Clase: Solicitud de Fondo Fijo y Rendición de Cuentas de Fondo Fijo

Presentación del tema: "Clase: Solicitud de Fondo Fijo y Rendición de Cuentas de Fondo Fijo"— Transcripción de la presentación:

1 Clase: Solicitud de Fondo Fijo y Rendición de Cuentas de Fondo Fijo
Módulo de Finanzas Unidad de Gestión Financiera OI Clase: Solicitud de Fondo Fijo y Rendición de Cuentas de Fondo Fijo Unidad: Gestión Financiera OI Clase: Solicitación de fondo fijo y Prestación de cuentas del fondo fijo Tipo de entrenamiento: Presencial Público: Gerencia y Coordinadora de Finanzas Responsable: Hernán Duración: 1h 30min

2 Objetivo de esta clase:
Explicar cómo realizar la solicitación de un fondo fijo y la prestación de cuentas del fondo fijo, considerando: Los principales cambios en el proceso; Los principales puntos de la norma de Gestión del Fondo Fijo; Las instrucciones de trabajo de solicitación y prestación de cuentas de fondo fijo.

3 Agenda para esta clase # Actividad Tiempo 1
¡Bienvenido! Agenda para esta clase # Actividad Tiempo 1 Introducción al uso del Natura.Doc 5’ 2 Visión general del proceso 10’ 3 Principales cambios 4 Norma de Gestión del Fondo Fijo 5 Solicitación de creación de fondo fijo 6 Prestación de cuentas de fondo fijo 20’ 7 Evaluación 15’ 8 Repase de la Evaluación con el grupo Es necesario acertar 80% de la evaluación! Por eso, no deje de aclarar sus dudas a lo largo de la clase.

4 ¡Su participación hoy es fundamental!
Conecte las informaciones recibidas con su realidad cotidiana Aclare sus dudas Haga anotaciones Participe integralmente

5 Introducción al uso del Natura.doc
1 Introducción al uso del Natura.doc

6 A lo largo de esta clase diversas veces haremos referencia a las IT y normas, sepa cómo acceder a ellas a través del Natura.doc Entre al Natura.doc a través del link: Incluya su login y clave de red En la página inicial, en el campo “Buscar”, ingrese el nombre del documento que está buscando, ya sea éste una instrucción de trabajo o una norma Identifique el documento buscado en la lista de resultados de la búsqueda Haga clic en el título del documento encontrado para abrir el archivo

7 Inclusión del nombre del documento que se está buscando

8 Ejemplo: Buscar Norma de Reembolso a colaboradores
Documento identificado. Clicar en el título para abrir el archivo.

9 Visión general del proceso
2 Visión general del proceso

10 Clase de los macro procesos
¿Cuál es el punto de partida para esta clase? Esta clase se basa en las clases del macro proceso - Nivel 1 que está disponible en el Portal Educación Natura. Esta clase fue desarrollada para los responsables por la gestión del fondo fijo. Fondo Fijo Clase de los macro procesos (Nivel 1 ) PS: Abrir las clases N1 si el grupo no lo hizo a través del Portal Educacional

11 Como solicitar un fondo fijo?
Concepto de elegibilidad de fondo fijo Solicitud de fondo fijo Rendición de cuentas Saque del valor GED CSC Solicitud digitalización Área solicitante Finanzas Predicción Impresa y Firmada Clerck Emisión de un cheque al país Orden de impresión en el país

12 ¿Cómo prestar cuentas del fondo fijo?
Concepto de elegibilidad de fondo fijo Solicitud de fondo fijo Rendición de cuentas Rendición de cuentas firmado por el Gerente Financiero Contabilización y conciliación Portal CSC Portal CSC Completar el Template Registro Contable / Reclasificación Enviar el Template Registro Contable / Reclasificación Cuentas por Pagar CSC Responsable por el fondo fijo (País)

13 3 Principales Cambios

14 ¿Qué cambia en los procesos de solicitación y prestación de cuentas de fondo fijo?
La reposición de fondo fijo será realizada por Tesorería Brasil, de acuerdo con la Rendición de cuentas de las operaciones internacionales para el CSC Cuentas por Pagar. CSC Cuentas por Pagar realizará la conciliación de cuentas de fondo fijo. Habrá una norma para la utilización del Fondo Fijo El responsable por el fondo fijo del país será el gerente financiero. La reposición de los valores del fondo fijo se realizará en hasta 8 horas hábiles para que el Clerk digitalice los documentos en el GED.

15 Norma de Gestión de Fondo Fijo
4 Norma de Gestión de Fondo Fijo

16 Norma de Gestión del Fondo Fijo
Consultar Norma Gestión de Fondo Fijo disponible en NATURA.DOC Norma Norma de Gestión del Fondo Fijo Norma aplicable para solicitación y utilización del fondo fijo. El fondo fijo deberá ser utilizado por las Operaciones Internacionales para la utilización en pequeños gastos de mantenimiento de la oficina (Por ej.: materiales de oficina y lámparas, entre otros). El fondo fijo será liberado con límite de gastos equivalente a R$ (cinco mil reales) en moneda local, respetándose la cotización del día de la solicitación en un banco oficial del país . El límite del fondo fijo se reconstituirá siempre después de la prestación de cuentas de los gastos realizados por este fondo. El Fondo Fijo no deberá utilizarse para gastos de colaboradores, incluyendo la Fuerza de Ventas. Solamente se aceptarán como comprobantes de prestación de cuentas los documentos originales y válidos fiscalmente, como recibos, facturas y cupones fiscales.

17 Solicitud de Fondo Fijo
5 Solicitud de Fondo Fijo

18 Solicitud de Fondo Fijo:
Consultar Instrucción de Trabajo Solicitar creación de fondo fijo disponible en NATURA.DOC IT Solicitud de Fondo Fijo: Lectura y análisis de la Instrucción de Trabajo: Solicitar creación de fondo fijo Rescate de los principales puntos de la IT: El gerente/coordinador financiero es responsable por hacer la solicitud del fondo fijo en SAP (crea la predicción). Creada la predicción, esta es enviada al Clerk que digitaliza la misma en GED y envía al área de CSC en Brasil. El área de CSC, hace la Emisión de un cheque y automáticamente es enviada una orden de impresión a Finanzas del País que debe imprimir, sacar el valor en el banco y hacer la entrega al área solicitante.

19 Cómo realizar la rendición de cuentas
6 Cómo realizar la rendición de cuentas

20 1 Ingresar con el número de matricula

21 1 Ingresar su login y contraseña de red

22 Seleccionar el Área de Interés
2 Consulta de Llamados Buscar Seleccionar el Área de Interés Instrucciones Envío de Dudas

23 Seleccione la opción deseada
2 Seleccione la opción deseada

24 Seleccionar “CIERRE CONTABLE”
3 Seleccionar “CIERRE CONTABLE”

25 Seleccionar “REGISTRACIÓN CONTABLE”
3 REGISTRACIÓN CONTABLE Seleccionar “REGISTRACIÓN CONTABLE”

26 Análisis de Registro Contable
4 Análisis de Registro Contable Haga clic para descargar el formulario “Solicitud de la registro contable”

27 Llenar todos los campos del formulario
5 Llenar todos los campos del formulario

28 Adjuntar el formulario lleno
6 Adjuntar el formulario lleno Hacer clic en “enviar” para enviar el formulario Después del envío, aparecerá un aviso de que el formulario fue enviado con suceso

29 ¿Dudas?

30 7 Evaluación

31 Repase de la Evaluación con el grupo
8 Repase de la Evaluación con el grupo

32 ¡Gracias por su participación!