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EL ARCHIVO INTERMEDIOLAS TRANSFERENCIASLOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

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Presentación del tema: "EL ARCHIVO INTERMEDIOLAS TRANSFERENCIASLOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS."— Transcripción de la presentación:

1 EL ARCHIVO INTERMEDIOLAS TRANSFERENCIASLOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

2 ARCHIVO INTERMEDIO Ubicación Actualmente el Archivo Intermedio está situado en el edificio de la Biblioteca de Ciencias Sociales Gregori Maians en el Campus de Tarongers. Como llegar al Archivo: Líneas de autobús: 9, 18, 29, 30, 31, 40, 41, 71 Líneas de tranvía: Línies 4 i 6 (Fira-Dr.Lluch). Estaciones : La Carrasca / Tarongers Tfs – Fax Correo-e:

3 La comunidad universitaria es conocedora de la existencia del Archivo Histórico y también, en su gran mayoría, del Archivo Intermedio, ambos, junto con los archivos de gestión conforman el Archivo Universitario. No obstante, consideramos insuficiente el conocimiento de las funciones i importancia de nuestra Unidad. Gran parte del personal posee o conoce el Manual de Gestión del Archivo Intermedio. Os presentamos algunos conceptos fundamentales del mismo. Estamos a vuestra disposición para ampliar su conocimiento, uso y funciones, así como facilitaros la formación necesaria para que la documentación generada por nuestra Universidad cumpla todas y cada una de las condiciones necesarias de conservación y utilización. En caso de necesitar resolver cualquier duda podéis contactar con el personal del archivo, que os facilitará la información solicitada o bien la formación adecuada para los archivos de gestión.

4 ARCHIVO INTERMEDIO Concepto El Archivo está formado por el conjunto de documentos, de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos por los órganos rectores y de gobierno, y les persones físicas al servicio de la Universitat de València en el desarrollo de su actividad administrativa, docente e investigadora, así como las donaciones o cesiones de personas físicas o jurídicas ajenas la universidad; organizados y conservados para la gestión administrativa y la información, así como, para la investigación y la cultura. Tota la documentación producida por la Universitat de València forma parte de su patrimonio documental y de su memoria histórica.

5 FUNCIONES Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea transmitida por los servicios y unidades administrativas. Gestionar las transferencias documentales de los servicios administrativos. Aplicar la evaluación y selección de la documentación, de acuerdo con la normativa establecida por la universidad. Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos. Dar asesoramiento técnico a los archivos de gestión. Formación de usuarios a través de los Cursos que se imparten para el personal de esta Universitat dentro del programa de formación desarrollado por la Universitat de València.

6 TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO INTERMEDIO Previamente a la transferencia hay que contactar con el Archivo Intermedio. La documentación objeto de la transferencia deberá estar organizada. La transferencia de documentación tiene como objetivo optimizar el espacio y transferir a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación – temporal o indefinida -, acceso y consulta de los documentos. Normativa general: Los Servicios conservarán la documentación que generen hasta el final de la tramitación y siempre que les circunstancias lo permitan durante un período mínimo de 3 a 5 años. La persona encargada de preparar la documentación para remitirla al Archivo Intermedio será la responsable del Archivo de Gestión. El Cap de Servei deberá supervisar dicha transferencia y firmar las hojas de transferencia. Modelos que podéis encontrar en el manual: Hoja de previsión de transferencia de documentos Hoja de transferencia

7 SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Remitir el formulario de solicitud al Archivo Intermedio con la firma original del solicitante.formulario de solicitud Solamente se prestarán documentos originales a los organismos productores de la documentación o al superior jerárquico. Los expedientes originales prestados deberán ser devueltos lo más pronto posible y sin ninguna modificación. No se debe añadir ningún documento al expediente, pero si fuese necesario, habrá que hacerlo constar en la carpeta exterior del expediente. No será necesario devolver la documentación facilitada en fotocopia. Se recomienda la destrucción tras su uso.

8 PERSONAL ADSCRITO A LA UNIDAD Cristina Barbé Furió (Responsable Unidad). Tf Susana López Noguerón (Auxiliar de Servicios Bibliográficos). Tf Sonia del Olmo (Auxiliar de Servicios Bibliográficos). Tf

9 Hoja de previsión de transferencia de documentos (volverr)

10 Hoja de transferencia (volver)

11 Formulario de solicitud de préstamo de documentos (volver) (volver) INICIO

12 LA TRANSFERENCIA SECCIÓN / UNIDAD ARCHIVO DE GESTIÓN ORGANIZAR TRANSFERIR EXPEDIENTES: Actuaciones administrativas correspondientes a un asunto ARCHIVO INTERMEDIO

13 ARCHIVO DE GESTIÓN Responsable (personal encargado de preparar la documentación y remitirla) Responsable (personal encargado de preparar la documentación y remitirla) Tareas: Tareas: Organización del ARCHIVO Organización del ARCHIVO Expedientes Expedientes Serie Serie Ordenada Ordenada Homogénea Homogénea Estructura Estructura Lógica Lógica Coherente Coherente Cronológica Cronológica Criterios de formación: uniformes, conocidos por todo el personal Criterios de formación: uniformes, conocidos por todo el personal

14 ARCHIVO DE GESTIÓN RESPONSABLE: RESPONSABLE: Encargado de preparar la documentación para remitirla Encargado de preparar la documentación para remitirla JEFE/A DE SERVICIO JEFE/A DE SERVICIO Deberá supervisar la transferencia y firmar las hojas de transferencia

15 LA TRANSFERENCIA: DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO INTERMEDIO EL ARCHIVO DE GESTIÓN CONSERVA LA DOCUMENTACIÓN DE 3 A 5 ANYS MÍNIMO EL ARCHIVO DE GESTIÓN CONSERVA LA DOCUMENTACIÓN DE 3 A 5 ANYS MÍNIMO LA TRANSFERENCIA TIENE COMO OBJETIVO: LA TRANSFERENCIA TIENE COMO OBJETIVO: 1. OPTIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DEL ESPACIO 2. TRASPASAR A UN SERVICIO ESPECIALIZADO LAS FUNCIONES DE CONSERVACIÓN CONSERVACIÓN ACCESO Y CONSULTA ACCESO Y CONSULTA

16 LA TRANSFERENCIA

17 PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS PONERSE EN CONTACTO CON EL ARCHIVO INTERMEDIO

18 HOJA DE PREVISIÓN DE PREVISIÓN DETRANSFERENCIADEDOCUMENTOS

19 HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Cabecera: datos referentes a la dependencia jerárquica de la unidad administrativa remitente Cabecera: datos referentes a la dependencia jerárquica de la unidad administrativa remitente

20 HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS Serie documental: título homogéneo de la documentación (registre dentrada…) Serie documental: título homogéneo de la documentación (registre dentrada…) Años: fechas extremas de la documentación Años: fechas extremas de la documentación Nº de cajas: volumen total de las cajas que tenga la serie documental que se describe Nº de cajas: volumen total de las cajas que tenga la serie documental que se describe Consulta: nivel de reserva o de acceso Consulta: nivel de reserva o de acceso Vigencia administrativa: qué documentos tienen vigencia y hasta que fecha Vigencia administrativa: qué documentos tienen vigencia y hasta que fecha

21 HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Observaciones: hay que hacer constar aquella información que se considere necesaria sobre la serie documental y que no se ha podido incluir en los campos anteriores (dimensiones, soportes …) Observaciones: hay que hacer constar aquella información que se considere necesaria sobre la serie documental y que no se ha podido incluir en los campos anteriores (dimensiones, soportes …)

22 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR a) Revisar los documentos b) Agrupar los documentos en expedientes c) Colocación de los expedientes en carpetas d) Colocación de las carpetas en cajas e) Rotulación de les cajas f) Redacción de la hoja de transferencia de documentos

23 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR a) Revisar los documentos Duplicado…, borrador… Certificado, justificante … Fuera clips, grapas…

24 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR b) Agrupar los documentos en expedientes

25 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR c) Colocación de los expedientes en carpetas d) Colocación de las carpetas en cajas e) Rotulado de las cajas

26 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR f) Redacción de la hoja de transferencia de documentos

27 FORMALIZACIÓN DE LA TRANSFERENCIA Remitir las HOJAS DE TRANSFERENCIA AL ARCHIVO INTERMEDIO Remitir las HOJAS DE TRANSFERENCIA AL ARCHIVO INTERMEDIO Por triplicado Por triplicado Firmadas por el/la responsable Firmadas por el/la responsable Ponerse en contacto con el Archivo Intermedio para concertar la fecha Ponerse en contacto con el Archivo Intermedio para concertar la fecha El traslado corre a cargo del organismo remitente El traslado corre a cargo del organismo remitente

28 PRÉSTAMO normativa 1. REMTIR UN FORMULARIO DE SOLICITUD AL ARCHIVO INTERMEDIO CON LA FIRMA DEL SOLICITANTE 2. SOLO SE PRESTARAN DOCUMENTOS ORIGINALES A LOS ORGANISMOS PRODUCTORES DE LA DOCUMENTACIÓN O AL SUPERIOR JERÁRQUICO 3. LOS EXPEDIENTES DEBERÁN SER DEVUELTOS LO MÁS PRONTO POSIBLE Y SIN NINGUNA MODIFICACIÓN 4. NO SE DEBE AÑADIR NINGÚN DOCUMENTO AL EXPEDIENTE. SI FUESE NECESARIO HABRÍA QUE HACERLO CONTAR EN LA CARPETA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE 5. NO SERÁ NECESARIO DEVOLVER LA DOCUMENTACIÓN FACILITADA EN FOTOCOPIA. Se recomienda su destrucción posterior al uso. INICIO

29 INICI


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