Organización Teórica Actual PROMOTORA FTE(1) CONSEJO DIRECTIVO 11

Presentación del tema: "Organización Teórica Actual PROMOTORA FTE(1) CONSEJO DIRECTIVO 11"— Transcripción de la presentación:

1 La organización actual aprobada por PDI plantea algunos retos y oportunidades de mejora
Organización Teórica Actual PROMOTORA FTE(1) CONSEJO DIRECTIVO 11 OFICINA PLANEAMIENTO CONSEJO UNIVERSITARIO RECTOR SECRETARIA GENERAL SECRETARÍA DE DESARROLLO UNIVERSITARIO COMITÉ EJECUTIVO 21.5 42 (2) 3.5 CEPRE. GERENTE GENERAL VICERRECTOR ACADEMICO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS RECURSOS HUMANOS INSTITUTO DE FE Y CULTURA SECRETARIA ACADEMICA PROYECCIÓN SOCIAL PASTORAL BIENESTAR UNIVERSITARIO INSTITUTO DE ETICA Y DESARROLLO INSTITUTO DE INVESTIGACIONES Y PROYECCIONES EDUCATIVAS Cambiada FACULTAD FILOSOFÍA Y CIENCIAS POLÍTICAS FACULTAD EDUCACIÓN Y CIENCIAS HUMANAS DIRECCIÓN DIPLOMADOS DIRECCIÓN INVESTIGACIÓN DIRECCIÓN PROGRAMA DE HUMANIDADES (Estructura simplificada hasta el Nivel III) Costo Anual US$ 785 m 100 Personas 57 FTE Administrativos 16 FTE Docentes Fijos 7 FTE Doc. Temporales (1) FTE = Full Time Employee o Personal Equivalente a Tiempo Completo (2) Incluye docentes externos que dictan cursos por horas 1 1

2 Dichas oportunidades apuntan a tener una organización más simple y con un mayor enfoque de gestión
Alta concentración de reporte en el rector, puesto que Institutos continúan reportando directamente VR con varias unidades de reporte si Institutos reportaran directamente Existen muchas instancias en la alta dirección para toma de decisiones por consenso: 6 Comisiones y 15 Comités Ad Hoc Gerencia General realiza más funciones operativas que funciones con un enfoque de negocio Funciones similares o complementarias se realizan en áreas separadas de la organización. P. ej.: Registro y Secretaría Académicas, Admisión y Promoción Áreas con potencial de tercerización: Contabilidad, Sistemas 2 2

3 Se tiene una alta concentración de control en la rectoría y algunos nudos específicos en administración y Academia Total 5 Niveles – 92 Personas Se observan ratios bajos de control en los niveles después del rector Administración 4 Niveles – 25 Personas Academia 5 Niveles – 48 Personas Existe una recarga de control en el 2do nivel Existe una recarga de control en el 3er nivel

4 Esto se ve reflejado en organigrama actual planteado en el PDI
Se requiere un área de relaciones internacionales que esté muy cercana al rector PROMOTORA Áreas por implementar / en implementación CONSEJO DIRECTIVO Áreas que requieren atención para crecimiento 11 CONSEJO UNIVERSITARIO No asume liderazgo de admisión OFICINA PLANEAMIENTO 2 RECTOR SECRETARIA GENERAL 1 0.5 SECRETARÍA DE DESARROLLO UNIVERSITARIO ADMISION REGISTRO ACADEMICO 1 PROMOC COMITÉ EJECUTIVO 2 1 3.5 Secretaría de desarrollo se dedica principalmente a Fund Raising, no asume responsabilidades de promoción Cumple 2 Funciones distintas: Admisión (Selección) Captación (Ventas) Cumple labores muy similares con secretaría académica Se dedica exclusivamente a Fund Raising Promoción y Captación tienen el mismo objetivo y requieren una mayor coordinación y dirección 21.5 COMISION ADMINISTRAT COMISION DEL MEDIO UNIVERSITARIO CONSEJO ACADEMICO 3.5 GERENTE GENERAL 1 42 (*) VICERRECTOR ACADEMICO 1 Tener una comisión en esta área representa mucho tiempo para el personal para decisiones que se pueden tomar Comisiones / decisiones por consenso pueden generar atrasos o imprecisiones en la toma de decisiones : 6 Comisiones 15 Comités Adhoc

5 En la gerencia general no se llevan a cabo funciones con enfoque de gestión de negocio
PROMOTORA Áreas por implementar / en implementación CONSEJO DIRECTIVO Áreas que requieren atención para crecimiento 11 CONSEJO UNIVERSITARIO OFICINA PLANEAMIENTO 2 RECTOR SECRETARIA GENERAL 1 0.5 SECRETARÍA DE DESARROLLO UNIVERSITARIO ADMISION REGISTRO ACADEMICO 1 PROMOC COMITÉ EJECUTIVO 2 1 3.5 21.5 COMISION ADMINISTRAT Gerencia General asume más funciones administrativas . No asume funciones con un mayor enfoque de negocio ni responsabilidad sobre resultados de ingresos y egresos GERENTE GENERAL 1 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS RECURSOS HUMANOS POOL. SECRET. 1.5 5.5 CONTAB. TESOR. LOGIST. SISTEM. 1 1 2 2.5 SS. GG. 7 Alta concentración de reportes en administración y finanzas, que ocasionan saltos en la cadena de mando

6 VICERRECTOR ACADEMICO
La parte académica esta altamente congestionada, ocasionando saltos en la cadena de mando PROMOTORA Áreas por implementar / en implementación CONSEJO DIRECTIVO Áreas que requieren atención para crecimiento CONSEJO UNIVERSITARIO RECTOR SECRETARIA GENERAL En la estructura actual el vice rector tiene una alta carga de control 1 0.5 REGISTRO ACADEMICO COMITÉ EJECUTIVO 1 Cumplen labores muy similares Cumple labores muy similares con secretaría académica 42 (*) El área de investigación está muy lejos del rector. Siendo un aspecto importante a desarrollar para generar prestigio CONSEJO ACADEMICO VICERRECTOR ACADEMICO 1 FONDO EDITORIAL Institutos no reportan actualmente al Vicerrector y no existe un plan de integración con la parte académica 1 INSTITUTO DE FE Y CULTURA SECRETARIA ACADEMICA 3.5 0.5 INSTITUTO DE ETICA Y DESARROLLO BIBLIOTECA 2.5 3 INSTITUTO DE INVESTIGACIONES Y PROYECCIONES EDUCATIVAS EXTENSION UNIVERSITARIA 1.5 1.5 DIRECCIÓN PROGRAMA DE HUMANIDADES FACULTAD FILOSOFÍA Y CIENCIAS POLÍTICAS FACULTAD EDUCACIÓN Y CIENCIAS HUMANAS DIRECCIÓN DIPLOMADOS DIRECCIÓN INVESTIGACIÓN 3 0.5 0.5 7.5 CARRERA DE FILOSOFÍA CARRERA DE CIENCIAS POLÍTICAS CARRERA DE PERIODISMO CARRERA DE EDUCACIÓN CARRERA DE TURISMO 1 2 DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES DEPARTAMENTO DE FILOSOFÍA DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA DEPARTAMENTO DE DIPLOMADOS 3 2.5 2 4.5 (*) Incluye docentes externos que dictan cursos por horas Para el caso del personal a tiempo parcial, se utilizó tiempo equivalente

7 Diplomados y Extensión
De acuerdo al análisis de actividades la fusión de diplomados y extensión permitiría sinergias en actividades administrativas Diplomados y Extensión Actividades Actuales: 2 Áreas, 3.2 Personas FTE Propuesto: 1 Área, 2 Personas FTE El trabajo de coordinación está descentralizado en los diplomados ocupando el 61% del tiempo del área y no se enfoca el tiempo en el desarrollo de productos. Extensión no realiza cursos comerciales o rentables Nueva área con enfoque en desarrollo de productos y con actividades operativas centralizadas. Actividades de promoción a cargo del área de Marketing Fuente: Entrevista de actividades a trabajadores de la UARM

8 Evaluar tercerización
Las áreas de marketing y Promoción obtendrían mayor fuerza al fusionar ambas áreas Marketing y Promoción Propuesto: 01 Área y 1 Jefe (1 asistente) + 5 Promotoras + 2 servicios tercerizados Actual: 02 Áreas y 4.4 Personal FTE Diseño de folletos (Diplomados y Extensión) Evaluar tercerización Actualización de la Web Comunicaciones diplomados y extensión Captación Examen Medios Captación Diplomas Actividades que no corresponden a esta área Actividades dirigidas a Captación Actividades que se pueden tercerizar c Se tiene una carga alta de tareas para la cantidad de alumnos ingresantes, lo óptimo es contratar una persona responsable de marketing (Jefe de producto Junior) y un Pull de promotoras que empuje el ingreso de los alumnos, el enfoque general debe estar en captación. Se debe evaluar la tercerización del diseñador y el webmaster. Fuente: Entrevista de actividades a trabajadores de la UARM

9 Administración y Finanzas
Actividades en Administracion pueden optimizarse en la medida que se tenga operativo Sistema Magix y pueda tercerizarse algunos servicios Administración y Finanzas Tesorero Tesorero asume funciones de RRHH Actividades restantes son asumidas por Administrador Actividades se pueden automatizar: Cobranza sólo a través de Banco Registro de ingresos a través Magix Pago de planilla docentes por horas a través del Banco Administrador Puede asumir algunas actividades del tesorero Puede asumir gestiones de CONAFU que ocupan 37% del G.General Actividades se pueden liberar: Coordinaciones Magix, asumir en Sistemas Coordinación áreas, en la medida que algunas áreas ya no le reportan Tercerizar el área de contabilidad que realiza labores operativas de gestión: Ingreso de facturas Se libera a 01 empleado y 01 practicante Ingreso de facturas pueden realizarse en Recepción Necesario establecer plan serio de implementación del MAGIX con cronograma, responsables y fechas clave. Final Implementación Dic 2007 Fuente: Entrevista de actividades a trabajadores de la UARM

10 Para solucionar esto se propone en el largo plazo, una estructura con énfasis en desarrollar los ejes centrales de las carreras Modelo 3: Proyección al 2017 PROMOTORA Personal total como Full time Employee CONSEJO DIRECTIVO 4.5 CONSEJO UNIVERSITARIO FUND RAISING RECTOR RELACIONES INTERNACIONALES SECRETARIO GENERAL 43.5 2 15.5 87 10 GERENCIA GENERAL CEPRE. INSTITUTO SUPERIOR VICERRECTORÍA ACADEMICA DIRECCIÓN INVESTIGACIÓN RECURSOS HUMANOS ESCUELA DE POSTGRADO SECRETARIA Y REGISTRO ACADEMICO INSTITUTO DE FE Y CULTURA INSTITUTO DE ETICA Y DESARROLLO CENTRO DE EDUCACION A DISTANCIA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS BIENESTAR UNIVERSITARIO INSTIT. DE INVESTIG. Y PROYECCIONES EDUCATIVAS PLANEAMIENTO Y NUEVOS PROYECTOS FACULTAD CS BASICAS - HUMANIDADES FACULTAD DE FORMACIÓN DE PERSONAS FACULTAD DE INSTITUCIONALIZACION FACULTAD DE DIVERSIDAD Y SOSTENIBILIDAD FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA DEPARTAMENTO DE TURISMO Y EDUCACIÓN SISTEMAS. DEPARTAMENTO DE FILOSOFÍA Y CCPP Costo Anual US$1’750 m 146 personas 88.7 FTE (*) Administrativo 23.3 FTE Docentes Fijos 50 FTE Doc. Temporales 7.4 FTE Investigadores MARKETING DEPARTAMENTO DE CIENCIAS 10 10

11 Detalle Vicerrectoría Académica - 2017
Personal total como Full time Employee VICERRECTPRÍA ACADÉMICA 1 ESCUELA DE POSTGRADO CENTRO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA + + 4.7 3.3 SECRETARÍA Y REGISTRO ACADÉMICO BIENESTAR UNIVERSITARIO + 2 2.5 FACULAD DE CIENCIAS BÁSICAS - HUMANIDADES FACULTAD DE FORMACIÓN DE PERSONAS FACULTAD DE INSTITUCIONALIZACIÓN FACULTAD DE DIVERSIDAD Y SOSTENIBILIDAD FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA SS.GG.: Policia mañana + + + DEPARTAMENTO DE TURISMO Y EDUCACIÓN 2.3 1.3 3 2.7 0.9 0.5 DEPARTAMENTO DE FILOSOFÍA Y CC.PP. + 1 DOCENTES ORDINARIOS DOCENTES CONTRATADOS + + DEPARTAMENTO DE CIENCIAS 20.6 40.8 + 0.5

12 Detalle Administrativo - 2017
Personal total como Full time Employee GERENCIA GENERAL 1 MARKETING SISTEMAS. PLANEAMIENTO Y NUEVOS PROYECTOS ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS RECURSOS HUMANOS + + + + + 9 3.5 2 2.5 1.5 SS.GG.: Policia mañana TESOR. CONTAB. LOGIST. BIBLIOTECA RECEPCION + + + 1 2 4.5 3.5 SS. GG. FONDO EDITORIAL + 13

13 Detalle Resto De Áreas - 2017
RECTORADO Personal total como Full time Employee FUNDRAISING 2 1 SECRETARÍA GENERAL RELACIONES INTERNACIONALES 0.5 1 CEPRE INSTITUTO SUPERIOR CENTRO DE INVESTIGACIÓN + + + 2 4.5 1.5 INSTITUTO DE FE Y CULTURA INSTITUTO DE ÉTICA Y DESARROLLO INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y PROYEC. EDUCA. 3 2.5 1 INVESTIGADORES + PASTORAL PROYECCIÓN SOCIAL 7.4 DOCENTES ORDINARIOS DOCENTES CONTRATADOS 0.5 0.8 2.2 9.5

14 Sin embargo en el corto plazo se deberá gestionar una organización más ligera y enfocada para lograr los resultados económicos en menor tiempo PROMOTORA Modelo 2: Propuesto Corto y Mediano Plazo Personal total como Full time Employee CONSEJO DIRECTIVO SECRETARIA GENERAL, 4.5 CONSEJO UNIVERSITARIO RECTOR + FUND RAISING RELACIONES INTERNACIONALES 26 1 23.5 5.5 6.5 10 GERENCIA GENERAL VICERRECTORÍA ACADEMICA CENTRO DE INVESTIGACIÓN CEPRE. ESCUELA DE POSTGRADO CENTRO DE EDUACIÓN A DISTANCIA PLANEAMIENTO Y NUEVOS PROYECTOS SECRETARIA Y REGISTRO ACADEMICO BIENESTAR UNIVERSITARIO INSTITUTO DE FE Y CULTURA RECURSOS HUMANOS INSTITUTO DE ETICA Y DESARROLLO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS FAC. FILOSOFIA Y CIENCIAS POLÍTICAS FAC EDUC Y TURISMO Cambiada INSTITUTO DE INVESTIGACIONES Y PROYECCIONES EDUCATIVAS SISTEMAS. DIRECCIÓN PROGRAMA DE HUMANIDADES CARRERA DE PERIODISMO CARRERA DE CIENCIAS POLÍTICAS CARRERA DE FILOSOFÍA CARRERA DE EDUCACIÓN CARRERA DE TURISMO MARKETING Costo Anual US$754m 91 personas 55.5 FTE (*) Administrativo 13 FTE Docentes Fijos 9 FTE Doc. Temporales 2.2 FTE Investigadores (Estructura simplificada hasta el Nivel III) 14 14

15 Este nuevo planteamiento está alineado con los objetivos de la estrategia y una mayor eficiencia
Nuevo Centro de Investigación Generar Prestigio Nueva Área de Relaciones Internacionales Desarrollo de convenios externos Apoyar la estrategia Unificación de áreas para lograr simplificación y sinergias: Captación + Promoción = Nueva Área de Marketing Secretaría Acad. + Registro Acad. = Nueva Área de Sec. y Reg. Diplomados + Extensión = Área de Postgrados Reasignación de personal Tercerización de Servicios Mayor eficiencia – Menor gasto administrativo Gerencia General : Nuevas responsabilidades: Planeamiento y Nuevos Proyectos, Marketing Orientación hacia los resultados Vice Rectoría Académica Enfocado en el desarrollo de Pregrado y articulación del continuum Post grado Presencial y a Distancia Encargados de operativizar los cursos enfocados en el negocio Jefes de Carrera Encargados de la atractividad de las carreras y la creación de post grados e investigación Cambiada Mayor enfoque a resultados 15 15

16 Detalle Vicerrectoría Académica - 2008
Personal total como Full time Employee VICERRECTPRÍA ACADÉMICA 1 SECRETARÍA Y REGISTRO ACADÉMICO BIENESTAR UNIVERSITARIO 2 1.5 DIRECCIÓN PROGRAMA DE HUMANIDADES SS.GG.: Policia mañana CARRERA DE PERIODISMO CARRERA DE CIENCIAS POLÍTICAS CARRERA DE FILOSOFÍA CARRERA DE EDUCIÓN CARRERA DE TURISMO 0.7 0.7 1 1.1 0.7 2.3 DOCENTES ORDINARIOS DOCENTES CONTRATADOS 7.2 5.5

17 Detalle Administrativo - 2008
Personal total como Full time Employee GERENCIA GENERAL 1 MARKETING SISTEMAS. PLANEAMIENTO Y NUEVOS PROYECTOS ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS RECURSOS HUMANOS - 1 + 6 2.5 1 1.5 1 SS.GG.: Policia mañana TESOR. CONTAB. LOGIST. BIBLIOTECA RECEPCION - 2 - 1 - 1 1 1 2.5 1.5 SS. GG. FONDO EDITORIAL + - 1 7

18 Detalle Resto De Áreas - 2008
RECTORADO Personal total como Full time Employee FUNDRAISING 2 1 SECRETARÍA GENERAL RELACIONES INTERNACIONALES 0.5 1 CEPRE ESCUELA DE POSTGRADO CENTRO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CENTRO DE INVESTIGACIÓN - 1 - 1 + 1 2.7 1.3 1 INSTITUTO DE FE Y CULTURA INSTITUTO DE ÉTICA Y DESARROLLO INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y PROYEC. EDUCA. 3 2.5 1 INVESTIGADORES + PASTORAL PROYECCIÓN SOCIAL 2.2 DOCENTES ORDINARIOS DOCENTES CONTRATADOS 0.5 0.8 6.2 3

19 Adicionalmente, el papel de los colectivos deberá ser un espacio de consulta y apoyo a la toma de decisiones Carácter Frecuencia ASAMBLEA GENERAL Estratégico Anual COMITÉ DIRECTIVO Consultivo/Ejecutivo Semestral COMITÉ EJECUTIVO Consultivo/Operativo Semanal COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Informativo Anual COMISION ACADÉMICA Informativo Anual Comisiones / Comités Vigentes CONSEJO ACADEMICO Proyección / Calidad Educa. Mensual COMITÉ ACADEMICO Proyección Mensual COMITÉ CONSULTIVO UNIVERSIDAD - PATRONATO Pensar en Universidad / Captar Fondos Semestral COMITÉ DE BECAS Ejecutivo Semestral Agregar los integrantes de las comisiones CONSJEO DE FORMADORES Informativo Anual CONSEJO UNIVERSITARIO (*) Proyección Semestral CONSEJO CONSULTIVO PARA CARRERAS Pensar en carreras / Promociones / Vinculación con mundo exterior Bimensual Nuevas Comisiones COMITÉ DE INVESTIGACIÓN Proyección Impulso a la investigación Mensual COMITÉ DE PLANIFICACIÓN Y NUEVOS PROYECTOS Proyección Impulso nuevas carreras y cursos Mensual (*) Reemplazará ala Comisión de Gobierno 19

20 Los nuevos colectivos serían espacios de integración y consenso para la gestión universitaria en determinado campo de acción Participantes Objetivo CONSEJO UNIVERSITARIO (*) Rector Vicerrector GG Director de Institutos Decanos de Carrera Profesores Alumnos Proyección de la Universidad (*) Reemplazará ala Comisión de Gobierno CONSEJO CONSULTIVO PARA CARRERAS Expertos Vice Rector Jefes de Carreras Proyección de líneas COMITÉ DE INVESTIGACIÓN Director de Investigación Directores de Institutos Vice Rector Fund Raiser Jefes de Carreras Proyección de investigación COMITÉ DE PLANIFICACIÓN Y NUEVOS PROYECTOS Agregar los integrantes de las comisiones Planeamiento GG Escuela de Postgrado Educación a Distancia Vice Rector Jefes de carrera Proyección de nuevos proyectos CONSEJO ACADÉMICO Rector Vicerrector GG Director de Institutos Decanos de Carrera Profesores Alumnos Proyección de la academia 20

21 El funcionamiento de la universidad se desarrollaría en 4 motores principales
PROMOTORA CONSEJO DIRECTIVO CONSEJO UNIVERSITARIO RECTOR Motor de desarrollo institucional CARRERAS GERENCIA GENERAL CENTRO DE INVESTIGACIÓN ESCUELA DE POSTGRADO Análisis global de proyectos Motor Financiero y comercial Motor ejecutivo CENTRO DE EDUACIÓN A DISTANCIA Análisis de Viabilidad Financiera y Comercial Retroalimentación Motor de desarrollo de ideas Articulación del continuum Desarrollo humano Institucionalización Diversidad Ciencia y Tecnología CENTRO DE INVESTIGACIÓN DIRECTORES DE CARRERA VICERRECTORÍA ACADEMICA

22 El rector fomentará el desarrollo internacional de la universidad así como la búsqueda de financiamiento para nuevos proyectos Modelo 2: Simplificado PROMOTORA CONSEJO DIRECTIVO CONSEJO UNIVERSITARIO 5 RECTOR Principales Funciones Gobernar la Universidad Desarrollar la visión de la universidad Cumplir directivas de la promotora Fomentar Post Grado, Ed. Distancia e Investigación RELACIONES INTERNACIONALES SECRETARIA GENERAL FUND RAISING Principales Funciones Fedetario Principales Funciones Conseguir fondos para nuevos proyectos de la universidad e investigaciones Principales Funciones Generar convenios con universidades internacionales Promover la integración académica con universidades Jesuitas internacionales para las carreras y diplomados 22

23 VICERRECTORÍA ACADEMICA
La rama académica será el motor de creación y articulación de la oferta educativa asegurando el continuum Modelo 2: Simplificado PROMOTORA CONSEJO DIRECTIVO Motor de desarrollo y creación de ideas CONSEJO UNIVERSITARIO RECTOR Funciones del Vice rector: Normalizar y establecer Políticas en el aspecto académico Facilitar los medios y procesos para el desarrollo de carreras y cursos Articulación y seguimiento de Investigación , Carreras y cursos de Post Grado VICERRECTORÍA ACADEMICA Soporte Académico BIENESTAR UNIVERSITARIO(**) SECRETARIA Y REGISTRO ACADEMICO DIRECCIÓN PROGRAMA DE HUMANIDADES CARRERA DE PERIODISMO CARRERA DE CIENCIAS POLÍTICAS CARRERA DE FILOSOFÍA CARRERA DE EDUCACIÓN CARRERA DE TURISMO Funciones: Actividades a Estudiantes Manejo de Becados Coro Salud Funciones: Soporte a los jefes de carreras (horarios, aulas, solicitudes) Orientación de matrícula Certificados Evaluación de profesores Funciones Directores de Carrera: Asegurar que se brinde el servicio educativo de calidad Desarrollo de cursos de postgrados Generar convenios en la carrera Desarrollo de proyectos de investigación Contratación y evaluación de docentes ASISTENTE Funciones: Coordinación de Tutorías Coordinación de profesores Humanidades Atención de alumnos 23 23

24 Las áreas de Investigación, CEPRE, Postgrado y C
Las áreas de Investigación, CEPRE, Postgrado y C.Distancia, tendrán como objetivo el fomento de los curso y la ejecución de los mismos Modelo 2: Simplificado PROMOTORA CONSEJO DIRECTIVO Motor ejecutivo CONSEJO UNIVERSITARIO RECTOR CENTRO DE EDUACIÓN A DISTANCIA CENTRO DE INVESTIGACIÓN CEPRE. ESCUELA DE POSTGRADO Funciones del Director de Investigación: Coordinación de proyectos con Jefes de Carrera Armar y ejecutar proyectos Conseguir Fondos para proyectos Funciones: Plan educativo de la PRE Brindar servicio de CEPRE Funciones: Promover el diseño de cursos a Jefes de carrera Brindar y asegurar la calidad del servicio de educación post grado Funciones: Promover el diseño de cursos a Jefes de carrera Brindar y asegurar la calidad del servicio de educación a distancia Difundir el uso de tecnología a distancia en la UARM INSTITUTO DE FE Y CULTURA PASTORAL INSTITUTO DE ETICA Y DESARROLLO PROYECCION SOCIAL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES Y PROYECCIONES EDUCATIVAS 24 24

25 La rama de administración servirá como un motor administrativo, comercial y de planificación para toda la organización Modelo 2: Simplificado PROMOTORA CONSEJO DIRECTIVO CONSEJO UNIVERSITARIO RECTOR Principales Funciones Gestión comercial Gestión financiera GERENCIA GENERAL Motor Comercial Motor Administrativo Motor de Nuevos proyectos MARKETING SISTEMAS. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS RECURSOS HUMANOS PLANEAMIENTO Y NUEVOS PROYECTOS Principales Funciones: Plan de MKT Análisis del mercado Bolsa de Trabajo Principales Funciones: Implementación Magix Servicio técnico Mantenimiento de computadoras Principales Funciones: CONAFU Implementación Magix Elaboración de presupuestos Principales Funciones: Desarrollo de líneas de carreras Actualización de procesos salariales Capacitación Control de Personal Incorporación de personal Principales Funciones: Análisis financiero y rentabilidad de nuevos proyectos Guiar, revisar y controlar cumplimiento de procesos y funciones Planificación del espacio y ocupación de capacidad 25 25

26 Fuente: Entrevistas Personal UARM
En resumen los problemas en la organización se relacionan a problemas de capacidad de gestión y problemas políticos Problemas Evidencia Impacto La gestión se guía por criterios empíricos, sin un enfoque de negocios Problemas de rentabilidad en algunos productos o servicios Gran cantidad de comisiones que originan lentitud en la toma de decisiones. No siempre se prioriza criterios económicos en la toma de decisiones Limitada presencia de personal con formación en negocios Falta de autonomía para la toma de decisiones estratégicas Se requieren una serie de aprobaciones para las decisiones de gestión (financiamiento, nombramientos, nuevos productos) Poca comunicación UARM - Promotora Proceso de toma de decisiones estratégicas puede ser muy lento Dificultad en el manejo de la institución con un enfoque de negocios En algunos niveles de la organización no se respetan ni cumplen procesos establecidos Cobro diferenciado de créditos y condonación de deudas a estudiantes sin criterios económicos. Incumplimiento de normas (horarios de trabajo, uniformes) Deterioro de rentabilidad por la falta de cobranza. Deterioro del clima laboral. Reprocesos y retrabajos. No existen políticas de gestión de personal. No existe línea de carrera definidas Falta de gestión de competencias Carencia de una política de reemplazo del personal calificado Deterioro del clima laboral Carencia de gestión por resultados Fuente: Entrevistas Personal UARM

27 También encontramos problemas de estructura organizacional, comunicación y falta de tecnología
Evidencia Impacto Debilidades en estructura de organización y procesos Sobrecarga de trabajo Reprocesos. Fallas y demoras en toma de decisiones. Pérdida de control. Pérdida de oportunidades de negocio. Poca claridad líneas de reporte (Cepre) Funciones no están bien delimitadas (Cobranzas) Falta documentación de procesos y funciones (Compras) Falta de coordinación y comunicación Falta de coordinación entre áreas para revisar curriculas (e.g. Filosofía y IED) Problemas de información entre Contab y Humanid Pérdida de competitividad Retraso en la toma de decisiones Plataforma tecnológica limitada e insuficiente Módulo de reportes del MAGIX no genera la información requerida (facturación, datos de profesores, información de alumnos) Servidores y hardware de capacidad limitada Toma de decisiones sin información gerencial Pérdida de tiempo y productividad Dependencia de recursos tecnológicos externos Falta de planeamiento en nuevos proyectos Ausencia de plan de acción o cronograma de implementación de nuevas carreras (incluye financiamiento). Improvisación puede afectar la imagen institucional y/o la efectividad de promoción y captación. Sobrecostos y aumento en la carga de trabajo. Fuente: Entrevistas Personal UARM

28 Para mejorar la organización clasificamos las soluciones en el rango de tiempo que se deberían desarrollar