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EVALUACIÓN, SELECCIÓN, NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA GESTIÓN TECNOLÓGICA.

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1 EVALUACIÓN, SELECCIÓN, NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE TECNOLOGÍA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA GESTIÓN TECNOLÓGICA Semestre

2 CONTENIDO SELECCIÓN Y EVALUACIÓN NEGOCIACIÓN CONTRATACIÓN RFP (Request for proposal) Consorcios Franquicias Joint Ventures Leasing – Renting Patentes Otras (Alianzas, Intercambios) Público Privado

3 OBJETIVO Y PRODUCTO OBJETIVO: Comprender los diferentes elementos que intervienen en las etapas de evaluación, selección, negociación y contratación de tecnología, que permitan el desarrollo de las habilidades necesarias para la preparación del documento RFI – RFP que servirá como producto de la asignatura. PRODUCTO: Elaboración de una simulación de documento RFP y la recomendación de alguna de las modalidades de negociación que permita la consecución de la tecnología necesaria relacionada con cada caso.

4 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas RFI: Request for information (Solicitud de información), documento elaborado para las etapas de Identificación de necesidades y búsqueda/monitoreo de tecnología. El fin último del RFI es de proveer a la organización con suficiente información para realizar un diagnóstico y un reconocimiento de lo que se desea obtener (producto/servicio). Que es? Que se hace?

5 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas DEFINICIÓN: Es el documento oficial entregado a los potenciales proveedores sobre los productos o servicios que requiere la organización. A partir de este los vendedores deben estar en capacidad de responder punto por punto el contenido del RFP al momento de hacer sus propuestas. Por lo tanto el RFP permite a los proveedores enfocarse en aspectos concretos de la operación. Adicionalmente permite generar una primera impresión del alcance del proyecto y de la naturaleza de la organización. El RFP es el cimiento de las relaciones entre la organización y los proveedores. CEISMC -GaTech

6 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas OTRAS DEFINICIONES: Es una petición para una oferta sobre un proyecto o una relación. Contiene preguntas acerca de la historia y de la experiencia de la persona que hace la oferta, y ofrece detalles acerca del trabajo que le permita construir un acercamiento en el tiempo y el precio. Un RFP es una herramienta estándar usada para adquirir productos o servicios. Es una solicitud formal de las propuestas que deben hacer los proveedores y puede hacer parte del contacto final una vez inicien las negociaciones entre la organización y los proveedores. También conocida como IPO Invitación a Propuesta de oferentes. A través de una RFP, el comprador le solicita a los posibles proveedores de determinado servicio una propuesta para su ejecución. Los proveedores contestan el RFP explicitando de forma detallada el proceso de ejecución del servicio requerido.

7 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas NECESIDADES DE LA ORGANIZACION RFP PROVEEDORES Propuesta

8 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas CARACTERISTICAS: Detallado (técnico, financiero, legal, operativo, administrativo, tiempos) Definitivo (evitar hacer adendas, remiendos, correcciones) Neutral, abierto y competitivo Viable (financiero) y factible (técnico) USOS Y BENEFICIOS: Conocimiento del mercado Conocimiento de proveedores Transparencia en la selección Mayor probabilidades de éxito

9 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas COMPONENTES: Requerimientos técnicos, funcionales y administrativos Documentación a presentar Información contractual Contextualización Evaluación de las propuestas

10 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas CONTEXTUALIZACION: Incluye información inicial sobre: La organización El propósito de la solicitud Breve descripción del proyecto (abstract) Objetivos Metas o indicadores de logros Tiempos

11 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas REQUERIMIENTOS TECNICOS, FUNCIONALES Y ADMINISTRATIVOS: Incluye información en la que se solicita: Especificaciones funcionales y técnicas (alcances, productos/servicios) Plataforma tecnológica solicitada Necesidades específicas (descripción técnico - tecnológica) Recursos provistos por la organización y los solicitados al proveedor Condiciones de entrega, soporte y posventa Cumplimiento de normatividad de la organización

12 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas DOCUMENTOS A PRESENTAR: Incluye información en la que se solicita: Cartas de presentación (experiencia, información comercial) Existencia legal Requisitos jurídicos (permisos, patentes, certificados, pólizas) Información financiera Otras referencias y documentos necesarios que acrediten al proveedor

13 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas INFORMACION CONTRACTUAL: Incluye información en la que se especifica: Fechas, plazos y modos de entrega Validez y requisitos de las propuestas Métodos y formas de pago Estrategias e instancias de solución de conflictos Marcos legales de contratación y licenciamiento

14 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas EVALUACION DE PROPUESTAS: Incluye información en la que se especifica: Procedimientos de la organización para la evaluación Factores a evaluar y tipos de evaluación Métodos de evaluación Criterios de selección (desempates y diferencias)

15 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas EVALUACION DE PROPUESTAS: La evaluación de las propuestas puede abarcar aspectos cualitativos y/o cuantitativos. En el RFP se debe especificar claramente como se hará dicha evaluación y cuales serán los criterios de escogencia de la propuesta ganadora. MODELO DE EVALUACION: Matriz de evaluación Método de ponderación de variables

16 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas MATRIZ DE EVALUACION: En ella se plasman los distintos aspectos que serán evaluados al momento de escoger la mejor propuesta. El objetivo es dar peso especifico a cada uno de los componentes que hacen parte del RFP y permitir una escogencia basados en una competencia equitativa para todos los proveedores. ¿Cómo se compone? Seleccionar aspectos globales de RFP Ponderarlos de acuerdo a las prioridades de la organización Establecer puntos clave que den respuesta a las necesidades de la organización (preguntas o características)

17 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas MATRIZ DE EVALUACION SOLICITUD DE PROPUESTAS (RFP) ASPECTO GLOBAL DEL RFP 1 () RESPUESTA (S/N) PESOCALIFICACION PUNTO CLAVE 1 PREGUNTA 1 # PREGUNTA 2 # PUNTO CLAVE 2 PREGUNTA 1 # PREGUNTA 2 # PREGUNTA 3 # PUNTO CLAVE 3..N PREGUNTA 1 # PREGUNTA 2 # TOTALES## ASPECTO GLOBAL DEL RFP N () RESPUESTA (S/N) PESOCALIFICACION PUNTO CLAVE 1 PREGUNTA 1 # PREGUNTA 2 # PUNTO CLAVE 2 PREGUNTA 1 # PREGUNTA 2 # PREGUNTA 3 # PUNTO CLAVE 3..N PREGUNTA 1 # PREGUNTA 2 # TOTALES##

18 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas DOCUMENTACION RESPUESTA (S/N) PESOCALIFICACION DOCUMENTOS LEGALES CARTA DE CONSTITUCION (NOTARIA) N10 NIT O RUT S44 CAMARA DE COMERCIO S44 EXPERIENCIA CERTIFICADO DE EXPERIENCIA 1 S66 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA 2 N60 DOCUMENTOS FINANCIEROS BALANCES Y ESTADOS FINANCIEROS S44 OTRA DOCUMENTACION CARTA DE PRESENTACION S11 DOCUMENTACION TECNICA S22 COMPRA DE PLIEGOS S11 CERTIFICADO DE ASOCIACION PROFESIONAL N10 TOTALES3022

19 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas METODO DE PONDERACION DE VARIABLES: Permite asignar un puntaje especifico a cada propuesta mediante la aplicación de formulas, las cuales indicarán cual de los proveedores realiza la oferta que mas se acomode a las necesidades de la organización. FORMULA: P = X *(Vr / Vn) para hallar el mas bajo P = X* (Vn / Vr) para hallar el mas alto Donde: P: Puntaje obtenido Vr: Valor de referencia (el mas bajo o el mas alto) Vn : Valor de la oferta que se esta ponderando X: puntaje máximo asignado para el criterio en evaluación

20 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas USO Y EJEMPLO: Esta formula se puede usar cuando se desea calificar propuestas que pueden ser expresadas en cantidades numéricas (precio, experiencia, personas, entre otros). FactoresN1N2N3N4N5 X Vr Vn P23,0830,0029,9421,4330,06 FactoresN1N2N3N4N5 X Vr Vn P46,4335,7141,4350,0050,07 Para el valor mas bajo Para el valor mas alto

21 RFP Request for proposal – Solicitud de propuestas ACTIVIDAD: Simular un documento de RFP en el cual se consignarán todos componentes descritos en la clase (contextualización, requerimientos técnicos funcionales, documentación a presentar, información contractual y evaluación). Elaborar una matriz de evaluación con al menos 4 aspectos globales y la ponderación de al menos dos variables simulando el caso de haber recibido dos propuestas.


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