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1 BIENVENIDOS A LA IMPLEMENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL.

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2 1 BIENVENIDOS A LA IMPLEMENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL

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4 3 ARCHIVO Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.

5 4 LEY 80 DE 1989, crea el Archivo General de la Nación y establece el Sistema Nacional de Archivos. Funciones: Formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística en el país. Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.

6 5 MARCO JURIDICO Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda del Patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición,el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros, son pilares de la normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la Política Archivística en el país.

7 6 LEY 594 de julio 14 de 2000 P or medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. LEY 594 de julio 14 de 2000 P or medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. GESTIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 24. Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental.

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9 8 ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO CICLO VITAL DEL DOCUMENTO A estos son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente. En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa y son consultados constantemente. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o de el de gestión y su conservación es permanente.

10 9 ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS Administrativo Legal fiscal Contable Técnico Cultural Histórico Científico VALORES

11 10 CADUCIDADES Y PRESCRIPCIONES PARA TIEMPOS DE RETENCION EN LA TRD EN ASPECTOS CONTABLES ART D.2649/93 - OBLIGA A RETENER 20 AÑOS CODIGO DE COMERCIO ART. 60 – 10 AÑOS ESTATUTO TRIBUTARIO ART 817, LEY 788 ART. 86 – 5 AÑOS EN PENAL ART. 83 – 5 A 20 AÑOS EN CIVIL ART AÑOS DISCIPLINARIO 5 AÑOS Y 1O AÑOS EN DISCIPLINARIO CONTRACTUAL ART. 55 LEY 80 /93 HISTORIAS LABORALES 8O AÑOS VIGENCIAS ADMINISTRATIVAS - VALORES PRIMARIOS – VALORES SECUNDARIOS 1 Y 5 AÑOS CADUCIDADES Y PRESCRIPCIONES PARA TIEMPOS DE RETENCION EN LA TRD EN ASPECTOS CONTABLES ART D.2649/93 - OBLIGA A RETENER 20 AÑOS CODIGO DE COMERCIO ART. 60 – 10 AÑOS ESTATUTO TRIBUTARIO ART 817, LEY 788 ART. 86 – 5 AÑOS EN PENAL ART. 83 – 5 A 20 AÑOS EN CIVIL ART AÑOS DISCIPLINARIO 5 AÑOS Y 1O AÑOS EN DISCIPLINARIO CONTRACTUAL ART. 55 LEY 80 /93 HISTORIAS LABORALES 8O AÑOS VIGENCIAS ADMINISTRATIVAS - VALORES PRIMARIOS – VALORES SECUNDARIOS 1 Y 5 AÑOS

12 11 PRODUCCION DOCUMENTAL: Recepción o generación de documentos en un unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. CLASIFICACION DOCUMENTAL: Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico funcional de la entidad SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. PROCESOS ARCHIVISTICOS

13 12 Tipo Documental:Hace referencia a la unidad documental simple, que reúne todas las características necesarias para ser considerado como documento, por ejemplo: Factura, resolución, acuerdo, circular, póliza, etc. Expediente: Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto específico y que constituyen una unidad archivística. También se conoce como la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la solución de un mismo asunto.

14 13 Documento de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados por la misma institución o proceder de otra y no forma parte de las series documentales de las oficinas. Documento Facilitativo: Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo. Documento Esencial: (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

15 14 Serie - Subserie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.Historias laborales, actas, historias clínicas, informes, proyectos. Cada serie documental, dependiendo de sus características administrativas y funcionales, se puede dividir en subseries.

16 15 SERIESUBSERIES ACTAS Actas de Junta Directiva Actas de Comisión de Personal Actas de Comité de Archivo CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Contratos de Compraventa Contratos de Prestación de Servicios PROYECTOS Proyecto de Saneamiento básico Proyectos de Desarrollo Municipal Proyectos de intercambio Cultural

17 16 No serán transferidos al Archivo Central: -Los expedientes que se hayan conformado con la denominación de correspondencia interna, ni externa. -Expedientes con copias de Decretos, Resoluciones y Circulares expedidas por otras entidades. -No se admitirá documentación fragmentada, suelta, en cajas, AZ, paquetes, bolsas plásticas o costales.

18 17 Selección Natural: Consiste en retirar de la unidad de conservación toda aquella documentación considerada como material no archivístico, plegables, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, catálogos. Se deben suprimir materiales como: clips, plásticos, grapas, carpetas innecesarias,duplicados, papel carbón, notas adhesivas y otros.

19 18 Cuando se proceda a archivar documentos, se tendrá especial cuidado de verificar que efectivamente han cumplido su trámite, que se trata de originales o copias, según sea el caso, que cumplen con todos los requisitos exigidos a los documentos.

20 19 Los expedientes a transferir deben haber cumplido el tiempo de retención establecido en la tabla, para archivo de gestión. Debe efectuarse mediante un inventario de transferencia documental, que contenga la información necesaria para identificar la documentación.

21 20 Los expedientes deben conformarse con un máximo de doscientos cincuenta (250) folios. Los expedientes, que por su volumen ocupen más de una carpeta, deberán indicar cual es la primera parte, la segunda y así sucesivamente. Ejemplo: 1; 1/2, 1/3, 1/4, etc.

22 21 Foliación La foliación se realiza en el orden en que van llegando los documentos. Esta debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB,B), en forma legible y sin enmendaduras

23 22 E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL DE FACATATIVA SECCION:GERENCIA SUBSECCION: JURIDICA SERIE:CONTRATOS SUBSERIE: CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS No. EXPEDIENTE: No. FOLIOS:250 FOLIOS FECHAS EXTREMAS: A No. CAJA:

24 23 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

25 24 Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. ¿Qué es una Tabla de Retención Documental?

26 25 IMPORTANCIA La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tabla de Retención ya que éstas: Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos en ella estipulados.

27 26 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

28 27 CONTRATOS CON FORMALIDADES PLENAS * Solicitud de CDP *CDP * Términos de Referencia * Cotizaciones * Contrato * Acta de liquidación 1 19 X Muestra del 10% por cada 8 años de producción departamental. Entidad Productora: E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL FACA Oficina productora: Jurídica Código CONVENCIONES CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable: M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:

29 28 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL 1. Ubicación dentro de la Estructura Orgánica: _____________________ ___________________________________________________________ 2. Fecha de creación: ___________ 3. Acto Administrativo: __________ 4. Funciones: a. ______________ b. ______________ 5. Documentos que se generan: a. ______________ b. ______________ 6. Realizan selección y descarte documental : SI ______NO ______ 7. Sistema de organización de los Archivos de Gestión?_________________ ___________________________________________________________ 8. Qué volumen documental se produce anualmente en promedio? _________________ metros lineales

30 29 II. DOCUMENTOS 1. Oficina Productora: ________________________________________ 2. Nombre del Documento: ____________________________________ 3. Función de la Oficina que genera este documento : ______________ _________________________________________________________ 4. Caracteres Externos: 4.1. SOPORTES 4.2. FORMATO Papel___ Cinta Magnética___ Microfilme___ Otro___ Cual _____________________ Expediente___ Libro ___ Documento simple___ 4.3. ORDENACION 4.4. ESTADO DE CONSERVACION Cronológica, Onomástica NuméricaAlfabética Bueno Regular Malo Tipo de deterioro

31 30 5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento: ____________________________________________ 6. TRAMITEOriginal ______ Numero de copias ______ 7. La información contenida en este documento se halla registrada o condensada en otro documento? SI ______NO ______ En cual o cuales? ________________________________________ 8. Que anexos acompañan este documento _____________________ _________________________________________________________ 9. Oficinas que tiene relación con el trámite del documento?________ _________________________________________________________

32 Con qué periodicidad se produce este documento: Diaria ______Semanal ______Mensual _______ Otras _______Cuál ______________________________ 11. Por cuanto tiempo se conserva este documento en el Archivo de Gestión y quién lo establece ?__________ ______________________________ 12. En el Archivo de Gestión, este documento lo consultan: La misma oficina______ Otras Oficinas ______Cuáles _____________________ Otras Entidades ______Cuáles _____________________ Personas naturales ______Porque _____________________ 13. Este documento ha sido objeto de transferencias del Archivo de Gestión a otros archivos? Central ______Histórico ______ Otros ______Cuáles _____________________ 13.1 Con que periodicidad se realizan? ______________________________ _____________________________________________________________

33 En el Archivo Central, la oficina sigue consultando este documento? ______________________________________________________________ 14.1 Con que frecuencia?_______________________________________ 14.2 Que años?_______________________________________________ 15. Que problemas generales ha observado en la producción trámite y conservación de esta clase de documento? ___________________________________________________________ 16. OBSERVACIONES __________________________________________ _____________________________________________________________ Funcionarios Entrevistados : Nombre y cargo _____________________________________________ Funcionario responsable del Archivo: ___________________________ Ciudad y fecha : _____________________________________________

34 33 Las Tablas de Retención Documental, Serán de obligatorio cumplimiento a partir del 1 de enero de 2006

35 34 GRACIAS


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