1ª. Reunión para la Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por parte de la Alta Dirección Universidad Autónoma de Yucatán Campus de Ciencias Biológicas.

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1 1ª. Reunión para la Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por parte de la Alta Dirección Universidad Autónoma de Yucatán Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias 16 Marzo del 2012 1

2 2 ALCANCE

3 POLITICA "Satisfacer las necesidades y expectativas de sus usuarios con eficacia, competitividad, y mejora continua de sus procesos internos, permitiendo un mayor acercamiento con la sociedad, para ser una Universidad con trascendencia social, con presencia y reconocimiento local, regional y nacional." Revisión: 00 Fecha: junio-2007 ATENTAMENTE EL RECTOR DE LA UADY MVZ. M. Phil. Alfredo F. J. Dájer Abimerhi

4 Objetivos de calidad del CCBA Resultados de Auditorías. Retroalimentación del usuario. Desempeño de los procesos y conformidad del servicio. Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Acciones de seguimiento de revisiones previas por la dirección. Cambios que podrían afectar al SGC. Recomendaciones para la mejora. AGENDA 4

5 Objetivos de la calidad : 1- Lograr la satisfacción de los usuarios de los servicios que ofrece el Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias 2- Instrumentar y consolidar el Sistema de Gestión de la Calidad en el Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias 3- Consolidar la pertinencia del Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias 5

6 Meta: Incrementar gradualmente la satisfacción de los usuarios en base a periodo previo Indicador: Porcentaje de satisfacción. Seguimiento: Cuatrimestral. Objetivo de la calidad : 1. Lograr la satisfacción de los usuarios de los servicios que ofrece el Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias 6

7 Porcentaje de satisfacción total en 2011 91.3, 91.4 Y 93.3 % El porcentaje total de satisfacción es la sumatoria entre el porcentaje de excelente y bueno, siendo del 91.3, 91.4 Y 93.3 % para el Primero, segundo y tercer cuatrimestre del 2011 observándose un incremento en la satisfacción al final del año. 7

8 Objetivo de la calidad : Meta:Ampliar el alcance del SGC en 5 áreas de campus en el 2012 Indicador:Certificado otorgado por el organismo certificador. Seguimiento:Semestral Diez y siete laboratorios del CCBA ya cuentan con certificado de calidad ISO 9001:2008 emitido por ABS Quality evaluations 2. Instrumentar y consolidar el Sistema de Gestión de la Calidad en el Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias 8

9 1.Laboratorio de Análisis Clínicos (LAC) 2.Laboratorio de Análisis de Suelos y Plantas (LASPA) 3.Laboratorio de Andrología (LA) 4.Laboratorio Bacteriología (LB) 5.Laboratorio Biología Molecular (LBM) 6.Laboratorio de los Recursos Florísticos de Mesoamérica (LDRM) 7.Colecciones Zoológicas (CZOO) 8.Laboratorios de Docencia (1,2 y 3) (LD) 9.Laboratorio de Virología (LV) 10.Clínica de Perros y Gatos 11. Laboratorio de Ecofisiología y Biodiversidad (LEB) 12. Laboratorio de Ecología (LECO) 13. Herbario 14. Laboratorio de Inmunología (LI) 15. Laboratorio de Nutrición Animal (LNA) 16. Laboratorio de Parasitología (LP) 17. Laboratorio de Patología (LPAT) 18. Laboratorio de Sanidad Apícola (LSA) 19. Laboratorio de Transferencia de Embriones (LTE) 20. Laboratorio de Zoología (Vertebrados) (LZOO) 21. Clínica de Grandes Especies 22. Sala de Necropsias Áreas y laboratorios que formarán parte del SGC del Campus Áreas y laboratorios que formarán parte del SGC del Campus

10 Objetivo de la calidad : Actualmente 2 laboratorios (LECO y LV), sala de Necropsias y dos clínicas (CGE y CPG) están en el proceso de certificación Como parte de la instrumentación y consolidación del SGC 10

11 Objetivo de la calidad: 3. Consolidar la pertinencia del Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias Indicador: Reconocimientos recibidos. De acuerdo a las visitas de los evaluadores Seguimiento: De acuerdo a las visitas de los evaluadores MetaAvance (%) 1-Mantener la acreditación de los programas educativos de licenciatura de Medicina Veterinaria y Zootecnia y de la licenciatura de Biología. 100 Ya se envío al CONEVET el pre diagnóstico de la licenciatura en MVZ. En el mes de junio esta programada la visita de acreditación. El Dr. Santos y la maestra Rosy coordinan el equipo que trabajan en este proceso. Este año el CACEB realizará la visita obligatoria de pre diagnóstico con motivo de la reacreditación de la L. Biología. Se ha concluido el documento que se entregará en el mes de abril en donde se documentan la atención a las recomendaciones emanadas de la anterior acreditación. 11

12 Objetivo de la calidad: 3. Consolidar la pertinencia del Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias Indicador: Reconocimientos recibidos. De acuerdo a las visitas de los evaluadores Seguimiento: De acuerdo a las visitas de los evaluadores MetaAvance (%) 2-Mantener la acreditación de los programas educativos de la maestría en Producción Ovina Tropical y del posgrado institucional en Ciencias y Manejo de Recursos Naturales Tropicales 100 El año pasado, ambos programas fueron dictaminados en su permanencia en el PNPC del CONACYT. Se realizan las acciones pertinentes para cumplir con las recomendaciones. 3-Lograr la acreditación del programa educativo de licenciatura de Biología Marina durante el segundo semestre de 2012 50 El año pasado se realizó el taller previo a la visita de acreditación, el documento de diagnóstico esta por concluir para entregarse en el mes de mayo al ANPROMAR, que es el organismo acreditador 12

13 Objetivo de la calidad: 3. Consolidar la pertinencia del Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias Indicador: Reconocimientos recibidos. De acuerdo a las visitas de los evaluadores Seguimiento: De acuerdo a las visitas de los evaluadores MetaAvance (%) 4-Lograr la acreditación del programa educativo de licenciatura de Agroecología durante el primer semestre de 2012 30 Se ha recibido el oficio de COMEEA en relación con documentación por entregar para el inicio del proceso de acreditación, en este contexto se formará el equipo para realizar el autodiagnóstico. 5-Incrementar la promoción de los servicios del Campus a nivel local, regional, nacional e internacional 70 Se actualizó y reubico en la pagina WEB del CCBA el catalogo de servicios de las diferentes áreas. En breve se enviará a la imprenta la folleteria de la UDD 6-Lograr el equilibrio en la investigación que se realiza en el CCBA entre tipo básico y aplicada. 45 Este indicador esta relacionado con las diferentes convocatorias y el éxito de los proyectos que someten los profesores 13

14 RESULTADOS DE AUDITORÍAS 14

15 AUDITORÍA PARA OBTENER EL CERTIFICADO DE CALIDAD AMBIENTAL YA SE ENTREGO A PROFEPA EL DICTAMEN DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCION DERIVADO DE LA AUDITORIA AMBIENTAL ESTAMOS EN ESPERA DE LA VISITA DE PROFEPA PARA FINALIZAR EL TRAMITE Y QUE ENTREGUEN EL CERTIFICADO DE CALIDAD AMBIENTAL 15

16 RESULTADOS DE AUDITORÍAS DE CALIDAD 16

17 AuditoriaInternaCertificación Fechas de Auditoría 22 al 25 de noviembre 2011 6 de junio de 2011 Reunión de apertura 22 de noviembre 2011 4 de junio de 2011 Número de auditados3146 No Conformidades mayores01 No Conformidades menores02 Observaciones70 Recomendaciones120 Fecha de elaboración del reporte 23 de noviembre de 2011 6 de junio de 2011 Fecha de Reunión de cierre24 de noviembre de 2011 6 de junio de 2011 Resultados de la Auditorías de Calidad 2011 17

18 Observaciones de la 2ª. Auditoría de Calidad 2011 18 ObservacionesProcesoÁrea En el procedimiento P-CCBA-SAD-01,se detecto algunos códigos de los formatos faltantes en el apartado de registros de calidad de las tareas 1,2,3,4 y 5 Compras SAD En el apartado 7 de control de registros se detecto el formato Faltante (F-CCBA-SAD-06) del padrón de proveedores del CCBA. Se detecto que el nombre del formato F-CCBA-SAD-05 no es el mismo que se encuentra en el control de registros dentro del procedimiento En la tarea 3 del procedimiento P-CCBA-SAD-01, hace falta una nota aclaratoria en la cual se indique que la notificación de la no aprobación de la solicitud de compra, la puede realizar el responsable del departamento de compras y cuál es el mecanismo de cómo se le informa al usuario.

19 19 En el área de RD no existe un mecanismo documentado para la solicitud de recursos de apoyo del SGC en las aéreas involucradas con la alta dirección. Administrac ión del Sistema de Gestión de la Calidad Coordinaci ón de Auditorías Revisar el articulo 6 del reglamento interno del CCBA ya que 3 de 7 criterios definidos son subjetivos Competenci a del Personal SAD Únicamente se cuenta con documentos que avalan las funciones del personal de compras pero sin definir el perfil necesario para ocupar y desempeñar el puesto correspondiente Observaciones de la 2ª. Auditoría de Calidad 2011

20 Programación de las Auditorias y Revisión de la Dirección del 2012 20 No. AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA REVISION DE LA DIRECCIÓN 1ª.20-25 de mayo Julio16 de Marzo 2ª.22-26 de octubre 30 Noviembre

21 RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO 21

22 ¿Cómo considera la atención que recibió del personal? para el 2011 Derivado de los datos se tiene un mayor porcentaje de satisfacción de excelente en el primer cuatrimestre del 2011comparados con los otros dos cuatrimestres aunque la suma de excelente y bueno para el 2011 es muy similar Porcentaje de Satisfacción del 2011 22

23 ¿ El tiempo empleado en la prestación del servicio fue ? Porcentaje de Satisfacción del 2011 Derivado de los datos se observa un incremento del 91.7% al 93.6% del primer al segundo cuatrimestres del 2011 sin embargo hay una disminución al 93.0% para el último cuatrimestre del 2011 23

24 ¿La información recibida en relación al servicio solicitado fue ? Porcentaje de Satisfacción del 2011 Derivado de los datos se tiene un porcentaje de satisfacción del 90.4, 90.1 y 93.9% para el primero, segundo y tercer cuatrimestre del 2011 respectivamente 24

25 ¿Cómo considera la limpieza en las instalaciones? Derivado de los datos se tiene un porcentaje de satisfacción del 89.2 % para el primer cuatrimeste del 2011 lograndose una mejora del 3.7% al tercer cuatrimestre del 2011 Porcentaje de Satisfacción del 2011 25

26 ¿Cómo se entero del servicio? Utilidad de los medios de difusión de los servicios del 2011 Aunque se ha incrementado la difusión de los servicios mediante el uso de la pagina web, el porcentaje aún es muy bajo por lo que se recomienda incrementar la difusión de los servicios por este medio Otros: Servicio social Convenios Estudiantes Empleados Otros: Servicio social Convenios Estudiantes Empleados 26

27 ¿Recomendaría usted nuestro servicio? Derivado de los datos se observa un incremento de un punto porcentual en la recomendacione de los servicios que ofrece el CCBA Porcentaje de Satisfacción del 2011 27

28 ¿Los servicios cumplen con sus expectativas? El porcentaje de usuarios que expresaron que sus expectativas fueron cubiertas, fué superior al 97% en los dos últimos cuatrimestres del 2011 Porcentaje de Satisfacción del 2011 28

29 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS 29

30 Desempeño de los procesos del 2º y 3er cuatrimestre del 2011 Segundo cuatrimestre del 2011 (Mayo - Agosto) Código Número de solicitudes Número de servicios Número de clientes atendidos EstudiantesInvestExternos CZOO 610810534 HER 3390461331 LA 10 0 0 LAC 261510026 LASPA 77332 LB 12301516 LBM 25500 LD 54023002272280 LDRM 1331011 LEB 55 50 0 LI 32417003 LNA 1090622 LP 581086272011 LPAT 299800 LSA 111600 LTE 20 00 LZOO 55410 7806697 Tercer cuatrimestre del 2011 (Septiembre - diciembre) Código Número de solicitudes Número de servicios Número de clientes atendidos EstudiantesInvestigadoresExternos CZOO 9655546 HER 35134116180 LA 11 0 0 LAC 432247135 LASPA 26 00 LB 3114111 LBM 10 8220 LD 113748274778490 LDRM 83711 LEB 88 80 0 LI 21209002 LNA 15376825 LP 853625293521 LPAT 36138173685 LSA 3112920 LTE 12 00 LZOO 88530 145110,801

31 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS EL 2011 Porcentajes obtenidos de un total de 3,339 Solicitudes y 26,050 Servicios realizados durante el 2011 en los laboratorios del CCBA.

32 ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA 32

33 ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA Acciones preventivasAcciones CorrectivasAcciones de mejora LaboratorioAbiertasCerradasTotalAbiertasCerradasTotalAbiertasCerradasTotal CZOO 2 2 33 HER 112 11 11 LA 111 1 11 LAC 11 11 11 LASPA 2 2 1 1 LB 2 2 112 2 LBM 331 1 11 LD 11 11 LDRM 22 22 33 LEB 22 LI 22123 33 LNA 22 33 44 LP 11 44 LPAT 11 11 11 LSA LTE 1 11 11 1 LZOO 1121 1 33 251632 ESTADO DE LAS ACCIONES EN EL 2011

34 Estado de las Acciones 2011 ACCIONESABIERTAS CERRADAS TOTAL EfectivaNo efectivas Correctivas51116 Preventivas91625 De mejora42832

35 ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS POR LA DIRECCIÓN ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS POR LA DIRECCIÓN 35

36 ACUERDOSRESPONSABLEAVANCE Subir a Sharepoint todos procedimientos, formatos, Acciones de mejora, correctivas y preventivas Responsable de cada laboratorioCompletado Difusión de los servicios en la página web del CCBA enfocados a usuarios externos Responsables de cada laboratorio Administración del CCBA Completado La SAC puede financiar la impresión de algunos “Trípticos” de promoción Secretario Administrativo Completado (solo un Lab solicitó trípticos) Promover la comunicación entre todos los participantes del SGC Todos los participantes del SGC De manera continua Agendar cita con el Dr. Abreu para acordar acciones correctivas, preventivas y de mejora. Secretario Administrativo Responsables de áreas De manera continua Analizar la permanencia de las áreas (LECO, CGE, CPG) en el SGC encaminadas a la certificación Director del CCBACompletado Acuerdos de la 2da. Reunión de la Dirección 10/jun/2011 36

37 CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR AL SGC CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR AL SGC 37

38 Falta de registro de servicios Falta de registro de servicios Dejar de documentar acciones (preventivas, correctivas y de mejora) Dejar de documentar acciones (preventivas, correctivas y de mejora) Difusión de los Servicios Difusión de los Servicios Falta recursos Falta recursos Falta del registro de productos no conformes Falta del registro de productos no conformes Falla en las redes durante el uso en la provisión del servicio. Falla en las redes durante el uso en la provisión del servicio. Demora en el cumplimiento de los acuerdos. Demora en el cumplimiento de los acuerdos. Falta de una cultura de prevención. Falta de una cultura de prevención. Jubilación de personal. Jubilación de personal. Estado de las acciones (Seguimientos) Estado de las acciones (Seguimientos) Manejo y control del Share Point Manejo y control del Share Point Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad 38

39 RECOMENDACIONES PARALA MEJORA RECOMENDACIONES PARALA MEJORA 39

40 Analizar las razones de aquellos laboratorios que no están realizando/registrando los servicios que prestan Analizar las razones de aquellos laboratorios que no están realizando/registrando los servicios que prestan Programar talleres de fortalecimiento para la elaboración de productos no conformes Programar talleres de fortalecimiento para la elaboración de productos no conformes Sensibilización del SGC al personal Sensibilización del SGC al personal Gestión de recursos para la operación del SGC Gestión de recursos para la operación del SGC Revisión y actualización de documentos que integran el SGC Revisión y actualización de documentos que integran el SGC RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA 40