UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO, RECINTO DE RÍO PIEDRAS ESCUELA GRADUADA DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Por: Eric Muñiz Villanueva Planificación.

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1 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO, RECINTO DE RÍO PIEDRAS ESCUELA GRADUADA DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Por: Eric Muñiz Villanueva Planificación Estratégica (6415) Para: Dra. Luisa Vigo Cepeda (27de marzo 2006)

2 Este plan estratégico tiene como objetivo dar a conocer como la Biblioteca General del Recinto Universitario de Mayagüez se propone delinear una serie de estrategias para promover los servicios de información y su dirección a tomar hacia el año 2010. Para que sirva de marco de referencia a la administración y al personal que la componen. Además, de ayudar a ofrecer mejores servicios acordes con las necesidades de los usuarios que la visitan. Resumen

3 Introducción Se ha desarrollado este Plan Estratégico el cual delinea la dirección de esta Biblioteca hacia el año 2010. En el desarrollo de este Plan hemos considerado donde estamos actualmente, hemos proyectado donde queremos ir y hemos trazado los pasos que seguiremos para alcanzar nuestras metas. Es una brújula direccional para el futuro.

4 Trasfondo E s la Biblioteca General del RUM la segunda biblioteca académica más grande de Puerto Rico. Es y ha sido fundamental en el desarrollo académico e intelectual de nuestro Recinto. La primera Biblioteca fue establecida en el 1911, en una sala del único edificio existente, el edificio Degetau. En el 1936, se construye el primer edificio para utilizarse como biblioteca, y para 1963 se inaugura las instalaciones físicas del edificio actual, al cuál en 1990 se la anexan dos alas: la Norte y Sur, ampliando así su espacio. Cuenta con excelentes instalaciones físicas, equipo, materiales y recursos. En el 1984, es de las primera bibliotecas académicas automatizadas y en el 2004 cambia a un sistema de automatización totalmente autónomo del sistema de la UPR.

5 La Visión La visión de la Biblioteca General del Recinto Universitario de Mayagüez es ser una institución líder en la disponibilidad de recursos bibliográficos y servicios tecnológicos de información en PR, que estimulen un aprendizaje de por vida respondiendo a una sociedad moderna y globalizada. Además de promover y tener unos servicios de excelencia para el disfrute de todos y así tener una mejor calidad de vida.

6 Fortalezas: Un personal bibliotecario bien preparado, con una administración líder, comprometida y facilitadora. Servicio orientado al usuario. Una fuerte tendencia a la información electrónica, que incluye, entre otros: Sistema Automatizado SIRSI, páginas electrónicas con los servicios de la Biblioteca; catálogo en línea y accesible vía Web e Internet, revistas y bases de datos electrónicas, préstamos de tarjetas inalámbricas y computadoras portátiles. Unas Colecciones especializadas (Ciencias Marinas, Colección Puertorriqueña, Colección Álvarez Nazario, Colección de Música, Patentes y Marcas Registradas, entre otros) Proyectos de colaboración (Préstamos ínterbibliotecarios, SOLINET/OCLC, Documentos, Patentes, Censo de Puerto Rico, Consorcio de Revistas, entre otros) Análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA).

7 Debilidades: El edificio de la Biblioteca General es inadecuado (en algunas partes no cumple con la Ley ADA; no hay espacio para que la colección crezca; sus aires acondicionados operan de forma deficiente; las instalaciones eléctricas no son las adecuadas para manejar los adelantos tecnológicos; fallas estructurales y en adición, el estudiante demanda áreas de estudio en grupo como respuesta a una comunidad investigativa) sin embargo, necesitamos seguir utilizándolo por los próximos cinco a diez años. El número de miembros del personal bibliotecario es inadecuado para suplir la demanda por servicios y se necesita revisar, a tono con la nueva tecnología, la composición del mismo y la descripción de tareas de éstos. Las colecciones en general necesitan expandirse y tener un plan de acción para mercadear los servicios de información. El presupuesto asignado a la Biblioteca es inadecuado para cumplir con las demandas académicas, ya que ha sido el mismo durante los últimos cinco años. Continuación

8 Amenazas: Pobre desarrollo de destreza de información en los usuarios. Incremento de los cibercafé. Alta incidencia criminal. Incremento de los sitios de diversión. Oportunidades: Alianza con las empresas privadas y públicas. Apoyo de la comunidad del área oeste. Presencia de medios de comunicación masiva: Radio, TV y prensa escrita local. Plan para el desarrollo del área oeste de la Compañía de Turismo de PR. (“Porta del Sol”)

9 Tenemos como misión proveer a la comunidad universitaria de una biblioteca virtual con los adelantos tecnológicos que le permita al usuario lograr una excelencia académica. Los recursos bibliográficos deben apoyar los programas académicos y los servicios de consulta deben satisfacer la demanda de información de parte de la comunidad académica y la comunidad en general. Misión

10 Valores del proyecto Es la de proveer todo tipo de información para suplir las necesidades académicas, culturales y profesionales de nuestra comunidad universitaria y la comunidad general. Fomentamos la satisfacción plena de todos los usuarios y que son merecedores de la máxima atención. El liderazgo compartido que permita el desarrollo de nuestros empleados y fomente el trabajo en equipo. Tener un compromiso, orgullo y un alto sentido de pertenencia con nuestros empleados, estudiantes y ex alumnos. Pretendemos promover el trabajo de colaboración e interdisciplinario. La solidaridad y la empatía para redundar en un servicio extraordinario y considerado.

11 Promover los diferentes servicios de información que provee la biblioteca a la comunidad universitaria y al público en general. Necesitamos mercadear nuestros servicios y parte de ellos es conocerlos y entenderlos para poder trasmitirlos a otros. Prioridades del proyecto

12 Lema de campaña Mensaje: La Biblioteca Colegial es una figura necesaria dentro de la Universidad para salvaguardar y optimizar el activo más importante de una empresa, el conocimiento del recurso humano. Tu Biblioteca Colegial, clave para el éxito profesional.

13 Crear un ambiente idóneo que propenda al estudio e investigación utilizando al máximo los recursos bibliográficos, económicos y humanos para responder a las necesidades cambiantes del currículo y de sus usuarios. Se intenta articular una política de promoción y uso de nuevos servicios de información que exprese las necesidades presentes y futuras de la comunidad académica y general. Para lograr la aplicación de la Biblioteca en los diferentes sectores del país. Metas

14 Internos: (Entre los años 2006-2010) Mantener una colección que apoye los programas sub- graduados y graduados existentes en el RUM. (Entre los años 2006-2010) (Entre 2006-2010) Evaluar los servicios al usuario para determinar si los mismos satisfacen las necesidades de información. (Entre 2006-2010) (Entre 2006-2010) Adquirir y promover la tecnología necesaria para apoyar las necesidades de los usuarios así como capacitar el personal para que sean facilitadores de servicios y puedan hacer sus trabajos de manera eficiente y efectiva. (Entre 2006-2010) Objetivos

15 Externos: (Impacto- Informativo) Educar a la comunidad universitaria y general sobre los servicios de información de la Biblioteca General entre los meses de enero del 2006 a junio de 2007. (Impacto- Informativo) enero a junio de 2007 (Impacto- actitudinal) Lograr que la comunidad universitaria y las empresas privadas, publicas y asociaciones entiendan la diferencia e importancia de la Biblioteca General en el quehacer profesional entre los meses de enero a junio de 2007. (Impacto- actitudinal) Objetivos

16 Continuación agosto del 2006 a diciembre del 2007 (Impacto- actitudinal) Concienciar a la comunidad universitaria y general sobre la necesidad de la Biblioteca dentro de la institución para los meses de agosto del 2006 a diciembre del 2007. (Impacto- actitudinal) agosto del 2006 a mayo del 2007(Comportamiento) Estimular a la comunidad universitaria y general a que visiten la Biblioteca General para los meses de agosto del 2006 a mayo del 2007. (Comportamiento)

17 Internos: 1. a. Actualizar la Política de Desarrollo de Colecciones de acuerdo a los nuevos programas académicos del RUM. b. Ser más proactivos en las facultades para que haya mayor participación de los profesores en el proceso de selección y descarte de recursos. 2. Identificar los servicios que ofrece la Biblioteca a la comunidad. 3. a. Actualizar nuestro sistema automatizado SIRSI. b. Aumentar el Recurso Humano con experiencia tecnológica que apoye los trabajos de todas las colecciones y el Área de Tecnología Educativa. Estrategias

18 Externos: 1. Llevar a cabo un plan para educar sobre los servicios de información a ofrecer por la Biblioteca. 2. Llevar a cabo un plan de comunicación interactivo para lograr entender a la comunidad universitaria y general sobre la diferencia de los servicios de información de la Biblioteca sobre las demás. 3. Llevar a cabo un plan de publicidad no pagada para concienciar a la comunidad universitaria y general sobre la necesidad de patrocinar unos servicios de información. 4. Llevar a cabo una actividad final en la Biblioteca, para las empresas, asociaciones comunitarias y organizaciones universitarias tengan la necesidad de usar un servicio de información.

19 Fases de Implantación Internos: Fase I: Reuniones periódicas del Comité Desarrollo de Colecciones. Se asignarán las áreas principales: Artes y Ciencias, Adm. de Empresas, Ciencias Agrícolas Ingeniería entre los bibliotecarios docentes y bibliotecarios Aux. III. Solicitar a las distintas facultades la participación de bibliotecarios en las reuniones de sus comités de biblioteca. Fase II: Preparar encuestas con la ayuda de la Oficina de Planificación del Recinto que provean datos sobre los servicios que se ofrecen. Fase III: Crear bajo el Programa de Instrucción Bibliotecaria módulos que orienten al personal nuevo tanto en procesos técnicos como en servicios al usuario. Realizar encuestas entre el personal para diseñar un plan de adiestramiento.

20 Fase de Implantación Externos: Fase I: Un quiosco en diferentes convenciones (Asociación de Industriales de Puerto Rico, Asociación de Ejecutivos y Ventas de Mercadeo) sobre los servicios de información y el Profesional de la Inform. en biblioteca (RUM). Participar activamente en el Senado, Asociación de Ex Alumnos, comités institucionales, actividades de prensa y semana de orientación del RUM. En las ferias de libros y en actividades de la comunidad en general hacer exhibiciones sobre los servicios que se están haciendo para beneficio de ellos. También establecer alianza con las Librerías comerciales como lo son “Borders” para promocionar los servicios de la Biblioteca del RUM. Preparar hojas sueltas, boletines, opúsculos y manuales sobre los servicios de información de la Biblioteca General del RUM. Un DVD con toda la información de la Biblioteca a todo aquel empresario, miembro de alguna asociación comunitaria y agencia pública o privada que se registre en la lista de contactos o registros electrónicos. Unas bolsitas de artículos promociónales sobre los servicios de información de la Biblioteca del RUM con: Bolígrafo, Pegatina, Mentas.

21 Fase de Implantación Fase II: Preparar instrucciones de apoyo electrónicamente, para los cursos a distancia y una actualización de la página de Internet con nuevos enlaces para promocionar los diferentes servicios de información. Usar las herramientas de la Web 2.0(Blogs, Postcast, YouTube, Wiki, Wink y las Redes Sociales como Facebook y MySpace, etc.) como promoción. Hacer enlaces en la página de Internet para los empresarios, facultad, estudiantes, fundaciones, asociaciones, grupos cívicos locales y público general. Los enlaces tendrán unos: Foro de opiniones Tablón de testimonios

22 Fase de Implantación Fase III: Unos Boletines mensuales a todas las personas registradas en la página Web y a la lista de contactos. Comunicado de prensa sobre el profesional de la información y los servicios de información que ofrece la Biblioteca del RUM en los periódicos EL Nuevo Día en la sección de Negocios. Un Articulo en la Revista Caribbean Business y Diálogos de la UPR. Comunicado o capsulas de noticia a las emisoras radiales de Radio Universidad (UPR), Radio Paraíso y Sol (Adventista), Radio Católica FM, Estéreotempo FM y Radio Isla AM.

23 Fase de Implantación Fase IV: Hacer un recorrido (Media Tour):  Unos comunicados de prensa sobre la actividad final.  Un VNR (Video News Release) sobre la actividad. En la actividad Final: El día del Profesional de la Información en la Biblioteca General del RUM. Artículos Promociónales (Auspicios): o Camisas o Gorras o Bultitos o Bolígrafos

24 Monitoreo, Avaluó y Evaluación Interno: Documento final y la demanda y uso de la colección reflejados en las estadísticas de uso. Cantidad de transacciones en el proceso (títulos adquiridos, descartados, sustituidos). Resultados de la evaluación de las ejecutorias del empleado orientado por parte del supervisor, así como el resultado de las encuestas de servicio al usuario. Participación e interés en asistir a los adiestramientos. Encuesta de retroalimentación que evalúe el nivel de satisfacción o nuevas necesidades de los usuarios. Participación y resultados de encuesta.

25 Monitoreo, Avaluó y Evaluación Externo: Asistencia a las actividades. Encuesta (formal cuantitativo) A todos los invitados que participaron de la actividad final. Análisis de publicidad no pagada (investigación informal a los recortes de periódicos y revistas). Tabulación de registros en línea y en los quioscos. Cronómetro de visitas de la página electrónica.

26 Referencias Borrell, F. (1997). Equipos de Trabajo. En Diseño Visual (Ed.) Como Trabajar en Equipo, (pp.10-40). Barcelona, España.: Ediciones Gestión 2000,SA. Bryson, J. (1989). Técnicas de Gestión. (p. 94). Barcelona, España.: Ediciones Gestiones, SA. Díez, C. (2002). Administración de unidades informativas: concepto e Historia, (pp.136-160). Asturias, España.: Ediciones Trea, S. L. 2002. Fernández, M. (2005) Colecciones, Servicios y Normas. Comité de la Semana de Orientación de la Biblioteca Agosto 2005. Mayagüez, PR: Imprenta Colegial. [Brochure]. Laurence, A. (2004) De la Planificación Piramidal a la Planificación Estratégica. Recuperado el 2 de febrero de 2006 de http://www.eduteka.org/foros/index.php?board=2;action=display;threadid=547 Ponjuán, G. (1998). Gestión de Información en las Organizaciones: Principios, Conceptos y Aplicaciones, (107-120). Santiago, De Chile.: Talleres de Impresos Universitaria, San Francisco,1998. Ramírez, I. (2005, Diciembre) Informe Anual 2004-2005(Disponible En la UPR, Recinto Universitario de Mayagüez, PO BOX 9022 Mayagüez, PR 00681-9022).

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