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EL PROCESO DE NEGOCIACION Y CONTRATACION EN LA EMPRESA ENFOCADO A LA LOGISTICA DE OPERACIONES Y PROYECTOS ACIS Ing. Ricardo Alfonso Herrera Mayo de 2003.

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1 EL PROCESO DE NEGOCIACION Y CONTRATACION EN LA EMPRESA ENFOCADO A LA LOGISTICA DE OPERACIONES Y PROYECTOS ACIS Ing. Ricardo Alfonso Herrera Mayo de 2003 A.A Chía

2 Sumario §La necesidad de contratar §El contrato §Rangos en la contratación §Con quien contratar §Ambiente de negociación §Análisis de las propuestas §Requisitos mínimos de un contrato §Garantías §Cláusulas indispensables §Perfeccionamiento del contrato §Responsabilidades §Convenios de confidencialidad

3 La necesidad de contratar §Puede surgir, en consideración a: La especialidad y/o complejidad del asunto El beneficio económico La carencia de recursos propios, humanos o tecnológicos para el desarrollo de la actividad deseada Necesidades legales

4 La definición de contrato que aparece en el texto del artículo 1495 del Código Civil colombiano dice: Contrato o convención: es un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser de una o muchas personas. Una definición más empresarial y relacionada con el tema que nos ocupa podría ser: Un contrato es un acuerdo de voluntades entre mínimo dos partes, por el cual una de ella se obliga para con la otra a dar, recibir, hacer o suministrar bienes o servicios, a cambio de una contraprestación o pago. l Pregunta: Cual es la razón fundamental para la celebración de un contrato escrito?

5 Respuesta Respuesta: Porque se requiere plasmar el resultado del proceso de negociación §La negociación §La negociación: La celebración de un contrato es siempre precedida de un proceso de negociación. Lo importante en la negociación no es el acuerdo al que se llegue en sí mismo, sino el proceso por medio del cual llegamos a él y las consecuencias que éste genera (en caso de que se presente). No se trata de realizar cualquier acuerdo, si no uno que sea ampliamente satisfactorio para las partes involucradas en la negociación.

6 Los eventos que requieren de la celebración de contratos escritos con más frecuencia en las compañías, son los siguientes: Construcción de Obra en bien inmueble Construcción de infraestructura en bien inmueble Suministro Servicios de consultoría y/o asesoría Servicios de Outsourcing de suministro de personal calificado o no calificado. Transporte Arrendamiento Arrendamiento financiero Prestación de Servicios Compra-venta Mandato Asistencia o soporte Técnico Consignación de mercancías Licencia de uso de propiedad intelectual.

7 ELEMENTOS DE LA NEGOCIACION ELEMENTOS DE LA NEGOCIACION Competitivos: Competitivos: Resultan del deseo de cada una de las partes de obtener cosas, satisfacerse, pero partiendo de la base que para ello siempre se debe ganar en las negociaciones, cualquiera que sea el significado que se le otorgue a la palabra ganar. Generalmente nos preocupamos más por imponer nuestro criterio por encima de cualquier consideración, o por lograr que nuestros deseos se vean cumplidos, sin que importe que los problemas de fondo sean resueltos de manera satisfactoria. Cooperativos Cooperativos: Resultan del deseo de ambas partes de llegar a un acuerdo mutuamente conveniente. Sin este deseo, se entra es en exigencias, en posiciones, en peleas, "lo mío es mío y lo suyo es negociable". La verdadera negociación debe estar totalmente cargada de elementos cooperativos; es bueno aclarar que no se debe confundir cooperar con regalar, que es lo que normalmente sucede.

8 TECNICAS DE NEGOCIACION TECNICAS DE NEGOCIACION Son muchas y muy variadas, pero se pueden clasificar en dos grupos importantes, así: BASADA EN POSICIONES (Duro, Truco, Ataque) BASADA EN PRINCIPIOS (Método Harvard) Si no identificamos la técnica, será muy difícil evitarla

9 TÉCNICA DE NEGOCIACIÓN BASADA EN POSICIONES. (DURO) TÉCNICA DE NEGOCIACIÓN BASADA EN POSICIONES. (DURO) Buscan sólo éste negocio, son duros con la personas (altamente competitivos), negocian asumiendo la imposibilidad de ceder y atender los intereses de las otras partes, dejando entrever la imposibilidad de seguir con la negociación si no se les conceden sus pretensiones; ejemplos de esto son frases como: "lo siento son políticas de la empresa", "esta es la última oferta tómela o déjela", "hemos estudiado su propuesta y se ha decidido no aceptarla (sin ninguna explicación real)"," en verdad creí que usted quería negociar pero bajo esos parámetros es imposible siquiera discutir su oferta". Este tipo de negociadores basan su poder en tratar de no demostrar ningún interés o verse imposibilitados para llegar a un acuerdo, cuando en realidad en el 99% de los casos sí están interesados, o sí tienen poder real para decidir, esto es sólo una forma de presionar para verificar hasta dónde usted puede ceder. En muchas ocasiones la persona que está negociando no tiene la capacidad real para decidir, y en eso basan su técnica. En Japón, por ejemplo, la persona que decide casi nunca se encuentra en el lugar de la negociación o estando presente es muy difícil identificar quién es el que decide, en el Japón negocian los técnicos y no los administradores. Por ello es muy importante investigar cual es la capacidad real de negociación de la otra parte.

10 (TRUCOS): (TRUCOS): Se utilizan triquiñuelas para llegar a la culminación del negocio. No se puede confundir lo anterior con el fraude, la estafa o con otra clase de delito, pues lo delictual nada toca con el interés de este tema, los trucos tienen la característica de ser más fáciles de llevar a cabo cuando se negocia en grupos. "CLAVAR ANCLAS" es el tipo más conocido en ésta clase de negociación. Este sistema es utilizado en aquellas negociaciones basadas únicamente en "puro regateo", esto es en aquellas en que las partes se concentran y hablan únicamente enfocados en un precio o en unas sumas fijas de dinero. Veamos un ejemplo clásico:

11 Negociador 1: Cuál es el valor reclamado por la indemnización por los perjuicios que se le causaron a su cliente ?; Negociador 2: 300 Millones; N-1: Le ofrezco 50 Millones y asunto arreglado; N-2: Deme 250 y se evitará ir a juicio; N-1: Está loco?, en un juicio no le reconocerían ni 70, le ofrezco 90; N-2: Está bien, para que observe que mí propósito es arreglar acepto 210 N-1: Le doy 100, que es lo máximo que le puedo ofrecer, mire que es su última oportunidad. En ésta negociación ninguna de las partes habla de un método de determinar el precio, de forma objetiva y lógica; ni siquiera se interesan por cuáles son las necesidades reales de la negociación, sólo se presentan cifras hasta que "posiblemente" se llegue a un acuerdo. Esto sucede básicamente por tres razones: engañar sobre cuál es nuestra "Zona de Posible Acuerdo" (hasta dónde podemos ceder), aparentar ser un negociador suave en cada concesión y\o sacar el máximo provecho inmediatamente.

12 Otro método muy utilizado, sobre todo en negociaciones internacionales, es jugar con el tiempo de la otra parte, de manera que se hable durante un buen rato de otras cosas diferentes a la relación negocial pero conexos con ésta, dejando para lo último y a última hora los aspectos básicos a tratar, de manera que se presione a decidir rápida y precipitadamente a la otra parte. Como evitarlo? Fije una agenda de negociación que sea lo más amplia posible sobre todos los pasos que se seguirán durante el proceso, de modo que no se preste la ocasión para una negociación desventajosa.

13 (ATAQUES): (ATAQUES): Esta técnica se utiliza sobre todo en aquellas negociaciones dónde se involucra a las personas como parte del problema. Lo que se busca con ellos es hacer presión para terminar rápidamente con la negociación, por medio de la intimidación del otro negociador. Lo utilizan mas que todo aquellos negociadores que normalmente no tienen mucha capacidad para decidir y ceder en determinados puntos que se discuten, por ende prefieren intimidar para la culminación rápida del negocio, lo que normalmente logran, bien sea por que hacen retirar a la otra parte o por que lo dominan o lo incomodan. Este tipo de personas utilizan normalmente frases como: "es su última oportunidad para no ser demandado"; "sus superiores no estarán de acuerdo cuando yo se los comunique"; "si usted no me decide en este instante no le volveremos a dar otra oportunidad",.. etc.

14 Como NO reaccionar ante negociadores por posiciones: Como NO reaccionar ante negociadores por posiciones: Cuando se nos presentan esta clase de negociadores tendemos a reaccionar de tres maneras: *Contra atacar: (error) Se tiende a pensar que al contra atacar se logra nivelación, de modo que la otra parte entienda que nosotros también tenemos poder, lo que evita usar cualquiera de las tácticas. Falso, usted se está involucrando en el juego de ellos, mejor dicho, está jugando a lo que ellos quieren, que lógicamente es el juego que maneja mejor. *Ceder: (Error) Estaríamos haciendo justo lo que la otra parte quiere que hagamos, pues sólo estamos ayudándoles a los demás negociadores a satisfacer sus necesidades e intereses, dejando de lado los nuestros. *No negociar: (Error) hay que recordar que para llegar a buenos acuerdos tenemos que independizarnos de las personas, si nosotros debemos satisfacer una necesidad, hay que buscar la forma de lograrlo independiente del comportamiento de las personas involucradas.

15 Como SI reaccionar ante negociadores por posiciones: Como SI reaccionar ante negociadores por posiciones: * Aférrese a sus ideas negóciales y no se deje afectar por la forma cómo negocian los demás, piense en como va a negociar usted. * Interrógelos de manera que ellos reflexionen sobre su propia posición, pero sin atacarlos. Utilice frases cómo: "en verdad no entiendo la razón de su pedido, cuando en el mercado el valor es de la mitad al que usted me ofrece", "entiendo su malestar sobre la situación, pero me gustaría que usted fuera más claro al expresar su pedido", "Usted debe tener razones para argumentar su pretensión, lo que no me queda claro es en dónde está su fundamento". El objetivo es claro, hacerlos recapitular sobre su posición, sin necesidad de que nos igualemos a ellos. * Negocie por principios (método Harvard)

16 NEGOCIACIÓN POR PRINCIPIOS (MÉTODO HARVARD) NEGOCIACIÓN POR PRINCIPIOS (MÉTODO HARVARD) Se basa en cuatro postulados: 1. Concéntrese en los intereses y no en las posiciones: Lo primero que se debe verificar es cuál es nuestro real interés en está negociación?, qué es lo que realmente necesito? por qué estoy negociando ésto y no otra cosa y lo que es mejor, para qué quiero ésto y porqué elegí a mi posible proveedor. 2. Decida con base en criterios objetivos: Todas las cosas tiene un valor real, si se hace un pedido exagerado se corre el riesgo de perder el negocio, o de caer en una negociación en posiciones basada en puro regateo. 3. Busque opciones de mutuo beneficio: No forme disputas, negocie. Una excelente forma de no crear disputas es despreocuparse por QUIÉN GANO O QUIEN PERDIÓ, recuerde que en una buena negociación ambos ganan. 4. Separe las personas del problema: Recuerde que el problema en la negociaciones no son las personas, que están involucrados en ella así se nos presenten como negociadores obstinados, duros, o mentirosos, nuestro problema real son las necesidades e intereses que nos llevaron a esta situación y que tenemos que satisfacer de la mejor manera.

17 Ambiente de negociación (Recapitulación) Ganar-Ganar Claridad absoluta Evaluación objetiva Condiciones del mercado Solvencia del contratista Exigencias con relación al personal del contratista Seguridad Social y riesgos profesionales

18 RANGOS EN LA CONTRATACION §La elaboración y el tipo de contrato depende de los montos

19 Con quien contratar?

20 §Análisis de las propuestas

21 §A§Antecedentes del contratista

22 Requisitos mínimos de un contrato Número consecutivo Breve descripción del tipo de contrato Identidad de las partes. Calidad en que actúan. Objeto Valor y forma de pago Garantías

23 §Contratos en moneda extranjera

24 § Garantías

25 § Bibliografía Ferrer, Jaime. El Sistema de la negociación Robinson, Colin. Cómo negociar Jinete, Mario. Como negociar con éxito Villegas, Gustavo. Habilidades de dirección para ingenieros. Gaviria, Marco. Derecho Laboral

26 Gracias !!!!!


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