MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS – SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL.

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1 MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS – SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

2 Criterios Enfoque de proceso: La supervisión es un proceso de aprendizaje institucional, que redunda en el mejoramiento continuo de los servicios y que opera a través del monitoreo de la ejecución de contratos, el procesamiento y el análisis de la información producida y la adopción de medidas correctivas, cuando se requiera. La especialización en los servicios exige la especialización en la supervisión: Teniendo en cuenta la particularidad con la que se ejecutan algunos contratos, es necesario organizar la supervisión en categorías que permitan su adecuada operación y articulación. Capacidad operativa: Dado el alto volumen de contratos que celebra la SDIS, se hace necesario contar con un talento humano con la capacidad apropiada para atender los requerimientos del proceso.

3 Criterios Asesoría especializada: Además del conocimiento que el supervisor tiene de las condiciones en las que se debe dar la ejecución de un contrato, su labor debe ser soportada en el conocimiento técnico, que tiene la entidad en varios aspectos (misionales de la prestación del servicio, contratación, financiero, económico, jurídico y otros), conocimiento que está concentrado en varias dependencias, explícitamente dispuestas para asesorar a quienes realizan la supervisión. Sistematización del aprendizaje: De los conocimientos generados de la ejecución de los servicios y de las decisiones que se tomen frente a los incumplimientos de los proveedores o de la misma institución, deben generarse lineamientos institucionales para garantizar la apropiación del conocimiento producido y así prevenir situaciones similares en el futuro. Los lineamientos de supervisión son insumos para la formulación de proyectos y para la planeación operativa de los mismos.

4 Criterios Alcance del proceso: Desde una perspectiva institucional, la supervisión va desde el diseño del servicio, que implica la definición de pautas específicas de supervisión, hasta el diseño y adopción de nuevas medidas en esta materia, que garanticen el mejoramiento en la calidad de los servicios, procedimientos, control, transparencia, eficiencia y eficacia. Estructura del proceso: La supervisión se desarrolla a través de cuatro etapas genéricas: el monitoreo, el procesamiento, el análisis de la información producida y la toma de decisiones. La definición del servicio determina la supervisión: La calidad con la que se desarrolle la supervisión de un proceso o la prestación de un servicio, está determinada por la claridad y calidad con la que se definen las características del servicio y sus respectivas pautas de control.

5 Modelo General de Administración de los contratos MONITOREO PROCESAMIENTO ANALISIS TOMA DE DECISION TOMA DE DECISION 234 DISEÑO DEL SERVICIO, DE LA CONTRATACION Y DE LA SUPERVISIÓN 1 5 MEJORA CONTINUA SISTEMATIZACION DEL APRENDIZAJE Mesas de trabajo

6 ETAPA SUPERVISOR COORDINADOR DE PROYECTO SUBDIRECCIÓN Monitoreo Procesamiento Análisis Decisión Evalúa el nivel de cumplimiento Elabora informe Analiza las mejores prácticas Mejora continua del diseño Desarrollo de la administración de un contrato administrado en el nivel central y sin contratiempos

7 ETAPA SUPERVISORCOORDINADOR DE PROYECTO Monitoreo Procesamiento Análisis Decisión Desarrollo de la administración de un contrato administrado en el nivel central y con contratiempos manejables por el supervisor Identifica anormalidad en el desempeño del operador Establece si es un caso aislado o si hay un patrón y entrega informe. Analizar la situación y los correctivos propuestos Hace seguimiento al cumplimiento y efectividad de las medidas correctivas. Identifica posibles correctivos, elabora y entrega informe. Acuerda plan de mejoramiento con medidas correctivas.

8 ETAPASUPERVISOR COORD. DE PROYECTO SUBDIRECCION TECNICA ASESORÍA CALIFICADA SUBDIRECCIÓN DE. CONTRAT. COMITÉ DE CONTR. ORDENADOR DEL GASTO Monitoreo Procesamiento Análisis Decisión Desarrollo de la administración de un contrato administrado en el nivel central y con contratiempos que constituyen incumplimiento Identifica anormalidad en el desempeño del operador Emite concepto Solicita asesoría al grupo de expertos Adopta las medidas correctivas y sancionatorias. Analiza y recomienda Identifica medidas contractuale posibles Emite concepto Aplica las medidas correctivas. Aplica las medidas sancionatorias.

9 ETAPA SUPERVISOR EN SUBDIR. LOCAL SUBDIRECTOR LOCAL SUBDIRECCION TECNICA SUBDIRECCIONES Monitoreo Procesamiento Análisis Decisión Analiza el informe Mejora continua del diseño Desarrollo de la administración de un contrato administrado en el nivel local y sin contratiempos Evalúa el nivel de cumplimiento Elabora y entrega informe

10 ETAPA SUPERVISORSUBDIR. LOCAL SUBDIRECCION TECNICA Monitoreo Procesamiento Análisis Decisión Identifica anormalidad en el desempeño del operador Identifica posibles correctivos y acuerda plan de mejoramiento, elabora y entrega informe. Desarrollo de la administración de un contrato administrado en el nivel local y con contratiempos manejables por el supervisor Analizar la situación y los correctivos propuestos Hace seguimiento al cumplimiento y efectividad de las medidas correctivas. Acuerda plan de mejoramiento con medidas correctivas.

11 ETAPASUPERVISOR COORD. LOCAL DE PROYECTO SUBDIREC. LOCAL ASESORIA CALIFICADA SUBDIREC CION TÉCNICA SUBDIRECCIÓ N CONTRAT. COMITÉ CONTRATA C. ORDENADOR DEL GASTO Monitoreo Procesamiento Análisis Decisión Desarrollo de la supervisión de un contrato administrado en el nivel local y con contratiempos que constituyen incumplimiento Identifica anormalidad en el desempeño del operador Emite concepto y lo presenta a la Subdirección Local Solicita asesoría al grupo de expertos Analiza y recomiend a. Emite concepto. Identifica medidas contractuales posibles Adopta las medidas correctivas y sancionatorias. Aplica las medidas correctivas. Aplica las medidas sancionat orias.