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Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 1 3. Gestión de Programas y Proyectos Selección y priorización de proyectos.

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1 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 1 3. Gestión de Programas y Proyectos Selección y priorización de proyectos Planificación y seguimiento

2 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 2 Inicio de un Proyecto

3 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 3 Ciclo de Vida de Proyectos Proceso de Inicio Proceso de Inicio Proceso de Planificación Proceso de Planificación Proceso de Control Proceso de Control Proceso de Cierre y Aprendizaje Proceso de Cierre y Aprendizaje Proceso de Ejecución Proceso de Ejecución

4 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 4 Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio Charter(s) del Proyecto InicioInicio FiltroNegocioFiltroNegocioCharterCharter Investig.InicialInvestig.Inicial IdeaIdea

5 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 5 Ideas – Generación / Selección BIs UIs GIs Imperativos de Negocio (Business Imperatives) Buenas Ideas (Good Ideas) Ideas desechables (Useless Ideas)

6 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 6 Alternativas / 5 Dimensiones Encaje de Proyectos Proyecto Encaje Estratégico Encaje Estratégico Atractividad en el Mercado Atractividad en el Mercado Encaje Tecnológico Encaje Tecnológico Impacto en el Negocio Impacto en el Negocio Orientación al Cambio Orientación al Cambio

7 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 7 Atractividad al Mercado Factores Clave 14710Puntos Necesidad Aparentemente poca Debe ser remarcada Existente similares me too Por delante Madurez DeclinandoMaduro o Embrionario Crecimiento Modesto Expectativas de alto crecimiento Competencia/ Intensidad AltaModerada / Alata Moderada / Baja Baja Distribución y Ventas Se necesitan nuevas / Competencias/ Canal Competencias existen / Nuevo canal Existentes pero adaptadas Usa actual venta y distribución Oportunidad Margen y Mercado pequeño Margen pequeño; gran mercado Margen alto; mercado pequeño Margen y mercado altos Imagen y Relaciones NegativoNeutroFavorableImpacto positivo

8 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 8 Encaje Tecnológico Factores Clave 14710Puntos Gap Técnico Un gran gapCambio importante Requiere cambio Mejora Incremental Complejidad proyecto Difícil de definir Fácil de definir Reto, pero asumible Fácil de asumir Competencias Tecnológicas Tecnología nueva para el negocio Algunas experiencias Practicadas Ocasionalmen te Ampliamente practicadas el la empresa Disponibilidad personas No tenemos gente apropiada Cortos en ideas clave Tenemos las personas Personas y competencia disponibles Disponibilidad sistemas / Recursos No tenemos ni recursos ni sistemas Modificaciones a los sistemas actuales Disponibles con planificación Disponibles y listos

9 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 9 Primer Corte de Prioridad ProyectoEncaje estratégico Atractivo al Mercado Encaje Tecnológico Impacto al Negocio Orientación al Cambio Promedio Total ABC 10 10.0 PQR 1087 58.0 VWY 985887.6 XYZ 767797.2 DEF 478956.6 RST 389656.2 LMN 744585.6 OPQ 655545.0 FRG 232373.4

10 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 10 Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio Charter(s) del Proyecto InicioInicio FiltroNegocioFiltroNegocioCharterCharter Investig.InicialInvestig.Inicial IdeaIdea

11 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 11 Investigación Inicial Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad –Preparar Definición de Trabajo Comprar o Producir –Lógica y Opciones –¿Tenemos las competencias o las podemos adquirir? Tenemos Soluciones a: –Problemas y riesgos tecnológicos –Problemas y riesgos comerciales –Costes Aproximados Background y Experiencia

12 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 12 Atractivo del Negocio FactorPesoValorValor ponderado Tamaño Mercado 201 Competencia 100.55 Canales 150.57.5 Crecimiento 301 Posicionamiento 251 Total 10087.5

13 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 13 Capacidad Operativa FactorPesoValorValor ponderado Capacidad 300.26 Adecuación 200.36 Sistemas 150.34.5 Infraestructura 150.57.5 Marketing 200.36 Total 10030

14 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 14 Priorizar Recursos Proyecto Promedio Total Atractivo del Negocio Capacidad Operativa Recursos Críticos Recursos Acumulados Compromiso ABC 1087300.5 Si PQR 870800.30.8Si VWY 7.666420.10.9Si XYZ 6.658800.11.0Si DEF 3.41880no1.0Si RST 6.220 0,21.2No LMN 5.640500.41.6No OPQ 545200.21.8No FRG 7.215200.42.2No

15 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 15 Gestión del Portafolio de Proyectos Baja Media Fuerte Capacidad Operativa AltoMedioBajo Atractivo para el negocio P1 P3 P8 P2 P4P6 P7 P5P9

16 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 16 Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio Charter(s) del Proyecto InicioInicio FiltroNegocioFiltroNegocioCharterCharter Investig.InicialInvestig.Inicial IdeaIdea

17 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 17 Estudio Técnico Viabilidad Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad –Preparar Definición de Trabajo Comprar o Producir –Necesidad de Control, propiedad intelectual –¿Tenemos las competencias o las podemos/queremos adquirir? Tenemos Soluciones a: –Problemas y riesgos tecnológicos –Problemas y riesgos comerciales –Costes Aproximados Background y Experiencia

18 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 18 Desarrollando un Caso de Negocio Beneficios Objetivos Factores Críticos de Exito Entregas Costes ¿Cual será el Beneficio? Técnicas y procesos de análisis Técnicas y procesos de análisis ¿Qué hay que conseguir? Estratégico / Táctico / Operativo ¿Qué no puede fallar? Partes del éxito total ¿Qué debemos hacer y presentar? Plan trabajo agrupado y desarrollo en detalle ¿Qué va a costar? Coste +/- 10% / Riesgos / Premisas ¿Qué? ¿Como?

19 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 19 Tipos de Análisis de Beneficios De Cash Flow actualizado Valor Neto Actual (Net Present Value) (NPV) Retorno de la Inversión (ROI) De Cash Flow no actualizado Análisis Coste Beneficio (BCA) Período de repago (Payback Period)

20 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 20 Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio Charter(s) del Proyecto InicioInicio FiltroNegocioFiltroNegocioCharterCharter Investig.InicialInvestig.Inicial IdeaIdea

21 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 21 Iniciando el Proyecto Desarrollar objetivos Definir entregas Definir alcance general Identificar actividades alto nivel Documentar premisas Asegurar Sponsor Obtener aprobación InputOutput Proceso Charter Inicial del Proyecto Definición Inicial Limitaciones Importantes Identificadas Premisas Importantes Designado Project Manager Aprobación Autorizada Business Case Charter: Definición del Proyecto, Especificación etc.

22 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 22 Planificar un Proyecto

23 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 23 Procesos de Planificación 6.3 Duración estimada actividades 6.3 5.2PlanificaciónAlcance5.2PlanificaciónAlcance 5.3 Definición Alcance 5.3 6.1Definición Actividad Actividad6.1Definición 7.1 Planificación Recursos 7.1 6.2SecuenciaActividades6.2SecuenciaActividades 7.2 Estimación costes 7.2 6.4 Desarrollo programas 6.4 7.3 Budget de Costes 7.3 4.1 Desarrollo Plan Proyecto 4.1

24 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 24 InputOutput Procesos Fases Objetivos Entregas Criterios Conformidad Charter Project Charter Plan Alcance Fase 1Fase 2 Planificación Alcance

25 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 25 InputOutput Procesos Descomposición Objetivos Estructura de Trabajo CharterPlan Alcance CharterAlcance WBS/ DET Definición de Alcance

26 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 26 InputOutput Procesos Listas de Actividad CharterScope Plan WBS/ DET CharterAlcance WBS Listas de Actividad Definición de Actividades

27 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 27 InputOutput Procesos Dependencias Proyecto visualizado Diagrama de Proceso Dependencias: Obligadas Discrecionales Externas CharterAlcance WBS CharterAlcance WBS Lista Actividades Diagrama Secuenciar Actividades

28 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 28 Resto Planificación Determinar Responsables Determinar Duración por actividad Determinar flujo crítico (CPM) (DCC) Desarrollar programas PERT Plan de control actividades y suministros Gestión del Riesgo Equilibrar Recursos Plan de actividades, costos y desembolsos Comunicación y Documentación

29 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 29 InputOutput Procesos Sistema de Gestión de Proyectos IT Desarrollo de la Planificación Proyecto

30 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 30 InputOutput Procesos Plan Calidad Plan Organización Plan Comunicación Plan Recursos Externos Plan Aprovisionamientos Plan Gestión Riesgo Initial Project Charter Inicial Proyecto Sistema IT Gestión Proyectos Estándares del Proyecto Know how Stakeholders Desarrollo de la Planificación Proyecto

31 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 Factores de Riesgo Frecuentes Tamaño o complejidad del Proyecto Factores de influencia del entorno Tecnológicos (experiencia, fiabilidad, etc.) Disponibilidad de recursos experimentados Sponsor de Dirección Falta claridad en la dirección y objetivos

32 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 32 Ejecutar un Proyecto

33 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 33 Ejecutar un Proyecto Reportar Status del Proyecto Informes de Situación Gestión Incidencias Gestión Cambios Técnicos Gestión del Conocimiento Responsabilidades del Project Manager.

34 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 34 Informar de Incidencias Descripción Impacto Solución propuesta Desarrollo de planes de contingencia para riesgos y alternativas Revisar y aprobar resoluciones Evaluar cambios Desarrollar competencias /Conocimientos de equipos Gestionar terceros Gestión del Conocimiento InputOutput Procesos Maintained Project Work plan Resultados Informes de Situación Cambios Requeridos Incidencias Riesgos Cambios Ejecutar un Proyecto

35 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 35 Evaluar Cambios Hay imprevistos – el entorno del proyecto es dinámico Elaborar nivel de tolerancia - determinar hasta que nivel de cambio se puede aceptar sin una nueva aprobación formal del usuario. Si se excede el nivel de tolerancia, ejecutar el proceso formal de requerimiento de cambios. Gestionar las expectativas así como el alcance y objetivos del proyecto.

36 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 36 Periódicamente (semanas/mes) evaluar e informar: – Programa -- plan, actual y previsión – Budget -- plan, actual y previsión – Incidencias -- numero, progreso y soluciones – Riesgos -- impacto, alcance y estrategia – Entregas -- completas, calidad – Cambios Requeridos -- número, causa, situación, impacto Ejecutar un Proyecto Actividades clave del Project Manager

37 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 37 Identificar variaciones en el alcance (entregas, funcionalidades, organización, etc.) Analizar impactos en la programación temporal, recursos, requerimientos y presupuesto Revisar cambios y aceptación en programas, tiempos, presupuestos y recursos, si se producen Ejecutar un Proyecto Actividades clave del Project Manager

38 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 38 Control de un Proyecto

39 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 39 Controlar un Proyecto Gestión del Valor Gestión de la Calidad Proceso Stage and Gate Responsabilidades del Project Manager

40 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 40 Áreas del Control de Proyectos: Tiempos Costes Calidad Dimensiones del Control Alcance

41 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 41 Gestión del Valor Es un mecanismo de control que permite al contratante y al cliente, monitorizar el avance en términos de: –Costes –Programa tiempos –Rendimientos Técnicos Normalmente creado y bajo la responsabilidad del contratante En prácticas tradicionales se tendía a comparar coste actual vs. gastos planificados y confundía coste actual con avance actual del proyecto. –EVM (GdV) proporciona una tercera referencia; una vista objetiva del status del contrato

42 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 42 Gestión del Valor Ahora Fecha Plan Finalización Budget Proyecto (CA) (VP) (VA) Variación Coste Variación Programa (Coste) Variación Programa (Tiempo) Budget al Terminar (BAC) Previsión Extra Costes Valor Plan (VP): Coste en Plan del Trabajo Programado Coste Actual (CA): Coste actual del Trabajo realizado (ACWP) Valor Adquirido (VA): El costo al Plan del Trabajo realizado

43 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 43 Gestión del Valor Medidas Retrospectivas –Índice de Rendimiento Costes = IRC (CPI) = VA/CA –Índice Rendimiento Programa = IRP (SPI) = VA / VP –Varianza de Coste = VA – CA –Varianza de Programa = EV – PV Medidas Previsionales –Coste Final = Coste Budget / IRC (CPI) –Duración Final Proyecto = Tiempo Plan Proyecto / IRP (SPI)

44 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 44 STAGES –Captura Información –Agrupa actividades multifuncionales con las paralelas –Baja la incertidumbre –Donde se ha realizado el trabajo Revisión por Fases Stage and Gate GATES –Puntos de decisión para el próximo stage - Si / No continuar. –Si autoriza recursos para el próximo s tage –Sirve para Calidad y Control de Prioridades –Están predefinidas y especifican un conjunto de entregas

45 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 45 Stage and Gate Task & Activities Tareas y Actividades Task & Activities Tareas y Actividades Task & Activities Tareas y Actividades Task & Activities Tareas y Actividades Plantilla 1 Objetivos Plantilla 3 Objetivos Plantilla 4 Objetivos Plantilla 5 Objetivos Task ----------------- ----------------- ----------------- ----------------- ---------------- Tarea ------- ----------------- ----------------- ----------------- ----------------- --------- Plantilla 2 Objetivos Revisión post Lanzam. STAGE 1STAGE 2STAGE 3STAGE 4STAGE 5 GATE 1 GATE 3GATE 4GATE 5 IDEAS

46 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 46 La Interacción de Filtros HITOS STAGE and GATE FILTRO de NEGOCIO REVISION POST LLANZAM. INVESTIGARESTUDIO de NEGOCIO DESARROLLOTEST Y VALIDAR PRODUCIR Y LANZAR IDEAS ESTE Proyecto Todos

47 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 47 Stage and Gate Relaciones Departamentales 126574 Idea Inversión Inicial 12456 3 37 Caso de Negocio Desarrollo del Plan Evaluación Riesgos Producir Evaluación Post I & D / Técnicos Ventas y Marketing / Operaciones Ventas y Marketing / Operaciones Finanzas / Dirección Inicio Plan Ejecución Control Cierre

48 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 48 Monitorizar y evaluar avance (tiempos, costes) Ajustes (Programa, recursos, actividades) necesarios para conseguir los objetivos Identificar y resolver todas las incidencias Identificar y gestionar los riesgos del proyecto Monitorizar el status el impacto de todos los proyectos relacionados Coordinar asignación de todos los recursos Revisar y aprobar la calidad de todas las entregas Control del Proyecto Actividades Clave del Project Manager

49 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 49 Proceso de Cierre y Aprendizaje

50 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 50 Proceso de Cierre y Aprendizaje Evaluación Post-Proyecto /Lanzamiento Evaluación del rendimiento del Equipo y Personas Evaluar experiencias y aprendizajes Registrar conocimientos adquiridos

51 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 51 Verificación Alcance y Revisión Objetivos Auditoria Aprovisionamientos Documentación y Archivo. Gestión documental Identificar lecciones aprendidas y definir mejoras futuras procesos Revisión equipo y miembros Conocimientos adquiridos Inputs fuera del Equipo InputOutput Procesos Contratos Charter Proyecto Evaluación Proyecto Evaluaciones Personales Conocimientos Adquiridos Dossier Contratos Medidas Rendimiento Cierre del Proyecto

52 Otra forma de ver su empresa © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005 52 Obtener la revisión final y aprobación de las entregas Evaluar resultados vs. Programa y Plan Gestión documental de la información del proyecto Realizar informe de cierre Asegurar la documentación, explicitar el máximo de conocimientos adquiridos y asegurar la reutilización Cierre del Proyecto Actividades clave del Project Manager


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