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SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS. El Sistema de Seguimiento de Documentos es un sistema informático que permite el registro del flujo administrativo.

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1 SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

2 El Sistema de Seguimiento de Documentos es un sistema informático que permite el registro del flujo administrativo (WORKFLOW) de un documento, folder o expediente por las diferentes reparticiones de una institución o empresa. Esta aplicación está diseñada especialmente para monitorear el WORKFLOW de cualquier tipo de documento; es totalmente adaptable a cualquier institución/empresa ya que permite la modificación/creación de oficinas a las que solo puede acceder el/los usuarios asignados. El Sistema de Seguimiento de Documentos es un sistema informático que permite el registro del flujo administrativo (WORKFLOW) de un documento, folder o expediente por las diferentes reparticiones de una institución o empresa. Esta aplicación está diseñada especialmente para monitorear el WORKFLOW de cualquier tipo de documento; es totalmente adaptable a cualquier institución/empresa ya que permite la modificación/creación de oficinas a las que solo puede acceder el/los usuarios asignados. DESCRIPCIÓN GENERAL

3 Recepción de documentos Proceso de requerimientos Finalización de requerimiento Observaciones de documentación EL SEGUIMIENTO DE LA DOCUMENTACION Bloqueo del Proceso El solicitante debe subsanar requerimientos y/o observaciones Documentos con problemas complejos Documentos con observaciones menores Propietario o cliente presenta documentos Propietario o cliente recoge documentos procesados Documentos procesados Puesto 1Puesto 2 Puesto N Documentos para proceso SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

4 Esta es un aplicación con tecnología WEB por tanto para que funcione se debe ejecutar cualquier navegador de internet (ver íconos) que tenga instalado en su computador. EJECUCION DE LA APLICACION FIREFOX ORCA NETSCAPEMAXTHON CHROME OPERAEXPLORER SAFARITHEWORLD SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

5 ACCESO AL SISTEMA El acceso está controlado a nivel de base de datos. Por tanto todo usuario debe tener un identificador y una contraseña que le permita acceder al sistema. SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

6 SELECCIÓN DE PUESTO El sistema está orientado a un flujo entre puestos de trabajo. Un funcionario puede desempeñar más de un puesto y puede conectarse a cualquiera que tenga asignado. SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

7 REGISTRO DE TRAMITES El ingreso de documentos requiere que se especifique al propietario, gestor, representante, algunas características del documento a registrar y se especifica a qué unidad se derivará para su atención. SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

8 SELECCIÓN DE DATOS Para realizar cualquier operación en el sistema se debe seleccionar inicialmente el trámite. Para ello se dispone de varios criterios de selección de los cuales el principal es el número de trámite asignado automáticamente por el sistema. SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

9 DERIVACION DE TRAMITES El sistema lo mantiene informado en todo momento. Para derivar un trámite solo seleccione el "puesto destino", la "razón de derivación" y escriba la observación o comentario que corresponda. SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

10 CONSULTA DEL HISTORIAL En todo momento manténgase informado sobre el flujo del trámite. En funcionamiento también podrá visualizar las observaciones realizadas por los funcionarios que participaron en el flujo del documento. SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

11 ENTREGA DE TRAMITES El sistema provee una opción de entrega automatizada de documentos. Controla que los documentos sean entregados únicamente a personas autorizadas. SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

12 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Puede realizar otras tareas complementarias para el normal flujo del trámite. Adicionalmente puede realizar tareas administrativas para la asignación de nuevos funcionarios en los puestos de trabajo. Asignación de Usuarios a puestos Asignación de Usuarios a puestos Asignación de permisos a usuarios Asignación de permisos a usuarios Actualización de Claves de acceso Actualización de Claves de acceso Reasignación de trámites Reasignación de trámites SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

13 REPORTES DE CONTROL Emita reportes de control que permitan optimizar los recursos, tiempos de atención y cumplimiento de objetivos. SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

14 REPORTES ESTADISTICOS Emita reportes para conocer la cantidad de documentos: Recibidos En proceso Terminados Observados Bloqueados Con retraso SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

15 Si Quieres Dar el Siguiente Paso Para Adquirir el Sistema y Recibir una Cotización Personalizada para tu Municipio, Para mayor información acerca de nuestro sistema, nuestros Productos y Servicios para Beneficio de tu Municipio. Ingresa a nuestro portal Y solicita una Presentación Personalizada Para mayor información acerca de nuestro sistema, nuestros Productos y Servicios para Beneficio de tu Municipio. Ingresa a nuestro portal Y solicita una Presentación Personalizada SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS Contáctanos a:

16 Gracias por su amable atención


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