JUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados.

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1 JUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso del Comité de Coordinación y Control. GRAN ALIANZA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL TEJIDO EMPRESARIAL EFICACIA EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN

2 CARACTERÍSTICA: EFICACIA EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN La empresa realiza en los tiempos óptimos y sin desperdiciar recursos sus procesos administrativos, de soporte y producción y conoce sus restricciones.

3 CARACTERÍSTICA Esta característica determina el grado de implementación de la gestión de procesos de la empresa de tal manera que sus recursos se utilicen de manera óptima, sus actividades diarias se realicen eficientemente y su gestión se oriente a la creación de valor a los grupos sociales objetivo manteniendo la capacidad para reaccionar a los cambios mediante la mejora continua. 3

4 Planes a largo plazo Planes de Acción/Proyectos Múltiples actividades diarias VISIÓN Las empresas definen su Visión en la cual desglosan sus planes a largo plazo, para lo cual establecen unos planes de acción anuales o formulan unos proyectos. Las múltiples actividades del día a día se deben controlar para garantizar el cumplimiento de los planes de acción y de largo plazo y de esta manera alcanzar la Visión de la empresa.

5 EMPRESA LAS EMPRESAS DESARROLLAN MÚLTIPLES ACTIVIDADES RELACIONADAS CON: Finanzas Compras Administración del talento humano Fabricación Ventas Diseño Logística, etc. Las cuales deben generar unos productos y servicios para los clientes.

6 6 EL GRAN RETO ES: Lograr la eficacia de la cadena de actividades para la entrega de los productos y servicios.

7 Escuela Científica Frederick Taylor Eficiencia febril Métodos de trabajo Estudios de tiempos y movimientos Estándares de rendimiento. Escuela clásica Henry Fayol Estudio de la estructura de la organización La organización se estudia como un sistema cerrado como si no fuera afectado por el contexto. Escuelas de las relaciones humanas Elton Mayo Trabajador, el entorno y las relaciones entre las personas. Productividad, liderazgo, motivación, conformación y trabajo en grupo. Escuela neoclásica Peter Drucker. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la organización. Estructura funcional y lineal, relaciones de autoridad y responsabilidad, estructura por departamentos Escuela sistémica Bertalanffy Desempeño de un sistema. Estudio del todo y no de las partes sueltas. Escuela de la calidad total Deming, Ishikawa Orientación de la organización hacia la satisfacción del Escuela Innovación Innovar es identificar el cambio e integrarlo EVOLUCIÓN DE LAS TEORÍAS ADMINISTRATIVAS Principios siglo 20 2ª. década siglo 20- 1930 – 1950 - Segunda década siglo 20 - Actual

8 ETAPAS BÁSICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Planeación ¿Qué se va a hacer? Definir objetivos. Organización ¿Cómo se va a hacer? Asignación de responsabilidades. Dirección Garantizar que se haga Motivación, generar condiciones que garanticen el cumplimiento de los objetivos. Control Se logró el objetivo? Determinar cumplimiento de lo planeado.

9 Capacidad para alcanzar las metas y resultados propuestos. Eficacia Capacidad para producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos. Eficiencia Capacidad administrativa de responder a las demandas planteadas. Capacidad para producir el efecto deseado. Efectividad ALGUNAS DEFINICIONES:

10 EJEMPLO: EN UN TORNEO DE TIRO Darle al centro un 1 de 10 tiros disponibles es eficaz. Darle al centro en 5 tiros de 10 es eficiente. Eficacia: Eficiencia: Efectividad: Darle al centro en el primer tiro, lo hizo ganador del torneo y es efectivo. En una empresa significaría desperdiciar muchos recursos. En una empresa significaría mejora. En una empresa significaría que ha podido cumplir los objetivos planteados obteniendo el efecto deseado.

11 EFICACIA EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN En las organizaciones de todo tipo la gestión está compuesta por diferentes elementos. Esos elementos conforman un sistema, lo cual implica fundamentalmente que tienen zonas comunes y múltiples interacciones. Una concepción avanzada de la gestión como sistema involucra tres elementos, como se muestra en la gráfica siguiente: Gestión Estratégica Gestión de Procesos Gestión de la Cultura.

12 Gestión Estratégica Gestión de la cultura Gestión de Procesos Zona común de Creación de valor a los grupos sociales objetivo LA GESTIÓN COMO SISTEMA La gestión general de una empresa converge en el siguiente esquema de sistema.

13 LA GESTIÓN COMO SISTEMA Gestión Estratégica Metodologías para formular y poner en marcha la estrategia con el fin de asegurar que las actividades desarrolladas por todos los colaboradores de la empresa respondan coherentemente a los propósitos de la misma. Estrategia es el conjunto de definiciones de rumbo de la empresa para desarrollar y sostener su capacidad de creación de valor. ¿QUÉ?

14 LA GESTIÓN COMO SISTEMA Gestión de Procesos La gestión de procesos es la metodología para gestionar el día a día de la empresa, mantener, mejorar e innovar los procesos repetitivos y estandarizados. Equivale a utilizar el ciclo de mejoramiento continuo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) para cada proceso, como método para garantizar que los productos y servicios que ofrece la empresa cumplan los requerimientos establecidos de la manera más efectiva. Los procesos apoyan con su gestión diaria el cumplimiento de la estrategia de la empresa. ¿CÓMO?

15 LA GESTIÓN COMO SISTEMA Gestión de la Cultura La Gestión de la Cultura es el complemento fundamental para que la Gestión Estratégica y la Gestión de Procesos se puedan desarrollar, en razón a que aporta a la adopción de los valores y principios empresariales a fin de consolidar experiencias, hábitos, costumbres, creencias y valores que caracteriza a su grupo humano y a la adopción de comportamientos requeridos para que la gestión de la empresa se refleje en productos y servicios que agreguen valor a los grupos sociales objetivo.

16 LA GESTIÓN COMO SISTEMA Creación de Valor La creación de valor es la definición de las acciones que la empresa debe llevar a cabo enfocadas a la creación de valor superior, tangible e intangible, para los diferentes grupos sociales objetivo. De esta manera se alcanzan resultados consistentes, y altos niveles de competitividad, entendida como un concepto asociado al desempeño y a los logros obtenidos en el pasado y hasta el presente; y sostenibilidad, relacionada con el enfoque de las estrategias que aseguran la permanencia y crecimiento de la empresa en el futuro.

17 LA GESTIÓN COMO SISTEMA La eficacia en los procesos administrativos de soporte y producción requiere de una adecuada gestión estratégica, de procesos y de cultura para agregar valor a los grupos sociales objetivo.

18 LA GESTIÓN COMO SISTEMA ¿Cuáles son las causas y efectos de implementar la “Eficacia en los procesos administrativos de soporte y producción”?

19 Eficacia en procesos administrativos de soporte y producción Cultura de mejoramiento continuo del Equipo de Trabajo Administración de los procesos. Calidad de los procesos Capacidad para plantear estrategia empresarial PRINCIPALES CAUSAS PARA MANTENER LA EFICACIA EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN

20 CAUSAS DE SEGUNDO NIVEL QUE INFLUYEN EN LA EFICACIA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN Capacidad para gestionar restricciones= cuellos de botella Articulación entre procesos y estrategia Control Interno Documentación de las actividades de la empresa Capacidad para plantear estrategia empresarial Habilidad para plantear escenarios futuros Visión sistémica de la empresa de la alta dirección Capacidad para medir procesos y resultados

21 Capacidad para gestionar restricciones y cuellos de botella Articulación entre procesos y estrategia Documentación de las actividades de la empresa Administración de los procesos. Calidad de los procesos Capacidad para medir procesos y resultados Manejo de riesgo Control de procesos Control Interno CAUSAS DE SEGUNDO NIVEL QUE INFLUYEN EN LA EFICACIA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN

22 Creatividad del equipo de trabajo Tiempo de producción o prestación de servicios Distribución del Trabajo Estado del Sistema SISO Cultura de Mejoramiento Continuo del Equipo de Trabajo Productividad del personal Identidad de los empleados con la empresa Protocolo de comunicación interna y externa CAUSAS DE SEGUNDO NIVEL QUE INFLUYEN EN LA EFICACIA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN

23 EFECTOS DE MANTENER LA EFICACIA EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SOPORTE Y PRODUCCIÓN Eficacia en procesos administrativos de soporte y producción Puntualidad en la entrega del producto y/o servicio al cliente Garantía y Servicios Postventa Ventaja Comercial Grado de satisfacción $$$$$

24 Lograr el crecimiento esperado Obtener una cuota de mercado. Rendimiento sobre las ventas. Obtener reputación. Incrementar la productividad. Clientes satisfechos TODAS LA EMPRESAS BUSCAN:

25 Mala imagen Reducción de ingresos Baja rentabilidad Altos costos Pérdidas de oportunidades de negocios Desmotivación Desgaste administrativo Insatisfacción de los clientes Duplicidad de tareas CONSECUENCIAS DE NO IMPLEMENTAR LA CARACTERÍSTICA