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Ahora!. El desafío Sara, Ama de casa Correspondencia Catastro Licencias de Funcionamiento Carlos,Vendedor Benjamín, Empresario Julia,Empleada Kevin,Funcionario.

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Presentación del tema: "Ahora!. El desafío Sara, Ama de casa Correspondencia Catastro Licencias de Funcionamiento Carlos,Vendedor Benjamín, Empresario Julia,Empleada Kevin,Funcionario."— Transcripción de la presentación:

1 Ahora!

2 El desafío Sara, Ama de casa Correspondencia Catastro Licencias de Funcionamiento Carlos,Vendedor Benjamín, Empresario Julia,Empleada Kevin,Funcionario Irma, Ventanilla Seguridad y Tranquilidad Eficiencia Satisfacción Ciudadana Personas

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4 Gobierno y Trámite Electrónico Servicios del Gobierno Electrónico Internos a la Administración Externos – Empresas y Ciudadanos Camino a Servicios totalmente electrónicos Portal Orquestador Back-end Sara,Concejala Nicolás, archivo Benjamín, Empresario Julia,Empleada Kevin,Funcionario Irma, Ventanilla

5 Conduciendo el Éxito Realismo Ciudadano Mejor Retorno a Inversión Conectividad Simplicidad Adaptación Escalabilidad Bases sólidas sustentan grandes obras

6 Primera Ola: Ventanillas Únicas Servicios en la Web Automatización de tareas Dificultades de Integración Enorme mejora a nivel de las tareas Segunda Ola: InteroperabilidadDescentralización Automatización de los Procesos Mayor cercanía con el requerimiento Consumo bajo demanda Los estándares comienzan a permitir escoger entre los módulos que mejor satisfacen la necesidad Hasta hoy…

7 Expediente – Problemática EficienciaIneficiencia Papel Falta de Transparencia Circulación dificultosa Grandes Demoras EsfuerzoDedicación ¡Trámite Electrónico! Rutas Organigrama - Roles Tipo de Trámite

8 Automatiza procesos Carpeta digital Extra… Control de tiempos, Autoconsulta Control de tiempos, Autoconsulta Estadísticas, Auditoría, Seguridad Estadísticas, Auditoría, Seguridad

9 Mantiene la metáfora del papel Mantiene una pista de auditoría Mantiene la gestión de documentos en papel Mantiene los formatos de las Actuaciones (Memos, Resoluciones, Formularios…) Se integra con el resto del Universo Digital Usabilidad Sistema Web - Diseñador Win Sistema Web - Diseñador Win Diseño gráfico Diseño gráfico Tipos de Trámites Tipos de Trámites Listas Listas Tipos de Actuación Tipos de Actuación Búsquedas por Propiedades y full-text Búsquedas por Propiedades y full-text PDFs PDFs Gestión de Documentación en Papel Gestión de Documentación en PapelSeguridad Perfiles y Derechos Perfiles y Derechos Confidencialidad Confidencialidad Reglas de derivación y visualización Reglas de derivación y visualización Firma – Electrónica, Digital Firma – Electrónica, Digital Integración Rica: BDD, Web Services, XML, etc. Integración Rica: BDD, Web Services, XML, etc. Registro de Auditoría – Operaciones y Proceso Registro de Auditoría – Operaciones y Proceso Estadísticas Estadísticas Elementos Ejecutivos Formatos específicos Formatos específicos – Avisos, Vencimientos, Notificaciones – Avisos, Vencimientos, Notificaciones Numeración flexible de Trámites y Documentos Numeración flexible de Trámites y Documentos Suplencias – transferencia de derechos y roles Suplencias – transferencia de derechos y roles Consulta Web Consulta Web Reportes Ejecutivos Reportes Ejecutivos

10 Trámite vs. Proceso WorkflowTrámite Grafo bien Definido Ruta Requiere constantes alteraciones Participantes se definen en base a roles Participantes se definen en base a su posición en el organigrama Participante actúa Participante puede: Actuar / Actuar y Firmar Fuertemente basado en datos Fuertemente basado en documentos Admite (en base a permisos) modificaciones de la información del Proceso Cuando una oficina actúa, su informe es inalterable

11 Expediente – Tipo / Clase Clasificación del expediente que determina campos específicos a ser completados que facilitarán las búsquedas posteriores. Campos Valores basados en listas Valores almacenados en fuentes de la organización Ruta específica

12 Elementos del Expediente Dependencia de la estructura organizativa. Individual: Integrado por un actuante-firmante Compartido: Integrado por uno ó varios actuantes que trabajan con uno ó varios firmantes Nodos Es la lista de nodos que en determinado orden recorre un expediente desde su inicio hasta su cierre Rutas Predefinidas Rutas Ad-hoc Mixtas Rutas Escrito o agregado de documentos con la firma correspondiente Puede tener documentos adjuntos. Tipos de actuación y Formularios inteligentes predefinidos Actuaciones

13 Expediente – Firma Aprobación de la actuación Habilita a mover el expediente hacia dependencias superiores o paralelas en la escala jerárquica de la organización Electrónica, Digital (Interna o Externa) Firma Digital: Auditoría y No Repudio Cantidad de Firmas por Nodo y Tipo

14 Expediente – Usuarios Rol Habilitaciones en determinados nodos (Actuante, Firmante) Perfil de Seguridad Acceso a acciones en el sistema (iniciar trámites, buscar) Suplencias Rol y Perfil automático

15 Expediente – Vinculaciones Acordonamiento Padres e hijos Fusión Inician en forma independiente y continúan como un único expediente

16 Documentación Física Vida independiente del Expediente Registro de movimientos (Envío y Recepción) Generación de comprobantes Gestión independiente en los nodos

17 Motor Q-flow Mensajería InternetAutenticaciónFirma Digital Conversión PDF Administrador Organigrama Diseñador de Procesos Administrador de Procesos Browser Portal del Sistema Gestión de trámites BDD – SQL Server / Oracle … Scan imágenes / Catalogación Sistema Operativo Windows XP/Vista Otros Sistemas

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19 Soy completamente independiente a la hora de diseñar o alterar procesos. Puedo inter-operar con otras instituciones sin complejidades técnicas Aseguro en todo momento que los trámites están perfectamente reflejados en el sistema."

20 Busco fácilmente los trámites en base a cualquier información que me brinda el ciudadano. Cuento con herramientas para indicarle el estado de su trámite y cómo puede seguirlo desde su computador Atiendo telefónicamente consultas sobre trámites existentes, y soy la cara de la Institución. "

21 Debo contar siempre con información de la Gestión tanto detallada como consolidada" Dispongo de informes ejecutivos que me brindan la información que requiero. Cuando necesito nuevos reportes, los mismos son construidos por nuestros técnicos y quedan disponibles en el menú, para utilizarse con la periodicidad que se requiera.

22 Debo asegurarme de incorporar tecnología estándar, abierta y escalable que le asegure un futuro a la organización" Mi sistema de Trámites es un producto internacional, con interfaces de tipo estándar SOA/ Web Services Puede interactúan con cualquier sistema, y de cualquier fabricante.

23 Debo atender rápidamente tanto las consultas como los ingresos de nuevos trámites" Mi trabajo era frustrante; ahora tengo una herramienta veloz y efectiva. Ha disminuido casi a cero el número de trámites repetidos, ya que el ciudadano sabe dónde su trámite está corriendo.

24 A través del sistema de Autoconsultas puedo saber el estado de mis trámites a cualquier hora y desde cualquier lugar. Ahorro un tiempo precioso, consultado información a través de la web. Necesito saber dónde están mis trámites; saber si está todo bien"

25 Q-expeditive.net Mínima instalación, soporte sencillo JIT Deployment Integración de herramientas de trabajo RSS Comunicación con otras organizaciones: SOA (WS-XML)

26 Q-expeditive – Beneficios Reducción de tiempos y mayor eficiencia operativa Rutas fijas inalterables combinadas con rutas flexibles Anulación del estancamiento de Trámites Recordatorios, Alertas y Notificaciones Trabajo a través de Internet Gestión de Seguridad Autenticación, Perfiles y derechos, Roles Reducción de pérdidas por extravío, robo, deterioro Disminución de espacios y riesgos de almacenaje Facilidad de consultas Auditoría e Indicadores de Gestión

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28 Diseño del Proceso Formularios Herramienta gráfica de diseño Modelo de Datos Automáti co Formularios dinámicos Lógica Modelo de Datos Desarrollo Tradicional Desarrollo orientado a Procesos

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