Los Sistemas de Información no dan la solución institucional más importante a los desafíos y problemas que surgen del medio ambiente. Para comprender un Sistema de Información un administrador debe entender la tecnología de la organización, administración e información en los sistemas y su poder para dar soluciones a los desafíos de los negocios. Para diseñar y usar Sistemas de Información de manera eficaz; primero se debe entender el Entorno, la Estructura, la Función y las Políticas de las Organizaciones, también el papel de la Administración y la Toma de Decisiones. En segundo lugar, examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de información actual para dar soluciones.

30 Los elementos claves de una institución a considerar son: su personal, la estructura, los procedimientos de operación y su cultura. La estructura reflejan una clara división del trabajo. Personal reclutados y entrenados para funciones: ventas, contabilidad, finanzas y recursos humanos. El trabajo se coordina considerando la jerarquía de la estructura y los procedimientos de operaciones Las instituciones requieren de tipos de habilidades y de personas y de administradores : trabajadores del conocimiento: ( ingenieros, arquitectos, científicos) diseñan productos o servicios.y trabajadores de la información ( secretarias, contadores o empleados) procesan y distribuyen los documentos de la empresa. Y Trabajadores de producción o servicios ( maquinistas, empacadores) producen en realidad los productos y servicios da institución. La institución tiene una cultura única, valores y formas de ver y hacer las cosas, aceptadas y llevada a cabo por sus miembros. SIAMsc.Lic Cristina Lia30

31 Los administradores perciben los retos de negocios en el entorno. Conocen la estrategia de la institución para responder y asignar los recursos humanos y financieros Las actividades de los administradores estan relacionadas con los niveles ADMINISTRADORES NIVEL SUPERIOR ESTRATEGICO : Responsables de las decisiones estratégicas a largo plazo sobre que productos o servicios se va a producir. Ven fuera de la organización hacia el futuro. Toman decisiones que guiaran a los Adm. Medios que trabajan en un ambiente totalmente incierto. Enuncian objetivos, estrategias y políticas para lograrlos. SIAMsc.Lic Cristina Lia31

32 ADMINISTRADORES MEDIOS O GERENCIAS: Llevan a cabo los programas de los directores. Toman decisiones de planeación y control a corto plazo con muy poca certeza. Decisiones poco estructuradas que van desde la predicción de requerimientos futuros de recursos hasta la resolución de problemas. ADMINISTRADORES OPERATIVOS O SUPERVISORES: Responsables del seguimiento de las actividades diarias de la institución. Son tomadores de decisiones con un alto nivel de certeza usando reglas predeterminadas que tienen resultados predecibles cuando son implementadas correctamente. SIAMsc.Lic Cristina Lia32

33 SIAMsc.Lic Cristina Lia33 ESTRUCTURA ORGANIZACINA Niveles jerárquicos y operativo

34 La Revolución Industrial transformó las economías mercantiles y agrícolas del mundo occidental en economías industriales. La transición de la producción familiar artesanal a la producción industrial dio origen al sistema de Producción. Las fábricas reunió a la gente, el dinero, las máquinas, los materiales e instalaciones con el propósito de producir bienes. La automatización comienza a unir los factores de producción. La era de los Sistemas se inicia con la Segunda Guerra Mundial.(producción de miles de aviones; aparecen los sistemas de vías aéreas, carreteras, de defensa y del seguro social) En las últimas décadas surgen sistemas mundiales: Banco Mundial y Empresas Transnacionales Las organizaciones son Sistemas. SIA Tema 1Msc.Lic Cristina Lia34

35 Un sistema es una unidad compuesta de elementos interrelacionados que ejercen influencia mutua – entre si y con otros elementos del medio – de manera organizada y compleja para alcanzar determinados objetivos. * Las organizaciones son Sistemas por que todos sus elementos internos y externos se interrelacionan * ^ Las organizaciones están compuestas de subsistemas (áreas, sectores, departamentos) diseñados por los gerentes de la Linea con el propósito de alcanzar los objetivos ^ * Las organizaciones son sistemas abiertos * SIAMsc.Lic Cristina Lia35

36 a) ¿Qué datos se requieren? b) ¿Cuándo se requieren? c) ¿Quién o quienes los necesitan? d) ¿En qué forma se necesita? e) ¿Cuánto cuestan? f) ¿Prioridad de procesamiento de datos? g) ¿Cómo debe ser el control y la seguridad? h) ¿ Cuál debe ser el soporte tecnológico que permita una mayor eficiencia del SIA?

37 La tecnología de la información es una de las muchas herramientas que disponen los administradores para enfrentarse al cambio. Es el pegamento que mantiene unidad a la información. Es el instrumento a través del cual la administración controla y crea La tecnología de la computación está formada por el HARDWARE : Equipo físico empleado para la alimentación el procesamiento y la salida de un sistema de información. SOFTWARE: Instrucciones detalladas, previamente prgramadas, que controlan y coordinan los componentes del Hardware. TECNOLOGIA DE ALMACENAMIENTO: Medios físicos y lógicos que gobiernan el almacenamiento y la organización de la información en sus sistema de información. TECNOLOGIA DE LA TELECOMUNICACIONES formada por dispositivos físicos y el sofware enlaza las piezas y transfiere los datos de un lugar a otro. SIAMsc.Lic Cristina Lia37