PROCESO FACTURACION DUMIAN MEDICAL S.A.S..

PROCESO FACTURACION DUMIAN MEDICAL S.A.S.

DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE FACTURACION
NORMAS Todo servicio prestado debe ser facturado en totalidad y en máximo 24 Horas. Para la realización de la facturación se deben cumplir los requisitos del contrato, la organización y la norma. Todo servicio debe ser autorizado (excepto urgencias, Anexo técnico 2 y 3 Res.3047/08) Siempre se debe cumplir los tiempos establecidos de facturación. Toda factura debe tener una pre auditoria de cuentas.

DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Facturar los servicios de salud prestados a los diferentes usuarios según su plan de beneficios y conforme a la ley, con oportunidad, eficacia y calidad en cumplimiento de los compromisos contractuales para asegurar un recaudo de cartera con un mínimo de glosas. ALCANCE: El proceso inicia con la validación de derechos del usuario (excepto urgencia) El proceso finaliza con la entrega del envío de la factura para la radicación a cartera. Responsable del proceso Coordinador de facturación.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES
DEFINICIONES: Contrato: Documento legal en que las partes que intervienen pactan de común acuerdo las condiciones de compra y prestación de un servicio. Es un documento que está destinado a producir efectos jurídicos Cliente: Quien recibe el servicio. Son las APB (Administradoras de planes de Beneficio que son: Empresas Promotoras de Salud EPS, Administradoras del Régimen Subsidiado ARS, Entes Territoriales, Aseguradoras de planes de medicina pre-paga) y pacientes DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ENTRADAS REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES PROVEEDORES Solicitud de prestación del servicio Contratos, convenios y legislación. Servicios asistenciales

SUBPROCESOS 1. FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS 2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS) 3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI) 5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA

1. FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS

FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 1. Validar el derecho del usuario Auxiliar de factura ción del servicio Se realiza solicitud al paciente o acompañante de los documentos, se exceptúa el paciente clasificado como Triage 1 (urgencia vital) quien ingresa directamente a sala de reanimación. Se realiza verificación de los derechos y cruce en la base de datos del Fosyga- DNP en busca de inconsistencias que incluyen multiafiliaciones, y en caso de encontrarlas se envía anexo técnico Nº 1 Res.3047/2008. Para los SOAT se deben exigir: factura y formato de referencia de la institución que envía el paciente, en caso de pacientes remitidos, denuncia expedida por autoridad competente y/o croquis, copias de: (documento de identidad de la víctima y del conductor, licencia de conducción del conductor del vehículo, seguro obligatorio, y tarjeta de propiedad del vehículo) Al momento de la solicitud del servicio Copias y/o escáner de los documen tos , anexo técnico Nº 1 y soportes SOAT Entrega de la factura en la central de facturación Facturación central

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 2. Ingreso del paciente al sistema Auxiliar de facturación del servicio Se realiza la pre admisión del paciente al triage Tras la solicitud del servicio Generación de numero de ingreso del paciente al sistema ( historia clínica, historia de triage) Consulta de triage Profesional de salud de turno 3. Validación de derechos de procedimientos ambulatorios El usuario entrega al auxiliar de facturación, la orden de servicios y el documento de identificación en copia u original para ser escaneado y/o fotocopiado. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL, CMS, CSSP.) Orden de servicio autorizada por la EAPB debidamente firmada y copias y/o escáner del documento identidad Central de facturación Facturación central

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 4. Verificar sí existe valor a cargo del paciente y en caso afirmativo recaudarlo Auxiliar de facturación del servicio En caso que el paciente sea admitido para la atención en urgencias se recauda el valor que corresponda y para pacientes particulares se exige un depósito de $ y firma del pagare. El triage 1 y 2 (urgencia vital) se atiende independiente de la cancelación de este valor. Para el triage 3 se procede segun los acuerdos contractuales (se orienta a lugar de consulta prioritaria) y/o cobrar el valor de la urgencia. En caso de no pago hacer firmar el pagaré Tras la solicitud del servicio Recibo de caja ( consigna ción bancaria) Subdirección administrativa Auxiliar administrativo (consignar diariamente) 5. Admisión del paciente a la consulta o procedimientos de urgencias Para las urgencias ingresando al modulo de admisiones en pacientes clasificados por el triage pendientes por admitir, y para procedimientos ambulatorios al módulo procedimientos de urgencias Si la atención corresponde a un accidente de tránsito se debe crear el evento en el modulo del SOAT diligenciando toda la información del accidente. inmediato Historia clínica en el sistema Consulta de urgencias o sala de procedimien to Profesional q presta el servicio

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 6. Notificación de la atención a la EAPB correspondiente Auxiliar de facturación del servicio Se realiza envío de anexo técnico Nº 2 o la notificación telefónica (según corresponda contractualmente) En caso de no lograr comunicación o definición del pagador, se realiza el envío del anexo al ente territorial Dentro de las 4 horas siguientes a la atención o antes de terminar el turno. Número de autorización telefónico, o soportes de fax envidos o la impresión de correos enviados Recepción de urgencias o facturación central Auxiliar de facturación q recibe turno en hora de la noche y en horas hábiles en facturación central 7. Ingreso al sistema de servicios solicitados por el médico Realiza el ingreso al sistema de los servicios solicitados por el médico durante la consulta Inmediato Registro del servicio en la historia clínica y cargue en el detallado del reporte 7 Aleatorio por auditoria medica, auditoria concurrente diaria. Auditor medico o enfermera concurrente

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUAN DO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 8. Confirma ción y registro de los servicios efectiva mente prestados Auxiliar de factura ción del servicio Realiza verificación en historia clínica de los servicios efectivamente prestados y carga la consulta de urgencias y los procedimientos especiales que estén soportados pero que no estén registrados en la cuenta, también verifica que estén cargados los medicamentos e insumos utilizados en la atención Mediante llamada telefónica a la farmacia central, se garantiza que están cargados a la cuenta la totalidad de los medicamentos e insumos ambulatorios. Seguimiento periódico y selectivo contra el sistema y las copias de las formulas Inme diato Reporte Nº 7 en el sistema y copia de la formula genera do por el médico en el sistema Aleatorio por auditoria medica, auditoria concurrente diaria ción del servi cio y delegado de control interno 9. Cargue de los medica mentos ambulato rios Auxiliar de farmacia Contra la formula ambulatoria generada por el médico en el sistema, realiza el cargue directamente a la cuenta del paciente, afectando de manera automática el inventario Reporte Nº 7 en el sistema y copia de la formula generado por el médico en el sistema Mediante llamada telefónica a la farmacia central, se garantiza que están cargados a la cuenta la totalidad de los medicamentos e insumos ambulatorios. Seguimiento periódico y selectivo contra el sistema y las copias de las formulas

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 10. Generación de factura o cuenta cuadrada Auxiliar de facturación del servicio Verificando el valor a pagar, lo cancelado y el cambio, imprimir la factura y/o el recibo Al egreso del paciente Factura y/o recibo Facturación central Auditor medico por auditoria aleatoria Depende del plan: si es facturación agrupada se genera una cuenta cuadrada Cuenta cuadrada Si es por evento: se genera una factura. Factura Para los casos de accidente de tránsito impresión del FURIPS FURIPS

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 11. Recepción de cuentas cuadradas y/o facturadas Auxiliar de facturacion central Coordinación de facturación Recepción y organización de las cuentas cuadradas, si la facturación es agrupada recibe los soportes de notificación de la atención, los documentos, la impresión de la atención y copias de los reportes de los exámenes realizados si se requiere contractualmente. Si la facturación es por evento recibe además la factura con el número de copias requeridas. Al finalizar el turno de la mañana, y el auxiliar de facturación de la noche entrega a la mañana siguiente lo de la tarde y la noche. Notificación de la atención, los documentos, la impresión de la atención y los resultados de los exámenes si se requiere, factura de venta Garantizar contra el Jasper la entrega completa de las cuentas generadas durante el turno Auxiliar de facturación central 12. Soportes pendientes Auxiliar de facturación del servicio Algunas soportes de manera justificada pueden faltar al momento de la entrega, en este caso se deja relacionado en el libro de pendientes y se fija el tiempo de entrega y el responsable de la consecución del soporte. Estas novedades no pueden ser superiores a 24 horas. Libro de documentos pendientes Facturación central solicita y vigila la entrega de estos soportes en tiempo acordado

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 13. Auditoría de cuentas Médico Auditor y Enfermero Auditor Auditoria selectiva al 5% por parte del auditor médico y al 5% por parte del enfermero auditor. Diariamente Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimentación 2 veces al mes En concurren cia diaria Coordinador de facturación 14. Facturación agrupada y generación consolidado de facturación agrupada El día de la semana seleccionado se genera la factura agrupada Semanal mente(vier nes) Factura de Venta agrupada Garantizar que se facturen el 100% de las cuentas para la empresa y el plan seleccionado. Coordinación de facturación Una vez generada la factura se descarga del Jasper el informe Consolidado de facturación agrupada. Informe consolidado de facturación agrupada Auxiliar de facturación central(urgencias y ambulatorio) Se entrega la factura y el informe consolidado más los soportes para ser punteados, ordenados y legajados para radicación a la empresa. Factura soportada para radicación

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 15. Generación de envíos Coordinador de facturación En el modulo de envíos del sistema, se busca la empresa y el plan, se asigna el rango de fechas en las cuales se encuentran comprendidas las facturas a radicar y se seleccionan la totalidad de las mismas. Todos los viernes y para aquellas empresas que solo reciben una sola vez en el mes, en las fechas estipuladas para la radicación. Formato de envíos por entidad Garantizar que se realice el envío de la totalidad de las facturas para la empresa y el plan correspondiente Coordinación de facturación y dirección administrativa 16. Generación de RIPS y validación Auxiliar documental Generando los archivos planos con base a la resolución 3374 de 2000 y realizando la validación de los mismos Inmediato una vez se genere el envío. Archivo plano en medio magnético. Facturación central Coordinación facturación 17. Entrega de facturas a Cartera Entregando el paquete de facturas debidamente soportadas junto con el envío consolidado y los RIPS en medio magnético. Inmediato una vez se generen los RIPS Libro de radicación firmado Cartera, validando tiempos de radicación contractual y de ley Coordinación de facturación y coordinación de cartera 18. corrección de RIPS por la EAPB errores Ing. De sistemas Se realiza una validación exhaustiva y corrección de errores y de la base de datos para que no se vuelvan a presentar. Inmediato luego de la devolución por EPS (Max 2 días) Archivo plano corregido Cartera y/o facturación central Coordinación de cartera

2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)

2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS
(IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 1. Validar el derecho del usuario Auxiliar de facturación del servicio El usuario entrega al auxiliar de facturación del servicio, la autorización, la orden de servicios y el documento de identificación en copia u original para ser escaneado. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL, CMS, CSSP) Al momento de la solicitud del servicio Orden de servicio autorizada por la EAPB (original) debidamen te firmada y copias y/o escáner del documento identidad Entrega de la factura en la central de facturación Facturación central 2. Ingreso del paciente al sistema Ingresa al sistema el servicio solicitado, si es inmediato se pasa a su realización y si requiere preparación se deja en programación Tras la solicitud del servicio Generación de numero de ingreso del paciente al sistema ( historia clínica, numero de procedi miento) Recepción del servicio solicitado Coordinador asistencial del servicio

(IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 3. Programación del paciente (si aplica) Coordinación de servicio solicitado En caso de exámenes que requieran ser programados por preparación especial y/o por requerir insumos o medicamentos especiales, se realiza asignación de fecha y hora de la cita, se entregan recomendaciones de preparación y se realiza la requisición de insumos y/o medicamentos a la farmacia central. Al momento de solicitar el servicio Programa ción de la cita, formato de preparación y/o formato requisición medicamen tos o insumos Recepción del servicio solicitado Coordinador asistencial del servicio 4. Egreso(entrega) de medicamentos y/o insumos farmacia central Auxiliar de farmacia Realiza el egreso(entrega) de los insumos y/o medicamentos solicitados de la farmacia central por cada procedimiento a realizar, previa verificación que la bodega de imágenes esta en cero existencias Una vez recibe el formato de requisición Documento de egreso de medicamentos y/o insumos de la farmacia central farmacia Químico farmaceutico 5. Cargue (Ingreso) de medicamentos y/o insumos a bodega del servicio Realiza ingreso de los insumos y/o medicamentos a la de bodega de imagenología Inmediatamente se genere el documento de egreso Documento de ingreso de medicamentos y/o insumos a la farmacia de imagenología Auxiliar de facturación del servicio

(IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 6. Prestación del servicio Y Liquidar los servicios autorizados en la orden de servicios Auxiliar de facturación del servicio Ingresando al sistema los servicios solicitados al paciente y estableciendo aquellos que son susceptibles de cobro según los conceptos expuestos en los manuales tarifarios. inmediato Reporte n°7 en el sistema Recepción del servicio coordinador del servicio En caso de pacientes programados se cargan los insumos y/o medicamentos utilizados por el paciente 7. Verificar sí existe valor a cargo del paciente y en caso afirmativo recaudarlo Verificando el tipo de régimen, estrato y autorización de servicios. Valor a cargo de paciente (cuota moderadora o copago) Inmediato Recibo de Caja si aplica Caja Dirección administrativa

(IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 8. Guardar cargos de la cuenta Auxiliar de facturación del servicio Verificando el valor a pagar, lo cancelado y el cambio, imprimir la factura y/o el recibo Inmediato Recibo y/o Factura Reporte n°7 en el sistema Coordinación de facturación Depende del plan: si es facturación agrupada se genera una cuenta cuadrada Cuenta cuadrada Si es por evento: se genera una factura. Factura 9. Recepción de cuentas cuadradas y/o facturadas Recepción y organización de las cuentas cuadradas, de laboratorio (el día hábil siguiente), de imagenología (Al 3er día hábil siguiente, por la lectura). Si la facturación es agrupada, recibe la autorización, los documentos y el reporte del examen realizado si se requiere contractualmente. Si la facturación es por evento recibe además la factura con el número de copias requeridas. Al finalizar el turno Autorización de servicios, documentos y resultado del examen si se requiere, factura de venta Garantizar contra el Jasper la entrega completa de las cuentas generadas durante el turno

(IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 10. Soportes pendientes Auxiliar de facturación del servicio Algunos soportes de manera justificada pueden faltar al momento de la entrega de la factura, en este caso se deja relacionado en el libro de pendientes y se fija el tiempo de entrega y el responsable de la consecución del soporte. Al momento de la entrega de cuentas y soportes Libro de documentos pendientes Facturación central solicita y vigila la entrega de estos soportes en tiempo acordado Coordinador de facturación 11. Auditoría de cuentas Médico Auditor y Enfermero Auditor Auditoria selectiva al 5% por parte del auditor médico y al 5% por parte del enfermero auditor. Diariamente Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimentación 2 veces al mes En concurrencia diaria

(IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 12. Facturación agrupada y generación consolidado de facturación agrupada Coordinador de facturación El día de la semana seleccionado se genera la factura agrupada Semanalmente (viernes) Factura de Venta agrupada Garantizar que se facturen el 100% de las cuentas para la empresa y el plan seleccionado. Coordinación de facturación Una vez generada la factura se descarga del Jasper el informe Consolidado de facturación agrupada. Informe consolidado de facturación agrupada Auxiliar de facturación central(ur gencias y ambulatorio) Se entrega la factura y el informe consolidado más los soportes para ser punteados, ordenados y legajados para radicación a la empresa. Factura soportada para radicación 13. Generación de envíos En el modulo de envíos del sistema, se busca la empresa y el plan, se asigna el rango de fechas en las cuales se encuentran comprendidas las facturas a radicar y se seleccionan la totalidad de las mismas. Todos los viernes y para aquellas empresas que solo reciben una sola vez en el mes, en las fechas estipuladas para la radicación. Formato de envíos por entidad Garantizar que se realice el envío de la totalidad de las facturas para la empresa y el plan correspondiente Coordinación de facturación y dirección administrativa

(IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 14. Generación de RIPS y validación Auxiliar documental Generando los archivos planos con base a la resolución 3374 de 2000 y realizando la validación de los mismos Inmediato una vez se genere el envío. Archivo plano en medio magnético. Facturación central Coordinación facturación 15. Entrega de facturas a Cartera Entregando el paquete de facturas debidamente soportadas junto con el envío consolidado y los RIPS en medio magnético. Inmediato una vez se generen los RIPS Libro de radicación firmado Cartera, validando tiempos de radicación contractual y de ley Coordinación de facturación y coordinación de cartera 16. corrección de RIPS por la EAPB errores Ing. De sistemas Se realiza una validación exhaustiva y corrección de errores y de la base de datos para que no se vuelvan a presentar. Inmediato luego de la devolución por EPS (Max 2 días) Archivo plano corregido Cartera y/o facturación central Coordinación de cartera

3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 1. Validar el derecho del usuario Auxiliar de factura ción del servicio El usuario entrega al auxiliar de facturación del servicio, la autorización, la orden de servicios y el documento de identificación en copia u original para ser escaneado y/o fotocopiado. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL, CMS, CSSP) Al momento de la solicitud del servicio Orden de servicio autorizada por la EAPB (original) debidamente firmada y copias y/o escáner del documento identidad Entrega de la factura en la central de facturación Facturación central 2. Ingreso del paciente al sistema Ingresa al sistema el servicio solicitado, si es inmediato se pasa a su realización y si requiere preparación se deja en programación Tras la solicitud del servicio Generación de numero de ingreso del paciente al sistema ( historia clínica, numero de procedimiento) Recepción del servicio solicitado Coordinador asistencial del servicio 3. Verificar que el paciente tenga asignada la cita en la Agenda Médica y dar cumplimiento Verifica en el sistema la fecha y hora de la programación de la cita en la agenda del profesional y le da cumplimiento para que se active el paciente en la agenda del especialista. Al momento de solicitar el servicio Verificar que el paciente tenga asignada la cita en la Agenda Médica y dar cumplimiento Recepción de consulta externa Coordinador consulta externa

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 4. Verificar sí existe valor a cargo del paciente y en caso afirmativo recaudarlo Auxiliar de factura ción del servicio Verificando el tipo de régimen, estrato y autorización de servicios. Valor a cargo de paciente (cuota moderadora o copago) Inmediato Recibo de Caja si aplica Caja Dirección administra tiva 5. Guardar cargos de la cuenta Verificando el valor a pagar, lo cancelado y el cambio, imprimir la factura y/o el recibo Recibo y/o Factura Reporte n°7 en el sistema Coordina ción de facturación Depende del plan: si es facturación agrupada se genera una cuenta cuadrada Cuenta cuadrada Si es por evento: se genera una factura. Factura 6. Recepción de cuentas cuadradas y/o facturadas Coordinación de factura ción Recepción y organización de las cuentas cuadradas, de laboratorio (el día hábil siguiente), de imagenología (Al 3er día hábil siguiente, por la lectura). Si la facturación es agrupada, recibe la autorización, los documentos y el reporte del examen realizado si se requiere contractualmente. Si la facturación es por evento recibe además la factura con el número de copias requeridas. Al finalizar el turno Autorización de servicios, documentos y resultado del examen si se requiere, factura de venta Garanti zar contra el Jasper la entrega completa de las cuentas generada durante el turno

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 7. Auditoría de cuentas Médico Auditor y Enfermero Auditor Auditoria selectiva al 5% por parte del auditor médico y al 5% por parte del enfermero auditor. Diariamente Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimentación 2 veces al mes revisión sobre reporte N° 7 Revisión diaria de consulta externa Coordinador de facturación 8. Facturación agrupada y generación consolidado de facturación agrupada El día de la semana seleccionado se genera la factura agrupada Semanalmente (viernes) Factura de Venta agrupada Garantizar que se facturen el 100% de las cuentas para la empresa y el plan seleccionado. Una vez generada la factura se descarga del Jasper el informe Consolidado de facturación agrupada. Informe consolidado de facturación agrupada Auxiliar de facturación central(urgencias y ambulatorio) Se entrega la factura y el informe consolidado más los soportes para ser punteados, ordenados y legajados para radicación a la empresa. Factura soportada para radicación

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 9. Generación de envíos Coordinador de factura ción En el modulo de envíos del sistema, se busca la empresa y el plan, se asigna el rango de fechas en las cuales se encuentran comprendidas las facturas a radicar y se seleccionan la totalidad de las mismas. Todos los viernes y para aquellas empresas que solo reciben una sola vez en el mes, en las fechas estipuladas para la radicación. Formato de envíos por entidad Garantizar que se realice el envío de la totalidad de las facturas para la empresa y el plan correspon diente Coordinador de facturación y dirección administra tiva 10.Genera ción de RIPS y validación Auxiliar docu mental Generando los archivos planos con base a la resolución 3374 de 2000 y realizando la validación de los mismos Inmediato una vez se genere el envío. Archivo plano en medio magnético. Facturación central Coordina ción facturación 11.Radica ción en Cartera Entregando el paquete de facturas debidamente soportadas junto con el envío consolidado y los RIPS en medio magnético. Inmediato una vez se generen los RIPS Libro de radicación firmado Cartera, validando tiempos de radicación contractual y de ley ción de facturación y coordinación de cartera 12. corrección de RIPS por la EAPB errores Ing. De siste mas Se realiza una validación exhaustiva y corrección de errores y de la base de datos para que no se vuelvan a presentar. Inmediato luego de la devolución por EPS (Max 2 días) Archivo plano corregido Cartera y/o facturación central ción de cartera

4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)

4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS
(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 1. Se define ingreso del paciente a servicios de observación, hospitalización o UCI según criterios médicos. Validación de derechos del usuario en el servicio (pacientes que ingresan directamente a obstetricia, quirófanos, hospitalización o UCI) Copia o escáner de los documentos para la verificación de derechos y los requeridos para los accidentes de tránsito (SOAT) Auxiliar de facturación del servicio y en horas no hábiles el facturador de urgencias Se realiza solicitud al paciente o acompañante de los documentos. Se realiza verificación de los derechos y cruce en la base de datos del Fosyga- DNP en busca de inconsistencias que incluyen multiafiliaciones, y en caso de encontrarlas se envía anexo técnico Nº 1. Para los SOAT se deben exigir: factura y formato de referencia de la institución que envía el paciente, en caso de pacientes remitidos, denuncia expedida por autoridad competente y/o croquis, copias de: (documento de identidad de la víctima y del conductor, licencia de conducción del conductor del vehículo, seguro obligatorio, y tarjeta de propiedad del vehículo). Al momento de solicitar el ingreso al servicio. Copias y/o escáner de los documentos, anexo técnico Nº 1 y soportes SOAT. Ingreso al servicio de hospitalización Auditor concurrente

(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 2. Verificar sí existe valor a cargo del paciente y en caso afirmativo recaudarlo Auxiliar de facturación del servicio Hacer revisión de las semanas cotizadas para los pacientes del régimen contributivo. Para los pacientes particulares de Observación Urgencias, se debe revisar periódicamente el reporte No. 7 contra el depósito de los $ solicitados al inicio de la atención y una vez cubierto el 70% del depósito se debe solicitar uno nuevo por el mismo valor. En hospitalización general para los pacientes particulares se debe solicitar un depósito de $ oo y la firma del pagare en blanco y realizar el mismo control anotado anteriormente. Para los pacientes particulares que van a ingresar a UCI se debe pedir un deposito de $ y la firma de pagare en blanco y realizar el mismo control del reporte N° 7. Para los pacientes de las diferentes EAPB, en los cuales se identifique que deben cancelar algún tipo de valor por concepto de copagos (según acuerdos contractuales) o cuotas de recuperación, se debe solicitar un deposito por el valor del tope máximo según el nivel socio económico y lo establecido en la normatividad vigente y en caso que esto no sea posible hacer firmar el pagare en blanco. Previo a la atención Recibo de Caja y/o pagaré firmado Informe diario de ingresos Coordinación de facturación

(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPON SABLE 3. Admisión del paciente al servicio de hospitalización o traslado de consulta de urgencias a observación o de observación a hospitalización Auxiliar de facturación del servicio Ingresando los datos solicitados por el software para la admisión del paciente o realizando el traslado de un servicio a otro. Si la atención corresponde a un accidente de tránsito se debe crear el evento en el modulo del SOAT diligenciando toda la información del accidente. Inmediato Historia clínica Ronda diaria concurrencia Auditor concu rrente 4. Solicitud de la autorización de servicios a la EAPB correspondiente Se realiza envío de anexo técnico Nº 3 o la notificación telefónica (según corresponda contractualmente) asegurando para el caso de los anexos los tres envíos. En caso de no lograr comunicación o definición del pagador, se realiza el envío del anexo al ente territorial. Este paso es de cumplimiento obligatorio. Solicitud y adjuntarla de autorización para cirugías requeridas Tres envíos durante las primeras 4 horas posteriores al ingreso y con intervalos superiores a 30 minutos entre uno y otro envío Número de autoriza ción telefóni co, o soportes de fax envidos o la impresión de correos enviados Garantizar el envío de la autorización de servicios por parte de la EAPB dentro de las primeras 24 horas siguientes al ingreso, en caso contrario enviar carta con copia al ente territorial informando que por vencimiento de términos, se da por aceptada la atención del usuario con cargo a dicha empresa Coordinación de Factura ción

(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUAN DO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RES PON SABLE 5.Confirma ción en el sistema de servicios solicitados por el médico Auxiliar de facturación del servicio Realiza la confirmación de los servicios solicitados por el médico durante la hospitalización Inme diato Historia clínica, reporte n° 7 Ronda diaria concurrencia Auditores concu rrentes 6. Auditorias concurrentes Medico auditor, jefe auditor, auditor de medicamen tos, auditor administrativo, auditor de terapias En concurrencia a los pacientes hospitalizados se define la pertinencia de la estancia, el pagador, registro diario de evoluciones por los especialistas a cargo del paciente y que sean coherentes con la evolución clínica, nota de procedimientos realizados durante el día, nota de interpretación de ayudas diagnosticas y la justificación para su solicitud, verificar anexo de soportes de las ayudas diagnosticas en físico en la historia clínica, verificar ordenamiento de los medicamentos, el registro en tiempo real de los medicamentos e insumos con su respectivo aprovechamiento según protocolos y vida media, su administración y su registro correcto en la historia clínica y las terapias (físicas o respiratorias)con inter relación de cobros, cobro de oxigeno, asegurando el cargue de todo en la cuenta de los pacientes. Verificar oportunidad de interconsultas, procedimientos y ayudas diagnosticas, para evitar la glosa por este motivo. Auditor administrativo me va a realizar informe detallado de faltantes de soportes por paciente. Las cirugías realizadas durante la hospitalización deben tener la descripción quirúrgica, el record de anestesia, hoja de gastos de quirófanos y se usan insumos de alto costo se deben cobrar de manera efectiva soportando con factura de compra. Diaria mente Reporte Nº 7 en el sistema. Hojas de trabajo definidas para registrar la ronda Garanti zando que el valor de las ventas diarias se incremen te de acuerdo a la ocupación de los servicios. Coordinación de facturación y Direc ción admi nistrati va

(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 7. Cargue de los servicios prestados día a día Auxiliar de facturación del servicio Realiza verificación en historia clínica de los servicios efectivamente prestados, carga el valor de la sala de observación, valor de estancia hospitalaria y los procedimientos y ayudas diagnosticas, garantizando su soporte en físico en la historia clínica. Verificar que aun los procedimientos que no se registran en la historia clínica se cobren (hacer informe de estos a su coordinador para hacer ajustes al respecto) también verifica que estén cargados los medicamentos e insumos utilizados en la atención y el aprovechamiento de los mismos. Verificar cobro de las cirugías hospitalarias y sus soportes. Inmediato Historia clínica Reporte Nº 7 en el sistema Mediante llamada telefónica a la farmacia central, se garantiza que están cargados a la cuenta la totalidad de los medicamentos e insumos utilizados. Ronda diaria de concurrencia Auditor concurrente

(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPON SABLE 8. Egreso del paciente Medico asistencial, jefe asistencial, auxiliar de facturación Medico asistencial genera orden de salida. Da recomendaciones y formulación (debe hablar con el paciente o sus familiares). La enfermera asistencial me garantiza bodegas en cero, registro efectivo de administración de los medicamentos, valida los procedimientos de enfermería, da salida al paciente del modulo de enfermería y así poder inactivar la cuenta, la jefe entrega la historia clínica legajada y en el orden establecido. La jefe me garantiza el soporte y el cargue de hemoderivados. Farmacia confirma bodegas en cero y devolución de medicamentos. Terapia respiratoria confirma registro de suministros de terapia y ventilación, registro de oxigeno y terapias pertinentes de cobro, oximetría en caso de ser cobrables según manuales. Auxiliar de facturación inactiva la cuenta y me garantiza q todos los cambios ordenados se hagan en el reporte n° 7 Al egreso de cada paciente Historia clínica Reporte N° 7 Historia clínica armada y su reporte N° 7 para su auditoria final Auditores concurren tes 9. Soportes pendientes Auxiliar de facturación del servicio Auditor administrativo Algunas soportes de manera justificada pueden faltar al momento de la entrega, en este caso se deja relacionado en el libro de pendientes y se fija el tiempo de entrega y el responsable de la consecución del soporte. Al egreso del paciente Libro de documentos pendientes Garantizar la entrega de documentos pendientes en los tiempos acordados Coordina ción de facturación

(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPON SABLE 10. Auditoria final de prefactura Jefe auditor Medico auditor Se auditan la totalidad de los egresos hospitalarios, validando la racionalidad, la pertinencia y la oportunidad en la historia clínica, asegurando que todos los servicios prestados vayan soportados. Se ordenan cambios y se entrega a facturador de cada área para realizar cambios y generar factura final. Al egreso del paciente Reporte N° 7 Entrega del reporte 7 con los cambios a realizar al facturador del servicio Coordinador de facturación 11. Generación de factura Auxiliar de facturación del servicio Verificando el valor a pagar, lo cancelado y el cambio, imprimir la factura y/o el recibo La generación de la factura no debe demorar mas de 24 horas desde la generación del egreso Factura y/o recibo Entrega de factura a facturación central Facturación central Si es por evento: se genera una factura. Factura Para los casos de accidente de tránsito impresión del FURIPS FURIPS

(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI) QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 12. Generación de envíos Coordinador de facturación En el modulo de envíos del sistema, se busca la empresa y el plan, se asigna el rango de fechas en las cuales se encuentran comprendidas las facturas a radicar y se seleccionan la totalidad de las mismas. Todos los viernes y para aquellas empresas que solo reciben una sola vez en el mes, en las fechas estipuladas para la radicación. Formato de envíos por entidad Garantizar que se realice el envío de la totalidad de las facturas para la empresa y el plan correspon diente Coordinación de facturación y dirección administrativa 13. Generación de RIPS y validación Auxiliar documental Generando los archivos planos con base a la resolución 3374 de 2000 y realizando la validación de los mismos Inmediato una vez se genere el envío. Archivo plano en medio magnético. 14. Radicación en Cartera Entregando el paquete de facturas debidamente soportadas junto con el envío consolidado y los RIPS en medio magnético. Inmediato una vez se generen los RIPS Libro de radicación firmado Garantizar la radicación en cartera del 100% de la facturas generadas 15 Devolución de RIPS por errores Ing. De sistemas Se realiza una validación exhaustiva y corrección de errores y de la base de datos para que no se vuelvan a presentar. Inmediato luego de la devolución por EPS (Max 2 días) Archivo plano corregido

5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 1. Generar la programación junto con las autorizaciones y documentos del paciente Coordinadora de cirugía Ingresando al módulo de programación del sistema y entregando a la auxiliar de facturación las autorizaciones y documentos del paciente. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL . . .) La tarde anterior a la programación de cirugía Programación en el sistema, autorizaciones debidamente firmadas y documentos del paciente Censo diario Coordinadora cirugía y Dirección administrativa 2. Verificación de la identidad del paciente Auxiliar de facturación del servicio Verifica la identidad del paciente Al momento de solicitar el servicio Ingreso al modulo de cirugía Recepción de cirugía o consultorio donde se realiza el procedimiento 3. Verificar que el paciente tenga programada la cirugía Verifica en el sistema la fecha y hora de la programación de cirugía y realiza admisión del paciente. Ingreso en el modulo de cirugía coordinadora de cirugía

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 4. Verificar sí existe valor a cargo del paciente y en caso afirmativo recaudarlo Auxiliar de facturación del servicio Verificando el tipo de régimen, estrato, autorización del paciente Valor a cargo de paciente (cuota de recuperación o copago). Inmediato Recibo de Caja Recepción de cirugía o consultorio donde se realiza el procedimiento Coordinación de facturación 5. Necesidad de Procedimien tos adicionales a los autorizados en la orden de servicios Coordina cion de cirugía – Auxiliar de Factura cion del servicio Cuando se identifica durante la realización del procedimiento quirúrgico la necesidad de procedimientos adicionales, el especialista, le informa a la coordinadora de cirugía, quien a su vez le da aviso al auxiliar de facturación para que se realice el envío del anexo técnico Nº 3 o la notificación telefónica (según corresponda contractualmente) En caso de no lograr comunicación o definición del pagador, se realiza el envío del anexo al ente territorial Inmediato una vez se identifica la necesidad de procedimientos adicionales Número de autorización telefónico, o soportes de fax envidos o la impresión de correos enviados Egreso del procedimiento Coordinación de cirugía 6. Verificar calidad del registro del procedimiento ción de cirugía Verificar que en la descripción quirúrgica estén registrados la totalidad de los procedimientos quirúrgicos realizados Durante la realización de la descripción quirúrgica parte del especialista Descripción quirúrgica completa en el sistema Auditor medico concurrente

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 7. Cargue de los procedimientos Auxiliar de facturación del servicio Realiza búsqueda con número de documento, revisa la descripción quirúrgica, le da cumplimiento a los procedimientos registrados por el especialista y en caso de procedimientos adicionales susceptibles de cobro los liquida manualmente según manuales tarifarios y acuerdos contractuales Una vez finalizado el acto quirúrgico Reporte Nº 7 en el Sistema Egreso del procedimiento Coordinación de facturación Auditor medico concurrente 8. Cargue de insumos y medicamentos Auxiliar de farmacia de cirugía Realiza el cargue de los insumos y medicamentos utilizados contra la hoja de gastos Egreso del paciente del procedimiento. Garantizar que se cargue de los consumos según hoja de gastos Coordinadora de cirugía Auditor medico 9. Auditoria de cirugía Coordinación de cirugía Verificar el reporte N° 7 garantizando el cobro de la totalidad de procedimientos realizados así como medicamentos e insumos utilizados vs hoja de gastos e historia clinica Inmediato Reporte Nº 7 con las observaciones y debidamente firmado. Egreso del paciente

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 10. Auditoria medica concurrente Auditor medico Realiza ronda diaria y auditoria al 100% de procedimiento definidos: neurocx, cardiovascular, reemplazo articular, cx generales con múltiples procedimientos y hemodinamía, así como el 100% de los procedimientos realizados por especialistas previamente identificados como sobrefaturadores. Diario Reporte Nº 7 anterior con las observaciones y debidamente firmado. Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimenta ción 2 veces al mes Ronda de concurrencia Coordinador de facturacion 11. Corrección de los hallazgos encontrados Auxiliar de facturación del servicio Realizando en el sistema las correcciones solicitadas por el Auditor medico y por coordinación de cirugía. Inmediato una vez finalizadas las auditorias Reporte Nº 7 definitivo Ronda concurrente Auditor concurrente 12. Códigos de medicamentos o insumos pendientes por crear En caso de códigos de medicamentos o insumos pendientes por crear a nivel nacional, se realiza la inactivación de la cuenta y se deja constancia de esto en reporte Nº7 Inmediato Reporte Nº 7 con observaciones. Coordinación de facturación

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 13. Creación de códigos de medicamentos o insumos a nivel nacional Químico farmacéutico nacional Cuando existan códigos pendientes de medicamentos y/o insumos, se realizará la creación de los mismos siguiendo el procedimiento correspondiente. Se debe garantizar el ajuste de lso valores a las políticas nacionales de la empresa. Dentro de las primeras 24 horas siguientes Códigos de procedimientos en el sistema Notificación de creación de los códigos Coordinación de facturacion 14. Generación de la Factura Auxiliar de facturación del servicio Generando la factura en el sistema de aquellas cuentas que no tengan pendientes. Se debe generar en un máximo de 24 horas después del egreso del paciente. Salvo las excepciones descritas y justificadas diario Factura de venta debidamente firmada Ronda de auditoria Auditor concurrente 15. Recepción de cuentas inactivas con pendientes y/o facturadas Coordinación de facturación Se recibe la autorización original, los documentos y copia de los soportes de la cirugía y la lista de chequeo con VoBo de la coordinación, y en caso de no existir pendientes la factura con el número de copias requeridas. Al finalizar el turno Autorización de servicios, documentos y el soporte de la cirugía, factura de venta Garantizar contra el Jasper la entrega completa de las cuentas generadas durante el turno

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 16. Soportes pendientes Auxiliar de facturación del servicio Algunas soportes de manera justificada pueden faltar al momento de la entrega, en este caso se deja relacionado en el libro de pendientes y se fija el tiempo de entrega y el responsable de la consecución del soporte. 24 horas hábiles. Libro de documentos pendientes Garantizar la entrega de documentos pendientes en los tiempos acordados Coordinación de facturación 17. Facturación de cuentas inactivas pendientes Una vez creados los códigos de medicamentos (tiempo máximo 24 horas hábiles) e insumos, se realiza generación de factura de venta, debe asegurarse la factura de los insumos de alto costo y material de osteosíntesis. Inmediato una vez creado el código Garantizar el cargue de los insumos y/o medicamentos efectivamente utilizados en el acto quirúrgico Auditoria médica 18. Generación de envíos Coordinador de facturación En el modulo de envíos del sistema, se busca la empresa y el plan, se asigna el rango de fechas en las cuales se encuentran comprendidas las facturas a radicar y se seleccionan la totalidad de las mismas. Todos los viernes y para aquellas empresas que solo reciben una sola vez en el mes, en las fechas estipuladas para la radicación. Formato de envíos por entidad Garantizar la radicación en cartera del 100% de la facturas generadas Coordinación de facturación y dirección administrativa

QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE 19. Generación de RIPS y validación Auxiliar documental Generando los archivos planos con base a la resolución 3374 de 2000 y realizando la validación de los mismos Inmediato una vez se genere el envío. Archivo plano en medio magnético. 20. Radicación en Cartera Entregando el paquete de facturas debidamente soportadas junto con el envío consolidado y los RIPS en medio magnético. Inmediato una vez se generen los RIPS Libro de radicación firmado Garantizar la radicación en cartera del 100% de la facturas generadas Coordinación de facturación y dirección administrativa 21. Devolución de RIPS por errores Ing. De sistemas Se realiza una validación exhaustiva y corrección de errores y de la base de datos para que no se vuelvan a presentar. Inmediato luego de la devolución por EPS (Max 2 días) Archivo plano corregido

GRACIAS DUMIAN MEDICAL S.A.S.

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