Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 1 Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana.

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1 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 1 Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 10: Auditoría de Proyectos

2 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 2

3 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 3 Auditoría Proyectos Propósitos y objetivos de la Auditoría de Proyectos. Alcance. Reporte de auditoría: desarrollo y utilización. Responsabilidades del Auditor. Ciclo del Proceso.

4 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 4 Post Control Capturar la esencia de los hechos Beneficios futuros de la experiencia

5 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 5 Auditoría General:Verificación detallada Proyectos:altamente flexible y focalizada en los aspectos que indica la Alta Gerencia

6 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 6 Evaluación de Proyectos No se limita al análisis después que los hechos ocurrieron Debe ser realizada también durante el ciclo del proyecto

7 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 7 Foco de la auditoria Funcionamiento del Sistema de Gestión de Proyectos TécnicasTécnicas MetodologíaMetodología ProcesosProcesos AccionesAcciones DecisionesDecisiones

8 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 8 Progreso y resultados del proyecto vs. Plan Evaluación de Proyectos

9 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 9 Evaluación de Proyectos Decisiones tomadas en el avance del Proyecto

10 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 10 Propósitos Alerta Identificar problemas en sus primeras manifestaciones Identificar errores, resolverlos y generar acciones para el futuro

11 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 11 Propósitos Catalizador Reducir costos Acelerar el logro de los resultados Mejorar resultados

12 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 12 Propósitos Relaciones Clarificar relaciones entre tiempos, costos y resultados Detectar oportunidades por avances tecnológicos

13 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 13 Propósitos Gestión Proveer información a la Dirección de Proyecto Reconfirmar intereses de la organización Grado de compromiso de los que intervienen en el Proyecto Evaluar la capacidad de gerenciamiento del proyecto

14 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 14 Contribuciones Mejoras comprensión en la forma en que los proyectos son evaluados por la organización procesos de organización y gestión de proyectos contribución profesional para los miembros del equipo de proyecto

15 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 15 Contribuciones Identificación Fortalezas y debilidades de la organización:  personas –potencial –liderazgo  management  toma de decisiones  sistemas Factores de riesgo

16 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 16 Responsabilidades del Auditor Organizar el grupo de expertos Familiarizarse con los requerimientos del proyecto o programa Auditar “in situ” Finalizada la auditoria compartir la información obtenida con los project managers Producir el informe de acuerdo a lo establecido Distribuir el informe a los PM y sus equipos para su respuesta Seguimiento de la implementación de las recomendaciones

17 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 17 Auditor Interno posibles objetivos “ocultos” búsqueda de ventajas personales a expensas del resto

18 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 18 Auditor Externo posibles falta de comprensión del proceso específico bajo auditoría

19 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 19 Contenido del Informe de Auditoría de Proyectos I.Descripción general II.Situación Actual II.1.- Costo II.2.- Programación II.3.- Avance II.4.- Calidad III.Cuestiones críticas.Perspectivas resto proyecto IV.Análisis de riesgos V.Aplicaciones para otros proyectos VI.Supuestos y limitaciones del Informe

20 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 20 Alcance de la Auditoría Estado Confirmación de la etapa en que se encuentra el proyectoPredicciones Estimación condiciones futuras del proyecto Mediciones Financieras, programa, progreso, uso recursos Sistema de Registración Uso del sistema de la organización o solicitado por el cliente del proyecto Sistema de Información Creado por la organización o por la auditoría Recomendaciones Cubre aspectos del proyecto y de su gestión Calificaciones Focalizada en el proceso de auditoría

21 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 21 Ciclo de Vida de la Auditoría de Proyectos

22 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 22 Areas bajo análisis

23 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 23 Listas de Comprobación 1.Seleccionar área bajo análisis 2.Obtener los estándares de cumplimiento 1.técnicas 2.métodos 3.objetivos 3.Redactar las preguntas 4.Establecer sistema de puntuación

24 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 24 Calidad NComprobación1 mín 2345 máx 1.¿Se cumple el Plan de Calidad del Proyecto? 2.¿Todos los productos obtenidos son aptos para su uso por el cliente? 3.¿Se cumplen todas las leyes y regulaciones? 4.¿Los sistemas de obtención de información de calidad son precisos? 5.¿Se ponen en marcha las medidas correctivas cuando son requeridas? 6.¿Se identifican oportunidades de mejora?

25 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 25 Project Manager - Equipo NComprobación1 mín 2345 máx 1.¿Comparte la información con los miembros de su equipo? 2.¿Provee descripciones de tareas, resaltando roles y responsabilidades clave? 3.¿Se asignan las responsabilidades de acuerdo a las competencias de los integrantes? 4.¿Las reuniones cuentan con una agenda de trabajo completa? 5.¿Se crea un ambiente participativo durante las reuniones del equipo de proyecto? 6.¿Se cumplen los planes de trabajo del equipo que surgen de las reuniones?

26 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 26 Plan del Proyecto Existe un plan detallado : camino crítico, programación, hitos, recursos, etc al menos hasta el punto actual y un plan general hasta el fin del proyecto Existe un plan detallado de costos al menos hasta el punto actual y un plan general de costos hasta el fin del proyecto Las responsabilidades del personal clave están especificadas en el plan del proyecto Conocemos qué actividades poseen disponibilidad en tiempo y qué recursos pueden ser usados para emergencias en otras áreas Existe un Plan de contingencia en caso que el Proyecto se desvíe de su programación o presupuesto

27 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 27 Recursos Se dispone de suficientes Recursos Humanos para completar el proyecto La tecnología apropiada estará disponible durante todo el ciclo del proyecto La tecnología a ser utilizada durante el proyecto está probada y posee un completo soporte Las tareas específicas del proyecto están dirigidas apropiadamente Los integrantes del grupo del Proyecto comprenden los roles que les han sido asignados

28 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 28 Ownership = sentirse dueño Todos los involucrados han tenido la oportunidad de aportar y opinar acerca del Proyecto Aceptan el sentido de propiedad de las acciones Las formas de medir el éxito han sido acordadas Se comprenden cabalmente los límites del Proyecto Conocen los requerimientos propios que han sido incluidos en el proyecto

29 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 29 Justificación El proyecto se ha costeado y presupuestado en su totalidad y cuenta con el acuerdo del sponsor Se han calculado los beneficios comerciales y financieros del Proyecto El Proyecto promete beneficios y el retorno a la inversión que espera la compañia Se han definido las condiciones a satisfacer y se han puesto en marcha los procesos de medición consecuentes Los fondos establecidos estarán disponibles durante la duración del Proyecto

30 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 30 Expertos Todos los miembros del equipo del Proyecto poseen el grado apropiado de pericia Involucrados y operadores comprenden el proyecto y son capaces de manejar los diferentes productos del Proyecto (deliverables) Los miembros del equipo comprenden cómo serán evaluados sus resultados Las descripciones de pericias de los miembros han sido escritas, comunicadas y comprendidas El entrenamiento necesario ha sido incluido en la programación del Proyecto

31 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 31 Claridad Los objetivos del proyecto son claros para todos los involucrados Las metas del proyecto están alineadas con la estrategia y los estándares de la Organización Estoy entusiasmado con las probabilidades de éxito del proyecto Se dispone de documentación de los requerimientos y las formas de medir su cumplimiento Los involucrados han asistido a una presentación en la que se clarificaron direccionamiento y objetivos del proyecto

32 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 32 Total soporte La Alta Gerencia comparte la responsabilidad con el equipo del proyecto para asegurar su éxito La Gerencia está receptiva a los requerimientos de recursos adicionales ante un eventual crecimiento de las necesidades Se han acordado los términos, niveles de autoridad y responsabilidades Se confía en que puede recurrirse a la Gerencia por ayuda cuando sea necesario El sponsor del proyecto está totalmente comprometido con el éxito del proyecto