SASE Sistema de administración y seguimiento de expedientes Trabajo profesional de Ingeniería en Informática Bo, Jorge Ezequiel.

Presentación del tema: "SASE Sistema de administración y seguimiento de expedientes Trabajo profesional de Ingeniería en Informática Bo, Jorge Ezequiel."— Transcripción de la presentación:

1 SASE Sistema de administración y seguimiento de expedientes Trabajo profesional de Ingeniería en Informática Bo, Jorge Ezequiel

2 …Y dónde están mis expedientes?

3 Agenda – Contexto ¿En que consiste la administración de expedientes?  Normativa  El expediente  Organización de las estructuras Ciclo de vida de un expediente  Pases  Gloses  Acumulaciones  Comentarios  Ediciones ¿Cómo se administran los expedientes en la FIUBA?  Evolución de los sistemas  Contexto ¿Nuevo sistema o reingeniería?  Posibles soluciones  Análisis de esfuerzo

4 Agenda - Solución Conociendo SASE  Visión  Objetivos operativos  Objetivos de desarrollo  Requerimientos principales Arquitectura  Organización del proyecto  Modelo de dominio  Despliegue Conclusiones  Mejoras  Lecciones aprendidas Preguntas Referencias

5 ¿En que consiste la administración de expedientes?

6 Normativa

7 Contenido Definiciones  Plazos  Formalismos  Políticas de privacidad Soporte  Ley de procedimientos administrativos  Decreto 1970  Procedimientos internos

8 El expediente administrativo

9 Características Recopilación de hechos Identificado unívocamente Motivo Responsable Auditable Período de validez

10 Expedientes en FIUBA Expediente N° 900001/2008-01 Motivo: Renovación de la pasantía del señor Alberto Cortez Clasificación: Pasantías Iniciado por: Secretaria de Relaciones con el Medio Ubicación: Dirección de Mesa de Entradas y Archivo Fecha de vencimiento: 12-09-2008 16:10:00 Carátula Fecha de creación: 12-08-2008 16:10:00 Pases Unidad Entrada Salida Usuario Unidad1 23-08-2008 24-10-2008 jbo Unidad 3 25-10-2008 26-10-2008 mbo Acumulaciones Expediente N° Fecha Operación Usuario 900001/2008-1 23-08-2008 AC jbo 900001/2008-2 25-10-2008 AC mbo 900001/2008-2 27-08-2008 DA jbo Comentarios 12-10-2008 jbo Intervino director de la unidad

11 Identificacion única Formato de número NNNNNNNN / AAAA - aaa Numeración secuencial Numeración agregada/antecedente Numeración externa Numeración descarte 90000/200890000/2008-1500000/2007

12 Organización de las estructuras

13 Facultad Administra expedientes Formada por unidades administrativas Define zonas de pases Define el rol de cada unidad Custodia el rango de numeración

14 Unidad administrativa Organizadas jerárquicamente Soporte de expedientes Rol iniciador Acceso a expedientes Únicas por facultad Unidad 1 Unidad 1.1 Unidad 1.2 Unidad 1.3

15 Zonas Conjunto de unidades Definen y limitan los pases de expedientes Únicas por facultad Las Heras Paseo Colón Ciudad Universitaria

16 Ejemplo Unidad 1 Unidad 1.1 Unidad 1.2 Unidad6 Unidad 6.1 Unidad 6.2 Unidad 5 Zona verde Zona azul

17 Ciclo de vida de un expediente

18 Ejemplo Creación Archivación Pases Acumulaciones Gloses Comentarios Ediciones Numeración Reglas

19 Pase de expedientes Extra – Zonal Intra – Zonal Individuales o masivos

20 Gloses

21 Acumulaciones

22 Comentarios Este es un comentario

23 ¿Como se administran los expedientes en FIUBA?

24 Evolución de los sistemas Sistema telefónico Sistema informatizado 2002 1990 Tiempo Sistema viejo Sistema Guazú

25 Sistema telefónico Debilidades  Trazabilidad de cada expediente  Control del estado de cada expediente  Único punto de acceso a la información  Numeración manual de expedientes Fortalezas  Forma convencional de trabajo  Dependencia mínima de tecnología

26 Sistema informatizado Debilidades  Falta de testing  Falta de requerimientos funcionales  Esquema de manejo de concurrencia inadecuado  Inexistencia de documentación técnica y funcional Fortalezas  Arquitectura cliente/servidor  Acceso en línea 24Hrs. a los expedientes  Numeración automática de expedientes

27 Contexto Humanitario  Fastidio general  Dificultad en su uso Técnicos  Problemas de concurrencia  Falta de requerimientos funcionales  Falta de documentación técnica

28 ¿Nuevo sistema o reingeniería?

29 Posibles soluciones Reingeniería del sistema actual Adecuación de un sistema externo Desarrollo de un nuevo sistema

30 Análisis de esfuerzo Requerimientos funcionales Reutilización de información Parametrización y customización Mano de obra capacitada Mantenimiento Nuevo desarrollo BajoMedioBajoMedioBajo ReingenieríaBajoMedioBajoAlto Sistema externo Alto MedioAlto

31 Sistema externo Fortalezas  Sistemas ya implementados  Estandarización en organizaciones Debilidades  Problemas de nivel técnico  Diferentes dominios  Soluciones muy amplias  Mantenimiento

32 Reingeniería Fortalezas  Base desarrollada  Desarrollo interno Debilidades  Refactoring y testing de todos sus módulos  Falta de documentación técnica  Deficiencias tecnológicas

33 Nuevo desarrollo Fortalezas  Desarrollo a medida.  Compatibilidad con el modelo de dominio del sistema actual Guazú.  Impulso de desarrollas internos de FIUBA  Basado en tecnologías dominantes en el mercado y open-source Debilidades  Tiempos de desarrollo  Apoyo interno

34 Conociendo SASE…

35 Visión SASE, permitirá realizar un seguimiento efectivo y puntual de los movimientos realizados sobre expedientes que ingresen en FIUBA, administrará y controlará la numeración utilizada en la creación de expedientes, ya sean internos de FIUBA a través del rango asignado a esta, ya sea como antecedente de un expediente ya existente, o un expediente externo a FIUBA; además administrará la documentación contenida en cada expediente. De esta manera SASE ofrecerá un mejor servicio en el seguimiento y consulta del circuito realizado por cada expediente.

36 Objetivos operativos Agilizar el trámite iniciado por un expediente, en los aspectos de administración, gestión, y auditoria. administración: operaciones a realizar sobre un expediente, como gloses, pases y acumulaciones. gestión: el ciclo de vida de un expediente desde su creación hasta su archivacion, pasando por las distintas unidades administrativas en los tiempos y formas necesarios. Auditoria: capacidad de obtener información detallada de su estado actual y futuro.

37 Objetivos de desarrollo Satisfacción del personal administrativo Introducción de nueva tecnología a FIUBA Adaptabilidad al manifiesto ágil Utilización de herramientas open-source Impulso y autonomía en el desarrollo de software por parte de FIUBA

38 Requerimientos principales Diferentes esquemas de numeración Administración de estructuras y usuarios Auditoria de expedientes Consultas y listados de expedientes Manejo de concurrencia Ayuda en línea

39 Organización del proyecto Metodología ágil  Scrum + XP  Prácticas de TDD + Refactoring Herramientas de gestión  Svn  Maven  Eclipse y plugins  PMD

40 Arquitectura

41 Capas de la arquitectura Presentación Negocio Datos Infraestructura

42 Niveles de la arquitectura

43 Tecnologías de la arquitectura

44 Capa de presentación Guías de diseño  Mejorar la interacción y comunicación con el usuario (Ej: Ajax, ayuda online)  Uso fácil y guiado (Ej: UI patterns)  Estandarización de interfaces (Ej: W3C, progressive enhancement)

45 Capa de presentación (Cont.) Tecnologías  Yahoo UI!  JSP/JSTL  CSS/JS  DWR

46 Capa de infraestructura Guías de diseño y tecnologías  Pojo facade  Spring MVC  Spring WebFlow  JasperReport  Acegi Security

47 Capa de negocio Guías de diseño  DDD – Domain driven design  Design patterns  Inversion of control

48 Capa de datos (Cont.) Guías de diseño  Basado en esquema sistema Guazú  Normalización de datos  ORM

49 Capa de datos (Cont.) Tecnologías  MySql  JPA/Hibernate

50 Modelo de dominio

51 Patrones de diseño utilizados Composite pattern Visitor pattern Temporal patterns  Effectivity pattern  Audit log pattern  DateRange pattern Factory method pattern Strategy pattern Facade pattern

52 Diagrama de paquetes

53 Despliegue

54 Diagrama de despliegue

55 Conclusiones

56 Mejoras Uso de algún framework orientado a componentes en la vista (JSF, IceFaces,AJAX4JSF) Utilización de técnicas orientadas a aplicaciones web 2.0 Testing en ambiente de pre-producción Migración de framework a versiones nuevas Utilización de códigos de barra Inclusión de mecanismos de Firma digital

57 Lecciones aprendidas Análisis de posibles soluciones y estimación Metodologías ágiles Integración y uso de herramientas y tecnologías open-source

58 Preguntas

59 Referencias Sitios web  Spring Framework http://www.springframework.org  AJAX DWR, http://getahead.org/dwr  YAHOO UI!, http://developer.yahoo.com/yui  AGIL MANIFIESTO, http://www.agilealliance.com  ACEGI SECURITY, http://www.acegisecurity.org  EXTREMME PROGRAMMIN, http://www.extreme.programming.org  MySQL, http://www.mysql.com  Patterns for things that change with time http://www.martinfowler.com/ap2/timeNarrative.html Bibliografía  POJOs in Action Developing Enterprise Applications with Lightweight Frameworks Chris Richardson ISBN: 1932394583  Refactoring: Improving the Design of Existing Code Martin Fowler, Kent Beck, John Brant, William Opdyke, Don Roberts ISBN-10: 0201485672 ISBN-13: 9780201485677  Java Persistence with Hibernate Christian Bauer, Gavin King, ISBN-10: 1932394885, ISBN-13: 978-1932394887  Domain-Driven Design: Tackling Complexity in the Heart of Software Eric Evans ISBN-10: 0321125215 ISBN-13: 978-0321125217