PERMISOS, AUTORIZACIONES BUROCRÁTICAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

PERMISOS, AUTORIZACIONES BUROCRÁTICAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

¿Qué es el protocolo o organizador de eventos? El protocolo sencillamente esta creado para que los actos salgan redondos como la única vocal de la que esta palabra se sirve, la “o”. El origen de la palabra protocolo procede del origen griego”protokolom” (primera hoja o tapa de un manuscrito importante). Y el texto más antiguo que se conoce que pueda relacionarse con un código protocolario es el Código Hammurabi(aprox.1750 a.C.), establecía las normas para la convivencia de los ciudadanos y los esclavos.

Formación Organización de eventos, protocolo oficial, técnicas de organización de actos públicos, el nuevo protocolo de empresa, protocolo internacional y diplomático, medios de comunicación, protocolo en el deporte, protocolo social... Formación académica universidad Periodismo, Económicas, Empresariales, Relaciones Públicas, Historia, Diplomacia, Oposiciones a la Administración, Ciencias de la Educación, Profesorado, Ejecutivos, Relaciones Internacionales, Políticas y Sociología.

Como profesión Jefe de Protocolo y Ceremonial en instituciones públicas y privadas Director de Relaciones Institucionales Director de Gabinete Director de Comunicación Técnico en Protocolo en un departamento de protocolo Relaciones Públicas en la Hostelería y en la empresa en general Consultor asesor de protocolo y organización de actos Empresas de organización de Congresos y eventos Profesor de Protocolo y educación social en la enseñanza básica y obligatoria Profesor de Protocolo para escuelas especializadas Secretaria /o de Alta Dirección Heráldica

Perfil de un profesional de protocolo Discreta y honrada, tener claro que no es el anfitrión, sinceridad, Tranquilo (sobretodo en momentos críticos) , manejar con soltura la dualidad (izquierda y derecha), amable con los invitados y estar pendientes de ellos. Debe ser el más experto en la improvisación, los detalles y programar con tiempo es algo muy importante, abierto al dialogo (con información que contente a todos), Diplomático (porque no actúa en su nombre propio), sutil, humilde, estar preparado (tradiciones, normas, historia, idiomas, etc), ante la duda siempre preguntar, práctico (en función objetivos del acto), sencillo y no engreídos. ...

Manual para experto en eventos. Consejos. globalización costumbres nacionales propias creación e imaginación Horizontalidad (no es cosa de uno sino de todos) comunicación: transmitir los fines a través de técnicas de comunicación. Sencillez, sobriedad, claridad, movimientos limpios Estrategias: normas y técnicas que posibiliten las actividades Avances tecnológicos (Relaciones Humanas y Relaciones Internas) Discreción Trabajo en equipo Organización Lógica y equilibrio: control y flexibilidad Seguridad Normativa

Para empezar….

Crear un timing de trabajo del evento que se va a hacer y como donde cuando que tiempo

Cronograma: establecimiento horario del desarrollo del acto /s, desde la llegada de los invitados. Anexos: ampliaciones puntuales a modo de información adicional a algunos de los puntos del cronograma. Libro de ruta: documentación informativa a los itinerarios. A fin de facilitar al conductor el recorrido, presentando también rutas alternativas. Planos: conjunto de croquis en los que se detalla las instalaciones a visitar, el recorrido por las mismas y también la ordenación protocolaria de los asistentes. Grafismos :no es tan importante, solo se trata de incluir los diseños de la elaboración de todo lo relativo a invitaciones, minutas o carteles para el acto. Listados: conjunto de listas en las que se recogen la relación de los invitados al acto. También la relación general de las confirmaciones. Protocolo: notas, conjunto de notas dirigidas de forma personalizada a algunos o a todos los invitados en los que se detallan aspectos relativos al protocolo. Documentación: toda la información que se incluye en el programa relacionado con el acto y el lugar de este.

Veamos un ejemplo Timing Gala Dia de Europa

Normativa por la que nos regimos en Makyre Eventos Código Deontológico de Eventos Prevención de riesgos laborales LPD Normativa de espectáculos Decreto Policia Manual de eventos sotenibles Normativa regional

COMO TRAMITAR UN EVENTO Esta documentación podrá ser ampliada o reducida según la naturaleza y/o alcance del evento. Solicitud de Autorización para celebración de eventos en la vía pública. Modelo de certificación de Seguro de RC. Modelo de certificación de Seguridad y Solidez de las instalaciones eventuales. Modelo de certificación de Presencia de Servicio Sanitario. Certificado de Seguridad de la instalación eléctrica. Plan de autoprotección

Solicitud de Autorización para celebración de eventos en la vía pública. Se trata del primer documento que se debe tramitar, solicitando al Ayuntamiento la autorización para la celebración del evento. En dicho documento se deberá reflejar, como mínimo, los siguientes datos del organizador del evento, pudiendo ser persona física o persona jurídica, en cuyo caso se identificará a su representante legal: Nombre y dos apellidos. DNI ó NIF Domicilio Teléfono Fax En nombre propio En representación de

Solicitud de Autorización para celebración de eventos en la vía pública. Además, deberá describir el evento a celebrar con los datos exactos de: espacios de celebración, con plano de ubicación. horario de comienzo y de finalización, uso previsto (exposición, baile, concierto, comercio, hostelería, barracas, etc…) instalaciones (carpa, txoznas, escenario, grada, plataforma, vallado, atracciones, almacenes, cocinas, sillas, mesas etc…) aparcamiento especial o influencia sobre el tráfico que se prevé. tipo de público al que está destinado este evento (infantil, juvenil, adulto...)

Cuando elegimos el lugar de celebración del evento. Exterior Preparar dossier con toda la información del evento. Si utilizamos la calle solicitar permiso al Ayuntamiento: Si no ocupamos espacio que moleste el paso simplemente vale la notificación al Distrito u Área correspondiente. Si ponemos música se manifiesta las horas y permisos tanto al Ayuntamiento como a los vecinos.

Cuando elegimos el lugar de celebración del evento. Exterior. Feria comercial. Documento de solicitud del espacio. Se incluye dossier con toda la información. Espacio a ocupar Tipo de stands Las tasas de ocupación la confirmará el propio Ayuntamiento.

Cuando elegimos el lugar de celebración del evento. Interior. Cualquier responsabilidad en cuanto a normativa es nuestra por subcontratar el espacio. Como responsables debemos solicitar: Documento certificado que el personal esta dado de alta y con todos la documentación en regla. Plan de evacuación del lugar. Aforo del lugar

Cuando elegimos el lugar de celebración del evento. Interior. Selección del lugar, normativa a tener en cuenta. Selección de sedes y hoteles u otros alojamientos que tengan alguna certificación ambiental o que lleven a cabo buenas prácticas ambientales, siempre que cumplan con los objetivos del evento. Selección de lugares de celebración que se ajusten al número de asistentes para evitar el desaprovechamiento de espacios y de recursos. Verificación del cumplimiento de los requisitos de accesibilidad en los espacios seleccionados.

Cuando elegimos el lugar de celebración del evento. Interior. Selección del lugar, normativa a tener en cuenta. Señalización de los recorridos y accesos para personas con movilidad reducida. Previsión y contratación de servicios de traducción al lenguaje de signos para personas con necesidades sensoriales especiales.

Certificación de Seguro de RC. La Ley 4/1995, de 10 de noviembre, de espectáculos públicos y actividades recreativas, recogió la obligatoriedad de que los locales e instalaciones destinados a este tipo de eventos, así como los organizadores de espectáculos públicos y actividades recreativas, dispongan de una póliza de seguro que cubra la responsabilidad civil como consecuencia de la celebración de espectáculos públicos, así como de las condiciones de los locales, o de la actividad del personal a su servicio. En aquellos espectáculos públicos o actividades recreativas que se celebren en vías públicas u ocupen espacios abiertos de uso público, con o sin estructuras desmontables, la entidad organizadora deberá presentar una certificación de compañía aseguradora o correduría de seguros de la contratación de una póliza de seguro de responsabilidad civil, en función de la población del municipio donde vaya a realizarse el espectáculo, de acuerdo con la siguiente escala: Municipios de hasta habitantes: ,03 € Municipios de a habitantes: € Municipios de a habitantes: ,05 € Municipios de más de habitantes: ,07 €

Certificación de fin de obra de seguridad de la instalación eléctrica Finalizada la instalación eléctrica temporal del evento, el Técnico responsable de la misma (Técnico Superior si la potencia es superior a 10 Kw), emitirá un Certificado fin de obra, acreditando la adecuación de la instalación a la normativa vigente en materia de Baja Tensión, que será entregado al técnico municipal de protección civil, responsable de la inspección previa al comienzo del evento. Con dicho certificado se deberá adjuntar: Fotocopia del carnet de instalador autorizado. Fotocopia del Título (si fuera necesario Técnico Superior). Si la instalación fuera enganchada a un local con licencia de actividad otorgada previamente, se deberá aportar: Copia de revisión anual de la instalación eléctrica del local, conforme modelo oficial de la Delegación de Industria.

PLAN DE AUTOPROTECCIÓN. Recomendable siempre. En espacios cerrados: Edificios cerrados: con capacidad o aforo superior a 300 personas, o con una altura de evacuación igual o superior a 28m. Instalaciones o estructuras cerradas eventuales, portátiles, desmontables o de temporada: con capacidad ó aforo superior a 300 personas. Al aire libre: En general, aquellas con una capacidad ó aforo igual o superior a personas. El Ayuntamiento podrá exigir Plan de Autoprotección a actividades por debajo de los asistentes, si las condiciones de seguridad o el nivel de riesgo así lo aconsejan.

PLAN DE AUTOPROTECCIÓN La redacción de su Plan de Autoprotección para un evento al aire libre deberá considerar: El análisis del riesgo en los espacios destinados al público, asegurando los accesos de seguridad, instalaciones técnicas, riesgos naturales, etc…. Las medidas de seguridad o medios de protección a implementar, tales como sistemas de información, vallados de seguridad, vías de evacuación, etc… La organización del sistema de atención de emergencias, con los propios recursos de la organización y coordinado con el Sistema Municipal de Protección Civil (alertas meteorológicas, inundaciones, mareas, etc…) Este Plan prevé la planificación del evento desde el análisis del riesgo, medidas de prevención, dotación de medios de protección y organización de la seguridad antes, durante y después de la celebración del mismo.

2. Proveedores En general Documento firmado por el proveedor que certifique el alta de sus trabajadores en el régimen de la seguridad social, o autónomo. Certificado de Plan de Prevención de riesgos Laborales.

2. Proveedores Carpas, escenarios o materiales decoración básicos certificado de homologación Alta de trabajadores de montajes ESCENARIOS-PLAFORMAS: En la actualidad una estructura layer, habitualmente utilizada para escenarios, soporta una carga de 750 Kg m2, lo que supone un margen suficiente para las posibles cargas previstas durante el evento. Asegúrese de que todas las estructuras desmontables que contrate, le acreditan resistencia al viento, resistencia a la carga de nieve, resistencia a sobrecargas, tipo de sujeción al suelo, calificación ignífuga del tejido, condiciones de evacuación, accesibilidad, etc… CARPAS: Norma UNE-EN ESTRUCTURAS TEMPORALES. CARPAS. SEGURIDAD. Especifica los requisitos necesarios para el diseño, calculo, instalación, mantenimiento y operación con carpas de más de 50 m2 de superficie

3. Espectáculos y conciertos GRADAS: El Reglamento General de Policía de Espectáculos y Actividades Recreativas de 1982 especifica que: Artículo 32. Las graderías, escaleras y toda clase de dependencias y lugares destinados al público deberán resistir en condiciones normales, además de su propio peso, una sobrecarga de 400 kilos por metro cuadrado horizontal.

3. Espectáculos y conciertos GRADAS: Artículo 28 1. Las localidades, en todos los campos o recintos cualquiera que sea su categoría, serán fijas y numeradas las destinadas a asientos, debiendo ser las filas de 0,85 metros de fondo, de los cuales se destinarán 0,40 metros al asiento y los 0,45 metros restantes al paso, con un ancho de 0,50 metros cada asiento, como mínimo. 2. Los pasos centrales o intermedios serán, cuando menos, de 1,20 metros de ancho. 3. Las galerías o corredores de circulación serán de 1,80 metros por cada 300 espectadores, con un aumento de 0,60 metros por cada 250 más o fracción. 4. Entre dos pasos, el número de asientos de cada fila no podrá ser mayor de 18 y por cada 12 filas deberá existir un paso con el ancho señalado en el párrafo 2. 5. Se dispondrán las localidades con la pendiente y requisitos necesarios de modo que desde cualquiera de ellas, cuando el lleno sea completo, pueda verse la cancha, el terreno de juego o el circuito de carrera en toda su extensión. 6. Las de terraza, donde el público pueda permanecer de pie, serán aforadas a razón de una persona por cada 0,50 m2, en el frente que da al terreno de juego, cancha o circuito.

3. Espectáculos y conciertos GRADAS: Artículo 29. 1. Se prohíben los planos inclinados para los espectadores que han de permanecer de pie. A éstos se destinarán graderías de peldaños horizontales que, aún en el caso de que fueran de tierra, tendrán, cuando menos, un borde construido con algún material fijo y suficientemente sólido. Estos peldaños serán de 60 centímetros de altura y a cada espectador se destinará un ancho de 50 centímetros. 2. En la primera fila y cada seis se dispondrán fuertes barandillas para contención del público. También se dispondrán en lo alto de las graderías y en los pasos de éstas, cuando ofrezcan peligro. 3. Cada 14 metros de gradería habrá un paso de un metro que no podrá ocuparse durante el espectáculo. 4. Las localidades deberán estar separadas de la cancha, terreno de juego o circuito, con una barandilla o cerramiento debiendo estar esta separación a una distancia mínima de 2,50 metros

2. Proveedores Catering Certificado de calidad Manipulación de alimentos Altas de los trabajadores

3. Espectáculos y conciertos. Normativa. R.Decreto 2816/1982 de 27 de agosto REGLAMENTO GENERAL DE POLICÍA DE ESPECTÁCULOS PÚBLICOS Y ACTIVIDADES RECREATIVAS Ministerio de Interior BOE núm. 267 de BOE núm. 286 de BOE núm. 235 de

3. Espectáculos y conciertos. Normativa. Ley 13/1999, de 15 diciembre. NORMAS REGULADORAS DE ESPECTÁCULOS PÚBLICOS Y ACTIVIDADES RECREATIVAS Presidencia de la Junta de Andalucía. BOE núm. 15 de BOJA núm.152 de Decreto 78/2002 de 26 de febrero NOMENCLÁTOR Y CATÁLOGO DE ESPECTÁCULOS PÚBLICOS, ACTIVIDADES RECREATIVAS Y ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE ANDALUCÍA Consejería de la Gobernación BOJA núm. 37 de Decreto 316/2003, de 18 de noviembre POR EL QUE SE MODIFICA EL EPÍGRAFE III.2.9.C), DEL ANEXO II DEL DECRETO 78/2002. BOJA. núm.232 de

3. Espectáculos y conciertos. Normativa. Decreto 165/2003, de 17 de junio APRUEBA EL REGLAMENTO DE INSPECCIÓN, CONTROL Y RÉGIMEN SANCIONADOR DE ESPECTÁCULOS PÚBLICOS Y ACTIVIDADES RECREATIVAS DE ANDALUCÍA Consejería de Gobernación BOJA. núm.130 de

3. Espectáculos y conciertos. Normativa. Decreto 195/2007, de 26 de junio ESTABLECE LAS CONDICIONES GENERALES PARA LA CELEBRACIÓN DE ESPECTÁCULOS PÚBLICOS Y ACTIVIDADES RECREATIVAS DE CARÁCTER OCASIONAL Y EXTRORDINARIO Consejería de Gobernación BOJA. núm.137 de

3. Espectáculos y conciertos. Normativa. Decreto 278/2011, de 20 de septiembre MODIFICA EL REGLAMENTO DE ESCUELAS TAURINAS DE ANDALUCÍA APROBADO POR EL DECRETO 112/2001, DE 8 DE MAYO, EL DECRETO 143/2001, POR EL QUE SE REGULA EL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS PLAZAS DE TOROS PORTÁTILES, EL REGLAMENTO DE FESTEJOS TAURINOS POPULARES APROBADO POR EL DECRETO 62/2003, Y EL REGLAMENTO TAURINO DE ANDALUCÍA APROBADO POR EL DECRETO 68/2006. Consejería de Gobernación y Justicia BOJA núm.196 de

3. Espectáculos y conciertos. Normativa. Decreto 68/2006 APRUEBA EL REGLAMENTO TAURINO DE ANDALUCIA. Consejería de Gobernación BOJA. núm. 63 de Decreto 62/2003, de 11 de marzo APRUEBA EL REGLAMENTO DE FESTEJOS TAURINOS POPULARES Y SE REGULAN DETERMINADOS ASPECTOS DE LOS ESPECTÁCULOS TAURINOS BOJA. núm. 50 de Decreto 99/2003 Corrección de errores BOJA. núm. 79 de

3. Espectáculos y conciertos. Normativa. Decreto 145/1996 REGLAMENTO DE ESPECTÁCULOS TAURINOS. Ministerio Justicia e Interior BOE núm. 54 de 02 – Decreto 1649/1997 Regula las instalaciones sanitarias y los servicios médico-quirúrgicos Ministerio Presidencia BOE núm. 271 de Decreto 2283/1998 Modifica el art. 58 del R.D. 145/1996, de Ministerio Interior BOE núm. 265 de Decreto 1034/2001 Modifica el R.D. 145/1996, de BOE núm. 240 de

3. Espectáculos y conciertos. Normativa. Decreto 143/2001, de 19 de junio REGULA EL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS PLAZAS DE TOROS PORTÁTILES Consejería de Gobernación BOJA. núm. 74 de BOJA. núm. 133de Orden REGULA LA ACREDITACIÓN DE ENTIDADES COMO COLABORADORAS DE LA CONSEJERÍA PARA LAS INSPECCIONES PERIÓDICAS DE LAS PLAZAS DE TOROS PORTÁTILES BOJA. núm 115 de

3. Espectáculos y conciertos. Normativa. Real Decreto 393/2007, de 23 de marzo, por el que se aprueba la Norma Básica de Autoprotección de los centros, establecimientos y dependencias dedicados a actividades que puedan dar origen a situaciones de emergencia.

3. Espectáculos y conciertos Seguro de responsabilidad civil que cubra los riesgos por siniestros que afecten la integridad física de los concurrentes, de conformidad con riesgo del evento y la capacidad admitida. Copia del contrato realizado con la empresa de asistencia médica Copia del servicio de seguridad y vigilancia contratado

3. Espectáculos y conciertos Copia del contrato de alquiler de los grupos electrógenos y de sonido. Informe firmado por profesional responsable matriculado, con encomienda profesional ante el consejo respectivo, mediante el cual se haga responsable que la totalidad de las instalaciones eléctricas fijas y transitorias han sido realizadas en forma reglamentaria conforme lo establecido en el Código de Edificación. Garantizando el funcionamiento del grupo electrógeno en caso de corte de energía en el predio, especificando la forma mediante la cual se materializará el mismo, y debiendo disponerse de una guardia permanente en su manejo.

3. Espectáculos y conciertos Informe técnico profesional firmado por profesional idóneo y matriculado, con encomienda profesional ante Bomberos donde se garantice que la totalidad de las estructuras realizadas en forma transitoria y las fijas presentan condiciones de seguridad para su uso. Deberá acompañar un plan de evacuación y simulacro para casos de incendio, explosión o advertencia de explosión, firmado por profesional idóneo en la materia.

3. Espectáculos y conciertos Deberá acompañar nota que acredite la contratación de un servicio de limpieza del predio y sus alrededores. En caso de instalarse baños del tipo químico, para el público concurrente, se deberá acompañar la correspondiente contratación donde se especifique la cantidad de baños a emplazarse, como así también los previstos por la Ordenanza Municipal.

3. Espectáculos y conciertos

3. Espectáculos y conciertos Pirotecnia Solicitud dirigida a la Subdelegación del Gobierno provincial Con 5 días de antelación Permiso municipal de ocupación de la vía pública Conjunto de esquemas de los artificios Póliza del seguro de responsabilidad civil de la empresa

4. Ferias Comerciales DECRETO 174/2011, de 7 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de Ferias Comerciales Oficiales de Andalucía. Adjuntamos reglamento para su observación.

4. Ferias Comerciales Conocer la temática de la Feria e informarnos sobre los trámites oportunos. Ejemplo Feria de Animales y Mascotas Solicitar autorización a la Consejería de Agricultura y Medio Ambiente. En el permiso nos incluye la normativa que tenemos que seguir.

4. Ferias Comerciales Los expositores deben hacerse cargo del personal que trabajará en su stand, así como firmar un certificado en el que cumplen con la normativa que se exige para la feria.

Nuestra biblia… Se considerarán Empresas, a los efectos de este Reglamento, las personas físicas o jurídicas, Entidades, Sociedades, Clubes o Asociaciones que, con ánimo de lucro o sin él y habitual u ocasionalmente organizan espectáculos o actividades recreativas y asumen frente a la Autoridad y al público, las responsabilidades y obligaciones inherentes a su organización, celebración y desarrollo, previstas en este Reglamento. Siempre que se trate de Sociedades, Clubes o Asociaciones, habrán de estar constituidas e inscritas en los Registros públicos que procedan y ostentar personalidad jurídica de acuerdo con la legislación aplicable en cada caso según su naturaleza, debiendo constar expresamente en la documentación legal necesaria para su constitución, entre sus fines, la organización de espectáculos o actividades recreativas.

Nuestra biblia… Todas las Empresas comunicarán a la autoridad gubernativa y a la Autoridad municipal correspondiente, antes de dar comienzo al desarrollo de sus actividades, en materia de espectáculos y recreos públicos, su nombre o denominación y domicilio, y los de sus directivos, gerentes o administradores, con los que dichas autoridades habrán de entenderse directamente; presentando copias autorizadas de sus documentos constitutivos o nombramientos y relación de los locales o recintos de que se dispongan para la organización de espectáculos o actividades recreativas; quedando obligadas a manifestar oportunamente los cambios de nombres y domicilio cuando se produzcan, así como las modificaciones de los locales, recintos o establecimientos.

Nuestra biblia… Las empresas deberán estar presentes a través de sus titulares o representantes en la realización de tales inspecciones. Llevar el Libro de Reclamaciones previsto en el artículo siguiente y tenerlo siempre a disposición del público, y de las Autoridades y sus agentes. En todos los espectáculos o actividades recreativas en que puedan producirse concentraciones superiores a 100 personas, la Empresa deberá disponer de personal encargado de vigilancia, al que encomendará el buen orden en el desarrollo del espectáculo. Se comunicarán a la Autoridad gubernativa y a la municipal los datos de identificación y las altas y las bajas de este personal, que podrá recibir órdenes de las mismas o de sus agentes para el mejor cumplimiento de su función.

Nuestra biblia… Se dispondrá respectivamente, de una enfermería o botiquin convenientemente dotados para prestar los primeros auxilios en caso de accidente o enfermedad repentina. Su instalación y dotación de personal, medicamentos y materiales estará de acuerdo con las disposiciones sanitarias vigentes. Revisar que se han tomado por la Empresa organizadora las medidas sanitarias y de seguridad obligatorias o necesarias para cada espectáculo o actividad . Mínimo 4 horas antes del espectáculo. Llevar siempre toda la documentación en digital y en papel.

Nuestra biblia… Para trabajar con base de datos y listados de invitados es necesario tener vigente el RD 1720/2007 e 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

DINAMICA DE GRUPO

MESA DE PREGUNTAS Y RESOLVER DUDAS
PERMISOS, AUTORIZACIONES BUROCRÁTICAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS MESA DE PREGUNTAS Y RESOLVER DUDAS

Macarena Regueira Ramos
PERMISOS, AUTORIZACIONES BUROCRÁTICAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN Macarena Regueira Ramos

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