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Preservación Distribuida de Recursos Digitales Taller ETD 15 th Simposio Internacional en ETDs Lima, Perú Martes, Setiembre 11, 2012 Dr. Martin Halbert.

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1 Preservación Distribuida de Recursos Digitales Taller ETD 15 th Simposio Internacional en ETDs Lima, Perú Martes, Setiembre 11, 2012 Dr. Martin Halbert Dr. Guillermo Oyarce

2 Resumen La aceptación de las tesis y disertaciones digitales (ETDs) muestra el deseo de compartir la investigación – pero también muestra la consternación por la naturaleza efímera de los recursos digitales. ¿Cómo puede una institución asegurarse de que las tesis y las disertaciones electrónicas de hoy estarán disponible para los investigadores futuros? Este taller examina la gestión del ciclo de vida ETD, el flujo del diseño de estos programas, y las tecnologías relevantes. También trata del creciente rol internacional de colaboración en esta tarea de conservación, incluyendo la participación de la Cooperativa MetaArchive durante los últimos 9 años. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 2

3 Conferencistas Martin Halbert, Ph.D. Decano de Bibliotecas, University of North Texas Presidente, MetaArchive Cooperative Guillermo Oyarce, Ph.D. College of Information, University of North Texas 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 3

4 Asistentes Quisiéramos que nos conozcamos un poco más. Nos podrían decir brevemente (más o menos en un minuto): 1. Su nombre y la institución a la que pertenecen. 2. ¿Si su institución ya tiene o está considerando un programa de ETD? 3. ¿Que les interesa más de este taller? ¿Tiene algo en específico a lo que usted quisiera que nos refiriéramos? 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 4

5 Actividades 9:00-9:15 Bienvenida, presentaciones, vista general del taller 9:15-10:00 Gestión del ciclo de vida ETD y la necesidad de la preservación digital distribuida 10:00-10:45 La colaboración entre NDLTD y MetaArchive para la preservación de las ETD 10:45-11:00 Receso 11:00-12:00 Proyecto de mejores prácticas en la gestión de ciclo de vida de las prácticas ETD 12:00-1:00 Discusión general: preguntas y respuestas 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 5

6 Gestión del Ciclo de Vida ETD y la necesidad de una Preservación Digital Distribuida

7 Anticipando el Crecimiento Mundial de los Programas ETD 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 7 La Red Networked Biblioteca Digital de Tesis y Disertaciones (NDLTD) anunció en 2010 que en la actualidad hay más de un millón de documentos ETD en todo el mundo. También indicó que hay muchas razones implementar y que el rápido crecimiento se debe principalmente al interés mundial en mejorar la educación de post-grado y facilitar el acceso a los resultados de la investigación avanzada. Source: 2010 NDLTD Announcement:

8 Encuesta CNI (EE.UU. – 2010) 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 8 De 2010 Report of the Coalition for Networked Information La Coalición de Información en Red (CNI) hizo un estudio en 2010 de las instituciones norteamericanas. Los resultados mostraron que la mayoría de las instituciones ya tienen un programa ETD, y que otras los están implementando. También mostró que estas mismas instituciones están actualizando las normas acerca del uso y al acceso a los ETD, las cuales incluyen la de aceptar embargos.

9 Crece el Número de Sociedades ETD 2/24/ miembros internacionales Asociaciones en EE.UU.

10 Crecimiento de Repositorios ETD en América del Sur Hay muchos repositorios ETD en América del Sur Hay proyectos nuevos de indexamiento de ETDs en muchas instituciones Más universidades están considerando este tipo de iniciativas 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 10

11 Pero … La Información Digital es Efímera Las direcciones (URL) en el web existen en ciclos; son efímeras por varias razones. Se ha estimado que tienen una vida promedio de unos días. La información digital puede replicarse fácilmente. La gestión debe ser sistemática y para todo el ciclo de vida. Por ello, se necesitan procesos y políticas para preservar ETDs por largo tiempo ya que sus propiedades son distintas a las de papel 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 11

12 Los Retos Mas Importantes ¿Cómo asegurarse de que las ETD de hoy vayan a estar disponible para investigadores en un futuro? ¿En 10 años? ¿En un siglo? ¿De qué manera puede una institución abordar el ciclo de vida completo de las ETD? ¿Cómo podría una biblioteca identificar las mejores prácticas e institucionalizarlas para la preservación de este importante género digital de información? 2/24/1212

13 Definiciones de Preservación Digital Es la serie de actividades necesarias para garantizar el acceso continuo a los materiales digitales durante todo el tiempo que sea necesario. – Reino Unido Digital Preservation Coalition En la preservación digital se combinan las políticas, estrategias y acciones que garanticen el acceso a los contenidos digitales a través del tiempo. – American Library Association. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 13

14 ¿Qué es Gestión del Ciclo de Vida? De acuerdo a la definición de la Biblioteca del Congreso de EE.UU., es un concepto estrechamente relacionado a la Preservación Digital: "... Comprende la tecnología de vanguardia y los requisitos de flujo para el trabajo necesario que garantice a largo plazo la sostenibilidad y la accesibilidad a los objetos digitales y/o metadatos." (http://www.loc.gov/preservation/about/prd/presdig/preslifecycle.html(http://www.loc.gov/preservation/about/prd/presdig/preslifecycle.html) 2/24/1214

15 Otra Definición… La Coalición de Preservación Digital la define como (Digital Preservation Coalition, DPC) … La necesidad de gestionar activamente los recursos en cada etapa de su ciclo de vida, de reconocer las interdependencias entre cada etapa y de comenzar las actividades de conservación lo antes posible. tions-and-concepts 2/24/1215

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17 ¿Cuál es la diferencia entre programas para hacer copias de seguridad y de preservación digital? Las copias de seguridad son operaciones tácticas: Almacenaje de copias en un solo lugar (a menudo cerca y en servidores comunes). Se llevan a cabo periódicamente. Diseñadas para enfrentarse a posibles pérdidas a corto plazo, con una inversión mínima de dinero, recursos de personal y de tiempo. Son mejor que nada, pero no es una solución integral. La preservación digital es un programa estratégico: La preservación es para períodos de tiempo largo. Requiere una atención sistemática a la planificación (no son simples reacciones a negligencia benignas que pueden ocurrir a diario). 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

18 Dos Estrategias a Largo Plazo para la Preservación de la Información 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 18 Una Caja Fuerte Centralizada Múltiples Copias Seguras Distribuidas Sincronizadamente

19 Programas de Preservación Digital Distribuida (DDP) Tres actividades principales las distinguen de otras ideas de preservación: 1. Se Replica el contenido. 2. Se Distribuyen las copias entre muchas ubicaciones. 3. Existen en una Red que conecta y sincroniza los múltiples servidores por medio de operaciones rutinarias que incluyen la verificación y, de ser necesaria, la reparación automática de las copias. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 19

20 Almacenaje Seguro y Distribuido ¿Por qué enfatizar la importancia de la distribución geográfica y de la seguridad? Porque esta estrategia maximiza la capacidad de supervivencia de todos los contenidos, individual y colectivamente: Seguridad: Se reduce la probabilidad de que más de una unidad tenga problemas de seguridad. Distribución: Se reduce la probabilidad de que la pérdidas en una unidad genere la pérdida del contenido. Las redes de colaboración seguras y distribuidas facilitan la colaboración de los grupos cooperativos en trabajos más complejos, tales como la migración de formato. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 20

21 La Motivación de Organizar DDPs 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 21 Las Cooperativas para la preservación digital resultan de un estudio elaborado conjuntamente por el National Science Foundation (NSF) de los EE.UU. y el Consejo de Grupos para Sistemas de Información (JISC) del Reino Unido, y que concluye diciendo: … Todo nuevo proyecto de cooperación que cruce fronteras disciplinarias e institucionales puede proporcionar formas importantes y prometedoras para lidiar con el reto de la preservación de datos e información. Tales proyectos de colaboración servirán para facilitar la repartición de tareas de preservación; para crear las nuevas economías de escala resultantes en el apoyo de esas tareas; y para mitigar los riesgos de pérdidas de datos. - Berman, F. and B. Schottlaender, The Need for Formalized Trust in Digital Repository Collaborative Infrastructure, NSF/JISC Repositories Workshop (April 16, 2007)

22 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 22 Ejemplos de algunas Alianzas DDP Importantes

23 ¿Cuál es la diferencia entre un RI y un programa distribuido de conservación digital? Un IR facilita la gestión de la información local: Es un enfoque institucional para proporcionar acceso y gestión operativa al flujo de información dentro de la institución. Las alianzas DDP movilizan la capacidad institucional de los socios: Un programa moderno de preservación digital implica la dispersión geográfica de todo tipo de información crítica. En un verdadero programa de preservación digital existe una colaboración multi-institucional donde por lo menos existe un plan real para examinar la problemática a largo plazo de la preservación de la información. 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

24 Colaboración entre NDLTD y MetaArchive para la Preservación de las ETDs

25 NDLTD y Preservation Digital En 2007, la Junta Directiva de NDLTD tomó conciencia de la necesidad de la preservación digital de ETDs. Como resultado, se realizaron encuestas para evaluar los programas de ETD y sus planes de preservación. Con estas encuestas, el liderazgo NDLTD se acercó a la Cooperativa MetaArchive para buscar sus servicios respecto de la preservación digital. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 25

26 Encuesta 2008 de Preservación ETD Virginia Tech hizo una encuesta en 2008 para evaluar el establecimiento de una alianza para la preservación de ETDs. 95 universidades de investigación, principalmente de EE.UU., respondieron a la encuesta. Los resultados mostraron la existencia de una gran variedad de infraestructuras en muchos tipos de repositorios y formatos. Lo más sorprendente es que el 72% de las instituciones que respondieron informaron que no tenían un plan de preservación para las ETD que almacenaban. Las respuestas mostraron un gran interés de participar en alguna iniciativa de preservación digital colaborativa. Survey: 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 26

27 Alianza entre NDLTD y MetaArchive Con estas respuestas, el liderazgo NDLTD negoció una alianza estratégica con la Cooperativa MetaArchive para colabobrar en temas relacionados a la preservación digital. Esta necesidad de colaborar apareción con mayor claridad en un estudio de seguimiento que MetaArchive y NDLTD hicieron en el año Basado en estas dos encuestas, MetaArchive creó una red DDP para las ETDs de los miembros de NDLTD entre los años 2008 y /11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 27

28 MetaArchive había aparecido entre los años 2002 y 2003 como resultado de unas reuniones profesionales entre bibliotecarios y archiveros, donde la preocupación por la preservación de los archivos digitales se hizo patente. A todos nos parecía que debíamos hacer algo práctico para facilitar la preservación de nuestras colecciones digitales. El financiamiento de la Biblioteca del Congreso de EE.UU. a MetaArchive da origen a la cooperativa de preservación digital a escala nacional. 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

29 Es una red de bibliotecas y otras organizaciones custodias de la memoria cultural Se estableció bajo el rubro Infraestructura Nacional de Información Digital y Conservación (NDIIPP) auspiciado y financiado por la Biblioteca del Congreso de EE.UU. Modela e implementa soluciones el establecimiento de redes distribuidas de preservación digital. Examina la problematica de la preservación digital. Se financia con la membresía, y asistencia de la Biblioteca del Congreso de EE.UU. y de otras agencias cooperantes. 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

30 MetaArchive Home Page 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

31 Algunos Miembros de MetaArchive Más de 50 instituciones en 3 continentes Estados Unidos (Biblioteca del Congreso de EE.UU., Indiana State University, University of North Texas, Folger Shakespeare Library, etc.) Reino Unido (Universidad de Hull) España (Consorci de Biblioteques Universitaries de Catalunya) Brasil (Pontificia Universidad Católica do Rio de Janeiro) 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 31

32 Costo de MetaArchive Tres niveles de membresía: Miembros de Preservación: USD $ 3,000 / año Miembros Participantes: USD $ 5,500 / año Miembros Colaboradores: USA dólares / año, más $ 100 al año por cada institución participante Costo del servidor: USD $ 4600 (por 3 años) Costo de almacenamiento: USD $ 1/GB/year ($ 1k/TB/year) 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 32

33 Red DDP MetaArchive 9/11/2012DDP Workshop for ETDs Es una red de preservación digital distribuida que almacena documentos digitales y funciona con el software LOCKSS Contiene 286 TB en 24 sitios seguros Tiene más de 950 colecciones Hay colecciones de los 21 miembros en más de 50 instituciones en 4 países Se ofrece asesoría y capacitación en temas de preservación

34 Software LOCKSS para Redes de Preservación de E-Publicaciones Hecha en Stanford University (por Vicky Reich y David Rosenthal) Permite que las bibliotecas preserven el contenido de sus revistas electrónicas, incluyendo a las ETDs Es utilizado por cientos de bibliotecas en todo el mundo MetaArchive adaptó este software para la preservación de archivos digitales, incluyendo a las ETDs. 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

35 No importa el formato Las colecciones pueden ser de: ETDs Periódicos, diarios, revistas Imágenes y archivos de multimedia Cualquier otro tipo de datos 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

36 Red de Preservación ETD NDLTD/MetaArchive Esta alianza estratégica permite que los miembros de NDLTD guarden sus ETDs en la red DDP de MetaArchive MetaArchive coordina el almacenamiento seguro de las ETD en seis lugares localizados en diferentes continentes Es una solución de bajo costo al problema de la preservación digital de ETD 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 36

37 Algunos Ejemplos del trabajo de NDLTD/MetaArchive en Preservación Estudios de gestión del ciclo de vida en programas ETD. Análisis de estructuras en repositorios ETD para desarrollar mecanismos de intercambio en la red (CONTENTdm, DSpace, ETD-db). Implementación de mecanismos sencillos para la ingestión de ETDs con embargo. Desarrollo de mecanismos de versión, por si se modifica o sustituye alguno de los documentos ETD almacenados Estudios para identificar e implementar buenas prácticas en la preparación institucional hacia la preservación de ETDs 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

38 Consideraciones para Desarrollar un Proyecto de Preservación de ETDs Establecer una alianza de trabajo con funciones y responsabilidades claras entre la universidad y la biblioteca. Creación de metadatos de calidad. Un problema frecuente es que muchos programas ETD utilizan formatos ad hoc de metadatos. Planear a largo plazo una estructura de directorios para almacenar los archivos ETD. Esto es muy importante porque cada ciclo de graduación produce nuevos documentos ETD. (Un paso simple es el de agrupar archivos cronológicamente) 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

39 Consideraciones para Desarrollar un Proyecto de … (cont.) Problemas como los de derechos de autor y el embargo deben ser bien administrados, y muchas instituciones mantienen posibilidades de acceso selectivo. La selección de software para el repositorio institucional es importante. Esto determina la funcionalidad. Las soluciones externas son tentadoras, pero limitan el control. Trabajos en cooperación con otros asociados institucionales pueden ser útiles porque las tareas pueden dividirse entre varios socios. La participación activa (como se espera de los miembros de MetaArchive) ayuda a asegurarse de que los problemas de importancia están siendo atendidos. 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

40 El Conspectus (Original) Los curadores ponen los metadatos a nivel de colección Se utilizan para establecer prioridades de cooperación en la selección de DDP y en la toma de decisiones Segunda generación del Conspectus Integra la operación de todas las funciones de la red Se ha diseñado en conjunto con otras redes LOCKSS (PLN) de manera que permiten su reutilización Kit de auditoría seguras Diseñado por Data-PASS con comentarios de MetaArchive Auditoría y vigilancia continua Diseñado para trabajar con LOCKSS y otros sistemas (iRODS, etc) 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

41 Tesis y Disertaciones Electrónicas (alianza estratégica con NDLTD para inter-consorcios) Periódicos (digitalizados) Literatura moderna temprana (muchos temas, con la Biblioteca Folger de Shakespeare como piedra angular) La Colección del Tráfico Transatlántico de Esclavos con datos históricos adicionales que se agregan regularmente 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

42 NDLTD: Proyecto con fondos del Instituto de Bibliotecas y Museos de EE.UU. U.S. Library of Congress: Evaluación de la preservación digital en EE.UU. Chronicles in Preservation: Preservación digital de periódicos Data-PASS Alliance: Desarrollo de estándares y prácticas comunes de interoperación en redes privadas LOCSS San Diego Supercomputer Center Chronopolis: Interoperación de prueba y conectividad PLN/ SRB UNT CODA Microservices: Interoperación de prueba y conectividad en UNT 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

43 Miembros de Conservación: Es la membresía base de organizaciones interesadas en la preservación de contenidos digitales. Estos miembros forman colectivamente una red de preservación. Miembros de Participación: Organizaciones de proservación que desean tener un rol líder en la cooperativa, como formar parte del Comité de Consejeros Miembros de Colaboración: Son consorcios grandes que se dedican a la preservación digital de grupos de menor tamaño (ejemplo: Consorci de Biblioteques Universitarias de Catalunya) 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

44 Ejemplos de algunos talleres Planificación y Legislación (IPres 2012) Talleres de Educación de Preservación Digital en la Biblioteca del Congreso de EE.UU. (DPOE) Colaboración en la creación de varias redes DDP (Alabama, Arizona, la Red LOCKSS del Reino Unido, etc.) Organización y Coordinación del Grupo de Trabajo de Internacional de redes DDP 9/11/2012DDP Workshop for ETDs

45 Mejores Prácticas en la Gestión del Ciclo de Vida ETD (proyecto IMLS)

46 Gestión de Administración Es imperativo comprender, documentar y abordar la gestión del ciclo ETD y asegurarse de que toda institución de educación superior tiene los conocimientos necesarios para la curación permanente y correcta de este nuevo tipo de colección. Este tipo de proyecto ha sido financiado por los EE.UU. Instituto de Servicios de Museos y Bibliotecas y ya está en marcha. Se completará en Octubre de En este segmento mostraremos algunos de los resultados preliminares del proyecto y queremos pedirles ideas de cómo divulgar mejor esta información internacional. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 46

47 Socios en el Proyecto 1.University of North Texas 2.Networked Digital Library of Theses and Dissertations (NDLTD) 3.Educopia Institute/MetaArchive Cooperative 4.Virginia Tech 5.Rice University 6.Boston College 7.Indiana State University 8.Pennsylvania State University 9.University of Arizona 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 47

48 Objetivos del Proyecto A. Difusión de los Documentos de Orientación para la gestión del ciclo de vida ETD. B. Producción de Herramientas para gestionar el ciclo de vida ETDs C. Generar materiales educativos para publicar y usar en talleres sobre este tema 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 48

49 Documentos de Orientación para la Gestión del Ciclo de Vida 1. Niveles de acceso y tipos de embargo ETD 2. Los derechos de autor y el uso leal de documentos ETD 3. Guías de Implementación de Programas ETD - Roles y Responsabilidades 4. Guías de recopilación de medidas de uso y demostración del valor de los programas ETD 5. Descripción de los multiples formatos, objetos complejos de contenido, y de distintos escenarios para migrar colecciones ETD 6. Visión general de los metadatos ETD y el mantenimiento de los registros de eventos en la gestión del ciclo de vida ETD 7. Guía de estimación de costos y planificación de proyectos ETD 8. Guía de opciones en programas ETD 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 49

50 Software para Micro-Servicios El proyecto elaborará y difundirá un kit de software para lidiar con necesidades específicas de la gestión del ciclo de vida ETD Identificación de formatos Mantenimiento de registros PREMIS para auditoría (archivos log) Alerta y prevención de virus Funcionalidad para bajar y subir metadatos (buzón de transferencia digital) Documentación de uso y para educación y entrenamiento 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 50

51 Materiales Educativos y Talleres Materiales Sílabos y programas Guías de entrenamiento con ejercicios Presentaciones en PowerPoint Taller en Mejores Prácticas de la Gestión ETD Se utilizarán estos recursos educativos Se presentarán en 2013, probablemente como parte de ETD /24/1251

52 Implementación de Programas ETD – Roles y Responsabilidades Como en cualquier otro proyecto, la implementación de un programa ETD requiere la identificación de las partes que tengan algún interés en el tema, y de que todos ellos tengan un rol y responsabilidad muy bien definidos con relación a la gestión del ciclo de vida del programa. La clave del éxito está en la participación efectiva de los socios interesados, y en la coordinación continua de sus funciones y responabilidades. Sin estos componentes críticos, el programa ETD podría fallar en la etapa de planificación, o por la falta de apoyo continuo durante su desarrollo. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 52

53 Implementación de Programas ETD – Roles y Responsabilidades Se debe considerar cuidadosamente cómo involucrar a todos los interesados desde un principio Hay diferentes tipos de participantes con sus propios intereses y preocupaciones: Las instituciones de post-grado Las bibliotecas académicas Las oficinas de cómputo Los estudiantes La plana docente 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 53

54 Niveles de Acceso y Embargo Dos de los temas más discutidos en la planificación de programas ETD es la cuestión de los embargos y los niveles de restricción de acceso (como lo demuestran tanto las encuestas NDLTD / MetaArchive y la encuesta de 2010 CNI anteriormente citadas). El embargo a un documento ETD significa un retraso en el acceso del público a ese documento, ya sea temporal o permanentemente. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 54

55 Niveles de Acceso y Embargo Algunas de las partes interesadas están particularmente preocupados por los embargos. En algunos campos académicos (las humanidades, por ejemplo) existe la preocupación de que el depósito de una tesis o disertación en un repositorio público descartaría su publicación posterior como libro. En una encuesta reciente de NDLTD, muchos editores opinaron que no es el caso. Sin embargo, las opciones de embargo en un repositorio ETD van de desde la inclusión absoluta a la exclusión total. Esta es una de las decisiones políticas con respecto a los programas ETD más graves a nivel de institución. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 55

56 Derechos de Autor y Uso Justo ¿Qué acuerdo o contrato está en pié en la institución? ¿Qué derechos ejerce la institución sobre el trabajo y producción de los estudiantes? ¿Cuándo se puede afirmar correctamente que cierto trabajo de investigación pertenece o no a la universidad? ¿El repositorio ETD acepta incorporar la investigación patrocinada de un estudiante? ¿Existe alguna obligación de firmar un acuerdo de Propiedad Intelectual con la Universidad, o es necesario algún tipo de embargo? 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 56

57 Derechos de Autor y Uso Justo ¿Quién en la institución tiene la autoridad de educar y guiar sobre los derechos de autor ETD y el uso justo? Un programa ETD puede concientizar al estudiante de su rol como autor, de sus derechos, de aprender sobre las licencias, del uso justo, de los campos de la publicación, edición comercial, y otros similares. Igualmente, deben considerarse problemas de plagio y los derechos de propiedad intelectual de terceros. Todo programa ETD que no proporcione a los estudiantes con una buena formación para tomar decisiones informadas sobre los derechos de autor hace un mal favor a los estudiantes y a la misma institución. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 57

58 Recopilación de medición de uso y demostración de valor añadido Las bibliotecas tienen una larga historia de estudiar el uso de los recursos bibliotecarios y colecciones para evaluar los servicios, y los ETDs no deberán ser una excepción. Los informes de uso debe estar un lugar destacado entre las páginas web del Programa ETD para que todos los usuarios del servicio puedan examinarlos con facilidad. Los datos de uso constituyen una poderosa demostración del valor institucional del Programa 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 58

59 Recopilación de medición de uso y demostración de valor añadido Los enfoques cuantitativos son los métodos de evaluación que se utilizan con mayor frecuencia y, a menudo, se centran en las estadísticas de descarga. Toda evidencia numérica del uso de ETDs es un indicador muy preciso de la utilidad del programa. La evaluación cualitativa del uso de ETDs se practica con menos frecuencia pero puede proporcionar información más específica. Estas técnicas implican el estudio y la recopilación de una variedad de datos empíricos, tales como estudios de caso, entrevistas, y observaciones de interacción. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 59

60 Formatos - Objetos Complejos de Contenido - Formatos y Escenarios de Migración Las instituciones pueden regular los tipos de formatos a utilizar en sus propios repositorios ETD. Por ejemplo, muchos programas hacen que el elemento primario a depositar sea de tipo PDF, cuyo formato específico puede comprobarse automáticamente. La institución también deberá considerar la importancia de facilitar manuales para los estudiantes acerca del tipo de formatos aceptables, con cierto grado de flexibilidad, para todos los archivos principales o adicionales a incluir en el repositorio. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 60

61 Formatos - Objetos Complejos de Contenido - Formatos y Escenarios de Migración Deberá comprobarse la validez de los formatos de los archivos primarios y complementarios que se depositen, al igual que la no existencia de virus. Lo ideal es marcar cada archivo con un código de invariabilidad en algún momento para poder verificar su condición (MetaArchive lo hace con un checksum). Muchos repositorios ETD anticipan una migración de formato. Estos cambios de formato pueden ser hechos manualmente o por lotes, automáticamente, dependiendo de cómo se quiera estructurarlos. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 61

62 Metadatos y el Mantenimiento de los Registros ETD La responsabilidad de la asignación de metadatos a las ETDs es muy importante y sirve para estructurar una buena parte de la gestión del ciclo de vida ETD. Los metadatos pueden ser asignados por los bibliotecarios, el autor-estudiantes, otros trabajadores, o una combinación de todos ellos. Lo recomendable es que los bibliotecarios sean quienes se dediquen al control de calidad. La herramienta software del repositorio puede tener una gran influencia en el flujo de las tareas y en el esquema de metadatos. Cada documento ETD debe ir acompañado por sus metadatos, en todas las copias (Mejores Prácticas de MetaArchive) 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 62

63 Metadatos y el Mantenimiento de los Registros ETD NDLTD tiene un esquema de metadatos específico para los documentos ETDs el cual es actualizado constantemente para su uso en los repositorios. Los metadatos de cada documento ETD deberá estar lo más completo posible. PREMIS es un estándar de metadatos para el seguimiento de versiones durante el ciclo de vida de todo objeto digitales. Se utiliza en la actualización de los registros ETDs (existe un proyecto que está experimentando con ésto). 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 63

64 Opciones y Planificación de Costo Durante la planificación de un programa ETD pueden aparecer un sin número de opciones, y éstas determinarán el costo final del programa. Algunas instituciones han externalizado totalmente el programa ETD a proveedores externos. Esta podría ser una opción atractiva pues reduce el trabajo local pero tiene un costo elevado, además de significar cierta renuncia de control hacia el vendedor. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 64

65 Opciones y Planificación de Costo Muchas instituciones administran las ETDs como parte de otros repositorios institucionalesy reducen su costo al combinar infraestructuras. Se pueden establecer programas de preservación digital ETD en asociación con otras instituciones, ya sean alianzas internacionales (como MetaArchive) o en algún otro tipo de consorcio. En todo caso, es necesario planificar anticipadamente y se deben incluir la dotación de personal, el sistema, y la identificación de otros costos. Sin duda habrá cambios inesperados, pero es preciso establecer un punto de partida. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 65

66 Intercambio de Información Internacional La NDLTD tiene interés en fomentar el intercambio internacional de información sobre las mejores prácticas de ETD a través de eventos como este taller. Quisiéramos saber qué información sería más útil. Por ejemplo, lo que hemos discutidos aquí, o hay otros temas. Si alguien tiene interés en participar en este intercambio internacional (programas en su país, traducción, etc.) póngase en contacto con nosotros o con la junta NDLTD. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 66

67 La Alineación de Ideas Nacionales y la Conservación Digital (ANADP) – Volumen Editado Del 23 al 25 mayo 2011, más de 125 delegados de más de 20 países se reunieron en Tallin, Estonia, para el encuentro Alineamiento de Ideas Nacionales y la Preservación Digital. Este evento exploró la creación y sostenimiento de colaboración internacional en apoyo de la preservación de nuestra memoria colectiva cultural digital. Organizado por la Biblioteca del Congreso de EE.UU. y otros, esta reunión estableció una base sólida para trabajos de colaboración en la conservación digital. Esta publicación contiene una colección de ensayos revisados por pares, desarrolladas por grupos especiales en la conferencia. Principalmente subraya la necesidad de una colaboración estratégica internacional para apoyar la preservación de nuestra memoria cultural colectiva. URL: 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 67

68 Resumen de este Taller Muchas universidades están implementando programas de documentos ETDs Un programa ETD efectivo requiere atención especial a la genstión del ciclo de vida completo de los documentos ETD. Esto va desde su creación hasta la preservación a largo plazo. Todo Programa de Preservación Digital ETD requiere un compromiso estratégico para su longevidad de modo que la cooperación con instituciones homólogas es frecuentemente útil. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 68

69 Resumen de este Taller Como parte de una colaboración, muchas instituciones han encontrado que también es útil compartir información sobre las prácticas más exitosas observadas en el establecimiento del programa. Este taller ha sido un esfuerzo para compartir este tipo de prácticas, y la NDLTD y MetaArchive quisiera ayudar a otros en tales tareas. 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 69

70 Discussion Abierta ¿Alguien tiene alguna pregunta?

71 Nuestra información: Martin Guillermo Oyarce ) Katherine Skinner, Educopia/MetaArchive Director 9/11/2012DDP Workshop for ETDsSlide 71


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