Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación ABRIL DE 2009 Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Implementación de Procesos para.

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2 Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación ABRIL DE 2009 Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Implementación de Procesos para la Modernización de la Gestión de las Secretarías de Educación, Participantes en el Proyecto de Modernización Fase V PROES S.A. Ingenieros Consultores Contrato No. 033 DE 2009 Marzo de 2010

3 CALIDAD EFICIENCIA COBERTURAPERTINENCIA Ayudar a consolidar los procesos de reorganización y fortalecimiento de las Secretarías, para que amplíen su capacidad de apoyo a las instituciones educativas a su cargo y logren cumplir las metas fijadas en los ejes de la revolución educativa. Eficiencia Eficacia No es solo cumplir Es cumplir de la mejor manera y optimizando los recursos disponibles OBJETIVO DE LA MODERNIZACIÓN

4 OBJETIVO DEL PROYECTO Lograr que la Secretaría de Educación modernice su gestión, usando las mejores prácticas administrativas, con: Procesos orientados al cumplimiento de su misión. Soportados con sistemas de información que apoyan la toma de decisiones. Para: prestar el servicio educativo en condiciones eficientes, con transparencia y equidad.

5 COMPONENTES DEL PROYECTO SECRETARIA DE EDUCACION MODERNIZADA FUNCIONARIOS DE LA SECRETARIA DE EDUCACION

6 5 ¡UN CAMBIO DE ÉXITO! PROCESOS TECNOLOGÍA ESTRUCTURA GENTE Y CULTURA Aborda las dimensiones internas de la Secretaría, en forma sistémica. Un cambio en una dimensión impacta a las demás. Gestión de cambio para facilitar el asumir el nuevo reto: Sensibilización, comunicaciones, fortalecimiento de equipos, desarrollo de competencias. Implementación del programa de las 5S. Implementación y mejoramiento continuo de procesos Sistemas de información que apoyan la toma de decisiones Nueva estructura organizacional Competencia MEN Dr. Wilson Bermúdez Tel: (1) 2818180 COMPONENTES DEL PROYECTO

7 ¿Qué vamos a hacer? Trabajar en equipo para lograr: Implementar 6 macroprocesos. Implementar el Programa de las 5S. Ejecutar una estrategia de administración del cambio. Potencializar las competencias y habilidades de gestión de los funcionarios.

8 PROCESOS CADENA DE VALOR Comunidad Educativa (EE, docentes, padres familia, estudiantes) A. Gestión Estratégica B. Gestión de programas y proyectos C. Gestión de la cobertura del servicio educativo D Gestión de la calidad del servicio educativo en EPBM E. Atención al Ciudadano MACROPROCESOS MISIONALES F. Gestión de la inspección y vigilancia de EE G. Gestión de la Información H. Gestión del Talento Humano I. Gestión Administrativa de Bienes y Servicios J. Gestión Financiera K. Control Interno L. Gestión de la Tecnología Informática M. Gestión de asuntos legales y públicos N. Administración del sistema de gestión de calidad MACROPROCESOS DE APOYO Comunidad Educativa (EE, docentes, padres familia, estudiantes) MACROPROCESO GERENCIAL

9 GENTE Y CULTURA Conocer, entender, participar, asimilar y adoptar los nuevos esquemas de trabajo (procesos y sistemas de información). Desarrollo de habilidades para la gestión: Manejo del cambio, eficiencia en la gestión, comunicación, liderazgo, compromiso, innovación, creatividad, trabajo en equipo, orientación al logro, pensamiento estratégico, cultura de la evaluación, cultura del aprendizaje y cultura del servicio

10 SISTEMAS DE INFORMACION En implementación y uso: SIMAT: Matricula SAC: Atención al Ciudadano HUMANO: Recursos Humanos Por implementar: SIGCE: Calidad Educativa SGCF: Financiero

11 ETAPAS DEL PROYECTO 1. Preparación De la Firma 1. Preparación De la Firma 1 Semana 2. Preparación con el MEN 1 Semana 3. Preparación con las Secretarías 1 Semana 4. Capacitación e Implementación. 12 Semanas 5. Mejoramiento Continuo 5 Semanas 4. Cierre 1 Semana ¿Cómo se ejecuta el proyecto?

12 ETAPA 1 Preparación de la Firma ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 6 Cierre ETAPA 3 Preparación con las Secretarías ETAPA 1 PREPARACIÓN DE LA FIRMA Conformación del equipo de consultores para la ejecución del Proyecto. Preparación interna del equipo de la firma. Ajuste al cronograma de ejecución del proyecto

13 ETAPA 1 Preparación de la Firma ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 6 Cierre ETAPA 3 Preparación con las Secretarías ETAPA 2 PREPARACIÓN CON EL MINISTERIO Preparación del equipo de la firma con funcionarios del Ministerio. Socialización de la Estrategia Gente y Cultura. Definición de la metodología de trabajo por etapa y la metodología de seguimiento del proyecto. Definición de indicadores para medir el impacto del proyecto. Diseño de la encuesta para medir la satisfacción de los clientes de la Secretaría.

14 Apertura protocolaria del proyecto. Nombramiento del Gerente de Modernización y Facilitadores. Conformación del Comité Directivo. Diagnóstico de Procesos, Sistemas de Información, Gente y Cultura, 5S, y un inventario de actividades de Modernización. Definición del cronograma y el plan de implementación. Medición de la satisfacción del cliente de la Secretaría. ETAPA 1 Preparación de la Firma ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 6 Cierre ETAPA 3 Preparación con las Secretarías ETAPA 3 PREPARACIÓN CON LA SECRETARIA

15 ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 6 Cierre ETAPA 1 Preparación de la Firma ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 3 Preparación con las Secretarías ETAPA 4 CAPACITACIÓN E IMPLEMENTACIÓN Capacitación e implementación de procesos articulados con un programa de administración del cambio, a través de los cuales se desarrollan y potencializan las competencias y habilidades de gestión de todos los funcionarios de la Secretaría. Implementación del Programa de las 5S – Organización de espacios de trabajo. Realización de auditoría de procesos.

16 ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 6 Cierre ETAPA 1 Preparación de la Firma ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos ETAPA 3 Preparación con las Secretarías ETAPA 5 MEJORAMIENTO CONTINUO Capacitación e implementación de una estrategia de mejoramiento continuo - Ciclo PHVA. Formulación y ejecución de planes de mejoramiento. Realización de la segunda auditoría de procesos. Segunda medición de la satisfacción del cliente de la Secretaría.

17 ETAPA 6 Cierre ETAPA 1 Preparación de la Firma ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 3 Preparación con las Secretarías ETAPA 6 CIERRE Presentación del resumen consolidado de las mediciones de indicadores del proyecto. Elaboración y presentación del Informe de Gestión y la Memoria Técnica. Medición de la satisfacción de la Secretaría respecto a la firma. Comité Directivo de cierre del proyecto.

18 INVOLUCRADOS Ministerio de Educación Nacional Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación PROES S.A. Ingenieros Consultores Cada uno de los funcionarios de la Secretaría de Educación

19 Quienes somos Razón Social: PROYECTOS Y ESTUDIOS PROES S. A. Ingenieros Consultores Sigla: PROES S. A. Ingenieros Consultores Nuestra firma tiene por objeto social la prestación de servicios de consultoría, asesoría, asistencia, interventoría, auditoria y estudios de toda índole, relacionados con la ingeniería, arquitectura, economía, finanzas, administración, informática, derecho y demás disciplinas técnicas administrativas y sociales que concurran al desarrollo socioeconómico de la población en general.

20 Desde el 6 de octubre del año 2003 PROES S. A. Ingenieros Consultores, cuenta con Certificación ISO 9001 y el reconocimiento internacional IQNet, a través del ICONTEC. Así mismo, el 15 de Julio de 2009 por medio del Consejo Colombiano de Seguridad, la firma obtuvo el Certificado de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional con base en la norma NTC-OHSAS 18001:2007 y la inscripción el RUC con una calificación de 91%. Certificaciones

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23 GREMIOS

24 ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES Libertad y Orden Ministerio de Educación Nacional Programa Nuevo Sistema Escolar República de Colombia

25 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO 1 DIRECTOR DEL PROYECTO 2 COORDINADORES 3 CONSULTORES EN CALIDAD EDUCATIVA 12 CONSULTORES SENIOR11 CONSULTORES GENTE Y CULTURA 10 CONSULTORES JUNIOR SE de ApartadóSE de ChíaSE de CiénagaSE de DuitamaSE de FacatativáSE de PiedecuestaSE de PitalitoSE de RiohachaSE de RionegroSE de VaupésSE de Zipaquirá

26 NUESTRO EQUIPO DIRECTOR DEL PROYECTO Ing. Rafael Gil Ramírez. DIRECTOR DEL PROYECTO Ing. Rafael Gil Ramírez. COORDINADOR Ing. Héctor William Aldana C. CONSULTOR EN CALIDAD EDUCATIVA Adriana Ivone Rincón CONSULTOR SENIOR Ing. Yaneth Ceballos B. CONSULTOR JUNIOR Ing. Cesar Reyes G. CONSULTOR GENTE Y CULTURA Dra. Aura Leonor Morales.

27 NUESTRO EQUIPO UNIDO CON LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SECRETARIO DE EDUCACIÓN DR. DAVID AMEZQUITA DRISS SECRETARIO DE EDUCACIÓN DR. DAVID AMEZQUITA DRISS GERENTE DE MODERNIZACIÓN PEDRO CHAVES PROES S.A., INGENIEROS CONSULTORES FACILITADOR ZORAIDA DIAZ (Tiempo completo) FACILITADOR HAIDER ESPINOSA (Tiempo parcial)

28 Que nos gustaría recibir de la Secretaría de Educación?

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35 CULMINACIÓN MUCHAS GRACIAS …..!