JUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados.

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1 JUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso del Comité de Coordinación y Control. GRAN ALIANZA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL TEJIDO EMPRESARIAL ADECUADA ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN LAS ACTIVIDADES MISIONALES PROCESO «CADENA DE VALOR PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE CONVENIOS»

2 Metas y Métricas Procesos para hacer mejoras METAS Y OBJETIVOS Objetivos Clave Resultados financieros esperados Proceso: Administración de convenios cliente y/o proveedores Desde: Proceso de selección de cliente y/o proveedores Hasta: Archivo del Expediente Número de convenios activos: ≅ 900 Convenios con movimiento en el mes: ≅ 280 - Nuevos Gerencia General: ≅ 90 - Mantenimiento/novedades: ≅ 190 Centralizar la creación de los Convenios en la Gerencia General. Definir políticas para la recepción de documentos. Simplificar el Set documental. Integrar la custodia de la carpeta de convenios. Administración de convenios Archivo De: 3 áreas A : 1 área De: 30 mt2 A: 12 mt2 Valor Estimado $556.400 /mes

3 (Inserte foto) Inserte Nombre y Cargo/Área NOMBRE DEL EQUIPO C

4 CADENA DE VALOR ACTUAL (Inserte la foto de la Cadena de Valor ACTUAL) Tiempo de ejecución Tiempo de procesamiento XX horas YY minutos C

5 CADENA DE VALOR FUTURA C Tiempo de ejecución Tiempo de procesamiento XX horas YY minutos Reducción XX% Reducción YY%

6 Foto Fecha: Foto Faculto al equipo para seguir las guías del programa “ABC” y apoyo todas las decisiones que sean tomadas por el equipo. Nombre Cargo Nombre Cargo Nombre Cargo Nombre Cargo Nombre Cargo del gerente responsable Nombre Cargo Nombre Cargo Nombre Cargo Nombre Cargo NOMBRE DEL EQUIPO C Nombre Lider del equipo

7 Descripción del problema Descripción del objetivo Dentro del alcance LOS MEJORES C 1.Existen 3 áreas para originar convenios: Gerencia General Gerencia de Mantenimiento Archivo 2.El XX% de las solicitudes de convenio se reprocesan entre la Gerencia General y la Gerencia de Mantenimiento Centralizar áreas Definir políticas y capacitar Involucrar a los dueños del proceso Implementar cambios tecnológicos 1.Centralizar la administración de los Convenios en la Gerencia General. Pasar de 3 áreas a 1 2.Reducir a 0% los reprocesos entre Gerencia General y Gerencia de Mantenimiento. Pasar del XX% a 0% Fuera del alcance

8 ProcesoProblemaAcciones a tomarResultado esperado Archivo de documentos Existen 3 áreas para custodiar los documentos de los convenios de la empresa Centralizar el archivo de los expedientes de los clientes y/o proveedores en un área Unificación del archivo de cada cliente y/o proveedor en un solo expediente. Antes de mejora Después de mejora NOMBRE DEL EQUIPO C Los documentos de convenios reposan en tres áreas (Gerencia General, Mantenimiento y Archivo General) Un expediente por cliente que repose en un área de soporte.

9 PLAN DE ACCIÓN Plan de acciónQuiénPara cuándo Inventario de archivo en las áreasFederico García2O septiembre 2013 Centralizar la custodia del archivo de convenios en 1 área.Juan Pablo SegundoO7 octubre 2013

10 Visión completa del proceso y sus puntos críticos en asignación de recursos. Trabajo en equipo, en donde se conoce el proceso en forma transversal. Evaluación del proceso con la visión de valor agregado al cliente. Definición de resultados alcanzables y medibles en el corto y mediano plazo. Entendimiento que toda actividad de un proceso debe dar valor agregado al cliente y a la empresa. LECCIONES APRENDIDAS