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Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 1 3. Gestión de Programas y Proyectos Selección y priorización de proyectos.

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1 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Gestión de Programas y Proyectos Selección y priorización de proyectos Planificación y seguimiento

2 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Inicio de un Proyecto

3 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Ciclo de Vida de Proyectos Proceso de Inicio Proceso de Inicio Proceso de Planificación Proceso de Planificación Proceso de Control Proceso de Control Proceso de Cierre y Aprendizaje Proceso de Cierre y Aprendizaje Proceso de Ejecución Proceso de Ejecución

4 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio Charter(s) del Proyecto InicioInicio FiltroNegocioFiltroNegocioCharterCharter Investig.InicialInvestig.Inicial IdeaIdea

5 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Ideas – Generación / Selección BIs UIs GIs Imperativos de Negocio (Business Imperatives) Buenas Ideas (Good Ideas) Ideas desechables (Useless Ideas)

6 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Alternativas / 5 Dimensiones Encaje de Proyectos Proyecto Encaje Estratégico Encaje Estratégico Atractividad en el Mercado Atractividad en el Mercado Encaje Tecnológico Encaje Tecnológico Impacto en el Negocio Impacto en el Negocio Orientación al Cambio Orientación al Cambio

7 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Atractividad al Mercado Factores Clave 14710Puntos Necesidad Aparentemente poca Debe ser remarcada Existente similares me too Por delante Madurez DeclinandoMaduro o Embrionario Crecimiento Modesto Expectativas de alto crecimiento Competencia/ Intensidad AltaModerada / Alata Moderada / Baja Baja Distribución y Ventas Se necesitan nuevas / Competencias/ Canal Competencias existen / Nuevo canal Existentes pero adaptadas Usa actual venta y distribución Oportunidad Margen y Mercado pequeño Margen pequeño; gran mercado Margen alto; mercado pequeño Margen y mercado altos Imagen y Relaciones NegativoNeutroFavorableImpacto positivo

8 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Encaje Tecnológico Factores Clave 14710Puntos Gap Técnico Un gran gapCambio importante Requiere cambio Mejora Incremental Complejidad proyecto Difícil de definir Fácil de definir Reto, pero asumible Fácil de asumir Competencias Tecnológicas Tecnología nueva para el negocio Algunas experiencias Practicadas Ocasionalmen te Ampliamente practicadas el la empresa Disponibilidad personas No tenemos gente apropiada Cortos en ideas clave Tenemos las personas Personas y competencia disponibles Disponibilidad sistemas / Recursos No tenemos ni recursos ni sistemas Modificaciones a los sistemas actuales Disponibles con planificación Disponibles y listos

9 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Primer Corte de Prioridad ProyectoEncaje estratégico Atractivo al Mercado Encaje Tecnológico Impacto al Negocio Orientación al Cambio Promedio Total ABC PQR VWY XYZ DEF RST LMN OPQ FRG

10 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio Charter(s) del Proyecto InicioInicio FiltroNegocioFiltroNegocioCharterCharter Investig.InicialInvestig.Inicial IdeaIdea

11 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Investigación Inicial Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad –Preparar Definición de Trabajo Comprar o Producir –Lógica y Opciones –¿Tenemos las competencias o las podemos adquirir? Tenemos Soluciones a: –Problemas y riesgos tecnológicos –Problemas y riesgos comerciales –Costes Aproximados Background y Experiencia

12 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Atractivo del Negocio FactorPesoValorValor ponderado Tamaño Mercado 201 Competencia Canales Crecimiento 301 Posicionamiento 251 Total

13 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Capacidad Operativa FactorPesoValorValor ponderado Capacidad Adecuación Sistemas Infraestructura Marketing Total 10030

14 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Priorizar Recursos Proyecto Promedio Total Atractivo del Negocio Capacidad Operativa Recursos Críticos Recursos Acumulados Compromiso ABC Si PQR Si VWY Si XYZ Si DEF no1.0Si RST ,21.2No LMN No OPQ No FRG No

15 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Gestión del Portafolio de Proyectos Baja Media Fuerte Capacidad Operativa AltoMedioBajo Atractivo para el negocio P1 P3 P8 P2 P4P6 P7 P5P9

16 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio Charter(s) del Proyecto InicioInicio FiltroNegocioFiltroNegocioCharterCharter Investig.InicialInvestig.Inicial IdeaIdea

17 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Estudio Técnico Viabilidad Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad –Preparar Definición de Trabajo Comprar o Producir –Necesidad de Control, propiedad intelectual –¿Tenemos las competencias o las podemos/queremos adquirir? Tenemos Soluciones a: –Problemas y riesgos tecnológicos –Problemas y riesgos comerciales –Costes Aproximados Background y Experiencia

18 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Desarrollando un Caso de Negocio Beneficios Objetivos Factores Críticos de Exito Entregas Costes ¿Cual será el Beneficio? Técnicas y procesos de análisis Técnicas y procesos de análisis ¿Qué hay que conseguir? Estratégico / Táctico / Operativo ¿Qué no puede fallar? Partes del éxito total ¿Qué debemos hacer y presentar? Plan trabajo agrupado y desarrollo en detalle ¿Qué va a costar? Coste +/- 10% / Riesgos / Premisas ¿Qué? ¿Como?

19 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Tipos de Análisis de Beneficios De Cash Flow actualizado Valor Neto Actual (Net Present Value) (NPV) Retorno de la Inversión (ROI) De Cash Flow no actualizado Análisis Coste Beneficio (BCA) Período de repago (Payback Period)

20 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio Charter(s) del Proyecto InicioInicio FiltroNegocioFiltroNegocioCharterCharter Investig.InicialInvestig.Inicial IdeaIdea

21 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Iniciando el Proyecto Desarrollar objetivos Definir entregas Definir alcance general Identificar actividades alto nivel Documentar premisas Asegurar Sponsor Obtener aprobación InputOutput Proceso Charter Inicial del Proyecto Definición Inicial Limitaciones Importantes Identificadas Premisas Importantes Designado Project Manager Aprobación Autorizada Business Case Charter: Definición del Proyecto, Especificación etc.

22 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Planificar un Proyecto

23 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Procesos de Planificación 6.3 Duración estimada actividades PlanificaciónAlcance5.2PlanificaciónAlcance 5.3 Definición Alcance Definición Actividad Actividad6.1Definición 7.1 Planificación Recursos SecuenciaActividades6.2SecuenciaActividades 7.2 Estimación costes Desarrollo programas Budget de Costes Desarrollo Plan Proyecto 4.1

24 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership InputOutput Procesos Fases Objetivos Entregas Criterios Conformidad Charter Project Charter Plan Alcance Fase 1Fase 2 Planificación Alcance

25 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership InputOutput Procesos Descomposición Objetivos Estructura de Trabajo CharterPlan Alcance CharterAlcance WBS/ DET Definición de Alcance

26 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership InputOutput Procesos Listas de Actividad CharterScope Plan WBS/ DET CharterAlcance WBS Listas de Actividad Definición de Actividades

27 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership InputOutput Procesos Dependencias Proyecto visualizado Diagrama de Proceso Dependencias: Obligadas Discrecionales Externas CharterAlcance WBS CharterAlcance WBS Lista Actividades Diagrama Secuenciar Actividades

28 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Resto Planificación Determinar Responsables Determinar Duración por actividad Determinar flujo crítico (CPM) (DCC) Desarrollar programas PERT Plan de control actividades y suministros Gestión del Riesgo Equilibrar Recursos Plan de actividades, costos y desembolsos Comunicación y Documentación

29 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership InputOutput Procesos Sistema de Gestión de Proyectos IT Desarrollo de la Planificación Proyecto

30 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership InputOutput Procesos Plan Calidad Plan Organización Plan Comunicación Plan Recursos Externos Plan Aprovisionamientos Plan Gestión Riesgo Initial Project Charter Inicial Proyecto Sistema IT Gestión Proyectos Estándares del Proyecto Know how Stakeholders Desarrollo de la Planificación Proyecto

31 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Factores de Riesgo Frecuentes Tamaño o complejidad del Proyecto Factores de influencia del entorno Tecnológicos (experiencia, fiabilidad, etc.) Disponibilidad de recursos experimentados Sponsor de Dirección Falta claridad en la dirección y objetivos

32 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Ejecutar un Proyecto

33 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Ejecutar un Proyecto Reportar Status del Proyecto Informes de Situación Gestión Incidencias Gestión Cambios Técnicos Gestión del Conocimiento Responsabilidades del Project Manager.

34 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Informar de Incidencias Descripción Impacto Solución propuesta Desarrollo de planes de contingencia para riesgos y alternativas Revisar y aprobar resoluciones Evaluar cambios Desarrollar competencias /Conocimientos de equipos Gestionar terceros Gestión del Conocimiento InputOutput Procesos Maintained Project Work plan Resultados Informes de Situación Cambios Requeridos Incidencias Riesgos Cambios Ejecutar un Proyecto

35 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Evaluar Cambios Hay imprevistos – el entorno del proyecto es dinámico Elaborar nivel de tolerancia - determinar hasta que nivel de cambio se puede aceptar sin una nueva aprobación formal del usuario. Si se excede el nivel de tolerancia, ejecutar el proceso formal de requerimiento de cambios. Gestionar las expectativas así como el alcance y objetivos del proyecto.

36 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Periódicamente (semanas/mes) evaluar e informar: – Programa -- plan, actual y previsión – Budget -- plan, actual y previsión – Incidencias -- numero, progreso y soluciones – Riesgos -- impacto, alcance y estrategia – Entregas -- completas, calidad – Cambios Requeridos -- número, causa, situación, impacto Ejecutar un Proyecto Actividades clave del Project Manager

37 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Identificar variaciones en el alcance (entregas, funcionalidades, organización, etc.) Analizar impactos en la programación temporal, recursos, requerimientos y presupuesto Revisar cambios y aceptación en programas, tiempos, presupuestos y recursos, si se producen Ejecutar un Proyecto Actividades clave del Project Manager

38 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Control de un Proyecto

39 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Controlar un Proyecto Gestión del Valor Gestión de la Calidad Proceso Stage and Gate Responsabilidades del Project Manager

40 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Áreas del Control de Proyectos: Tiempos Costes Calidad Dimensiones del Control Alcance

41 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Gestión del Valor Es un mecanismo de control que permite al contratante y al cliente, monitorizar el avance en términos de: –Costes –Programa tiempos –Rendimientos Técnicos Normalmente creado y bajo la responsabilidad del contratante En prácticas tradicionales se tendía a comparar coste actual vs. gastos planificados y confundía coste actual con avance actual del proyecto. –EVM (GdV) proporciona una tercera referencia; una vista objetiva del status del contrato

42 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Gestión del Valor Ahora Fecha Plan Finalización Budget Proyecto (CA) (VP) (VA) Variación Coste Variación Programa (Coste) Variación Programa (Tiempo) Budget al Terminar (BAC) Previsión Extra Costes Valor Plan (VP): Coste en Plan del Trabajo Programado Coste Actual (CA): Coste actual del Trabajo realizado (ACWP) Valor Adquirido (VA): El costo al Plan del Trabajo realizado

43 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Gestión del Valor Medidas Retrospectivas –Índice de Rendimiento Costes = IRC (CPI) = VA/CA –Índice Rendimiento Programa = IRP (SPI) = VA / VP –Varianza de Coste = VA – CA –Varianza de Programa = EV – PV Medidas Previsionales –Coste Final = Coste Budget / IRC (CPI) –Duración Final Proyecto = Tiempo Plan Proyecto / IRP (SPI)

44 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership STAGES –Captura Información –Agrupa actividades multifuncionales con las paralelas –Baja la incertidumbre –Donde se ha realizado el trabajo Revisión por Fases Stage and Gate GATES –Puntos de decisión para el próximo stage - Si / No continuar. –Si autoriza recursos para el próximo s tage –Sirve para Calidad y Control de Prioridades –Están predefinidas y especifican un conjunto de entregas

45 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Stage and Gate Task & Activities Tareas y Actividades Task & Activities Tareas y Actividades Task & Activities Tareas y Actividades Task & Activities Tareas y Actividades Plantilla 1 Objetivos Plantilla 3 Objetivos Plantilla 4 Objetivos Plantilla 5 Objetivos Task Tarea Plantilla 2 Objetivos Revisión post Lanzam. STAGE 1STAGE 2STAGE 3STAGE 4STAGE 5 GATE 1 GATE 3GATE 4GATE 5 IDEAS

46 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership La Interacción de Filtros HITOS STAGE and GATE FILTRO de NEGOCIO REVISION POST LLANZAM. INVESTIGARESTUDIO de NEGOCIO DESARROLLOTEST Y VALIDAR PRODUCIR Y LANZAR IDEAS ESTE Proyecto Todos

47 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Stage and Gate Relaciones Departamentales Idea Inversión Inicial Caso de Negocio Desarrollo del Plan Evaluación Riesgos Producir Evaluación Post I & D / Técnicos Ventas y Marketing / Operaciones Ventas y Marketing / Operaciones Finanzas / Dirección Inicio Plan Ejecución Control Cierre

48 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Monitorizar y evaluar avance (tiempos, costes) Ajustes (Programa, recursos, actividades) necesarios para conseguir los objetivos Identificar y resolver todas las incidencias Identificar y gestionar los riesgos del proyecto Monitorizar el status el impacto de todos los proyectos relacionados Coordinar asignación de todos los recursos Revisar y aprobar la calidad de todas las entregas Control del Proyecto Actividades Clave del Project Manager

49 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Proceso de Cierre y Aprendizaje

50 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Proceso de Cierre y Aprendizaje Evaluación Post-Proyecto /Lanzamiento Evaluación del rendimiento del Equipo y Personas Evaluar experiencias y aprendizajes Registrar conocimientos adquiridos

51 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Verificación Alcance y Revisión Objetivos Auditoria Aprovisionamientos Documentación y Archivo. Gestión documental Identificar lecciones aprendidas y definir mejoras futuras procesos Revisión equipo y miembros Conocimientos adquiridos Inputs fuera del Equipo InputOutput Procesos Contratos Charter Proyecto Evaluación Proyecto Evaluaciones Personales Conocimientos Adquiridos Dossier Contratos Medidas Rendimiento Cierre del Proyecto

52 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership Obtener la revisión final y aprobación de las entregas Evaluar resultados vs. Programa y Plan Gestión documental de la información del proyecto Realizar informe de cierre Asegurar la documentación, explicitar el máximo de conocimientos adquiridos y asegurar la reutilización Cierre del Proyecto Actividades clave del Project Manager


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