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Publicada porEstefania Sosa Martínez Modificado hace 8 años
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ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 Alex A. Pérez Román Auditor Senior COMPRAS, CUENTAS POR PAGAR Y DESEMBOLSOS
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 2 Propósito del proceso de compras del Gobierno Personas autorizadas a comprar Regulaciones del proceso Procesos relacionados Reglamentación aplicable Introducción
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 3 Documento que origina la compra Recibo de los bienes Distribución contable y registro de las transacciones Procesamiento de facturas Registro del desembolso Objetivos de la Auditoría
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 4 Reglamentación aplicable Entrevistas Comprador Receptor Encargados del procesamiento de las facturas Encargados de efectuar los desembolsos Supervisores Otros Conocimiento del Proceso
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 5 Inspección de documentos Nombramientos y vigencia. Determinar universos. Revisión analítica. Muestra. Nombramientos y Estadísticas
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 6 El área tiene buenos controles internos y son observados. En el área no hay controles, no se observan los establecidos o son muy pobres los existentes. Se determinará el modo de selección y tamaño de la muestra. Controles Internos
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 7 Requisición Cumplimentada Contiene detalle de los artículos requisados Firmada por el solicitante y por quien aprueba la adquisición Orden de Compra Enumeradas y usadas en secuencia Aprobada Detallada Pruebas de Cumplimiento
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 8 Procedimiento de Compra Compras en Mercado Abierto ♦Emergencia ♦Único Proveedor Subastas informales Subastas formales Cont. Pruebas de Cumplimiento
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 9 Procedimiento de Compra Selección adecuada del procedimiento de compra. Que se haya seguido dicho procedimiento. Que la selección del proveedor sea adecuada. Cont. Pruebas de Cumplimiento
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 10 Recibo de Bienes: Que se cumplimente el informe de recibo e inspección para cada orden de compra. Que las personas que firman el informe de recibo están autorizadas para ello. Que se envíe copia del informe de recibo al Departamento de Compras, Contabilidad y Propiedad. Cont. Pruebas de Cumplimiento
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 11 Procesamiento de Facturas Comparación de las facturas contra las órdenes de compra. Reclamación por bienes dañados. Pago por bienes no recibidos. Cont. Pruebas de Cumplimiento
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 12 Desembolsos Corrección aritmética. Determinar su corrección, propiedad y legalidad. Corresponden a actividades de la entidad. Evaluar si son extravagantes, excesivos e innecesarios. Los pagos fueron aprobados y cancelados una vez pagados. Cont. Pruebas de Cumplimiento
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 13 Cheques Comparación del beneficiario, importe y fecha. Las firmas en los cheques son las requeridas y las autorizadas. Los endosos corresponden al beneficiario del cheque y el mismo no parece ser irregular. Cont. Pruebas de Cumplimiento
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 14 Resumen de los resultados. Redactar los hallazgos. Redactar las recomendaciones. Comunicar los resultados. Dar seguimiento a las recomendaciones. Auditorías periódicas y seguimiento. Conclusión sobre las Pruebas
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 15 No había Requisición de Compra. Fraccionamiento en las compras para evitar subastas. No se solicitaron cotizaciones a por lo menos 3 licitadores. Cotizaciones con poca información que no permitía corroborar su autenticidad. No se preparó el Récord de Cotizaciones o no se preparó adecuadamente. No se obtuvo certificación de disponibilidad de fondos. Hallazgos Frecuentes
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 16 Órdenes de compra sin aprobar. Adquisición de bienes sin mediar órdenes de compra previas. Compras a licitadores no cualificados. No se distribuyó la copia de la orden de compra de equipo a la Sección de Propiedad. Cont. Hallazgos Recientes
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 17 Los bienes no fueron recibidos por personal autorizado para ello. Fallas en completar el Informe de Recibo e Inspección. Facturas sin aprobar por funcionarios autorizados. Facturas y justificantes no fueron cancelados una vez pagados. No había evidencia de la designación de personal en procesos de subastas. No se realizó subasta formal requerida. Cont. Hallazgos Recientes
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 18 Enmiendas a las condiciones de la subasta sin evidencia de aprobación. La Junta de Subastas no evaluó todas las propuestas sometidas. Documentos del proceso de subastas no indicaban fecha, número de subasta, persona que lo preparó, firma, entre otros. No se estampó la fecha y hora de recibo de las propuestas sometidas por los licitadores. El Comité de Apertura tampoco incluyó sus iniciales. Cont. Hallazgos Recientes
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 19 Evaluación de propuestas recibidas después de la fecha fijada para la apertura de los pliegos. Adjudicación de subasta a un licitador que reflejaba pérdidas en los estados financieros y que no prestó fianza de ejecución. Ausencia de Actas de la Junta de Subastas. Actas sin firmar o sin indicar los miembros de la Junta presentes. Cont. Hallazgos Recientes
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 20 El Proceso de Compras en el Gobierno Revisión 2007
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Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 21 Contraloría a sus órdenes...
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