PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO MÉXICO ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS 17 DE MAYO DE 2012.

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1 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO MÉXICO ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS 17 DE MAYO DE 2012

2 Bien con vida útil de 3 años o más con valor de 500 dólares o superior BIENES ENTREGADOS EN CUSTODIA Bienes No Capitales: Valor menor a 500 dólares. (Resguardo) EQUIPAMIENTO PARA EL PROYECTO Registros en inventario

3 Métodos de adquisición: Compra - Traspaso - Donación Información en nuevo formato de inventario: Tipo de bien (muebles y accesorios, vehículo, maquinaria pesada, información y telecomunicaciones) Descripción Número de Serie y número de etiqueta Precio de compra Ubicación Responsable ADQUISICIÓN DE ACTIVOS

4 El equipo, mobiliario y vehículos que hayan cubierto su vida útil deberán ser considerados para su enajenación. ClaseVida útil Equipos de comunicaciones y TI 4 años Maquinaria pesada y otros equipos 10 años Vehículos6 años o 100,000 kms Muebles y accesorios8 años

5 El Representante Residente autoriza el retiro de artículos del inventario que hayan sido perdidos o robados, obsoletos o irreparables con valor superior a 500 dólares a través del Formulario RADT firmado por: Coordinador Proyecto y Oficial de Programa

6 Determinar valor de la pérdida y grado de recuperación financiera para PNUD. Responsabilidad personal: Entre un 30% y 100% dependiendo grado de negligencia Negligencia ordinaria: Omisión de cuidado Negligencia grave: No ejecución de un deber manifiesto Acto intencional. Conocimiento e infringimiento deliberado de daño o pérdida a la propiedad del PNUD

7 1. El valor total en dólares será determinado: 30%-100% del costo en caso de pérdida. 2. Personal Local no superará: un mes de salario en negligencia ordinaria y tres meses en negligencia grave. 3. Personal Internacional – no hay límites 4. Pérdida o robo intencional – se emprenderán acciones disciplinarias por separado

8 Personal del equipo asignado entrega informe Coordinador Proyecto realiza investigación y completa formulario RADT Informe y Formulario se envía a PNUD PNUD determina sanción, informa al Coordinador y dispone la recuperación del monto

9 Aumenta el umbral para las compras de pequeño valor, pasa de USD2,500 a USD$5,000 para la adquisición de bienes y servicios Método informal y competitivo mucho más rápido y más sencillo que la SDC Solicitud de al menos 2 cotizaciones por teléfono, internet, catálogos o a través de proveedores locales y registrar sus resultados en un formato simple Proceso que se puede completar en 1 día

10 Elaboración obligatoria de requisición y PO para la adquisición de activos mayores a USD 500 Uso mandatorio del E-procurement catalogue

11 1. Adquisición 2. Depreciación y Amortización (solo lo capitalizable) entra en vigor en 2013 3. Verificación física para considerar el impairment entra en vigor en 2013 4. Transferencia 5. Enajenación

12 VENTA AL CONTADO Efectivo o cheque LICITACIÓN PÚBLICA Activo de 2,500 dólares o más EXCEPCIÓN A LA LICITACIÓN Bienes con valor menor a 2,500 dólares

13 ACTIVO INFERIOR A USD 2,500: aprobación del Representante Residente ACTIVO MAYOR A USD 2,500 y MENOR A USD 30,000: aprobación del CAP ACTIVO SUPERIOR A USD 30,000: Revisión y aprobación del CAP (Comité de Contratos, Bienes y Adquisiciones) y del ACP (Comité Consultivo Regional de Adquisiciones)

14 COMPUTADORAS – Venta, Transferencia o Donación MOBILIARIO – Remoción de mobiliario obsoleto mediante solicitud del formato RADT VEHICULOS – Venta por licitación o transferencia

15 Equipo adquirido con fondos de los proyectos está bajo la custodia del proyecto y es propiedad del PNUD hasta la transferencia o enajenación El equipo se puede transferir en cualquier momento de la vida del proyecto. La entidad de ejecución debe solicitar al PNUD la transferencia por escrito

16 El equipo puede confiarse en custodia al PNUD hasta por nueve meses Se puede transferir a otro proyecto o al Gobierno, o puede ser vendido de acuerdo a procedimientos PNUD En todos los casos se requiere firmar un documento de transferencia por las tres partes

17 La Secretaría de Hacienda y Crédito Público autoriza al PNUD y sus proyectos la devolución del Impuesto al Valor Agregado en la adquisición de los conceptos señalados en la Regla I.5.1.8 de la Resolución Miscelánea Fiscal, que aplican: a) Vehiculos emplacados y registrados ante la Secretaria de Relaciones Exteriores, gasolina y pólizas de seguros para los mismos b) Equipo de cómputo y de oficina, así como mobiliario destinado a uso oficial, cuyo valor rebase la cantidad de $5,500 pesos por factura antes de IVA.

18 Renta de inmuebles o de equipo Gastos de mantenimiento Gastos de mano de obra en reparación de vehículos Pasajes de avión Software para cómputo Papelería Toners

19 Los financiados con fondos de proyectos del PNUD son propiedad del PNUD hasta que el vehículo sea transferido Custodia temporal del RR y no puede ser mayor a 9 meses Normas de gestión para el uso adecuado de los vehículos institucionales del PNUD: Su uso está autorizado sólo para asuntos oficiales del PNUD Se mantendrán en buenas condiciones operacionales para garantizar máxima eficiencia y seguridad

20 El conductor oficial, o cualquier funcionario autorizado, deberá ser titular de una licencia para conducir válida en el lugar de destino Fuera del horario laboral o cuando no estén en uso, los vehículos oficiales quedarán estacionados dentro del recinto oficial No está permitido fumar en los vehículos institucionales.

21 Consideraciones para formular las especificaciones técnicas: Definir las especificaciones de manera clara, genérica y detallada Tener presente los aspectos relacionados con la uniformidad del parque automotor y su gestión (ejemplo: color blanco o neutro)

22 Los conductores deben realizar las siguientes tareas: Limpiar el vehículo diariamente Asegurarse de que cuenta con botiquín de primeros auxilios Verificar todos los días los niveles de aceite, agua, presión de los neumáticos y batería Llenar completamente el estanque de combustible en cada recarga. Llenar la bitácora diaria después de cada viaje Solicitar dinero o cupones para combustible cuando sea necesario

23 Revisar la bitácora diariamente Estar pendientes del mantenimiento anual para cada vehículo Al recibir un nuevo vehículo, crear una Hoja de vida Registrar el consumo promedio de combustible mensual en la hoja de vida Registrar en la hoja de vida el costo de reparaciones, mantenimiento y revisiones cada vez que ocurran Informar al PNUD sobre problemas de rendimiento, consumo de combustible y reparaciones cuando sea necesario

24 Cuando se firma un contrato de arrendamiento de un edificio/terreno u oficina es necesario que toda la documentación se envíe al PNUD