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SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL AREA DE INFORMACION FINANCIERA CONCEPTOS GENERALES FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS.

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Presentación del tema: "SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL AREA DE INFORMACION FINANCIERA CONCEPTOS GENERALES FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS."— Transcripción de la presentación:

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2 SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL AREA DE INFORMACION FINANCIERA CONCEPTOS GENERALES FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

3 CONCEPTOS BASICOS ADRIANA CRISTINA PEREIRA

4 Los Fondos de Servicios Educativos se encuentran definidos en el articulo primero del decreto 7941de diciembre de 2008 como : Cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal. La administración y ejecución de estos recursos por parte de las autoridades del establecimiento educativo, es autónoma. Los ingresos del Fondo de Servicios Educativos son recursos propios de carácter público sometidos al control de las autoridades administrativas y fiscales de los órdenes nacional y territorial.

5 La Administración del fondo de servicios educativos es responsabilidad del rector y del consejo directivo del establecimiento educativo Entendiéndose por Administrar las acciones de presupuestaciòn, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y rendición de cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto por el Consejo Directivo. Los fondos de servicios educativos carecen de personería jurídica. El rector o director rural es el ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos y su ejercicio no implica representación legal. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS : Función Presupuestal: Que hace referencia a la programación y ejecución de los Ingresos y Gastos. Para el cumplimiento de ésta función participan los Rectores y el Concejo Directivo; los primeros elaborando el proyecto anual de presupuesto y el Concejo Directivo analizando, ajustando los que considere conveniente para su aprobación finalmente aprobando el proyecto. Contratación: Corresponde al proceso de elección de los proveedores (sondeos de mercado etc.) Tesorería: Es el proceso que garantiza el recaudo y adecuada utilización de los recursos. Contable: Se refiere al proceso de registro de las actividades económicas que se desprenden del proceso presupuestal al interior de las instituciones educativas estatales ; las cuales están obligadas a llevar las operaciones según las normas vigentes. Rendición De Cuentas : Obedece ala presentación de información conforme a los parámetros de los distintos organismos de control.

6 ElementosPresupuestalContrataciónTesoreríaContabilid ad Rend ición de cuen tas Rector Presentar el Proyecto Anual de presupuesto Efectuar las rendición de cuentas en los formatos establecidos por los órganos de control. Publicarlos en un Lugar visible dentro de la Institución. Presentar el informe de ejecución al final de cada vigencia. Rendir Cuentas en las fechas establecidas. Elaborar y aprobar los estados financieros de los fondos de servicios educativos de acuerdo con las normas vigentes. Firmar los estados contables y al información financiera requerida. Realizar mensualmente el Flujo de caja. Hacer los ajustes y presentar los informes de ejecución trimestrales. Supervisar que las Personas que realizan la labor de auxiliares o pagadores, realicen las transacciones con los soportes contables que exige la ley. Hacer las retenciones Respectivas. Consejo Directivo Analizar Realiza r los ajustes pertinentes. Aprobar.

7 Sólo pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que guarden estricta relación con el Proyecto Educativo Institucional: 1. Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario, textos, libros, materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual. 2. Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo, y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio técnico y aprobación previa de la entidad territorial certificada respectiva. 3. Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estén destinados a la producción de otros bienes y servicios, como muebles, herramientas y enseres, equipo de oficina, de labranza, cafetería, mecánico y automotor. 4. Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como papel y útiles de escritorio, elementos de aseo, cafetería, medicinas y materiales desechables de laboratorio, gas, carbón, o cualquier otro combustible necesario para el establecimiento educativo. 5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento del establecimiento educativo.

8 6.Adquisición de impresas y publicaciones. 7. Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e Internet, en las condiciones fijadas por la entidad territorial. 8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los bienes del establecimiento educativo cuando no estén amparadas por la entidad territorial certificada respectiva, así como las primas por la expedición de las pólizas de manejo que sean obligatorias. 9. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutención, cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad con el reglamento interno de la institución. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no haya generado e] pago de viáticos. 10. Sufragar los costos destinados al sostenimiento de semovientes y proyectos pedagógicos productivos.

9 11. Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta. Estos contratos requerirán la autorización del consejo directivo del establecimiento educativo y se rigen por las normas y principios de la contratación estatal. En ningún caso podrán celebrarse contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las relaciones laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrán destinarse al pago de acreencias laborales de ningún orden. 12. Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales para los educando s, en las cuantías autorizadas por el consejo directivo. 13. Inscripción y participación de los educando s en competencias deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden local, regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo directivo. 14. Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica enmarcadas en los planes de mejoramiento institucional.

10 Es la parte del proceso de los FSE que garantiza el recaudo y el buen manejo de los pagos utilizando el programa anual de caja, de este proceso hacen parte los ingresos; que son las estimaciones de recaudo y los pagos que son los desembolsos en dinero que se realizan para cubrir os distintos conceptos de funcionamiento dentro de la entidad educativa. Intervienen ene este proceso, los rectores, el concejo directivo y el auxiliar financiero. ELEMENTOS DE TESORERÌA Con relación a la tesorería podemos destacar : EL FLUJO DE CAJA: Es el elemento mediante el cual se determina el monto mensual de recursos disponibles; su función principal consiste en determinar en que meses habrá mayores y menores ingresos y gastos. A través de este instrumento se persigue que lo planeado sea igual a lo ejecutado. LAS CUENTAS: Las cuales deben cumplir los siguientes resquicitos: Estar a Nombre del respectivo fondo de servicios educativos. Estar autorizadas por el ente territorial. Al momento de su constitución deben tener en cuenta que solo se pueden abrir en las entidades establecidas por el ente territorial. El rector y el auxiliar financiero son los únicos que deben tener firmas autorizadas para el manejo conjunto de las firmas. No pueden manejarse con tarjeta débito.

11 Notificar por escrito a las entidad financiera las restricciones que tienen las cuentas. Durante la época de vacaciones debe notificarse a la entidad financiera el listado de cheques que puede ser cobrado. No pueden dejarse dineros disponibles en las cuentas corrientes a excepción del dinero para los cheques que se pueden ser cobrados. Los desembolsos deben ser controlados tanto por el rector como por el auxiliar financiero. Manejo De Chequeras: Los desembolsos deben ser controlados tanto por el rector como por el auxiliar financiero Al girarse un cheque debe estipularse páguese solamente al primer Beneficiario. No deben girarse ni cheques en blanco ni cheques posfechados. Las chequeras deben utilizarse en su totalidad, y los cheques dañados deben estipularse en los libros de contabilidad. Cuando se diligencien en maquina de escribir debe utilizarse papel carbón para que queden la información por ambos lados. Cuando se realiza un pago un pago a una persona jurídica debe exigírsele al beneficiario los siguientes documentos: Certificado de existencia y representación legal Cedula del representante legal Confirmar vía telefónica el nombre de la persona que recibe el cheque. Firmar el comprobante de pago. Cuando la persona que reclama no es la representante legal, debe tener

12 Contabilidad: Se define como la ciencia que establece procedimientos para registrar, cuantificar, analizar e interpretar los hechos económicos de una organización económica o entidad, proporcionando información útil, confiable, oportuna, y veraz cuyo fin es lograr el control financiero. Para los fondos de servicios educativos la contabilidad esta reglamentada como obligatoria dentro del articulo 10 del decreto 992, por tal razón la institución educativa debe presentar informes para conocer su situación financiera y económica y los resultados en un lapso de tiempo determinado. Ha este tipo de informes se le denominan estados financieros, en este sentido los estados financieros básicos son los siguientes: BALANCE GENERAL: Es un estado financiero que presenta a una determinada fecha la situación económica de una empresa presentando en forma simplificada el valor de las propiedades derechos obligaciones y patrimonio. ESTADO DE LA SITUACION FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL: Establece y revela los recursos percibidos (INGRESOS) consumidos (GASTOS)durante un periodo determinado. NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES: Las notas a los estados contables hacen parte de cada una de los estado financieros y se elaboran bajo los siguientes parámetros : Deben ser presentadas en secuencia lógica, guardando el mismo ordene los rubros de los estados financieros. Cada nota debe identificarse mediantes números y letras debidamente titulada. Deben referenciarse adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros Las notas iníciales deben identificar resumir su políticas y practicas contables y los asuntos de importancia relativa Notificar por escrito a las entidad financiera las restricciones que tienen las cuentas.

13 Las principales notas de los estados contables se hacen: EFECTIVO: En el se hace claridad sobre saldos contrarios si existen actualización de las conciliaciones bancarias, estados de las cajas menores (activas o inactivas) INVERSIONES: Relación de las entidades donde se encuentran las inversiones, tipo de rentabilidad y tipo de inversión. DEUDORES: Origen de la deuda edad metodología del calculo de la provisión acciones para la recuperación de las deudas grado de antigüedad. BIENES MUEBLES E INMUEBLES: Debe relacionarse fecha del ultimo inventario valor de las compras ventas efectuadas y activos inservibles.

14 l LIBROS DE CONTABILIDAD: Los estados financieros deben ser elaborados a partir de los libros que son el instrumento donde se registran un orden cronológico todas las operaciones económicas; en este sentido las instituciones y centros deben conservar debidamente ordenados los libros contables. Los libros de contabilidad son de dos clases: PRINCIPALES : Diario y mayor y balance. DIARIO: Es un libro en el que se registra cronológicamente cada comprobante durante un mes con el objetivo de saber, el movimiento de las cuentas durante un mes. En el se relacionan los siguientes datos: Fecha: aquí se escribe el año el mes y el día del comprobante. DETALLE: Se escribe el nombre y el numero del comprobante. COLUMNAS DEBE Y HABER: En ella se relacionan los movimientos débitos y créditos de cada una de ellas.


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