Microsoft Excel INTRODUCCIÓN

Presentación del tema: "Microsoft Excel INTRODUCCIÓN"— Transcripción de la presentación:

1 Microsoft Excel INTRODUCCIÓN
Se lo define como una planilla de cálculos, pero en algunos casos se lo utiliza más como “base de datos” que para hacer operaciones, ejemplo armar un listado de artículos con precios u otros datos, ya que Excel tiene distintas prestaciones para agilizar la entrada de datos y el manejo de grandes cantidades de información. La interface del usuario cambio drásticamente de la versión 2003 a la 2007, pero esta orientado a que los usuarios puedan ir encontrando las opciones en forma más directa. En las versiones 2010 y 2013 se mantienen los lineamientos creado para Excel 2007 Se deja de utilizar el diseño clásico de “Menú” para sustituirlo por Pestañas, Cintas y Grupos, logrando con esto que las herramientas mas utilizadas estén a la vista. Uno de los rasgos más notorios es que, en la versión 2010 se vuelve a incorporar el menú archivo el cual se despliega en forma de ventana, que había sido sustituido por el botón de office en la versión 2007

2 Interface del Usuario Abre ventana con mas opciones del grupo
Pestañas o Cintas Grupos Cinta de Opciones Planilla Barra de Formulas Celdas Referencia de Celda Zoom Vistas Etiquetas

3 Rellenar Series o Copiar
Para Códigos, fechas, días, meses, rellena series automáticamente, para invertir la orden se utiliza control o el botón del +, como se muestra en la figura Para números funciona al contrario que para los casos anteriores Listas Personalizadas: -Menú Archivo/ Opciones de Excel / Modificar listas personalizadas: Nueva lista y agregar -Para importar: Seleccionar artículos, y luego en listas personalizadas, Importar y Agregar

4 Funciones básicas y operaciones
=SUMA(Rango de Celdas o partes de la función) =PROMEDIO(Seleccionar Rango de Celdas) =MAX( ) Devuelve el valor más alto =MIN( ) Devuelve el valor más bajo =CONTAR( )Cuenta Números =CONTARA( )Cuenta Celdas con contenido números o texto =CONTAR.BLANCOS( )Cuenta celdas vacías =CONTAR.SI(Rango ; "Criterio") Cuenta según criterio, en rango seleccionar todo y en criterio solo el que se va a contar o utilizar los operadores lógicos =SUMAR.SI(Rango ; "Criterio" ; Rango a Sumar) =PROMEDIO.SI(Rango ; "Criterio" ; Rango a Promediar) =HOY( ) Fecha del sistema operativo =AHORA( ) Fecha y Hora del sistema operativo OPERADORES LOGICOS > MAYOR >= MAYOR O IGUAL < MENOR <= MENOR O IGUAL <> DISTINTO = IGUAL -Toda función u operación debe comenzar con el símbolo de + o = -Las funciones pueden contener varias partes, las cuales se separan con el símbolo “;” pero si utilizamos el asistente de funciones las partes son los distintos renglones -Procedimiento 1- Posicionarse en la celda vacía en la cual quedará el resultado 2- Toco “+” o insertar función 3-Seleccionar celda a operar IMPORTE = Precio*Cantidad IVA = Importe*Celda del 22% FIJAR (F4) TOTAL = Importe + IVA DESCUENTO =Importe - (Importe*Celda del %) FIJAR (F4) RECARGO =Importe + (Importe*Celda del %) FIJAR (F4)

5 Función Buscar: sirve para completar los datos de una tabla, capturando la información de otra, la cual se denomina “matriz”, tomando como referencia los códigos ambas. Esta función tiene distintas variantes: -Buscar Matriz y Buscar Vectorial -BuscarV -BuscarH BUSCAR MATRIZ (la tabla matriz debe de estar unida y los códigos ordenados en forma ascendente) =Buscar(Valor Buscado ; Matriz) Valor Buscado: Clic en el primer código de la tabla a completar Matriz: Seleccionar tabla matriz, desde los códigos (todos) hasta la columna que estamos calculando. Luego FIJAR F4 BUSCAR VECTORIAL (la tabla matriz puede estar los desunida pero los códigos deben estar ordenados en forma ascendente) =Buscar(Valor Buscado ; Vector Comparación ; Vector Resultado) Valor Buscado: Igual que Buscar Matriz Vector Comparación: Seleccionar los códigos de la tabla matriz y FIJAR F4 Vector Resultado: Seleccionar los datos que queremos como resultado, F4 BUSCARV (Esta función es para cuando en la tabla matriz los códigos no están ordenados, pero también sirve para el caso de matriz) =Buscar(Valor Buscado ; Matriz Buscar en ; Indicador Columna ; Ordenado) Valor Buscado: Clic en el primer código de la tabla a completar Matriz Busca en: Seleccionar toda la tabla matriz. Luego FIJAR F4 Indicador columna: Número de columna resultado (en matriz), contando desde los códigos para la derecha Ordenado: Falso si no esta ordenado, Verdadero si esta ordenado. BUSCARH (Esta es igual que BuscarV, pero la tabla se distribuye Horizontalmente) =Buscar(Valor Buscado ; Matriz Buscar en ; Indicador Columna ; Ordenado) Valor Buscado: Clic en el primer código de la tabla a completar Matriz Busca en: Seleccionar toda la tabla matriz. Luego FIJAR F4 Indicador Fila: Número de fila resultado (en matriz), contando desde los códigos para abajo Ordenado: Falso si no esta ordenado, Verdadero si esta ordenado.

6 Función Si =SI(PRUEBA LOGICA ; VALOR VERDADERO ; VALOR FALSO)
Esta es una función del tipo lógica, tiene la característica que según los datos que se tengan ingresados en determinada columna o celdas, puede devolver dos resultados. Ej.: Tenemos una columna que según el tipo de venta diga, “CONTADO” o “CREDITO”, podemos hacer que se opere aplicando un porcentaje de descuento o de recargo según si dice contado o crédito. Esta función también nos permite anidar varias funciones o la propia función, es decir funciones dentro de funciones. La estructura de la función tiene tres partes: Resultados =SI(PRUEBA LOGICA ; VALOR VERDADERO ; VALOR FALSO) Ej.: =SI(Promedio >= ; "Aprobado" ; "Reprobado” ) Si se cumple devuelve Si no se cumple devuelve Prueba Lógica Valor Verdadero Valor Falso Referencia de celda Dato de comparación Operador lógico

7 Gráficos 1-Seleccionar textos y valores que se quiere graficar
2-Insertar / Grafico (Seleccionar tipo de grafico) 3- En “Diseño” seleccionamos opciones generales de formato y ubicación de los elementos. Datos de Origen y Ubicación del Grafico 4-En Presentación: Insertar titulo, leyenda, ejes, etc. 5- En Formato: colores y efectos de relleno Nota: para visualizar las pestañas diseño, presentación y formato hay que tener seleccionado el grafico

8 Gráficos Eje Vertical Leyenda Series Eje Horizontal o Rótulos
Categorías

9 En la Pestaña Diseño encontramos opciones preestablecida de Presentación y Formato, y en las pestañas Presentación y Formato definimos órdenes en forma particular

10 DATOS Excel además de utilizarse para operaciones, funciones y gráficos, tiene distintas utilidades para el manejo de grandes cantidades de información, como por ejemplo una listas de precios y direcciones. Algunas de estas utilidades son: Buscar y Remplazar, Ordenar, Filtrar, Validación, Consolidar, Subtotales. Cuando ingresamos la información si respetamos algunas características, es suficiente posicionarse en cualquier celda de la tabla (no es necesario seleccionar toda la tabla) que Excel la toma como una unidad, donde la primer fila son los campos y las restantes los registros. Algunas de estas características son: -La primer fila son los campos -No dejar filas enteras vacías (si puede haber algunas celdas) -Si en la hoja se encuentra otra tabla debe de estar separada -Los datos de un columna deben de ser del mismo tipo.

11 DATOS Buscar y Remplazar, Ordenar, Filtrar:
-Estas órdenes como son de las mas utilizadas se encuentran en la cinta inicio y datos. -Para buscar o remplazar nos posicionamos en una celda de la columna en la cual se encuentran los datos a remplazar. -Para ordenar ascendente o descendente posicionamos el cursor en una de las celdas de la columna del campo por el cual queremos ordenar. -Cuando filtramos nunca se eliminan filas, solo se ocultan. Subtotales: Antes de calcular subtotales tenemos que ordenar por el campo por el cual queremos calcular los subtotales. Validación: Esto nos perite restringir la entrada de datos en las celdas, ej. Que solo se puedan ingresar números, dentro de determinado rango enteros o con decimales, o solo fechas. Se pueden crear “listas desplegables” a partir del contenido de las celdas o con nuevos datos.

12 Consolidar: -Esta orden permite operar con los datos de tablas que se encuentran en distintas hojas y consolidarlas en una única tabla. -Para iniciar la consolidación nos posicionamos en la primer celda de la tabla a generar y en el cuadro consolidar capturamos los datos de origen.