Guía para realizar proyectos de mejora.

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1 Guía para realizar proyectos de mejora.
Habilidades de Gestión Directiva

2 Habilidades de Gestión Directiva
Objetivos del tema: General: Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y funcionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de que todos los mandos directivos e intermedios de las dependencias del IMSS, cuenten con una metodología estandarizada para la planeación de sus actividades de mejora a corto plazo de 3 a 6 meses. Particulares: Comprender los usos del proyecto de mejora Revisar y unificar la metodología para la elaboración de proyectos de mejora. Aplicar la metodología, mediante criterios de estructura, fondo, y forma unificados Habilidades de Gestión Directiva

3 El Proyecto de Mejora. Documento que describe la planificación de actividades de mejora continua que se pretenden realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las preguntas: ¿Cuál es el problema?, ¿Por qué ocurre? ¿Por qué abordarlo? ¿Cómo lo solucionamos?, ¿Quién lo hará?, ¿Cuándo se hará?, ¿Qué resultados nos proponemos obtener? ¿En qué plazo? ¿Por qué debe realizarse? ¿Quién lo elabora? ¿Para qué sirve? ¿Quién lo aplica? ¿Cómo se controla su aplicación? Es un documento que representa la actividad imprescindible de todo programa de gestión de calidad, el que más necesita de un enfoque interno y de auto compromiso. Inicia con la identificación de una oportunidad de mejora en algún aspecto de los servicios que se están ofreciendo (el “problema” de calidad en terminología tradicional). Cada Jefe de Servicio, Jefes de Piso de Enfermería, Directores, Jefes de División, en fin cada mando directivo que tenga definido un tramo de control Para establecer los lineamientos de trabajo y organizar al equipo en base a la definición de roles, responsabilidades, y tiempos, que permitan elevar el nivel de calidad , al máximo posible. Todo el personal que se integra como equipo de mejora continua. A través del cumplimiento de metas, mismas que deben de estar definidas en base al logro esperado en determinado tiempo. También a través de indicadores para medir sus resultados. Habilidades de Gestión Directiva

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Etapas: Etapa: Qué se hace. Cómo se documenta: AREA DE OPORTUNIDAD (definición del problema) En este punto se identifica el problema actual y su comportamiento en términos concretos, explícitos y específicos, apoyándose en hechos y datos, representándolos en forma tal que sea fácil de visualizar y entender en función del Tiempo en el que ocurre, de los Aspectos circunstanciales y del Tipo de falla o error Se utilizan Histogramas y Métodos Gráficos. Se redacta el primer punto del proyecto de mejora: 1. Justificación y definición del problema, en el cual se describe el problema, y la necesidad de resolverlo describiendo por su riesgo, costo y volumen. Habilidades de Gestión Directiva

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DETERMINACIÓN DE CAUSA RAIZ Para eliminar realmente el problema, se necesita realizar un análisis profundo del proceso para aislar las causas que originan el mal resultado. El análisis se basa en las experiencias, en los hechos y datos que describen la situación actual. Se utilizan herramientas como Diagrama Causa-efecto (espina de pescado) Diagrama de pareto. Análisis de procesos. Los resultados del análisis del problema y la aplicación de cualquiera de las herramientas utilizadas se presentan en el punto 2: Análisis de causas del problema. En este punto se presentan los gráficos y el análisis de los mismos, integrando un conclusión que explique la causa raíz del problema y las decisiones que se hayan tomado para disminuir o eliminar el problema o área de oportunidad. Habilidades de Gestión Directiva

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DEFINICIÓN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCIÓN Una vez identificada la causa raíz se toma la decisión acerca de las acciones para disminuirla o eliminarla. En caso de encontrar varias causas raíz, es necesario definir propuestas de acción para cada de ellas. Para la selección de las mejores alternativas de acción es importante considerar los siguientes factores: Efectividad.- ¿Resolverá todo o parte del problema? Factibilidad.- ¿Se puede implantar la solución? Factor tiempo.- ¿Qué tan rápido dará resultados? ¿Es una solución de corto o largo plazo? Orientación al usuario.- ¿Satisface los requisitos del usuario?¿Mejora el servicio? Eficacia.- ¿Es una solución costo-efectividad? En esta etapa se documenta en dos puntos del proyecto de mejora, en el punto 3, se formulan los objetivos y metas del proyecto, los cuales deben dar respuesta a la forma que se solucionará el problema mediante la eliminación o disminución de las causas raíz. Y en el punto 4 se presentan los planes de acción, en los cuales deben desglosarse las actividades que se realizarán para lograr dichos objetivos. Incluyendo responsables, fechas de inicio y término y estatus. Habilidades de Gestión Directiva

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EJECUCIÓN DE ACCIONES Esta etapa constituye la toma de acción para la mejora, se comienza al comunicar a todas las personas involucradas lo que se va a hacer y para qué. Y de ser necesario se debe de proporcionar capacitación a aquellas personas que van a intervenir para que sepan qué hacer y cómo hacerlo bien. Esta etapa debe seguir el orden establecido en los planes de acción, y llevar registros de las acciones realizadas, (bitácoras, actas, minutas, listas de asistencia, oficios, memorandos, etc) Habilidades de Gestión Directiva

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SEGUIMIENTO Una vez que se ejecuten las acciones establecidas en el plan de acción se hace necesario dar seguimiento (cuantitativo y cualitativo a las mismas mediante el registro de la información que permita conocer el comportamiento de los resultados, dar seguimiento a las acciones ejecutadas, y en su caso tomar decisiones de reorientación o redefinición de las acciones establecidas. Es importante analizar los resultados parciales obtenidos para comparar el antes contra el después Las herramientas que se pueden utilizar en este punto son: Gráficos de control. Tableros y semáforos de indicadores. Histogramas Una vez registrados los avances y resultados del proyecto mediante los documentos que se mencionan en la etapa anterior es necesario, hacer una evaluación cuantitativa de los resultados obtenidos mediante el uso de indicadores. Se puede utilizar el punto 5 Forma de evaluación y seguimiento, del formato, en donde se hace una realización de los indicadores establecidos, y su seguimiento de acuerdo a los estándares que se hayan comprometido y el registro de las mediciones realizadas a lo largo del proyecto. Habilidades de Gestión Directiva

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TERMINO DEL PROYECTO. Se anexa formato electrónico de “Avances y Resultados de los Equipos de Mejora” para reporte mensual de los Equipos de Mejora vigentes mismo que deberán emitir a nivel Delegacional los Coordinadores de Calidad y Normatividad y remitir los primeros 5 días de cada mes, a la Coordinación de Sistemas de Administración por Calidad. En el formato electrónico establecido por la Unidad de Evaluación a Delegaciones. Habilidades de Gestión Directiva

10 COMPONENETES DEL PROYECTO.
Justificación y definición del problema. Responde a la pregunta PORQUÉ ABORDARLO , Análisis de causas: Responde a la pregunta PORQUÉ OCURRE, Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QUÉ. La meta responde a las preguntas QUÉ RESULTADOS NOS PROPONEMOS OBTENER y EN QUÉ PLAZO Plan de Acción. Responde a la pregunta CÓMO LO SOLUCIONAMOS, QUIÉN Y CUÁNDO. Forma de Evaluación y Seguimiento. Responde a la pregunta CÓMO SABREMOS SI LO LOGRAMOS. Identificación del Proyecto. Autorización del Proyecto. Responde a la pregunta QUIÉN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA. Autorización del Proyecto Habilidades de Gestión Directiva

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APLICACIÓN PRÁCTICA: Habilidades de Gestión Directiva

12 Definición del problema. Primer paso Priorizar la problemática:
Costo: Riesgo:. Volumen:. Factibilidad. Definición del problema. Primer paso Priorizar la problemática: PROBLEMA: COSTO RIESGO VOLUMEN FACTIBILIDAD SUMA Diferemiento de cirugías. Alto índice de quejas de los pacientes y familiares. Alta tasa de infecciones. Estancia prolongada en hospitalización. Habilidades de Gestión Directiva Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchísimo

13 Descripción del problema:
Redacta un enunciado que describa el problema. ¿A quienes afecta y como les afecta? ¿Qué impacto tiene en los procesos del hospital? ¿Qué riesgos le implica al paciente? ¿Qué riesgos le implica a los trabajadores? ¿Cuánto cuesta tener el problema? ¿Con cuánta frecuencia se presenta? Habilidades de Gestión Directiva

14 Justificación del proyecto.
¿Desde cuándo se presenta el problema? ¿Qué se ha hecho para solucionarlo y qué resultados se han obtenido? ¿Porqué es urgente resolverlo? ¿Porqué es factible que se pueda resolver? ¿Qué interés político, económico, social o sanitario hay en resolverlo? ¿Quién se beneficia con su solución? ¿En que plazo se verían los resultados? ¿El costo de resolverlo es menor a los costos del problema? ¿Hay voluntad y capacidad para resolverlo? Habilidades de Gestión Directiva

15 Determinación de causas.
Leer página 10 a la 13 de la Guía. Habilidades de Gestión Directiva

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Analizar el problema Para poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qué ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y condicionan, ya que eso nos orientará sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situación, para ello podemos realizar una Diagrama de Causas, ( también conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador) Revisa el ejemplo de la página siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema: DIAGRAMA CAUSA DIAGRAMA CAUSA - - EFECTO EFECTO MULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA MULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA CATEGOR CATEGOR Í Í A A CATEGOR CATEGOR Í Í A A CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA RA RA Í Í Z Z CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA Problema EFECTO CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA RA RA Í Í Z Z SUBCATEGOR SUBCATEGOR Í Í A A SUBCATEGOR SUBCATEGOR Í Í A A CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA CAUSA RA RA Í Í Z Z SUBCATEGOR SUBCATEGOR Í Í A A Habilidades de Gestión Directiva CATEGOR CATEGOR Í Í A A CATEGOR CATEGOR Í Í A A

17 Ejemplo diagrama de Ishikawa.
Habilidades de Gestión Directiva

18 Priorización de causas con Pareto.
Motivo de insatisfacción. Casos en un año. Motivos ordenados casos Frecuencia acumulada % de FA Maltrato 114 Instalaciones. 195 18% Falta de medicamentos. 186 381 36% Descuido en la atención. 178 559 52% Falta de capacidad. 98 Retraso en la atención. 163 722 67% 836 78% 934 87% Trámites largos 75 1009 94% Otros. 64 1073 100% Total de casos Habilidades de Gestión Directiva

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20 Etapa 3. Definición de propuestas y plan de acción.
Causa o aspecto a mejorar. Objetivos: Metas comprometidas Habilidades de Gestión Directiva

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Plan de acción. Causa o aspecto a mejorar: Objetivo: Meta: Actividad Responsable Inicio Término Estatus Habilidades de Gestión Directiva

22 Etapa 4 y 5. Ejecución de acciones y seguimiento.
Reporte de avances por etapa. SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodología con enfoque Short Kaizen) Etapa Fecha Inicio Planeada Fecha Inicio Real Fecha termino Planeada Fecha termino Real AVANCES Y/ O RESULTADOS POR ETAPA 1 AREA DE OPORTUNIDAD (definición del problema) 2 DETERMINACIÓN DE CAUSA RAIZ 3 DEFINICIÓN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCIÓN 4 EJECUCIÓN DEACCIONES 5 SEGUIMIENTO 6 TERMINO DEL PROYECTO. Habilidades de Gestión Directiva

23 MEDICIÓN DE RESULTADOS NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Medición Inicial
Valor de Medición Inicial % de variación con el estandar/ Meta Comprometida Estandar/ Meta Comprometida 1° MEDICIÓN 2° MEDICIÓN 3° MEDICIÓN 4° MEDICIÓN 5° MEDICIÓN MEDICIÓN OBTENIDA AL TERMINO DEL PROYECTO Habilidades de Gestión Directiva

24 Identificación del proyecto.
DATOS GENERALES Delegación Entidad Solicitante Servicio Unidades de aplicación del proyecto NOMBRE DEL PROYECTO Objetivo del Proyecto Metas del Proyecto Nombre de Patrocinador Cargo del Patrocinador Nombre del Asesor VCIC Línea de Acción FECHA DE SOLICITUD Fecha de inicio Fecha de Cierre Nombre del Líder del Equipo Motivo para utilizar como META DEL PROYECTO el valor de la carta compromiso DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA No. Nombre Categoria / Puesto Adscripción 1 2 Habilidades de Gestión Directiva

25 Recomendaciones de fondo.
Estilo de redacción de cada componente. Plan de Acción. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y limitándose a decir el qué se quiere hacer sin calificativos, solo la acción concreta a realizar. Se debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la fecha de inicio y término de cada actividad. Formas de Evaluación y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirán de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de eficiencia, efectividad y calidad (en éste rubro quedarían incluidos los relacionados con satisfacción del usuario y quejas), no limitándose a indicadores de eficacia. Identificación del Proyecto. Se especifica con día, mes y año la fecha en que inicia y se estima terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborará informe y presentarán resultados. Autorización del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad total en la UMAE Pediatría, Director de la Unidad y Coordinador del Comité de Calidad ó del Jefe de la División de Calidad cuando éste último no Coordine el Comité de Calidad. Habilidades de Gestión Directiva

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PRODUCTO FINAL. Determinar un problema a resolver. Integrar un equipo de mejora en su servicio. Aplicar la metodología para elaborar un proyecto de mejora. Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripción del problema y análisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o individual) Entregar el segundo avance: Elaboración de propuestas de mejora y plan de acción, el 29 y 31 de octubre. Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de diciembre. Presentar la primera medición de resultados, como parte del producto final del Diplomado, en la última sesión del mismo. Habilidades de Gestión Directiva

27 NO ES POSIBLE MEJORAR SIN CAMBIAR Habilidades de Gestión Directiva
Si que crees que no es posible cambiar, no habrá cambio, pero si crees que habrá cambio; abres la posibilidad de cambiar este mundo…. Esa es TU ALTERNATIVA. Noam Chomsky. Habilidades de Gestión Directiva