ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MECI MINISTERIO DEL INTERIOR

Presentación del tema: "ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MECI MINISTERIO DEL INTERIOR"— Transcripción de la presentación:

1 ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MECI MINISTERIO DEL INTERIOR
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN BOGOTA, 7 DE MAYO DE 2015

2 ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MECI
AGENDA Presentación Oficina Asesora de Planeación y del equipo de trabajo Principales cambios del MECI Plan de trabajo para la actualización y fortalecimiento del MECI Taller Cierre 2

3 PRESENTACIÓN OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
3

4 ¿QUÉ ES UN SISTEMA? Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito.

5 ¿QUÉ ES GESTIÓN? Actividades coordinadas para planificar, ejecutar, evaluar y asegurar el mejoramiento continuo de una organización o entidad

6 ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN?
Conjunto de elementos, recursos y acciones interrelacionadas que interactúan y que operadas como un proceso continuo permiten el logro organizado y ordenado de los objetivos y metas planificados por una organización o entidad.

7 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SISTEMA DE CONTROL INTERNO - MECI SIG OTROS SISTEMAS

8 ¿QUE HACE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN?
Integra de manera armónica y complementaria el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005, la Norma Técnica de Calidad - NTCGP 1000:2009 y el Sistema de Desarrollo Administrativo – SISTEDA. Integra los lineamientos de la Ley Anti Trámites, Gobierno en Línea y Servicio al Ciudadano.

9 ¿PARA QUE SIRVE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN?
Sirve para lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas, usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio.

10 MAPA DE PROCESOS C L I E N T Seguimiento y Control
Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. El Cliente incluye a los Destinatarios, usuarios o beneficiarios. Puede ser Interno o Externo Seguimiento y Control PROCESOS DE EVALUACIÓN C L I E N T Gestión de Recursos Administrativos y Financieros Gestión Contractual Gestión de Asuntos Disciplinarios Gestión de Asuntos Jurídicos Gestión Documental PROCESOS DE APOYO Gestión del Talento Humano Gestión de Tecnologías de Comunicación e Información Planeación y Direccionamiento PROCESOS ESTRATÉGICOS DISEÑO DE PROYECTO DE NORMAS VIGILANCIA Y CONTROL FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN POLÍTICAS APLICACIÓN Y EJECUCIÓN DE NORMAS PROCESOS MISIONALES Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional

11 ORGANIGRAMA

12 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION MINISTERIO DEL INTERIOR-FPFP
PND COMO REFERENTE PLAN ESTRATEGICO SECTORIAL PLAN DE ACCION PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL PLANES PROYECTOS DE INVERSIÓN PROGRAMAS MISIONALES DE FUNCIONAMIENTO PROGRAMAS PROYECTOS

13 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION MINISTERIO DEL INTERIOR-FPFP
COMPROMISO HONESTIDAD JUSTICIA LEALTAD RESPETO RESPONSABILIDAD SOLIDARIDAD SERVICIO TOLERANCIA TRANSPARENCIA Fortalecer la Gobernabilidad Territorial y Afianzar la Relación Nación Territorio Promover el Respeto y Garantía de los Derechos Humanos y del DIH Promover la Defensa, Fortalecimiento y Consolidación de Derechos de los Grupos Étnicos y Minorías Impulsar la Participación Social y Política de la Ciudadanía Apoyar la Promoción de la Seguridad, Orden Público y Convivencia Ciudadana Fortalecer la Gestión Institucional para el Buen Gobierno  DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO “En el compromiso de satisfacer a plenitud a nuestros Clientes y ofrecer un mejor bienestar a la población, nosotros el Ministerio del Interior en acatamiento de su misión y los deberes consagrados en la constitución, suministramos productos y servicios de calidad como reto permanente, mediante una gerencia pública mucho más visible, responsable, confiable y de mayor credibilidad para la ciudadanía, con servidores públicos, íntegros, éticos, competentes y comprometidos con la mejora continua”.  MISIÓN Consolidar un Estado democrático que garantice a sus ciudadanos el respeto de sus derechos en la diversidad, y a las regiones, verdadera autonomía y liderazgo local en un contexto de reconciliación, convivencia y paz. Ser el Ministerio de los derechos, la participación y la convivencia, y liderar, en un país de regiones un diálogo incluyente que fortalezca el ejercicio de la buena política para consolidar la democracia. VISIÓN PRINCIPIOS Y VALORES POLÍTICA DE CALIDAD OBJETIVOS DE CALIDAD

14 PRESENTACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
DIEGO OSSA GUEVARA CLARA LOPEZ AREVALO Ingeniero industrial Especialista en gestión de la Calidad y el comportamiento Humano Magíster en Gestión de Organizaciones Auditor líder en sistemas de gestión Economista Asesor de Gobierno Auditora especializada en auditoría fiscales y de calidad en gobierno Especialista en metodologías y sistemas de evaluación de Control Interno 14

15 PRINCIPALES CAMBIOS DEL MECI
15

16 ESTRUCTURA - CICLO DE LA GESTION
Subsistema de Control Estratégico Subsistema de Control de Evaluación 1. PLANEAR 4. ACTUAR 3. VERIFICAR 2. HACER Subsistema de Control de Gestión 16

17 ESTRUCTURA DEL MODELO – MECI INICIAL Y MECI ACTUALIZADO

18 ESTRUCTURA DEL NUEVO MECI
MÓDULOS Control de Planeación y Gestión Control de Evaluación y Seguimiento

19 Acuerdos, compromisos y Protocolos Éticos
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes Elemento Talento Humano Acuerdos, compromisos y Protocolos Éticos Elemento que busca establecer un estándar de conducta de los servidores al interior de la entidad publica, manteniendo coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución Política, la ley y la finalidad social del Estado. Requiere que su formulación sea un parámetro del comportamiento que oriente la actuación de todos los servidores, genere transparencia en la toma de decisiones y propicie un clima de confianza para el logro de los objetivos de la entidad y de los fines del estado.

20 Desarrollo del Talento Humano
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes Elemento Talento Humano Desarrollo del Talento Humano Elemento que permite controlar el compromiso de la entidad publica con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de políticas y practicas de gestión humana que debe aplicar. Deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado.

21 Direccionamiento Estratégico Planes, Programas y Proyectos
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes Elemento Direccionamiento Estratégico Planes, Programas y Proyectos Elemento considera la planeación como un procesos dinámico y sistemático que le permite a las entidades publicas proyectarse a largo, mediano y corto plazo. Se plantean una serie de programas, proyectos y actividades con la respectiva asignación de responsabilidades para su ejecución, que le sirvan para cumplir con su misión, visión y objetivos institucionales.

22 Direccionamiento Estratégico Modelo Operación por Procesos
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes Elemento Direccionamiento Estratégico Modelo Operación por Procesos Las entidades podrán contar con una estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios. Define las interacciones o acciones secuenciales, mediante las cuales se logra la transformación de unos insumos hasta obtener un producto o servicio con las características previamente especificadas.

23 Direccionamiento Estratégico Estructura Organizacional
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes Elemento Direccionamiento Estratégico Estructura Organizacional Configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad publica, para dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal. Se compone por su organización interna, por su planta de personal y por el manual de funciones y competencias laborales.

24 Direccionamiento Estratégico Indicadores de Gestión
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes Elemento Direccionamiento Estratégico Indicadores de Gestión Conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda la entidad publica. Se definen como un conjunto de variables cuantitativas / cualitativas sujetas a medición, que permiten observar la situación y tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de objetivos y metas previstos Permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes, programas, proyectos y de los procesos de la entidad.

25 Direccionamiento Estratégico Políticas de Operación
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes Elemento Direccionamiento Estratégico Políticas de Operación Fundamental ya que facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad publica. Define los limites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos políticas de administración del riesgo y de otros procesos previamente establecidos por la entidad.

26 Administración del Riesgo Políticas de Administración del Riesgo
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes Elemento Administración del Riesgo Políticas de Administración del Riesgo Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de los mismos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos, que van a transmitir la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias. La política señala qué debe hacerse para efectuar el control y su seguimiento, basándose en los planes y objetivos institucionales o por procesos.

27 Administración del Riesgo Identificación del Riesgo
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes Elemento Administración del Riesgo Identificación del Riesgo La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento Estratégico, identificando las causas con base en los factores interno o externos a la entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos. Implica hacer un inventario de los riesgos, definiendo en primera instancia sus causas con base en los factores de riesgo interno o externos presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos (consecuencias).

28 Administración del Riesgo Análisis y valoración del Riesgo
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes Elemento Administración del Riesgo Análisis y valoración del Riesgo El análisis del Riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y sus consecuencias; éste último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. Probabilidad e Impacto. La Valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas.

29 Autoevaluación Institucional Autoevaluación de Control y Gestión
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Componentes Elemento Autoevaluación Institucional Autoevaluación de Control y Gestión Le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar medidas correctivas para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Comprende el monitoreo que se debe realizar a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos. Los planes de mejoramiento, entre otros.

30 MODULO: CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Componentes Elemento Auditoria Interna Auditoria Interna Es la herramienta que se emplea para el seguimiento al Sistema de Control Interno en este modelo, es la auditoria interna. Es la herramienta que se emplea para el seguimiento al Sistema de Control Interno en este modelo, es la auditoria interna. Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad

31 Planes de Mejoramiento
ESTRUCTURA DEL MECI MODULO: CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Componentes Elemento Planes de Mejoramiento Plan de Mejoramiento

32 EJE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
ESTRUCTURA DEL MECI EJE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Información y Comunicación Externa Para su desarrollo se deben diseñar políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos al interior y en el entorno de cada entidad, que satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa a la ciudadanía y partes interesadas. A Través de este eje se espera mejorar la transparencia frente a la ciudadanía por medio de la rendición de cuentas a la comunidad por medio de la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de las obligaciones frente a las necesidades de los usuarios.

33 EJE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
ESTRUCTURA DEL MECI EJE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Información y Comunicación Externa Hace referencia a todos los datos que previenen o son generados por el cliente y/o usuario. Es a través de la cual la organización esta en contacto directo con la ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos. Es a través de este mecanismo que se garantiza la difusión de información de la entidad publica sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés.

34 EJE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
ESTRUCTURA DEL MECI EJE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Información y Comunicación Interna Es el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la función de la entidad y se difunden en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia las cuales se enfoca el accionar de la entidad. Debe garantizarse su registro y/o divulgación oportuna, exacta y confiable, en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir a los funcionarios un conocimiento mas preciso y exacto de la entidad.

35 EJE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
ESTRUCTURA DEL MECI EJE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Sistemas de Información y Comunicación Conformado por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos (humanos y tecnológicos) e instrumentos utilizados por la entidad publica, para garantizar tanto la generación y recopilación de información, como de su divulgación y circulación hacia los diferentes grupos de interés, con el fin de hacer mas eficiente la gestión de operaciones en la entidad publica. Para que la ejecución de estos sistemas se desarrolle de manera eficaz, eficiente y efectiva, deben nutrirse de un componente físico (hardware), de programas de información y conocimiento (software), de recurso humano y de datos a procesar o difundir.

36 PLAN DE TRABAJO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MECI
36

37 ACTIVIDADES A REALIZAR
DURACIÓN CRONOGRAMA ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE 1 2 3 4 → Elaborar presentación en PowerPoint → Ejecutar la capacitación 2 días 4 horas Abril 7. mayo → Reunión previa de concertación de instrumentos para el diagnóstico → Elaborar herramienta de diagnóstico → Presentar para aprobación 1 día 3 días 1 día 4-8 mayo → Aplicar herramienta de diagnóstico aprobada, en las áreas y procesos responsables según componente. → Elaborar Diagnóstico e identificar brechas 3 semanas 11-15 mayo 19-22 mayo 25-29 mayo → Proponer plan de actualización del MECI. → Aprobación del plan de actualización del MECI 2 días 1 día 1-3 junio → Ejecutar el plan de actualización del MECI de las acciones aprobadas 16 semanas 9-12 junio 21-25 sept → Elaborar informes mensuales 1 día 30-abr 29. mayo 30-jun 31-jul 28. Ago 30. Sept → Elaborar y entregar informe final de acciones realizadas 21-oct → Realizar los ajustes que se requieran en el MECI 1 semana 28-30 sept 1-2 oct → Elaborar informe comparativo del antes y después de la actualización del MECI 2 semanas 5-16 oct → Elaborar propuesta de acto administrativo 5-9 oct

38 ¿QUÉ ES DIAGNÓSTICO?

39 ¿QUÉ ES DIAGNÓSTICO? Según el diccionario de la Real Academia Española, la palabra diagnóstico proviene del griego "Diagnosis", que significa "Conocimiento". En el mundo de las empresas, cuando se habla de diagnóstico se hace referencia a aquellas actividades tendientes a conocer el estado actual de una empresa y los obstáculos que impiden obtener los resultados deseados. Existe una gran diversidad de metodologías y tipologías para realizar estudios diagnósticos en empresas, y cada una de ellas se enfoca en algún aspecto particular de la vida empresarial. Algunos hacen énfasis en los procesos productivos, otros en aspectos relativos al mercado y los consumidores.

40 ¿QUÉ ES DIAGNÓSTICO?

41 TALLER 41

42 GRACIAS