Universidad de Puerto Rico en Humacao Dr. Walter López Moreno, DBA ©Todos los derechos son reservados 2010 Gerencia de Proyectos Con Ganttproject 2.0.10.

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1 Universidad de Puerto Rico en Humacao Dr. Walter López Moreno, DBA ©Todos los derechos son reservados 2010 Gerencia de Proyectos Con Ganttproject 2.0.10

2 Tabla de Contenido El Plan y la Gerencia de Proyectos Componente de Planificación Itinerarios y Control de Proyectos Definiendo el Proyecto por medio del Plan Organización del Proyecto y el Coordinador Gantt Chart Cómo usar Ganttproject Referencias

3 Usos de la Gerencia de Proyectos La Gerencia de Proyectos se utiliza para:  asegurar que la Planes de Trabajo se hagan con el presupuesto y los recursos disponibles.  asegurar que los proyectos se hagan dentro del tiempo acordado.proyectos  mejorar la efectividad en la ejecución de un plan.  mantener informado a todos, sobre los avances del Plan de manera organizada, estructurada y estandarizada.

4 Hacer un Plan bien definido (PEP)  METAS condici ó n deseada a largo plazo. Debe ser retadora, realista y alcanzable. OBJETIVOS es un enfoque a corto plazo y menos abarcador que las metas. Debe ser medible y con fechas para lograrlo. ACTIVIDADES Son las acciones necesarias para lograr cada objetivo. Debe incluir: una breve descripción de lo que es, responsables, tiempo y costo.

5 Las funciónes del Proyecto Planificación e itinerarios Revisiones y actualizaciones Coordinador del PEP Equipo de trabajo Alta Gerencia Recursos Informes sobre desempeño Información sobre problemas de tiempo, costos y atrasos Retroalimentación

6 WBS (“Work Breakdown Structure”) Es la división del proyecto completo en un plan más detallado por etapas o componentes. Esto puede ser en cuatro niveles: Nivel: Componente 1. Metas 2. Objetivos 3. Actividades 4.Sub Actividades

7 Itinerarios en el Plan identificar relaciones de precedencia actividades secuenciales determinar actividades críticas

8 La Gráfica Gantt Es una técnica simple que muestra visualmente la relación entre las distintas actividades. Identifica las relaciones de precedencia. Permite hacer un mejor uso de los recursos humanos, materiales y monetarios para el proyecto.

9 Algunas respuestas obtenidas de la Gráfica Gantt Si el plan está al día, adelantado o atrasado con relación al itinerario. Si se encuentra cumpliendo con los objetivos. Si los recursos disponibles son suficientes para completarlo. Si se puede terminar antes de tiempo.  Todo lo relacionado a la secuencia de las actividades.  Identifica las actividades críticas. Identifica los recursos, sus funciones y el estado de sus actividades.

10 Formato de la Gráfica Gantt efmamjj Periodo de Tiempo (meses) Actividad Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3

11 Actividades y Relaciones de Precedencia Antecesores Días 1-A Establecer criterios para el diseño 5 1-B Preparar planos de construcción 1-A 15 1-C Presentar planos al comité 1-B 3 2-A Preparar la cotización 1-A 6 2-B Conseguir aprobación de presupuesto 2-A 7 3-A Conseguir los permisos de construcción 1-B 12 3-B Construir la fuente 2-B, 3-A 14

12 GANTTPROJECT 2.0.10 Es un Software gratuito para la Gerencia de Proyectos. Nos permite planificar todas las tareas y actividades de un proyecto en el tiempo acordado, facilitando una visualización del estado de progreso de cada actividad. GanttProject tiene la capacidad de dividir los proyectos en subtareas, cada una con sus fechas de inicio y previsión de finalización. Cada actividad puede ser enlazada a todas las demás actividades contiguas, con sus respectivas relaciones de dependencia, recursos adyacentes, comentarios y apuntes diversos, etc.

13 http://www.ganttproject.biz/

14 5 PASOS PARA PRESENTAR UN PROYECTO EN GANTTPROJECT ver 2.0.10 EJEMPLO: Construcción de una fuente frente a la Universidad Recursos: Maria Torres Brenda Torres José Sosa Diseño Permisos Contratos

15 Paso 1: Entrar t í tulo y la informaci ó n general del Proyecto Proyecto Nuevo Entrar el titulo del proyecto, organización, página web y la descripción del proyecto. EJEMPLO Fuente del Jardín UPRH www.uprh.edu Construcción de una fuente frente a la Universidad Para hacer cambios: Editar Configuración Proyecto

16 Paso 1: Entrar título y la información general del Proyecto

17 Paso 2: Ingresar las funciones de los recursos necesarios en el proyecto  ´ Pasos para las funciones Editar Configuración Funciones EJEMPLO Ingeniero/a Contratista Encargada de los Permisos

18 Paso 2: Ingresar las funciones de los recursos necesarios en el proyecto

19 Paso 3: Añadir los Recursos y la información Recurso Nuevo Recurso Maria Torres Brenda Torres José Sosa 787-333-3333 787-555-5555 787-444-4444 MO@gmail.com BT@gmail.com JS@gmail.com Ingeniera Permisos Contratista

20 Paso 3: Añadir los Recursos y la información

21 Paso 4: Entrar las Actividades y la relación de precedencia Tarea Nueva Tarea Identar (utilice las flechas) Tarea Propiedades de la Tarea. Entrar Información General, Antecesores, recursos y Notas

22 Paso 4: Entrar las Actividades

23 Paso 4: Actiidades y Relación de Precedencia Actividades Precedencia Días 1-A Establecer criterios para el diseño 5 1-B Preparar planos de construcción 1-A 15 1-C Presentar planos al comité 1-B 3 2-A Preparar la cotización 1-A 6 2-B Conseguir aprobación de presupuesto 2-A 7 3-A Conseguir los permisos de construcción 1-B 12 3-B Construir la fuente 2-B, 3-A 14

24 Propiedades de la Tarea General Progreso Paso 5: Demostrar el Progreso

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26 Diagrama PERT

27 Ruta Crítica

28 Enlaces para bajar el programa y tutorías Download http://ganttproject.biz/ Tutorial http://www.teachertube.com/view_video.php?viewkey=0ec9f30c6 49d64611552 Presentaciones http://ganttproject-equipo3.blogspot.com/2008/07/tutorial-de- ganttproject.html http://www.adictosaltrabajo.com/tutoriales/tutoriales.php?pagina= gantt

29 Referencias Chase, R.B., Jacobs, F.R. & Aquilano, (2006). Operations Management for Competitive Advantage, The McGraw-Hill Company, New Jersey. Heizer, J & Render, B. (2004). Operations Management. Prentice Hall, EUA Enlaces WEB: Manual Para la Gestión de Proyectos de la Universidad de Almería, por Pilar Montoya Molina http://webs.uvigo.es/oficinatecnica/docs/Gestion%20de%20proyectos.pdf Project Management Instutute: www.pmi.orgwww.pmi.org www.criticaltools.com www.eprojectcentral.com Certificacion de PMI : www.pmi-adsig.org/PMPCertification.htmlwww.pmi-adsig.org/PMPCertification.html myEurope.eun.org maui.hawaii.edu

30 Glosario de Términos Actividades – son las acciones que consumen tiempo y recursos en el proyecto. A-O-A (activity-on-node) – es un diagráma de redes en donde las flechas designan la actividades. A-O-N – (activity-on-arrow) – es un diagráma de redes en donde los nodos designan las actividades. Evento – son puntos del proyecto en el tiempo.

31 Glosario de Términos control – chequear recursos, costos, calidad, presupuesto, revisión de planes y realización de cambios en la asignación de recursos para cumplir con las demandas de tiempo y costos. CPM (Critical Path Method) - método de ruta crítica, desarrollado por DuPont y Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento de plantas. dirección – supervisar, motivar y guiar a los participantes del proyecto hacia las metas establecidas en la planificación. Gráfica Gantt – una representación gráfica del tiempo basada en barras, útil para controlar el trabajo y registrar el avance de tareas. Es una gráfica de planificación utilizada para establecer los itinerarios de recursos y distribuir tiempo por cada actividad.

32 Glosario de Términos itinerarios (“ schedules” ) – organizar el personal, asignación de recursos, y suministros para actividades específicas e interrelacionadas. PERT (Program Evaluation and Review Technique, técnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina planificación – establecimiento de metas (tiempo y costo), definición del proyecto, organización del equipo de trabajo. proyecto - serie de actividades dirigidas a un resultado principal y que requiere un período de tiempo significativo para su logro. tarea - es una subdivisión adicional de un proyecto WBS - “work breakdown structure” por sus siglas en inglés es la estructura de la división de trabajo. Define la jerarquìa de las tareas, subtareas y paquetes de trabajo del proyecto.