Planificación de la auditoría Lymaris Díaz Meléndez, CFE Valerie Pagán Sosa Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 2 de mayo de 2008 Lymaris Díaz.

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1 Planificación de la auditoría Lymaris Díaz Meléndez, CFE Valerie Pagán Sosa Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 2 de mayo de 2008 Lymaris Díaz Meléndez, CFE Valerie Pagán Sosa Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 2 de mayo de 2008 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2 Contraloría a sus órdenes... Proceso de Auditoría (3 Etapas)  Planificación  Trabajo de campo  Informe de auditoría

3 Contraloría a sus órdenes... Introducción  ¿Qué es la planificación de una auditoría?  ¿Cuál es la importancia de planificar una auditoría?

4 Contraloría a sus órdenes... Objetivos Principales de la Planificación de la Auditoría  Familiarizarse con las operaciones de la unidad  Estudiar la reglamentación aplicable  Identificar las fuentes de información  Evaluar los controles internos y riesgos asociados  Identificar los programas que se utilizarán en la auditoría

5 Contraloría a sus órdenes... ¿Por qué utilizar un Programa de Planificación?  Herramienta del auditor para cumplir con las normas de auditoría  Provee una guía para distribuir las tareas  Determinar el cumplimiento de la unidad auditada con la reglamentación aplicable  Permite al auditor detectar faltas o deficiencias de controles internos

6 Contraloría a sus órdenes... Pasos a efectuarse durante la planificación de una auditoría Planificación en la Oficina  Asignar el equipo de trabajo  Notificar el comienzo de la auditoría  Coordinar una reunión inicial con el funcionario principal del área auditada  Preparar un Plan de Trabajo y Estimado de Tiempo para la Planificación

7 Contraloría a sus órdenes...  Documentación obtenida en la Oficina  Evaluación de los factores internos y externos de la unidad (Anejo 11)(Anejo 11)  Reglamentación aplicable  Organigrama de la unidad  Presupuestos  Composición y estructura del cuerpo directivo  Fuentes de ingresos principales de la unidad  Gastos principales de la unidad  Informes emitidos Cont. Pasos a efectuarse... Cont. Pasos a efectuarse... Familiarizarse con las operaciones de la unidad Familiarizarse con las operaciones de la unidad

8 Contraloría a sus órdenes... Planificación en la Unidad o en el Área de Auditoría (Anejo 12)(Anejo 12)  Evaluar los controles internos de la unidad o el área auditada  Ambiente de control interno  Riesgo  Presentación y comunicación de información financiera  Actividades de Control  Monitoreo Cont. Pasos a efectuarse... Evaluación del Sistema de Control Interno

9 Contraloría a sus órdenes... Cont. Pasos a efectuarse... Evaluación del Sistema de Control Interno  El ambiente de control interno  La capacidad y preparación de los funcionarios de la unidad o área  La manera en que la gerencia del área asigna autoridad y responsabilidad  La estructura organizacional

10 Contraloría a sus órdenes... Cont. Pasos a efectuarse... Evaluación del Sistema de Control Interno  Evaluación de Riesgo  Riesgo de que surjan errores o irregularidades que no fueron detectadas  Comunicación de información  Los datos o la información del área o unidad son registrados y comunicados a tiempo y de una forma que facilitan la toma de decisiones

11 Contraloría a sus órdenes... Cont. Pasos a efectuarse... Evaluación del Sistema de Control Interno  Actividades de control  Las políticas, procedimientos, técnicas o prácticas que permiten a la gerencia disminuir los riesgos identificados  Monitoreo  Supervisión adecuada y evaluaciones periódicas

12 Contraloría a sus órdenes...  Cuestionarios de Controles Internos - Guías para familiarizarse con la reglamentación y procedimientos o normas internas aplicables a las áreas a auditarse  Evaluación de la reglamentación aplicable  Entrevistas a los funcionarios y empleados  Observación de las operaciones  Evaluación de transacciones Cont. Pasos a efectuarse... Cont. Evaluación del Sistema de Control Interno

13 Contraloría a sus órdenes... Cont. Pasos a efectuarse... Cont. Evaluación del Sistema de Control Interno  Efectivo  Propiedad  Inventario  Ingresos y Cuentas por Cobrar  Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos  Personal y Nóminas  Vehículos de Motor  Sistemas de Información  Seguros Tipos de Cuestionarios de Controles Internos

14 Contraloría a sus órdenes...  Efectuar la revisión analítica  Preparar el Plan de Trabajo y Estimado de Tiempo de la auditoría  Informar a la gerencia los hallazgos determinados en la planificación de la auditoría  Reunirse con los miembros del equipo de trabajo para informarles sobre el resultado de la planificación Cont. Pasos a efectuarse...

15 Contraloría a sus órdenes...  Contenido del Memorando de Planificación  Descripción de la unidad auditada  Áreas que serán examinadas  Muestra a ser examinada por cada área  Programas de auditoría que se utilizarán  Auditores necesarios  Necesidad de servicios de especialistas o peritos Cont. Pasos a efectuarse... Comunicación del Resultado de la Planificación

16 Contraloría a sus órdenes...  Ausencia de reglamentación o normas para regir las operaciones de la unidad.  Incumplimiento en rendir informes anuales a la Legislatura o a otros organismos dispuestos por ley.  Incumplimiento de recomendaciones incluidas en los informes de auditores internos y externos. Hallazgos más frecuentes

17 Contraloría a sus órdenes... Efectivo  Sobregiros en fondos y cuentas bancarias.  Conciliaciones bancarias no preparadas o no aprobadas.  No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blancos y utilizados.  Recibos anulados sin documentar. Cont. Hallazgos más frecuentes

18 Contraloría a sus órdenes... Ingresos y Cuentas por Cobrar  No se realizaron gestiones de cobros a deudores.  No se prepararon facturas al cobro.  Facturas no eran prenumeradas. Cont. Hallazgos más frecuentes

19 Contraloría a sus órdenes... Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos  Comprobantes de pago y justificantes no fueron cancelados una vez pagados.  Comprobantes de pago no fueron preintervenidos.  No se preparó Requisición de Compra. Cont. Hallazgos más frecuentes

20 Contraloría a sus órdenes... Propiedad  No se efectuaron inventarios físicos anuales.  No se expidieron recibos por propiedad en uso a los funcionarios y empleados, quienes tenían custodia de las unidades.  Unidades de propiedad no estaban identificadas con el correspondiente número de propiedad. Cont. Hallazgos más frecuentes

21 Contraloría a sus órdenes... Clasificación de las Situaciones Principales Informes publicados 2001-02 al 2006-07

22 Contraloría a sus órdenes... Clasificación de las causas Informes publicados 2000-01 al 2006-07 - Rama Ejecutiva 81.01%

23 Contraloría a sus órdenes... La planificación es un proceso continuo. Los objetivos, alcance y la metodología identificados en esta etapa pueden modificarse dependiendo de las situaciones que surjan cuando se estén realizando las pruebas de las operaciones fiscales que se examinarán. Planificación de la Auditoría

24 Contraloría a sus órdenes... Información adicional División de Auditorías de:  Corporaciones Públicas: (787) 777-6080  Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248  Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249

25 Contraloría a sus órdenes...