PROCESOS CLAVE CONTROL INTERNO GESTIÓN PETICIONES DOCUMENTOS CAJAS FIJAS.

Presentación del tema: "PROCESOS CLAVE CONTROL INTERNO GESTIÓN PETICIONES DOCUMENTOS CAJAS FIJAS."— Transcripción de la presentación:

1 PROCESOS CLAVE CONTROL INTERNO GESTIÓN PETICIONES DOCUMENTOS CAJAS FIJAS

2 MISIÓN MISIÓN Colaboración con otros Servicios de la UMH u Órganos de Gobierno, aportando la documentación relativa a la Caja Fija gestionada por el Servicio de Control Interno. Colaboración con otros Servicios de la UMH u Órganos de Gobierno, aportando la documentación relativa a la Caja Fija gestionada por el Servicio de Control Interno.

3 GESTIÓN PETICIONES DOCUMENTOS CAJAS FIJAS OBJETIVOS OBJETIVOS Localización y entrega de documentación en la fecha en que esté convocada la autoría, cuando el Servicio colabore con Auditorias Externas, y en el menor tiempo posible cuando colabore con otros Servicios u Órganos de Gobierno. Localización y entrega de documentación en la fecha en que esté convocada la autoría, cuando el Servicio colabore con Auditorias Externas, y en el menor tiempo posible cuando colabore con otros Servicios u Órganos de Gobierno. PROPIETARIO PROPIETARIO Fernando A. Coloma Huesca. Jefe del Servicio de Control Interno. Fernando A. Coloma Huesca. Jefe del Servicio de Control Interno.

4 GESTIÓN PETICIONES DOCUMENTOS CAJAS FIJAS CLIENTES CLIENTES Internos Internos Servicio de Información Contable, Gestión Financiera y Presupuesto. Distintos Órganos de Gobierno de la UMH Cualquier otro servicio o unidad que necesite consultar la documentación archivada de Caja Fija. Externos Externos Auditores externos

5 GESTIÓN PETICIONES DOCUMENTOS CAJAS FIJAS PROVEEDORES PROVEEDORES Base de datos creada con el fin localizar las cuentas archivadas en cajas numeradas conforme al criterio de la Unidad de Archivo. Base de datos creada con el fin localizar las cuentas archivadas en cajas numeradas conforme al criterio de la Unidad de Archivo. Unidad de Archivo que custodia la documentación en “archivo definitivo”. Unidad de Archivo que custodia la documentación en “archivo definitivo”. REQUISITOS REQUISITOS Estratégicos Estratégicos II Plan Director. Pacto por la Calidad.

6 GESTIÓN PETICIONES DOCUMENTOS CAJAS FIJAS INICIO INICIO Se inicia con la recepción de la solicitud de documentación de Caja Fija. Se inicia con la recepción de la solicitud de documentación de Caja Fija. FIN FIN Entrega de documentación a solicitante y monitorización de datos (tiempo empleado y nº de Justificantes de Gasto, Relaciones de Transferencias y Pagos entregados) Entrega de documentación a solicitante y monitorización de datos (tiempo empleado y nº de Justificantes de Gasto, Relaciones de Transferencias y Pagos entregados)

7 GESTIÓN PETICIONES DOCUMENTOS CAJAS FIJAS DESARROLLO DEL PROCESO DESARROLLO DEL PROCESO Identificación de justificantes por centro de gasto y anualidad presupuestaria. Identificación de justificantes por centro de gasto y anualidad presupuestaria. Localización si no está en archivo definitivo, ayudados por la base de datos que nos da la numeración de la caja que contiene la Cuenta Justificativa. En caso de estar en archivo definitivo solicitar caja a la Unidad de Archivo, conforme al procedimiento elaborado por ellos. Localización si no está en archivo definitivo, ayudados por la base de datos que nos da la numeración de la caja que contiene la Cuenta Justificativa. En caso de estar en archivo definitivo solicitar caja a la Unidad de Archivo, conforme al procedimiento elaborado por ellos. Elaboración de informe adjunto a los distintos justificantes de gasto. Elaboración de informe adjunto a los distintos justificantes de gasto. Entrega de documentación a solicitante. Entrega de documentación a solicitante. Grabar número y tiempo empleado para Objetivos Calidad. Grabar número y tiempo empleado para Objetivos Calidad. Una vez devuelto los originales se devolverán o guardarán en el mismo lugar de donde se obtuvieron. Una vez devuelto los originales se devolverán o guardarán en el mismo lugar de donde se obtuvieron.

8 GESTIÓN PETICIONES DOCUMENTOS CAJAS FIJAS INDICADORES INDICADORES DEFINICIÓN DEFINICIÓN Gestión de petición de documentación de Caja Fija. CRITERIOS CRITERIOS Tiempo empleado en la aportación de documentos en función del número de los mismos, así como de la anualidad. ESTANDAR ESTANDAR Promedio de tiempo empleado desde que se recibe solicitud hasta que es entregada. METODO RECOGIDA DE DATOS METODO RECOGIDA DE DATOS Número de documentación solicitada y tiempo empleado en entregarla. Cálculo de promedios de tiempos empleados. FRECUENCIA. FRECUENCIA.Anual.

9 GESTIÓN PETICIONES DOCUMENTOS CAJAS FIJAS IDENTIFICACIÓN DE JUST. GASTO PREPARACIÓN INFORME Y DOCUMENTACIÓN ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN INICIO RECEPCION DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN DE CAJA FIJA. POR CENTRO DE GASTO Y ANUALIDAD LOCALIZACIÓN: CUSTODIA CONTROL INTERNO O UNIDAD DE ARCHIVO ARCHIVO DEFINITIVO DE CUENTAS JUSTIFICATIVAS Y RELACIONES DE TRANSFERENCIAS