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ARCHIVÍSTICA SESIÓN INTRODUCTORIA TEMA 1 INTRODUCCIÓN GENERAL.

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1 ARCHIVÍSTICA SESIÓN INTRODUCTORIA TEMA 1 INTRODUCCIÓN GENERAL

2 1.1.- Archivística, gestión de documentos y ciencias de la información. Las nuevas situaciones requieren un nuevo profesional, y éste, necesita, por tanto, una nueva formación. Esta nueva formación, esta nueva actitud profesional, debe surgir de la interdisciplinareidad. El que la profesión archivística forme parte de las profesiones de la información es una idea que podemos remontar a los trabajos de Otlet (1934). El impacto de las tecnologías de la información ha provocado la emergencia de una comunidad de servicio/tratamiento de la información en la que los límites y diferencias que separan a las disciplinas y profesiones se diluyen.

3 1.1.- Archivística, gestión de documentos y ciencias de la información. En el mundo de los documentos electrónicos las distinciones basadas en las diferencias de los objetos informativos a tratar se atenúan. La identidad distintiva de los archiveros en la interacción con otros participantes en el escenario de servicio/tratamiento de la información, vendría de la mano de la importancia que dan los archiveros a las relaciones contextuales de los documentos, como evidencia de las actividades de quien los produce No obstante, tanto los orígenes como el desarrollo de la profesión archivística, le han dotado de ciertas características atípicas Esto no sólo ha proporcionado a la profesión una identidad difusa, sino que ha llegado a constituirse en una indefinición de dicha profesión

4 1.1.- Archivística, gestión de documentos y ciencias de la información. Esta indefinición está claramente reflejada en la ruptura que supone, la aplicación del ciclo de vida de los documentos: dos profesionales distintos (gestores de documentos y archiveros) para gestionar y tratar el mismo objeto informativo. En los paises de tradición anglosajona el records manager es una profesión distinta a la de archivero. No existe una función documental administrativa y otra histórica, ambas son caras de una misma moneda Esto debería solucionarse desde una perspectiva integradora

5 1.1.- Archivística, gestión de documentos y ciencias de la información. Para hacer frente al impacto de la tecnología de la información, se ha desarrollado un movimiento teórico-práctico que busca respuestas aplicables a la gestión de los documentos electrónicos. El impacto de la tecnología de la información no sólo representa un reto para la profesión, sino que puede ser un elemento clave hacia la concrección de un nuevo profesional. En este contexto, los archiveros deberían, por ejemplo, determinar las maneras de influir en las normas tecnológicas que apoyan los sistemas de información. Esta influencia debería ejercitarse en la fase de diseño de sistemas, con el fin de conseguir regular legislativamente las operaciones que tienen relación con la creación, el uso, la difusión y preservación de la información.

6 1.2.- Espacio de la asignatura en el plan de estudios. Las propuestas para los desarrollos curriculares de estudios archivísticos de la Society of American Archivists están construidas sobre la noción de interdisciplinareidad. Desde la perspectiva de la information science, ya en 1984 Harold Borko anotaba que los profesionales de la información, en cualquier contexto en que elijan trabajar, necesitarán comprender los procesos de selección, adquisición, catalogación, referencia y gestión de los sistemas de información. En el contexto de la Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación, no se trata de aportar al alumno los conocimientos necesarios para su especialización, sino de situarlo en un escenario de gestión/archivo de documentos, a la vez realista y previsible, mediante el conocimiento de los conocimientos y técnicas fundamentales de la archivística y la gestión de documentos, y el acercamiento a las consecuencias del impacto tecnológico sobre éstas, a las posibles estrategias a adoptar y a las herramientas básicas para aplicar estas estrategias.

7 1.2.- Espacio de la asignatura en el plan de estudios. La convergencia: ECTS Créditos expresados como volumen total de trabajo del estudiante (ECTS): 18 Descriptores: Gestión técnica de documentos de archivo. COMPETENCIAS TRANSVERSALES (GENÉRICAS) Instrumentales Capacidad de análisis y síntesis Capacidad de organización y planificación Comunicación oral y escrita en la lengua nativa Conocimientos de informática relativos al ámbito de estudio Personales Trabajo en equipo Razonamiento crítico Sistémicas Aprendizaje autónomo Adaptación a nuevas situaciones Motivación por la calidad

8 1.2.- Espacio de la asignatura en el plan de estudios. La convergencia: ECTS COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Identificación, autentificación y evaluación de recursos de información. Gestión de colecciones y fondos. Conservación y tratamiento físico de los documentos. Análisis y representación de la información. Organización y almacenamiento de la información. Búsqueda y recuperación de la información. Elaboración y difusión de la información.

9 1.3.- Objetivos generales. Objetivos de formación y aprendizaje de conocimientos teóricos Conocer los principios teóricos y metodológicos para la planificación, organización y evaluación de sistemas, unidades y servicios de información. Conocer los principios teóricos y metodológicos para la reunión, selección, organización, representación, preservación, recuperación, acceso, difusión e intercambio de la información. Conocer las tecnologías de la información que se emplean en las unidades y servicios de información.

10 1.3.- Objetivos generales. Objetivos de formación y aprendizaje de conocimientos técnicos Adquirir la capacidad de aplicar y valorar las técnicas de planificación, organización y evaluación de sistemas, unidades y servicios de información. Adquirir la capacidad de usar y aplicar las técnicas, las normativas y otros instrumentos utilizados en la reunión, selección, organización, representación, preservación, recuperación, acceso, difusión e intercambio de la información. Disponer de habilidades en el manejo de las tecnologías como medio indispensable en los procesos de tratamiento y transferencia de la información.

11 1.3.- Objetivos generales. Objetivos de formación y aprendizaje de conocimientos aplicados Comprender y aplicar los principios y las técnicas para la planificación, organización y evaluación de sistemas, unidades y servicios de información. Comprender y aplicar los principios y las técnicas para la reunión, selección, organización, representación, preservación, recuperación, acceso, difusión e intercambio de la información. Utilizar y aplicar herramientas informáticas para la implantación, desarrollo y explotación de sistemas de información.

12 1.4.- El enfoque integrado. Utilizar la opción integradora, permite derribar la barrera de la división interna (entre gestión de documentos y administración de archivos –o simplemente archivística-) y reducir las distancias externas con otras disciplinas de las ciencias de la información. Formación armonizada con el resto de las profesiones de la información. Óptica armonizada e integradora constituida, de modo operativo, como respuesta al nuevo escenario que representa la sociedad de la información y contraria a la tradicional ruptura entre gestión de documentos y administración de archivos.

13 1.5.- Estructuración temática y desarrollo temporal. SemanaHoras claseActividadesContenidos 1ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Comentario y debate sobre un artículo. SESIÓN INTRODUCTORIA. Tema 1. Introducción general Archivística, gestión de documentos y ciencias de la información Espacio de la asignatura en el plan de estudios Objetivos generales El enfoque integrado Estructuración temática y desarrollo temporal Método docente y evaluador Fuentes conceptuales y bibliográficas. 2ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Comentario y debate sobre un artículo. UNIDAD DIDÁCTICA I: EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU TRATAMIENTO. Tema 2. Los conceptos de archivo, documento y registro Información, documentos y registros Archivos/registros Caracteres y elementos. 3ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Comentario y debate sobre un artículo. UNIDAD DIDÁCTICA I: EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU TRATAMIENTO. Tema 3. Historia de la Archivística: evolución, desde la antigüedad hasta el siglo XX El período prearchivístico. 4ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Comentario y debate sobre un artículo. UNIDAD DIDÁCTICA I: EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU TRATAMIENTO. Tema 3. Historia de la Archivística: evolución, desde la antigüedad hasta el siglo XX El período de desarrollo archivístico.

14 1.5.- Estructuración temática y desarrollo temporal. 5ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Análisis comparativo de sistemas. UNIDAD DIDÁCTICA I: EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU TRATAMIENTO. Tema 4. El archivo como sistema Sistemas de archivo El sistema estatal español de archivos Los sistemas autonómicos. 6ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Análisis diferencial tipológico. UNIDAD DIDÁCTICA I: EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU TRATAMIENTO. Tema 4. El archivo como sistema Tipología de archivos. 7ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Elaboración de una presentación relativa a las aplicaciones. UNIDAD DIDÁCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 5. Los principios teóricos El principio de procedencia: orígenes, evolución y aplicaciones Respeto al orden original: orígenes, evolución y aplicaciones. 8ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: consecuencias de la aplicación del ciclo de vida UNIDAD DIDÁCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 5. Los principios teóricos El concepto del ciclo de vida de los documentos y sus consecuencias.

15 1.5.- Estructuración temática y desarrollo temporal. 9ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Evaluación y control de recursos en Internet. UNIDAD DIDÁCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 6. La gestión de documentos o records management Evolución, concepto y aplicaciones. 10ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Comparativa de modelos nacionales. UNIDAD DIDÁCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 6. La gestión de documentos o records management Las fases del tratamiento: elementos e interrelaciones. 11ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Supuesto evaluación de sistemas. UNIDAD DIDÁCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 7. Diseño y desarrollo de sistemas de gestión documental La norma ISO Investigación preliminar Análisis de la actividad de la organización Identificación de requerimientos funcionales Evaluación de los sistemas existentes. 12ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas de gestión de documentos siguiendo la ISO UNIDAD DIDÁCTICA II: EL TRATAMIENTO. Tema 7. Diseño y desarrollo de sistemas de gestión documental Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos Diseño de un sistema de gestión de documentos Implementación del sistema de gestión de documentos Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo.

16 1.5.- Estructuración temática y desarrollo temporal. 13ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Elaboración de calendarios de selección / disposición en archivos administrativos con documentación real. UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 8. Selección y valoración Los valores de los documentos Criterios de valoración Métodos de valoración Calendarios de selección / disposición 14ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas en archivos administrativos con documentación real. UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 9. Retención y conservación Necesidades, condiciones e infraestructura para el almacenamiento Las instalaciones Conservación preventiva y restauración. 15ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Evaluación de ventajas / inconvenientes de las distintas posibilidades UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 9. Retención y conservación Reproducción preventiva: copias en otros soportes, migración y emulación. 16ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Identificación de series en archivos administrativos con documentación real. UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 10. Organización y Descripción Aplicación de los principios de respeto al origen y orden original para la clasificación de los fondos de archivo Los documentos. Tipos documentales Agrupaciones documentales: expedientes y series.

17 1.5.- Estructuración temática y desarrollo temporal. 17ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Elaboración de una cuadro de clasificación de series en archivos administrativos con documentación real. UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 10. Organización y Descripción Clasificación lógica y la ordenación física Los cuadros de clasificación. 18ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Descripción tradicional de documentos de archivo. UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 10. Organización y Descripción La descripción de material de archivo Metodología y pautas tradicionales Los instrumentos de descripción. 19ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Descripción tradicional de documentos de archivo. UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 10. Organización y Descripción La descripción de material de archivo Metodología y pautas tradicionales Los instrumentos de descripción. 20ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Análisis posibilidades normativas. UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad El tardío desarrollo normativo: principales obstáculos y ventajas que implica Niveles normativos: legislación, directrices y regulaciones, normas profesionales, normalización terminológica y normalización de las operaciones.

18 1.5.- Estructuración temática y desarrollo temporal. 21ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Descripción multinivel con ISAD (G). UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad Normalización de la descripción: la ISAD (G). 22ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Descripción multinivel con ISAD (G) / ISAAR (CPF) UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad Normalización de la descripción: la ISAD (G) El control de autoridades en archivos: la ISAAR (CPF). 23ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Descripción multinivel con ISAD (G) / ISAAR (CPF) UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad Normalización de la descripción: la ISAD (G) El control de autoridades en archivos: la ISAAR (CPF). 24ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Supuesto de codificación EAD UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad La descripción archivística codificada: EAD (Encoded Archival Description).

19 1.5.- Estructuración temática y desarrollo temporal. 25ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Supuesto de codificación EAD UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 11. El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad La descripción archivística codificada: EAD (Encoded Archival Description). 26ªExposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Estudios de usuarios de archivo. UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 12. Los estudios de usuarios en archivos Definición y fines de los estudios de usuarios en archivos Indicadores y métodos para la recogida de datos. 27ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Supuesto de difusión. UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 13. Acceso y uso El derecho de acceso a la documentación pública La función administrativa La función cultural La difusión y el marketing. 28ª3.5Exposición del profesor/a. Lectura de material didáctico. Prácticas: Evaluación y control de recursos en Internet. CONCLUSIONES UNIDAD DIDÁCTICA III: OPERACIONES Y HERRAMIENTAS. Tema 13. Acceso y uso Archivos y la Web. CONCLUSIONES

20 1.6.- Método docente y evaluador. La variabilidad metodológica necesaria para la enseñanza de la asignatura en cuestión, abarcaría: Predominio claro de las clases expositivas (en la sesión introductoria y en la unidad temática 1) Enfoque eminentemente práctico (para la unidad didáctica 3) Equilibrio teórico-práctico que requieren las unidades didácticas 2 y 4. La clase teórica prácticamente siempre estará apoyada por presentaciones, sin desplazar nunca a los diagramas y esquemas hechos por el profesor en el encerado. La clase teórica se verá apoyada de: Discusión en pequeños grupos de lecturas básicas propuestas por el profesor, que dará lugar a la elaboración de: Recensión de artículos leidos El desarrollo de las clases prácticas tampoco puede obedecer a un único modelo: Prácticas comprobatorias, afianzadoras, e incluso ampliadoras, en laboratorio y prácticas constructivas (sobre supuestos) también en laboratorio. Obligatoriedad de crear algún producto informativo al término de cada práctica: Diseño de herramientas con alguna aplicación informática Pequeñas bases de datos Modelos supuestos.

21 1.6.- Método docente y evaluador. La evaluación de los progresos del alumno se llevará a cabo mediante los siguientes métodos: Seguimiento de la participación y los trabajos en clase: 10 % Evaluación de los trabajos prácticos propuestos: 20 % Una prueba teórico/práctica a final de curso: 70 %

22 1.7.- Fuentes conceptuales y bibliográficas. BEARMAN, D. A. (1989). Archival methods. Pittsburgh, PA: Archives & Museum Informatic. BEARMAN, D. A. (1995). Archival strategies. American Archivist, 58 (4), COOK, T. (1997). What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898, and the future paradigm shift. Archivaria, 43 (2), COUTURE, C. y ROUSSEAU, J. Y. (1994). Les fondements de la discipline archivistique. Sainte-Foy, Québec: Université du Québec. COX, R. J. (1994). The first generation of electronic records archivists in the United Stated. A study in professionalization. New York: Haworth Press. CRUZ, J. R. (1994). Manual de archivística. Madrid: Pirámide. DeROSE, S. J. (1997a). Navigation, access, and control using structured information. American Archivist, 60 (3), DOLLAR, C. M. (1992). Archivistica e informatica: l'impatto delle tecnologie dell'informazione sui principi e sui metodi dell'archivistica. Macerata: Publicazioni dell'Università. DUCHEIN, M. (1992). La gestion de l'information administrative; application globale, systemátique et sistemique. La Pocatière, Can.: Documentor.

23 1.7.- Fuentes conceptuales y bibliográficas. EASTWOOD, T. (1992). The archival fonds: from theory to practice. Ottawa: Bureau of Canadian Archivists, Planning Committe on Descriptive Standards. HEDSTROM, M. (1984). Archives & Manuscript: machine readable records. Chicago, IL: Society of American Archivists. HEREDIA, A. (1993). Archivística general. Teoría y práctica. 6ª ed. Sevilla: Diputación Provincial. ICA. International Council on Archives. (1988). Professional training of archivist. München [etc.]: K. G. Saur. ( Archivum ; Vol. 34). ICA. International Council on Archives. (1994). 12th International Congress on Archives. (Montreal, December 1992), München [etc.]: K. G. Saur. ( Archivum, Vol. 39). JENKINSON, H. (1965). A manual of archive administration. 2ª ed., reimp. London: Percy Lund, Humphries & Co. LLANSÓ, J. (1993). Gestión de documentos. Definición y análisis de modelos. Bergara: IRARGI. PEIS, E., A. RUIZ. (2004). EAD (Encoded Archival Description): Desarrollo, estructura, uso y aplicaciones [on line]. "Hipertext.net", núm. 2. [Consulta: 09/02/2006] PENN, I.; PENNIX, G. y COULSON, J. (1994). Records management handbook. 2nd. ed. Vermont: Gower. POSNER, E. (1972). Archives in the Ancient World. Cambridge, MA: Harvard University Press. RUIZ, A. (1995). ed. Manual de archivística. Madrid: Síntesis. SCHELLENBERG, T. R. (1956). Modern archives: principles and techniques. Chicago, IL: University of Chicago Press. WALME, P. (1985). ed. La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el prontuario RAMP. Paris: UNESCO.


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