Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS 01/12/2006.

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1 Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS 01/12/2006

2 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 2 - Mandato: Resolución de Presupuesto 2007 “ III. DISPOSICIONES GENERALES 7. Recuperación por costos indirectos Tomando en cuenta la auditoría sobre la recuperación por costos indirectos, analice la política para recuperar costos por supervisión técnica y apoyo administrativo de todos los fondos administrados por la Secretaría General, y presente antes del 30 de septiembre de 2006 un informe para la consideración del Consejo Permanente en el que se propongan las modificaciones que sean necesarias a las Normas Generales que correspondan a una nueva política coherente, consistente y razonable de recuperación de costos. ”

3 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 3 - La Función de la Secretaría de la OEA  La Secretaría de la OEA traduce los mandatos de los Cuerpos Gobernantes a servicios, iniciativas, programas y proyectos.  Estas actividades son financiadas por el Fondo Regular o Fondos Específicos.  Programas bien ejecutados, la confianza de nuestros Estados Miembros y la comunidad internacional son elementos esenciales para mantener e incrementar el respaldo a la misión de la OEA, así como para satisfacer las necesidades de financiamiento de la Organización.

4 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 4 - ¿Por qué necesita la OEA Fondos Específicos?  El Fondo Regular ha disminuido en términos reales.  Los mandatos de los Estados Miembros han aumentado.  Los Fondos Específicos han sido identificados en la Resolución de Presupuesto como necesarios para complementar el presupuesto del Fondo Regular.  El costo de supervisar Fondos Específicos genera costos que no se contemplan completamente en el presupuesto del Fondo Regular, y que deben ser cubiertos de alguna manera.

5 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 5 - ¿Por qué necesita la OEA una nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI)?  La OEA es financiada por múltiples fuentes de financiamiento que requieren eficiencia, mantenimiento efectivo de registros y un ambiente transparente para ganar la confianza de los donantes y el personal.  Una política sólida de recuperación de costos indirectos asegura la transparencia y reduce los “subsidios laterales” entre proyectos y fondos.  Uno de los criterios principales para establecer una política de recuperación de costos indirectos es la distribución equitativa de todos los costos indirectos entre proyectos y fondos.

6 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 6 -  COSTOS DIRECTOS: costos que pueden atribuirse a una actividad particular con un alto grado de exactitud.  COSTOS INDIRECTOS: costos que se incurren para un propósito común y que no son atribuibles fácilmente a una actividad particular. ¿Qué es un Costo Indirecto?

7 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 7 - ¿Qué es un Costo Indirecto? (cont. ) Ejemplos de costos indirectos incluyen:  Personal que cumple funciones administrativas en la Secretaría  Adquisición de bienes y servicios  Establecimiento y administración de cuentas  Registro y procesamiento de transacciones  Informes financieros  Coordinación de auditoría interna y externa  Revisión legal y financiera de acuerdos  Planificación, monitoreo, revisión y evaluación  Mobilización de recursos  Servicios de edificio y consumos  Uso general de equipo y suministros de oficina

8 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 8 -  La mayor parte de donantes reconocen la necesidad de proveer recuperación de costos indirectos a destinatarios de fondos.  De hecho, cuando actúa como donante, la OEA reconoce la necesidad y provee, en algunos casos, hasta un 30% para sufragar costos indirectos. ¿Qué es un Costo Indirecto? (cont. )

9 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 9 - Contexto inmediato  La Secretaría tiene un mandato de la Asamblea General.  La Resolución de Presupuesto de 2007 requiere una contribución adicional por costos indirectos al Presupuesto del Fondo Regular de $ 0,7 millones en 2006 a $ 2,5 millones en 2007.  Para aumentar su limitada capacidad para administrar de Fondos Específicos, la Secretaría está:  revisando su política actual de RCI;  solicitando a la CAAP la aprobación de enmiendas pertinentes de las Normas Generales para respaldar la política de RCI actualizada; y,  simultáneamente, mejorando sus procedimientos administrativos.  Esta presentación aborda la ejecución de una política actualizada de RCI.

10 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 10 - Antecedentes Evolución de Fondos 1994-2005 (en millones de US$) 678 empleados 605 empleados

11 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 11 - Antecedentes (cont. )

12 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 12 - Política de RCI actual

13 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 13 - Política de RCI actual  Las Normas Generales requieren que contribuciones a Fondos Específicos incluyan provisiones de RCI, con la excepción de contribuciones para emergencias, proyectos humanitarios y menores a US$100,000.  Las Normas Generales otorgan autoridad a la Secretaría para negociar la tasa de RCI.  El interés devengado por contribuciones a Fondos Específicos es acreditado para sufragar costos indirectos, siempre que no se especifique lo contrario en el acuerdo con el donante.

14 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 14 - Política actual de RCI (cont. )  La tasa de RCI para apoyo administrativo central es 2%, mientras que cualquier RCI por encima de 2% es retenido por las áreas para apoyo técnico y supervisión.  Algunos donantes no incluyen una provisión para sufragar costos indirectos, mientras que otros proporcionan hasta 30%.  Algunos donantes solicitan que la RCI sea asignada exclusivamente al área técnica que dirige el proyecto, y no toman en consideración el impacto que estos proyectos tienen sobre las otras áreas de la Secretaría.

15 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 15 - Cálculo de Costos Directos e Indirectos

16 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 16 - Transacciones financieras de la Secretaría en 2005 : $181 millones Costos excluidos: Fondos fiduciarios (Médico, Rowe) Fondo de Reembolso de Impuestos Renovaciones de Edificio (relacionado con Res. 831) Subvenciones a instituciones afiliadas (PADF, IADB, Corte IACHR) Fondo de Estacionamiento Otros Excluídos Elegible  Excluídos: Actividades especializadas que no forman parte del total de actividades analizadas en la determinación de costos indirectos de la Secretaría.  Elegibles: Funciones regulares de la Secretaría que generan costos indirectos.

17 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 17 - Costos elegibles para 2005: análisis de los costos directos e indirectos: En 2005, la Secretaría requirió $0.53 adicionales para costos de apoyo administrativo por cada $0.97 ejecutados. Por lo tanto, la tasa de costos indirectos fue 54.6% ($0.53 / $0.97).

18 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 18 - Principios de costos indirectos  La existencia de una tasa alta de costos indirectos es común (universidades que administran subvenciones, generalmente tienen tasas de más de 50%).  No se puede esperar la recuperación total de costos indirectos, pero se debe lograr una recuperación razonable.  Ciertos costos de la Secretaría son imputados como costos indirectos en los presupuestos de proyectos, cuando deberían ser incluidos como costos directos.  Conforme los costos se clasifiquen mejor, la tasa de RCI debe disminuir proporcionalmente.

19 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 19 - Consideraciones para establecer una política de RCI de la OEA

20 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 20 - Límites en RCI por donantes Los donantes tienen diversos límites en RCI:  Las subvenciones Federales de los Estados Unidos limitan la recuperación de costos indirectos a 26%, aunque en algunos casos la AID ha permitido hasta un 33%. Algunas fuentes de financiamiento de los Estados Unidos permiten la RCI mediante la utilización de intereses devengados por sus fondos depositados en la OEA.  La política de CIDA (Canadá) provee una tasa fija de 12%, aunque en la mayor parte de los casos la Secretaría ha recuperado 2%.  AECI (España) ha permitido la RCI mediante la utilización de intereses devengados (los cuales varían), aunque su política permite una RCI de 7%.  SIDA (Suecia) ha limitado a la Secretaría a una RCI de 3,5%.

21 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 21 - Lo que organizaciones similares hacen … Las tasas de RCI en organizaciones similares varían entre 4,5 y 21%:  Sistema de ONU13%  PAHO6 – 21%  PADF16%  UE7 – 20%  PNUD5 – 7%  IICA4.5% y más Sin embargo, estas organizaciones efectúan una mejor y más precisa clasificación de costos directos e indirectos.

22 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 22 - Existen al menos tres tipos de actividades entre OEA/donante: A. Asociación: acuerdos de cooperación mutua que requieren participación técnica activa por parte de la Secretaría. La Secretaría es responsable del resultado de la actividad. (Por ejemplo, MAPP, Desminando, CIM-Tráfico de mujeres/niños). B. Agencia Ejecutora: acuerdos de cooperación mutua que requieren menor participación técnica por parte de la Secretaría. La secretaría es responsable del resultado de la actividad. (Por ejemplo, el Sistema Aquífero Guaraní, Panamá–SENACYT). C. Flujo de fondos: fondos canalizados a través de la Secretaría para la cual la responsabilidad de la Secretaría se limita a la administración y gestión financiera. La Secretaría no es responsable del resultado de la actividad. (Por ejemplo, Conferencia de México).

23 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 23 - Base de RCI para 2006  En 2006, se estima que contribuciones por $27,1 millones, serán sujetas a RCI, aunque se esperan $58 millones en contribuciones a Fondos Específicos.  Se estima que $30,9 millones no serán sujetas a la política de RCI:  contribuciones no programadas (incluye FEMCIDI) $ 10,5 M  donantes no-contribuyentes 8,8  programas aprobados antes de la política de RCI actual 4,7  contribuciones inferiores a $100.000 4,5  conferencias y reuniones co-financiadas por FR 1,3  contribuciones para estudios de factibilidad 1,1

24 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 24 - ¿Qué sucedería en 2007 si la política actual de RCI permaneciera vigente?  Se estima que $27,1 millones en contribuciones a Fondos Específicos sean elegibles (similar a 2006).

25 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 25 - Nueva Política de Tasas de RCI

26 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 26 - Nueva Política de Tasas de RCI Considerando que:  la capacidad del Fondo Regular para administrar la creciente cantidad de recursos provenientes de Fondos Específicos es limitada;  la Secretaría encara necesidades inmediatas de cubrir $5.5 millones para 2007;  el interés devengado por los Fondos Específicos puede ser utilizado para sufragar parcialmente los costos indirectos;  la tasa de RCI debe ser aplicada a todas las actividades elegibles de Fondos Específicos; y,  la política de algunos donantes incluyen límites en RCI.

27 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 27 - La Secretaría…  hará cumplir la política para que todos los presupuestos de proyectos de Fondos Específicos elegibles incluyan RCI.  excluirá las siguientes contribuciones de la RCI: ayuda para desastres, conferencias y reuniones parcialmente financiadas por el Fondo Regular y las contribuciones para estudios de factibilidad.  podrá aplicar el interés devengado por los fondos específicos y algunos tipos de contribuciones en especie para sufragar parcialmente la RCI. Nueva Política de Tasas de RCI (cont.)

28 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 28 -  Los acuerdos actuales de RCI no serán enmendados, sin embargo, la renegociación de convenios marcos y de largo plazo será debidamente considerada.  El Secretario General podrá aprobar excepciones a la RCI, basado en la recomendación del Comité de Evaluación de Proyectos en coordinación con el Comité de Movilización de Recursos. Cualquier excepción resulta en un aumento implícito del subsidio del Fondo Regular.  El Secretario General determinará la distribución de la recuperación de costos indirectos entre las áreas elegibles basado en criterios transparentes. Nueva Política de Tasas de RCI (cont.)

29 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 29 - TASAS DE RCI PARA DIFERENTES TIPOS DE ACUERDOS Dentro de mandatos de la OEA Participación técnica de la OEA OEA es responsable del resultado Nueva tasa de RCI  AsociaciónSÍACTIVASÍ12%  Agencia Ejecutora SÍ MENOR SÍ15%  Flujo de fondosNONINGUNANO20% Nueva Política de Tasas de RCI (cont.)

30 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 30 -  Contribuciones elegibles de Fondos Específicos $58.4 millones  Menos: exclusiones probables a RCI$10.4 millones  Base de RCI proyectada$48.0 millones  contribuciones no programadas (FEMCIDI)$4,5 M  conferencias y reuniones cofinanciadas por FR $1,3 M  acuerdos existentes $3,5 M  contribuciones para estudios de factibilidad$1,1 M Resultado financiero esperado para 2007 con nueva política

31 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 31 - Resultado financiero esperado para 2007 con nueva política (cont.) Los intereses devengados y ciertas contribuciones en especie podrán aplicarse para sufragar parcialmente el RCI. Nueva tasa de RCI Contribuciones proyectadas para 2007 Recaudación proyectada de RCI  Asociación12% $47.5 $5.7  Agencia Ejecutora15% 0.5 0.1  Flujo de fondos20% 0.0 TOTAL$48.0$5.8

32 01/12/2006 - Nueva Política de Recuperación de Costos Indirectos (RCI) de la OEA p. 32 - Próximos pasos  Enmendar las Normas Generales y emitir la Orden Ejecutiva correspondiente antes del 15 de enero de 2007.  Centralizar las negociaciones entre los donantes y la Secretaría en temas de RCI.  Desarrollar antes del 15 de enero de 2007 una política interna que permita una distribución equitativa y transparente de la recuperación de costos indirectos a través de la Secretaría (con excepción de los $2.5 millones que deben transferirse al Fondo Regular, por Resolución del Presupuesto 2007).  Mantener la nueva política hasta fines de 2007, cuando sus resultados serán evaluados.